6. Bố cục khóa luận
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm
3.2.5. Hoàn thiện về tổ chức kiểm tra kế toán
Công ty cần ban hành các nôi quy, chính sách là các nguyên tắc cần được làm theo và thiết lập các thủ tục kiểm soát nêu rõ trách nhiệm của mỗi nhân viên và xác định rõ khi nào hoạt động kiểm soát cần thực hiện và biện pháp giải quyết.
Các hoạt động kiểm soát cần thực hiện:
+ Xét duyệt, phê duyệt : kiểm tra tính có thật, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi phê duyệt, xác định ai được quyền phê duyệt các nghiệp vụ, hạn mức phê duyệt các nghiệp vụ như các CTKT do kế toán thuê dịch vụ lập phải được kế toán công ty kiểm tra chứng từ có rõ ràng, xem nội dung có đầy đủ, chứng từ có hợp pháp rồi chuyển qua giám đốc và những người có quyền ký duyệt trên chứng từ thì mới được nhập liệu vào máy tính.
+ Đối chiếu: so sánh thông tin giữa chứng từ với thông tin trên sổ sách với các báo cáo qua đó phát hiện ra các chênh lệch, tìm hiểu lí do của sự khác biệt và đưa ra hướng giải quyết.
+ Kiểm soát về mặt vật chất: thiết lập các chính sách nhằm đảm bảo các tài sản vật chất được an toàn như tiền, hàng hóa, tài sản cố định, CTKT, sổ sách kế toán, báo cáo, chương trình máy tính, cơ sở dữ liệu. Công ty có thể thực hiện các biện pháp: dùng két sắt để cất giữ tiền, vàng, séc của công ty; gắn hệ thống camera hay hệ thống tường rào, khóa chống trộm ở nhà kho để bảo vệ hàng hóa, tài sản; có phòng kho riêng để cất giữ tài liệu tránh mất cắp, lau dọn hàng tuần để tránh bụi bẩn mối mọt ảnh hưởng bảo quản tài liệu; định kỳ thực hiện kiểm đếm tài sản và đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách như kiểm kê tiền mặt hàng ngày và đối chiếu số tiền hiện có tại công ty có khớp với số tiền trên sổ sách, kiểm kê số lượng, chất lượng hàng hóa tại kho.
+ Phân chia trách nhiệm: không để một nhân viên làm toàn bộ quá trình hoặc phần lớn quy trình quan trọng liên quan đến một sự kiện kinh tế. Mỗi nhân viên được phân chia công việc khác nhau, cần tách biệt giữa chức năng phê duyệt, ghi chép và cất, giữ gìn tài sản. Công ty không nên để một người vừa là kế toán tiền vừa là thủ quỹ.
Thực hiện các khâu kiểm soát giúp cho công ty ngăn ngừa và phát hiện được các sai phạm, gian lận, giảm thiểu các rủi ro, bảo quản tài sản tránh bị biển thủ, mất cắp gây thất thoát tài sản.