Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Việt Mỹ là một đơn vị kinh doanh thương mại nên bộ máy tổ chức quản lý của công ty khá đơn giản nhưng vẫn đạt hiệu quả, chặt chẽ để nhà quản lý điều hành một cách dễ dàng.
Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy tổ chức
Nguồn: Phòng kế toán
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Giám đốc: là người đại diện pháp luật, điều hành quản lý mọi hoạt động kinh
doanh cũng như ra quyết định về kế hoạch kinh doanh và chiến lược đầu tư của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Pháp luật về mọi mặt hoạt động và kết
quả kinh doanh của công ty. - Phòng tài chính kế toán:
Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Tổng giám đốc tổ chức quản lý về công tác tài chính, kế toán theo sự phân cấp của Tổng giám đốc. Kế toán trưởng cũng là người trực tiếp điều hành các công việc của phòng và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc theo quy định của pháp luật.
Hoàn thành việc quyết toán sổ sách và báo cáo tài chính, lưu trữ tiền, hồ sơ, chứng từ đảm bảo đúng nguyên tắc, quy đinh của Nhà nước đồng thời phản ánh thông tin nhanh chóng và báo cáo tình hình tài chính kịp thời theo yêu cầu của Ban giám đốc.
- Phòng kinh doanh: Với loại hình kinh doanh thương mại nên phòng kinh doanh có vị trí rất quan trọng trong việc liên kết khách hàng cho công ty. Phòng phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm kiếm, khai thác những thị trường tiềm năng để xây dưng hình ảnh gần hơn với khách hàng.
- Phòng kĩ thuật và chăm sóc khách hàng: Là nơi đảm nhiệm việc tư vấn và bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Sau khi giao hàng công ty sẵn sàng tư vấn khi khách hàng gặp vấn đề trong quá trình sử dụng các thiết bị mới. Với những khách hàng lớn mua các thiết bị với số lượng nhiều, trong thời gian bảo hành, hàng quý công ty đều cử các kỹ thuật viên đến bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Với các khách hàng lẻ công ty cũng cung cấp thêm dịch vụ bảo hành tận nơi khi thiết bị có vấn đề.
Mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý:
Tuy có sự phân công chuyên môn rõ ràng nhưng giữa các bộ phận trong công ty luôn có sự kết hợp, đóng góp, trao đổi góp ý với nhau trong một vấn đề như triển khai một sản phẩm mới, thay đổi môi trường, hay áp dụng hình thức khuyến mãi mới hay thay đổi nhà cung cấp,.. .Mọi thứ quan trọng ảnh hưởng đến công ty đều họp công khai để lấy ý kiến từ mọi người. Việc làm này đảm bảo mọi hoạt động của công ty đều được xem xét, đánh giá kỹ lưỡng trước khi ra quyết định để tránh những rủi ro không mong muốn và tạo ra môi trường phát triển toàn diện.