2 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán từng cuộc kiểm toán cụ thể
2.2.2Kiểm soát trong khâu lập kế hoạch
Lập kế hoạch kiểm toán là một công việc rất quan trọng đối với kiểm
toán viên. Một kế hoạch kiểm toán đúng đắn sẽ giúp cho KTV thu thập được
những bằng chứng đầy đủ có hiệu lực cho việc đưa ra kết luận về BCKT được
chính xác, giữ chi phí kiểm toán ở mức hợp lý, tạo quan điểm tốt của khách
hàng về Công ty. Do vậy mà kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán trước hết
phải kiểm soát được việc lập kế hoạch kiểm toán. Giấy tờ làm việc để ghi
chép công việc này được thể hiện trên mục số 500 trong hồ sơ kiểm toán.
Công việc của kiểm toán viên trong phần này sau khi ký kết hợp đồng thì kiểm toán viên phải lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và xây dựng kế hoạch
Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát: được hiểu như là phần công việc
của kiểm toán viên cần tiến hành tìm hiểu
Về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng thể hiện trên mục số
200 trong hồ sơ kiểm toán
Tìm hiểu môi trường kiểm soát được ghi chếp trên mục số 100 trong hồ
sơ kiểm toán
Tìm hiểu chu trình kế toán của khách hàng Thực hiện các bước phân tích tổng hợp trên mục
Xác định mức độ trọng yếu và xây dựng kế hoạch phục vụ và giao dịch
với khách hang ghi chép trên mục số 300
Xây dựng kế hoạch kiểm toán: trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải đưa ra được đánh giá về rủi ro tiềm tang và số dư các tài khoản và được ghi
chép trên các giấy tờ làm việc ứng với từng phần hành cụ thể như tiền mặt là 1100, tiền giử ngân hàng là 1200, TSCĐ là 1300 và các khoản mục khác.
Sau khi tìm hiểu sơ bộ về khách hang mà kiểm toán viên đang thực
hiện kiểm toán, kiểm toán viên tiếp tục tiến hành đánh giá rủi ro và lập kế
hoạch kiểm toán trình BGĐ phê duyệt. Trong bản kế hoạch kiểm toán, người
lập phải đưa ra những thong tin như người thực hiện, nhiệm vụ của từng
người, thưòi gian kiểm toán tại đơn vị, các trang bị cần thiết… Ví dụ kiểm
toán viên Thủy lập bảng kế hoạch kiểm toán BCTC cho kỳ kế toán từ 1/1/2005 đến 31/12/2006 tai Công ty cổ phần văn phòng phẩm XYZ, Hà Nội. Thông tin được minh họa trên bảng số 4
Bảng số 2.4: NHÓM KTV KIỂM TOÁN KHÁCH HÀNG XYZ Chức vụ Họ và tên số năm tham gia kiểm toán
Chủ nhiệm kiểm toán Nguyễn Hồng Vân 4 năm
Kiểm toán viên Phạm Tuyết Trinh 3 năm
Trợ lý kiểm toán Nguyễn Thu Hà 1 năm
(Trích hồ sơ kiểm toán năm)
Trong các cuộc kiểm toán của Công ty đều có những kiểm toán viên trình độ chuyên môn vững vàng, kiểm toán viên luôn bảo đảm công việc kiểm toán được thực hiện một cách đầy đủ và khoa học. Trong nhóm kiểm toán, có cả những người đã từng thực hiện kiểm toán BCTC cho Công ty XYZ những năm trước và cũng có những người mới thựuc hiện kiểm toán lần đầu. Vậy để (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thực hiện kiểm toán, nhóm kiểm toán của Công ty có đủ những hiểu biết cần
thiết về khách hàng, những kinh nghiệm về kiểm toán khách hàng cũng như
có sự tìm hiểu mới một cách độc lập của các kiểm toán viên lần đầu thực hiện
kiểm toán cho Công ty XYZ.
Công ty đều tạo điều kiện tốt nhất cho các kiểm toán viên luôn có đầy đủẩtang thiết bị trong các cuộc kiểm toán, do vậy nên trong mỗi cuộc kiểm
toán Công ty trang bị ít nhất là 2 máy tính xách tay cho các Chủ nhiệm kiểm
toán, các kiểm toán viê và trợ lý kiểm toán. Việc trang bị máy tính xách tay
cho tất cả cá kiểm toán viên tham gia kiểm toán đã góp phần rất lớn trong
nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Có thể nói rằng, việc bố trí đúng người, đúng việc, trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho kiểm toán viên là biện
pháp kiểm soát chất lượng tốt nhất.
