6. Bố cục khóa luận
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn kinh
kinh
doanh thương mại Bích Thủy
2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
- Xác định danh mục CTKT
Công ty đang dùng các CTKT được lập theo mẫu quy định ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014, có tất cả các nội dung theo Luật kế toán quy định như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn giá trị gia tăng.
- Trình tự luân chuyển CTKT:
+ Tổ chức lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ
Các nghiệp vụ kính tế phát sinh liên quan đến công ty đều được lập chứng từ. Kế toán thuê dịch vụ sẽ lập các chứng từ phù hợp khi phát sinh các nghiệp vụ kinh liên quan đến hoạt động công ty. Hóa đơn giá trị gia tăng được viết tay trên mẫu hóa đơn được Bộ tài chính ban hành, còn các chứng từ khác được lập trên EXCEL theo mẫu hướng dẫn của Bộ tài chính ban hành về CTKT sau đó in ra giấy.
+ Kiểm tra chứng từ và tiến hành ghi sổ kế toán
Giám đốc được công ty mở sổ đăng ký mẫu chữ ký, chữ kí thể hiện dấu ấn cá nhân dùng để đại diện minh chứng cho sự có mặt hoặc xác nhận sự đồng ý của giám đốc, thể hiện trách nhiệm của giám đốc trong phê duyệt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến công ty. Các nhân viên kế toán, thủ kho, thủ quỹ chưa được công ty mở sổ đăng ký mẫu chữ ký. Việc mở sổ chữ ký để quản lý chữ ký duyệt là
rất cần thiết để tránh cơ hội gian lận trong việc giả mạo chữ ký có thể xảy ra, đảm bảo cho các vấn đề tài chính của công ty được an toàn.
Các CTKT từ được chuyển vào công ty đều kiểm tra qua hai khâu. Đầu tiên chứng từ sẽ do nhân viên kế toán kiểm tra. Kế toán sẽ kiểm về nội dung chứng từ có đúng không, chứng từ có hợp pháp không. Nếu chứng từ vi phạm chính sách, không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng sẽ được trả lại và yêu cầu điều chỉnh. Sau đó nhân viên kế toán chuyển chứng từ sang giám đốc sẽ kiểm tra lại và phê duyệt.
Cuối mỗi tháng dựa trên chứng từ đầu vào và sổ theo dõi của nhân viên kế toán do công ty tự thiết kế, kế toán thuê dịch vụ tiến hành lập chứng từ trên EXCEL bằng cách nhập liệu vào các mẫu do Thông tư 200 hướng dẫn sau đó in ra giấy các CTKT như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn giá trị gia tăng được viết tay trên mẫu hóa đơn được ban hành theo Bộ tài chính. Sau khi lập chứng từ, kế toán thuê dịch vụ nhập dữ liệu vào phần mềm MISA mà chưa được sự phê duyệt và không có chữ ký của giám đốc, không có tất cả các chữ kí của người có quyền ký trên chứng từ. Việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán khi chứng từ chưa được phê duyệt bởi lãnh đạo, không có chữ ký của những người duyệt theo yêu cầu có thể dẫn đến hậu quả các CTKT chưa được kiểm tra soát xét có thể sai nội dung hoặc không làm đúng các quy định của pháp luật.
+ Phân loại chứng từ, sắp xếp chứng từ: CTKT được sắp xếp theo từng nghiệp vụ và thời gian phát sinh thuận lợi trong quá trình dùng và dễ dàng tìm kiếm khi cần dùng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ gồm có phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu thu, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo có, giấy báo nợ, bản sao kê,...
+ Lưu các CTKT và bảo quản chứng từ: nhân viên kế toán chuyển CTKT đầu vào cho kế toán thuê dịch vụ lập CTKT, sau đó nhập liệu vào máy tính, CTKT sẽ đóng thành tập chuyển về cho công ty và lưu ở phòng kế toán của công ty. Các CTKT được sắp xếp theo thời gian phát sinh khi lưu trữ. CTKT được lưu từ 10 năm trở lên.
