6. Bố cục khóa luận
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm
3.2.6. Hoàn thiện về ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế
toán
- Giải pháp thứ nhất: nếu công ty mua và dùng phần mềm kế toán mà thuê kế toán dịch vụ thì cần phải thiết lập kiểm soát lưu trữ dữ liệu. Các dữ liệu cần được sao lưu vào các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD, USP và bảo quản các thiết bị nơi an toàn. Giải pháp giúp công ty giảm bớt việc bị mất dữ liệu khi có các nguyên nhân không mong muốn xảy ra.
- Giải pháp thứ hai: công ty mua và dùng phần mềm kế toán. Kế toán tại công ty đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán, công ty có thể đào tạo thêm kỹ năng tin học để nhân viên kế toán của công ty có thể sử dụng phần mềm theo phần hành kế toán của mình. Kế toán của công ty nắm rõ được tình trạng kinh doanh của công ty có thể nhập liệu chính xác, giảm được các sai sót, nhầm lẫn khi để kế toán
thuê dịch vụ làm toàn bộ các phần hành trên phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán giúp giảm thiểu được lượng công việc cần làm, giảm thiểu thời gian làm việc, tính toán chính xác hơn, xử lý số liệu nhanh hơn. Tuy có nhiều ưu điểm nhưng phần mềm kế toán cũng có nhiều rủi ro về nhập liệu, tính toán số liệu, thông tin đầu ra, lưu trữ bảo mật nhưng khi công ty dùng phần mềm thì có thể thực hiện các phương pháp để hạn chế các rủi ro này. Nếu sử dụng phần mềm kế toán công ty cần xây dựng hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán gồm kiểm soát chung về công nghệ thông tin và kiểm soát chương trình ứng dụng.
+ Xây dựng kiểm soát chung:
Xác lập kiểm soát an ninh: giám đốc cần lập kế hoạch an ninh và thông báo đến nhiên viên kế toán. Kế hoạch an ninh là xác định ai cần dùng thông tin, cần những thông tin gì, khi nào cần dùng và thông tin đó được lưu ở đâu, hệ thống nào cung cấp.
Kiểm soát truy cập hệ thống: cài đặt mật khẩu để quy định ai có quyền truy cập, sử dụng. Phân quyền truy cập chức năng quy định nhân viên được quyền sử dụng chức năng nào và không được dùng chức năng nào gồm chức năng khai báo, chức năng nhập liệu, chức năng sử dụng dữ liệu thông tin. Phân quyền mức độ truy cập vào các dữ liệu gồm xem đọc, thêm, chỉnh sửa, xóa dữ liệu.
Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: cần sao lưu tất cả dữ liệu vào đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD,.. để hạn chế mất mát.
Dấu vết kiểm toán: sử dụng phần mềm có cài đặt các thủ tục để lại dấu vết kiểm toán như lưu lại dấu vết khi điều chỉnh số liệu, lưu hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sữa dữ liệu.
+ Xây dựng kiểm soát ứng dụng:
Kiểm soát nguồn dữ liệu: kiểm tra các chứng từ gốc có được đánh số và chứng từ sau khi đã nhập dữ liệu có được đánh dấu để giảm việc ghi trùng lắp hay bỏ sót nghiệp vụ, phê duyệt dữ liệu trước khi nhập phần mềm kế toán.
Kiểm soát quá trình nhập liệu: cần viết các chương trình kiểm tra trình tự nhập liệu. Phần mềm cần có các tính năng kiểm soát nhập liệu như kiểm tra dữ liệu có
được nhập theo thứ tự, kiểm tra có nhập đúng kiểu dữ liệu, kiểm tra dữ liệu có đúng dấu, kiểm tra hợp lý, kiểm tra giới hạn, kiểm tra xem có sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động, thông báo lỗi và yêu cầu sửa lỗi.
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: cần có các thủ tục kiểm tra tính liên kết ràng buộc toàn giữa dữ liệu, kiểm tra dữ liệu có còn được sử dụng, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết, thông báo khi nhận thấy có các yếu tố bất thường, thông báo lỗi và hướng dẫn sửa.
Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét nội dung thông tin có phù hợp nhu cầu sử dụng, thông tin được chuyển đúng người cần dùng, đảm bảo thông tin an toàn, không bị lộ, đánh cắp...