Bản kế hoạch sau khi được BGĐ phê chuẩn sẽ được lập thành một bản
thứ hai giử cho khách hang. Bản kế hoạch này sẽ là căn cứ để giám sát cuộc
kiểm toán. KTV chính căn cứ vào thời gian kế hoạch để phân công công việc,
cũng sẽ căn cứ vao bản này để đánh giá những phần việc đã làm được trong
toàn bộ cuộc kiểm toán. Ngoài ra, Việc lập bản kế hoạch ngoài mục đích yêu cầu khách hang chuẩn bị kế hoạch, bố trí nhân sự, sắp xếp tài liệu phục vụ
cho cuộc kiểm toán, Công ty có thể kết hợp với phía Công ty giám sát tiến độ
thực hiện công việc của KTV.
Sau khi lập kế hoạch kiểm toán một cách tổng quát, kiểm toán viên phải tìm hiểu khách hang chi tiét hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh , quy
trình kế toán, tiến hành phân tích sơ bộ để từ đó xác định các tài khoản trọng
yếu, mức độ sai sót tiềm tang và đánh giá từng mức độ rủi ro kiểm soát, rủi ro
phát hiện, rồi xác định rủi ro kiểm toán trong cuộc kiểm toán có thể chấp nhận được. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên tiếp tục tiển hành lập kế hoạch kiểm toán
chi tiết cho các tài khoản mà Công ty khách hang sử dụng, số dư mang tính trọng yếu.
Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng phần hành cụ thể được tổng hợp và giắn trong hồ sơ kiểm toán thực hiện trong khâu kiểm soát trước cuộc kiểm
toán. Như vậy, cũng sẽ giảm bớt công việc cho kiểm toán viên khi thực hiện
kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ tiến hành từ tìm hiểu và đánh giá khách hàng,
tới việc lưa chọn thủ tục kiểm toán phù hợp. Ta có thể lấy một ví dụ về kế
hoạch kiểm toán tiền cho khách hàng XYZ như sau:
Bảng số 2.5: Kế hoạch kiểm toán phần hành tiền khách hàng XYZ
Ngư ời thực hiện Tha m chiếu
II Kiểm soát chi tiết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra số dư tiền măt và tiền gửi ngân hàng
2 Thu thập Biên bản kiểm kê quĩ cuối năm. Đối chiếu với sổ
quĩ tiền mặt, xác định nguyên nhân chênh lệch.
3 Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt tại thời điểm kiểm toán.
Lưu ý nếu quĩ bao gồm cả những chứng từ có giá như: Ngân phiếu, Trái phiếu hoặc vàng, bạc, đá quí thì phải
kiểm tra chi tiết để xác định giá trị hợp lý; Xem những
chứng từ mua bán có liên quan.
Căn cứ kết quả kiểm kê để xác định số dư tại ngày lập bảng
cân đối kế toán. Yêu cầu giải trình nếu có sự chênh lệch.
4 So sánh số dư trên sổ quĩ và tiền gửi NH với Sổ cái tổng
hợp.
5 Thực hiện thủ tục đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng: Gửi thư xác nhận số dư TGNH; và
Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư sổ
phụ. Giải thích các khoản chênh lệch lớn (nếu có).
Thu thập hoặc tiến hành đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi
ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối giữa sổ Cái.
Kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các khoản thấu chi tiền
gửi ngân hàng. Các khoản lãi phải trả đối với các khoản
thấu chi và hồ sơ chứng từ về việc bảo lãnh hay phê duyệt các khoản thấu chi. Kiểm tra các tính hiện hữu của các tài sản thế chấp hay bảo lãnh ghi chép trên sổ sánh, chứng từ
của công ty.
6 Kiểm tra lại tất cả các khoản tiền gửi chưa được ghi vào ngày cuối kỳ với báo cáo ngân hàng sau ngày khoá sổ.
7 Đối chiếu các séc chưa về tài khoản tiền gửi và các khoản
khác (như chuyển khoản, các nghiệp vụ chuyển tiền giữa
các đơn vị nội bộ và rút tiền gửi nhập quĩ) với sổ phụ ngân
hàng tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Kiểm tra các khoản
tiền đó được ghi chép vào sổ phụ của tháng tiếp sau ngày khoá sổ.
Xác minh những séc lớn chưa về trong tháng tiếp sau ngày khoá sổ.