2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản tại công ty vận dụng theo Thông tư 200 do Bộ tài chính ban hành. Danh mục hệ thống TKKT công ty được thiết lập theo hướng dẫn của Thông tư 200 về CTKT khá đầy đủ và phù hợp với hoạt động kinh doanh, đủ bao quát hết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến công ty.
- Về tài khoản tổng hợp: công ty sử dụng khoản 30 tài khoản cấp 1 trong danh mục hệ thống TKKT doanh nghiệp do Thông tư 200 ban hành để theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là thương mại không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay xây dựng nên không dùng các tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu”, 155 “thành phẩm”, 621 “chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp”, 622 “chi phí nhân công trực tiếp”, 627 “chi phí sản xuất chung”, 337 “thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng”, 623 “chi phí sử dụng máy thi công”. Công ty không có vốn đầu tư, kinh phí từ nhà nước nên không dùng tài khoản 161 “chi sự nghiệp”, 461 “nguồn kinh phí sự nghiệp”, 466 “nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định”. Công ty không có công ty con, không đầu tư vào công ty khác nên không dùng các tài khoản 136 “phải thu nội bộ”, 221 “đầu tư vào công ty con”, 222 “đầu tư vào công ty liên doanh liên kết”, 228 “đầu tư khác”, 336 “phải trả nội bộ”. Công ty cũng không dùng đến các tài khoản 121 “chứng khoán kinh doanh”, 217 “bất động sản đầu từ”, 343 “trái phiếu phát hành”.
- Về tài khoản chi tiết:
Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng” được công ty mở chi tiết cho từng đối tượng ngân hàng gồm tiền gửi của công ty ở ngân hàng BIDV, tiền gửi của công ty ở ngân hàng AGRIBANK, tiền gửi của công ty ở ngân hàng VIETINBANK, tiền công ty gửi ở ngân hàng VIETCOMBANK.
Công ty mở tài khoản 131 “phải thu khách hàng” theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng để quản lý số tiền còn phải thu và tình hình thanh toán của từng khách hàng.
Công ty mở tài khoản 331 “phải trả cho người bán” theo dõi chi tiết cho mỗi nhà cung cấp để quản lý số tiền còn phải trả và tình hình thanh toán đối với từng nhà cung cấp.
Tài khoản 156 “hàng hóa” không mở chi tiết để theo dõi việc nhập hàng, xuất hàng của mỗi loại hàng. Các tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, công ty không mở tài khoản 711 “thu nhập khác” và tài khoản 811 “chi phí khác” theo dõi chi tiết theo từng hoạt động, tài khoản 911 “xác định kết quả kinh doanh” không mở chi tiết để xác định được chính xác kết quả kinh doanh của mỗi loại hàng hóa.
Công ty dựa vào hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành xây dựng hệ thống tài khoản chủ yếu cung cấp thông tin cho kế toán tài chính chưa chú ý đến việc thiết lập tài khoản cung cấp thông tin thích hợp yêu cầu của công tác kế toán quản trị. Công ty không mở chi tiết các tài khoản chi phí, doanh thu, kết quả hoạt động kinh doanh để theo dõi chi tiết doanh thu, chi phí của từng hàng hóa, không xác định được kết quả kinh doanh của mỗi loại hàng, không lập được báo cáo quản trị về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh của từng mặt hàng giúp giám đốc ra quyết định để công ty đạt được lợi nhuận tối đa.
2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Hệ thống sổ kế toán
Công ty tuân thủ đúng các quy định về sổ kế toán trong doanh nghiệp của Luật kế toán. Sổ kế toán có tất cả nội dung mà Luật kế toán đã quy định.
Công ty thiết kế mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn của Thông tư số 200 do Bộ tài chính ban hành về sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán của công ty được lập trên phần mềm và in sổ sách theo mẫu hình thức nhật ký chung gồm:
Sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 133, 138, 156, 211, 214, 242, 331, 333, 334, 338, 341, 411, 421, 511, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911, sổ nhật ký chung.
