- Phát triển những mối quan hệ: Muốn vận hành thuận lợi và trôi chảy thì phải xây dựng các mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp cơ bản
3.2.3. Một số giải pháp để chuyển đổi thành công:
3.2.3.1. Vai trò và nhận thức của lãnh đạo:
• Lãnh đạo đóng vai trò đề xướng và dẫn dắt trong quản trị chất lượng. Để có hệ thống chất lượng hiệu quả thì cần có sự tham gia tích cực của mọi người trong công ty. Chính vì vậy cần sự định hướng rõ ràng của lãnh đạo cấp cao thì mới có sự thống nhất về vấn đề chất lượng.
• Nhận biết được các hoạt động trong công ty tác động tới chất lượng là yếu tố quan trọng để xây dựng cách thức quản lý. Vì vậy để hàng hóa và dịch vụ có chất lượng thì không thể bỏ qua bất kỳ hoạt động nào có ảnh hưởng tới chất lượng, việc quản lý tốt các hoạt động này sẽ đảm bảo chất lượng đầu ra.
• Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban. Từ đó xác định trách nhiệm, quyền hạn cho từng chức danh. Lãnh đạo cũng phải thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ giữa các phòng ban, nhà máy để học hỏi và hoàn thiện hơn hệ thống chất lượng của công ty.
3.2.3.2. Đào tạo, triển khai chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong toàn công ty :
Rà soát, sửa đổi, ban hành lại các tài liệu liên quan cho phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn mới ISO 9001: 2008 về các nội dung cơ bản sau:
- Những tài liệu có viện dẫn tới ISO 9001: 2000 trước đây cần được sửa đổi để viện dẫn tới ISO 9001:2008 (Sổ tay chất lượng, các thủ tục/ quy trình …)
- Trong sổ tay chất lượng, thay đổi một số thuật ngữ theo tiêu chuẩn cũ thành các thuật ngữ theo tiêu chuẩn mới như: “phương tiện đo” thành “thiết bị đo”; “nhận biết” thành “xác định”…
- Bổ sung nội dung “xem xét môi trường kinh doanh và các rủi ro có thể xảy ra khi môi trường kinh doanh thay đổi” vào trong nội dung xem xét của lãnh đạo (nêu trong Sổ tay chất lượng hoặc thủ tục xem xét lãnh đạo, nếu có)
- Bổ sung vào Sổ tay chất lượng hoặc thủ tục đào tạo khả năng có thể thực hiện các hoạt động khác ngoài đào tạo (ví dụ như: luân chuyển, điều động nhân sự …) để đảm bảo cán bộ nhân viên có đủ năng lực thực hiện công việc)
- Xem xét các điều kiện liên quan đến sản phẩm khi cung cấp cần xem xét các hoạt động bổ sung khác như tái chế hoặc xử lý sản phẩm thải ra.
- Sửa thủ tục đánh giá nội bộ để làm rõ: “ Hành động khắc phục phải bao gồm 2 nội dung: khắc phục (để xử lý hậu quả) và hành động khắc phục (để loại bỏ nguyên nhân, tránh tái diễn sự không phù hợp).
- Sửa Thủ tục Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa để làm rõ “ Phải thực hiện hành động nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp và phải xem xét lại hiệu lực/ hiểu quả của hành động khắc phục đã thực hiện”
3.2.3.3. Tăng cường đánh giá nội bộ để tìm ra các điểm không phù hợp nhằm mục đích cải tiến, nâng cao hiệu lực hiệu quả của HTQLCL theo ISO 9001:2008
Các cuộc đánh giá giúp tổ chức xác định được các vấn đề tồn tại, rủi ro, các kinh nghiệm tốt và cơ hội để tổ chức có thể phục vụ khách hàng của mình tốt hơn. Đánh giá chất lượng nội bộ giúp các nhà quản trị kinh doanh có thể ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh, trong nhu cầu và những ưu tiên tiêu dùng của khách hàng cũng như nhìn nhận thấy những nhu cầu của những cải cách công ty hướng tới tương lai phát triển của công ty. Đánh giá chất lượng nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong công ty, giảm thiểu rủi ro, nâng cao sự thỏa mãn khách hàng và các bên quan tâm khác đến sản phẩm của công ty cũng như công tác tuân thủ các quy định và chế định của pháp luật.
3.2.3.4. Tăng cường công tác tuyên truyền, đào tạo, huấn luyện về chất lượng và quản trị chất lượng theo ISO 9001:2008 cho cán bộ quản lý và tập thể nhân viên trong công ty
Việc cập nhật các kiến thức về quản trị chất lượng sẽ giúp CBCNV trong toàn công ty thấy được tầm quan trọng, lợi ích của việc áp dụng HTQTCL ISO 9001:2000 từ đó họ say mê, tìm hiểu, cải tiến giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
Công ty nên tổ chức các lớp học về ISO nhằm nâng cao trình độ CBCNV một cách thường xuyên, định kỳ. Việc bố trí các lớp đào tạo cần được sắp xếp theo trình độ nghề nghiệp, kỹ năng tay nghề.
• Với đối tượng là công nhân trực tiếp sản xuất thì nội dung đào tạo cần ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu.
• Với đối tượng đào tạo là các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ. các thành viên trong HTQTCL, cán bộ phụ trách các phòng ban, phân xưởng thì nội dung đào tạo sẽ sâu rộng và sâu sắc hơn về hệ thống.
• Công ty nên có kế hoạch đào tạo và lựa chọn của giảng viên nội bộ: Công ty nên tiến hành lựa chọn các cán bộ có năng lực, kinh nghiệm đi đào tạo tại cục tiêu chuẩn và đo lường chất lượng cũng như tham gia các khoá đào tạo do các chuyên gia hàng đầu về quản trị chất lượng trong và ngoài nước giảng dạy.