Kiểm tra sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để đối chiếu các
séc chuyển trả thanh toán cho nhà cung cấp tại ngày khoá sổ với sổ phụ tháng tiếp sau ngày khoá sổ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
8 Soát xét các khoản thu chi trước và sau ngày khoá sổ, ghi
chú các khoản lớn hoặc bất thường. Xác định xem chúng đã được ghi vào đúng kỳ hay không?
9 Các thủ tục khác:
- Xem xét việc áp dụng tỷ giá chuyển đổi sang đồng tiền
hạch toán tại thời điểm báo cáo đối với các tài khoản
tiền ngoại tệ. Đối chiếu với Sổ cái, kiểm tra việc tính
toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá; đánh giá số dư
ngoại tệ cuối kỳ.
- Xem xét việc kiểm soát áp dụng tỷ giá chuyển đổi đối
với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Kiểm tra việc ghi
chép và hạch toán các nghiệp vụ đó trong kỳ.
- Xem xét và yêu cầu khách hàng đưa ra các bằng chứng
của các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến bên thứ ba.
- Chú ý các khoản thường ghi thiếu như lãi tiền gửi, lệ
phí ngân hàng, các khoản thu hoặc chi tiền gửi ngân
hàng phải có giấy báo Nợ hoặc báo Có của ngân hàng. - Chú ý đến tính chất hợp pháp, hợp lý của chứng từ về
mặt đảm bảo các yếu tố cơ bản của chứng từ, có đầy đủ
chứng từ gốc chứng minh hay không. IV
Lập kế hoạch kiểm toán giúp cho kiểm toán viên thu được bằng chứng
có giá trị và đầy đủ các tình huống và để tránh những bất đồng với khách
hang. Do vậy lập kế hoạch kiểm toán là công cụ kiểm soát chất lượng kieemr
toán vô cùng quan trọng trong mỗi cuộc kiểm toán. Một kế hoạch tốt sẽ đảm
bảo cho cuộc kiểm toán chất lượng cao, còn nếu lập kế hoạch không tốt thì cuộc kiểm toán sẽ gặp nhiều rủi ro kiểm toán, ảnh hưởng đến hoạt động của
Công ty. Vì vậy để kiểm soát tốt chất lượng cuộc kiểm toán thì ngay trong
khâu đầu tiên của cuộc kiểm toán là lập kế hoạch kiểm toán phải được thực
hiện tốt nhất để mang lại chất lượng kiểm toán cao nhất.
Kiểm soát hồ sơ kiểm toán
Ý nghĩa của Hồ sơ kiểm toán là vô cùng quan trọng, VAE cũng đã có hệ thống hồ sơ kiểm toán thống nhất. Trong đó mục tiêu của việc thiết lập hồ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
sơ kiểm toán hướng tới những yếu tố sau:
- Dễ dàng trong kiểm tra soát xét hồ sơ.
Đối với KTV phụ trách chính cuộc kiểm toán, nhìn vào hồ sơ kiểm toán
KTV có thể nhận thấy ngay tiến độ của hợp đồng đang thực hiện. Qua đó Chủ
nhiệm kiểm toán, KTV nêu lên những công việc cần làm tiếp theo, chất lượng
công việc cũng như sự có mặt hay không có mặt của những tài liệu cần thiết
trong hồ sơ. Như vậy, việc tổ chức hồ sơ rõ rang giúp ích rất nhiều trog việc
rút ngắn thời gian kiểm toán, công việc sẽ hiệu quả.
Đối với những lãnh đạo hay người ký BCKT: thì công việc soát xét hồ
sơ trước khi đưa ra ý kiến kiểm toán là rất quan trọng, và hồ sơ được thiết lập
sẽ giúp cho công việc kiểm tra soát xét được dễ dàng hơn, giảm thiểu những
sai sót trong kiểm toán. Bố trí hồ sơ hợp lý, sẽ giúp cho các chủ nhiệm soát
xét nhanh chóng thuận lợi, trên cơ sở ý kiến sẽ được chính xác hơn.
-Làm tài liệu đào tào cho các lớp nhân viên mới: Hồ sơ kiểm toán các năm trước sẽ tạo điều kiện giúp cho các nhân viên mới có thể hình dung công
việc làm của mình trong tương lai, họ có thể dùng hồ sơ năm trước để chủ
nhiệm đào tạo sử dụng làm tài liệu đào tạo.