Sổ kế toán chi tiết gồm: sổ chi tiết các tài khoản 112, 131, 331.
Nhà cung cấp V J —> đầu vàoCTKT ψ I \l/ ___________ ______________ ∖ L_______ f Sổ kế 7 CTKT toán /
Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng được mở chi tiết cho từng ngân hàng, công ty dễ theo dõi và quản lý số tiền được gửi vào, số tiền được rút ra, số tiền còn lại của công ty gửi tại mỗi ngân hàng.
Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng để theo dõi, quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng và kiểm soát việc đôn đốc thu hồi nợ khách hàng đúng thời hạn của công ty.
Sổ chi tiết phải trả người bán cũng được mở sổ chi tiết cho từng đối tượng phải trả nhằm quản lý chặt chẽ việc chi tiền để trả nợ và quản lý được các số tiền nợ tới hạn để trả nợ nhà cung cấp đúng thời hạn, tránh làm mất uy tín với nhà cung cấp khi trả nợ quá hạn.
- Hình thức kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, in sổ sách theo hệ thống sổ sách của hình thức nhật ký chung. Công ty thuê kế toán dịch vụ, công ty kế toán dịch vụ dùng phần mềm kế toán MISA. Phần mềm đã thỏa mãn được yêu cầu quản lý kế toán doanh nghiệp vì có đủ các sổ kế toán gồm tổng hợp và chi tiết theo quy định của pháp luật.
Quy trình luân chuyển chứng từ, nhập liệu sổ sách, lập BCTC trên máy vi tính:
26
Bộ phận kế toán Giám đốc Kế toán thuê dịch vụ CTKT đầu vào C Kí duyệt Sổ theo dõi tay CTKT đầu vào đã duyệt CTKT đầu vào Kiêm tra CTKT, sổ
CTKT kí duyệt C CTKT D N CTKT > đầu vào đã Nhập liệu vào EXCEL lập CTKT, nhập liệu vào phần mềm Cập nhật dữ liệu vào sổ kế toán, lên
BCTC Cơ sở dữ liệu Truy xuất sổ kế toán, BCTC Sổ kế toán, BCTC
Sơ đồ 2.2 - Quy trình luân chuyển chứng từ, nhập liệu sổ sách, lập BCTC trên máy vi tính tại công ty TNHH HTM Bích Thủy
Bộ phận kế toán Giám đốc Kế toán thuê dịch vụ
Tất cả các CTKT chuyển vào công ty đều được kế toán của công ty kiểm tra trước khi đưa sang giám đốc ký duyệt. Cuối tháng kế toán của công ty tập hợp chứng từ đầu vào, số liệu theo dõi trên sổ tay công ty tự thiết kế chuyển cho kế toán thuê dịch vụ. Dựa vào CTKT và số liệu của nhân viên kế toán đưa, kế toán thuê dịch vụ lập chứng từ trên EXCEL theo mẫu ban hành theo Thông tư số 200 sau đó in ra giấy các CTKT như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn giá trị gia tăng được viết tay trên mẫu hóa đơn được ban hành theo Bộ tài chính. Kế toán thuê dịch vụ sẽ nhập liệu vào các phần hành trên phần mềm khi lập xong CTKT. Các dữ liệu được cập nhật vào sổ nhật kí chung, sổ cái, các sổ và thẻ chi tiết.
Cuối kỳ kế toán thuê dịch vụ soát xét số liệu giữa sổ chi tiết và tổng hợp, nếu không có sai sót thì kế toán sẽ thực hiện khoá sổ và phần mềm tự động lên BCTC. Tiến hành các thao tác để in ra giấy các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ 2.3 - Quy trình luân chuyển chứng từ, nhập liệu sổ sách trên máy vi tính cho phần hành bán hàng thu tiền mặt tại công ty TNHH KDTM Bích Thủy
2.2.4. Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính
Công ty dùng mẫu BCTC và phương pháp lập theo Thông tư 200 do Bộ tài chính ban hành. Công ty lập BCTC có đầy đủ nội dung, đúng phương pháp và giữa các kỳ kế toán có sự thống nhất cách trình bày.
