Với những lợi ích trên, BPM thực sự là giải pháp tối ưu và là bước tiền đề cho quá trình phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp để từ đó xây dựng một phần mềm giải quyết triệt để bài toán đề ra. Một quy trình BPM được triển khai dựa trên 5 bước:
Bước 1: Thiết kế
Giai đoạn này sẽ tập trung thu nhập dữ liệu, phân tích, lấy yêu cầu nghiệp vụ, thu thập các biểu mẫu liên quan để có thể xây dựng một quy trình làm việc. Từ đó xác định được các đối tượng tham gia và quy trình thực hiện của họ.
Bước 2: Mô hình hoá
Từ việc thu thập dữ liệu từ giai đoạn trước, giai đoạn này sẽ tập trung trình bày bố cục của nghiệp vụ, mô hình hoá, xây dựng lên một kế hoạch chi tiết về thời hạn và điều kiện để đưa ra ý tưởng rõ ràng về chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu trong suốt quy trình.
Bước 3: Thực hiện
Thực thi quy trình, ý tưởng bằng cách vận hành, thử nghiệm nó trực tiếp với một nhóm đối tượng nhỏ (có thể là một phòng ban) trước và sau đó mở rộng quy mô áp dụng cho tất cả đối tượng tham gia vào quy trình.
Bước 4: Theo dõi
Tại bước này, sẽ tiến hành theo dõi quá trình khi nó được áp dụng thật trên các nhóm đối tượng và công việc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đây, phân tích, đánh giá, đưa ra các chỉ số (có thể áp dụng KPI - Key Performance Indicator) phù hợp để xác định tiến độ, đo lường hiệu quả và xác định vị trí tắc nghẽn.
Bước 5: Tối ưu hóa
Trải qua việc go live, kiểm thử và theo dõi để đánh giá, tại bước 5 sẽ ghi chép sự biến động của quy trình để chỉ ra được những điểm cần thay đổi đối với biểu mẫu hoặc quy trình làm việc của doanh nghiệp để tối ưu hoá lại.
Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Công ty TNHH Tôn Minh Long Khoá luận tốt nghiệp
2.2. Áp dụng quy trình nghiệp vụ vào phân hệ kho hàng
2.2.1. Lợi ích của việc ứng dụng BPM vào quy trình quản lý kho của
công ty Tôn
Minh Long
BPM là công cụ được áp dụng trong việc xây dựng quy trình của doanh nghiệp. Vì vậy, BPM trở thành một phương pháp hiệu quả trong việc cải tiến các quy trình kho. Bản chất, việc xây dựng quy trình kho ảnh hướng đến nhiều các phân hệ như mua hàng, bán hàng, kế toán, nhân sự, sản xuất,... Áp dụng với phân hệ kho nói chung và phân hệ kho của công ty Tôn Minh Long nói riêng, việc ứng dụng phương pháp BPM mang đến nhiều lợi ích dưới đây:
- Tích hợp phân hệ kho hàng vào các phân hệ quản lý khác của doanh nghiệp: mua hàng, bán hàng, kế toán - tài chính, sản xuất, tổng hợp,.. .Dữ liệu sẽ cập nhật
liên tục, nhanh chóng giữa các phân hệ, đảm bảo sự toàn vẹn dữ liệu.
- Đối chiếu các số liệu giữa các nghiệp vụ trong phân hệ quản lý kho hàng: nhập - xuất, kiểm kê hàng để có được thông tin chính xác đối với nguồn hàng của
mình và tiền đề cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp đưa ra các quyết định
chính xác.
- Việc quản lý tài khoản, phân quyền sử dụng cho người dùng cùng với việc rõ ràng trong các bước cho phép nhà quản trị thấy được tổng quan về các công việc
đang diễn ra.
- Cung cấp một giải pháp để tối ưu hoá quản lý hàng tồn, dự báo nhu cầu và hiệu suất bán hàng.
- Kiểm soát được dòng vốn hàng hoá, hỗ trợ cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện được các chiến lược dòng vốn thông minh
,., , , „ ' ' , Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Khoá luận tôt nghiệp ■ Pd' Pkppτ P . PP PT _
ð r Công ty TNHH Tôn Minh Long
điều đó sẽ mang đến hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu chi phí và tạo nên lợi thế cạnh tranh.
2.2.2. Cách thức áp dụng BPM vào doanh nghiệp Tôn Minh Long.
Với nhiều lợi ích như vậy, khi triển khai phần mềm cho công ty Tôn Minh Long, tác giả đã triển khai phương pháp BPM cụ thể như sau.
Bước 1: Thiết kế
Tại bước này tác giả tiến hành trao đổi với doanh nghiệp để lấy yêu cầu nghiệp vụ, tìm hiểu sâu về lĩnh vực hoạt động, phân tích quy trình hiện tại, các tác nhân tham gia vào quy trình, thời gian thực hiện của từng quy trình của Tôn Minh Long. Từ đó lắng nghe mong muốn của họ để tư vấn giải pháp, thu nhập các biểu mẫu và viết tài liệu mô tả yêu cầu.
Bước 2: Mô hình
Thông qua tài liệu đặc tả yêu cầu nghiệp vụ, giai đoạn này sẽ tập trung mô hình hoá quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp, xây dựng tiến trình thực hiện chi tiết, lên ý tưởng rõ ràng về thời gian, nguồn lực, nhân sự tham gia thực hiện các giai đoạn, các quy trình đó. Tiếp theo đó, đơn vị triển khai sẽ tiến hành phân tích và thiết kế luồng dữ liệu, lập trình và kiểm thử trước khi đưa phần mềm áp dụng thật vào doanh nghiệp, thay thế hệ thống cũ.