- Làm bằng chứng: cũng như yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toán thì việc sử dụng hồ sơ kiểm toán cũng nhằm thỏa mãn các yêu cầu của một bằng
chứng kiểm toán, có thể chứng minh cho tất cả các công việc mà KTV và trợ lý đã làm và còn trình bày tài liệu một cách đầy đủ khoa học, rõ rang hơn nâng cao sức thuyết phục của bằng chứng.
- Lưu trữ hồ sơ kiểm toán được đơn giản hóa: Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán năm và thường trực nhằm đảm bảo cho công việc lưu trữ được đơn giản
hơn. Khi hồ sơ đã được lưu trữ thì cần mmọt tài liệu nào đó tròng hồ sơ cũng
rất dễ rang bởi hồ sơ có hệ thống chỉ mục đầy đủ khoa học, tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa. Nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ kiểm toán sẽ là những rằng
buộc đối với KTV khi mới bắt đầu nhưng khi đã quen hơn thì sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng công việc.
- Hồ sơ kiểm toán thông minh góp phần rút ngắn quá trình lập kế hoạch
kiểm toán, đưa ra các khả năng rủi ro ở từng phần hành trong khâu lập kế
hoạch kiểm toán. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán càng hiệu quả cũng giúp kiểm toán viên thiết lập các giấy tờ làm việc phục vụ cho quá trình kiểm tra chi tiết.
Để thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ kiểm toán, hệ thống hồ sơ
kiểm toán được xây dựng trên cơ sở hệ thống tham chiếu chuẩn của Công ty quy định.
Hệ thống hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo chỉ mục và ký tự. Trong đó, ký tự từ số 100 đến 400 là hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin chung về
việc thực hiện hợp đồng cuộc kiểm toán đó như là sự đánh dấu sự tìm hiểu
những thông tin ban đầu, kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán.Hồ sơ nay do KTV phụ trách thực hiện. Các chỉ mục từ số 500 đến 800 chứa đựng tất cả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm được phân công việc cụ thể
theo cuộc sẵn theo biểu số 05.
Nội dung Tham chiếu
Lập kế hoạch I
Đánh giá rủi ro và môi trường kiểm toán 100
Tìm hiểu hoạt động khách hang 200
Tìm hiểu các quy trình kế toán 300
Các thủ tục đánh giá phân tích 400
Xác định mức độ trọng yếu 500 Tổng hợp rủi ro và kế hoạch kiểm toán 600
Quản lý kiểm toán II
Tài liệu họp với khách hàng 700
Tài liệu giao dịch với khách hàng 800
Hệ thống kiểm soát nội bộ 900 Kiểm soát các chu trình ứng dụng 1000
Kiểm tra chi tiết tài sản III
Phần hành tiền 1100
Về kiêm soát hồ sơ kiểm toán
Ghi chép giấy tờ làm việc
Giấy tờ làm việc được Công ty xây dựng theo quy chuẩn riêng của
Công ty, trên các giấy tờ đó đều có biểu tượg Công ty VAE và được đánh số
theo chỉ mục trên biểu số 5. Trong thực hiện kiểm toán các KTV không được
sử dụng giấy tờ làm việc nào khác, chỉ có giấy tờ của VAE mới được lưu vào hồ sơ kiểm toán của Công ty, ngoài ra các giấy tờ ghi chép khác không được
coi là bằng chứng kiểm toán, hay sử dụng tài liệu để làm soát xét. Các giấy tờ làm việc tại một hồ sơ kiểm toán tại phòng nghiệp vụ I:
- Tờ tổng hợp số dư kiểm toán: là một phần quan trọng nhát của hồ sơ kiểm
toán, nó phản ánh số dư tài khoản trước điều chỉnh và phân loại sau đièu chỉnh. Mỗi khoản mục của BCTC trên giấy tờ làm việc đều phải đánh số
tham chiếu vào từng phần hành riêng (đánh tham chiếu trên từng số liệu).
- Tờ đầu của từng phần hành: gồm những giấy tờ làm việc phản ánh số dư
trên sổ cái mà nằm trong một khoản mục của BCTC. Tờ tổng hợp từng
phần này cũng tập hợp tất cả các bút toán điều chỉnh có ảnh hưởng đến
khoản mục đó. KTV phải đánh dấu tham chiếu từ tờ này đến tờ chương trình kiểm toán để người soát xét có thể soát xét nội dưng kiểm tra từng
khoản mục. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tờ ghi chú: là những tờ ghi chép các thong tin cơ sở của khách hang có