Công ty lập đủ các báo cáo mà Thông tư 200 hướng dẫn về BCTC gồm có: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
Kỳ lập BCTC: công ty lập BCTC năm. Phần mêm của máy tính tự lên BCTC dựa vào dữ liệu mà kế toán thuê dịch vụ đã nhập vào các phần hành. Sau khi phần mềm lên BCTC, kế toán thuê dịch vụ sẽ in BCTC chuyển cho công ty và tiến hành ký tất cả các chữ ký trên BCTC theo quy định.
Trong thời hạn 90 ngày, công ty sẽ tiến hành nộp BCTC cho cơ quan nhà nước để nộp BCTC đúng thời gian quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty công khai BCTC bằng hình thức văn bản, công ty công khai trong thời gian 120 ngày nhằm thực hiện công khai đúng thời hạn Luật kế toán 2015 quy định.
Kế toán chỉ lập BCTC để thấy được tình hình kinh doanh của công ty chứ không phân tích số liệu, đánh giá kết quả kinh doanh kỳ này so với kỳ trước, không phân tích sự tác động qua lại giữa thông tin phi tài chính và thông tin tài chính, công ty không phân tích các dữ liệu nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp để đánh giá hoạt động, xác định vị thế của doanh nghiệp, giám đốc dựa trên báo cáo phân tích có thể đưa ra các biện pháp để công ty kinh doanh tốt hơn.
Công ty không lập lập báo cáo quản trị để phản ánh tất cả các thông tin cần thiết cung cấp cho giám đốc để giám đốc có thể quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định điều hành việc kinh doanh của công ty hiệu quả nhất. Các báo cáo quản trị về chi phí, doanh thu, kết quả hoạt động kinh doanh sẽ cung cấp cho giám đốc các thông tin chi tiết về chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh của từng loại hàng hóa để giám đốc thấy được mặt hàng nào là mặt hàng chiến lược cần được tập trung kinh doanh và hạn chế bán hàng hóa nào cho đúng nhưng công ty không lập các báo cáo quản trị.
2.2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán thường kỳ trong nội bộ do nhân viên kế toán thực hiện. Tất cả các chứng từ chuyển vào công ty đều tập hợp ở bộ phận kế toán của công ty, nhân viên kế toán sẽ kiểm tra các thông tin trên chứng từ trước khi đưa cho giám đốc ký duyệt và cuối tháng chuyển cho kế toán dịch vụ lập CTKT và nhập dữ liệu vào MISA.
Nhân viên kế toán đối chiếu số nợ phải thu đối với các đại lý mỗi tháng một lần, các khách hàng lẻ mỗi năm một lần để kiểm soát những thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót nếu có. Hàng tháng, các tài khoản tiển gửi ngân hàng sẽ được nhân viên kế toán đối chiếu giữa số dư trên tài khoản với sao kê của ngân hàng, nếu có khác biệt cần tìm hiểu chi tiết các khoản chênh lệch và từ đó xác định số dư đúng của tiền công ty gửi ở ngân hàng.
Các chứng từ do kế toán thuê dịch vụ lập và các sổ sách lập từ phần mềm được in ra giấy và đưa về công ty sẽ do kế toán công ty xem lại nội dung, thông tin có đúng, chứng từ có tuân thủ pháp luật, kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán chi tiết có khớp với sổ tổng hợp. Nếu có sai lệch sẽ do kế toán thuê dịch vụ tiến hành sửa chữa, điều chỉnh.
Công ty được Cơ quan thuế định kỳ kiểm tra mỗi năm 1 lần. Kiểm tra CTKT, sổ kế toán và kiểm tra các thông tin BCTC có đáng tin cậy. Kiểm tra xem công ty