Bước 3: Thực hiện
BlackWind sẽ tiến hành vận hành ý tưởng, triển khai, thử nghiệm trực tiếp, thay thế dần các hệ thống cũ của doanh nghiệp thông qua lộ trình triển khai được xây dựng thông qua trao đổi từ hai bên. Giai đoạn này BlackWind cắt cử nhóm triển khai đào tạo nhân viên của Tôn Minh Long sử dụng phần mềm và cách vận dụng giải pháp vào doanh nghiệp. Sẽ tiếp tục triển khai khi doanh nghiệp biết sử dụng thành thạo và giải pháp vận hành thuận lợi với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 4: Theo dõi
Dưới đây là đề xuất của tác giả về giai đoạn này:
Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Công ty TNHH Tôn Minh Long Khoá luận tốt nghiệp
Khi phần mềm go live, BlackWind sẽ đồng thời theo dõi quá trình triển khai được áp dụng trực tiếp vào doanh nghiệp. Ghi nhận kịp thời các vấn đề xảy ra trong quá trình triển khai, đánh giá khả năng tương thích với hoạt động doanh nghiệp, đo lường hiệu suất và xác định vị trí tắc nghẽn.
Bước 5: Tối ưu hóa
Đề xuất của tác giả:
Sau khi tiến hành triển khai phần mềm, kiểm thử, đánh giá hiệu suất để tìm ra những điểm bất hợp lý, sai sót trong quá trình vận hành, BlackWind sẽ tiến hành chỉ ra các nút thắt, khắc phục, phân tích, tối ưu hoá lại quy trình.
2.3. Cấu trúc hệ thống của phần mềm
2.3.1. Cấu trúc hệ thống
Hình 2.1. Cấu trúc hệ thống
2.3.2. Diễn giải cấu trúc
2.3.2.1. System Admin truy cập vào Portal quản lý
(1) - System Admin sẽ truy cập đến Portal quản lý.
(1.1) - Thông tin thao tác gửi đến Website Server tương ứng - Nhận lại kết quả từ Website Server.
,., , , „ ' ' , Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Khoá luận tôt nghiệp ■ Pd' Pkppτ P . PP PT _
ð r Công ty TNHH Tôn Minh Long
(4) - Website Server gửi request đến Caching Server tương ứng.
- Nhận kết quả từ Caching Server tương ứng (Kết quả được lưu trên Caching Server hoặc kết quả được trả về thông qua API Server).
(5) - Caching Server gửi request đến API Server tương ứng. - Nhận kết quả từ API Server.
(6) - API server nhận các request và thực hiện truy vấn Database và trả lại kết quả truy vấn.
2.3.2.2. Client truy cập vào website
(2) - Clients sẽ truy cập đến Website thông qua máy tính cá nhân. (2.1) - Thông tin thao tác gửi đến Website Server tương ứng. - Nhận lại kết quả từ Website Server.
(4) - Website Server gửi request đến Caching Server tương ứng.
- Nhận kết quả từ Caching Server tương ứng (Kết quả được lưu trên Caching Server hoặc kết quả được trả về thông qua API Server).
(5) - Caching Server gửi request đến API Server tương ứng. - Nhận kết quả từ API Server.
(6) - API server nhận các request và thực hiện truy vấn Database và trả lại kết quả truy vấn.
2.3.2.3. Client truy cập vào app mobile
(3) - Clients sẽ truy cập đến Mobile App thông qua điện thoại thông minh. (3.1) - Thông tin request được gửi đến API Server.
- Nhận lại kết quả từ API Server.
(6) - API Server nhận các request và thực hiện truy vấn Database và trả lại kết quả truy vấn.
2.3.3. Nền tảng áp dụng
Để triển khai được phần mềm, công ty đã lập trình dựa trên nền tảng React - Framework đang khá phổ biến hiện nay trong lập trình phần mềm với ngôn ngữ chính là Javascript.
Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Công ty TNHH Tôn Minh Long Khoá luận tốt nghiệp
- ReactJS một thư viện JavaScrip mã nguồn mở được tạo ra bởi Facebook, giúp cho người phát triển Web lập trình dễ dàng hơn với các cú pháp JSX - là
sự kết
hợp các yếu tố của Javascript và Html. ReactJS phổ biến trong việc tạo nên
những
Website linh động, hiệu quả, có thể tăng tốc độ hiển thị trang Web với các Virtual
dom cùng khả năng mở rộng cao và đơn giản. Ngoài ra ReactJS cũng được
hỗ trợ
những công cụ giúp cho việc phát triển Website tốt hơn như React Developer Tools,
Redux Developer Tools.
- React Native được biết đến là một Framework mã nguồn mở thông dụng nhất trong việc phát triển ứng dụng di động. Người lập trình thường đánh giá
nó là
một cross - platform bởi tính hiệu quả, chỉ qua một lần code có thể áp dụng ở
Bước Tên bước Bộ phận thực hiện
Nội dung thực hiện Biểu mẫu
01
Tạo tài khoản Quản lý Quản lý tiến hành tạo thông
tin tài khoản cho người dùng.
02
Phân quyền Quản lý Quản lý tiến hành phân
quyền cho người dùng truy cập vào các phân hệ của hệ thống.
Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Công ty TNHH Tôn Minh Long Khoá luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ BỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG
Thông qua quá trình tìm hiểu, xác định bài toán, hoạt động quản lý kho hàng tại một số doanh nghiệp, tác giả đã tổng hợp và thực hiện phân tích, mô hình hoá lại quy trình chính của Phân hệ quản lý kho hàng với các quy trình: (1) Quy trình quản lý hệ thống; (2) Quy trình quản lý kho hàng và (3) Báo cáo kho hàng.