- Phát triển những mối quan hệ: Muốn vận hành thuận lợi và trôi chảy thì phải xây dựng các mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp cơ bản
3.2.2. Các bước xây dựng kế hoạch, lộ trình chuyển đổi:
Để thực hiện chuyển đổi thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thì trước tiên công ty phải đưa ra một lịch trình và các bước thực hiện cụ thể. Theo em, công ty cần tiến hành được sơ đồ sau:
Bảng 3.2: Các bước tiến hành chuyển đổi HTQLCL của công ty:
Cam kết của lãnh đạo
Tiến hành đào tạo, cập nhật ISO 9001:2008
Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản
Vận hành thử hệ thống văn bản mới
Vận hành HTQLCL mới
Đo lường phân tích và cải tiến
Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2008
Toàn bộ tiến trình chuyển đối bắt đầu từ cam kết của lãnh đạo đến đánh giá cấp chứng chỉ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ được thực hiện trong vòng 4 tháng qua các bước cụ thể sau:
• Cam kết của lãnh đạo:
Có thể nói lãnh đạo trong quản lý chất lượng là một yêu cầu rất quan trọng, yêu cầu thứ 2 trong 5 yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và là bước triển khai đầu tiên. Nếu lãnh đạo công ty không nhận thức đúng đắn về chất lượng thì sẽ đưa ra hướng đi không đúng đắn cho công ty.
Để làm tốt chức năng và thực hiện được vai trò của mình đối với công tác quản lý chất lượng, theo em lãnh đạo của công ty cần phải:
- Cam kết và lôi cuốn mọi người cùng tham gia vào công tác quản lý chất lượng.
- Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban - Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh
- Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ
• Tiến hành đào tạo cập nhật ISO 9001:2008:
Một khi đã có sự cam kết về chính sách cải tiến HTQLCL thì đào tạo huấn luyện là một yếu tố hết sức quan trọng để thực hiện cải tiến hệ thống chất lượng. Chương trình về đào tạo cập nhật sẽ được đề cập cụ thể ở phần 3.2.3.2 sau.
• Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản:
Sau khi tiến hành đào tạo cập nhật những kiến thức về quản lý chất lượng và HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, công ty cần tiến hành sửa đổi hệ thống văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn mới.
Việc thay đổi đầu tiên chính là sổ tay chất lượng bởi vì sổ tay chất lượng bao quát toàn bộ HTQLCL mà công ty xây dựng và áp dụng. Công việc tiếp theo là sửa đổi các quy trình: Công ty có thể rút ra 10 quy trình so với 15 quy trình
hiện nay. Những bảng biểu và hướng dẫn công việc cũng cần phải sửa đổi cho hợp với tiêu chuẩn mới.
Toàn bộ quá trình sửa đổi hệ thống văn bản cần được tiến hành trong vòng 2 - 4 tuần.
• Vận hành thử hệ thống văn bản mới:
Việc sửa đổi hệ thống văn bản phải đi liền với vận hành thử hệ thống văn bản mới này. Mục đích của việc này để tìm ra những điều bất hợp lý khi tiến hành xây dựng, sửa đổi để từ đó điều chỉnh cho phù hợp. Tránh lãnh phí thời gian và nguồn lực không cần thiết.
Hàng tuần công ty cần tổ chức các buổi đánh giá kiểm tra tính thực thi và hiệu lực của văn bản mới, thông qua đó để đánh giá tiến độ thực hiện việc áp dụng những yêu cầu của tiêu chuẩn mới, phát hiện và xử lý kịp thời những điều bất cập.
• Vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Sau khi tiến hành sửa chữa các quy trình, thủ tục theo tiêu chuẩn mới thì cần tiến hành đánh giá toàn bộ HTQLCL mới để xem xét sự thống nhất giữa các quy trình thủ tục. Khi tiến hành công việc này, công ty cần phải tiến hành đánh giá nội bộ công ty.
• Đo lường phân tích và cải tiến:
Đo lường sự thoả mãn của khách hàng. Công ty thực hiện đánh giá nội bộ, theo dõi và đo lường các quá trình, đo lường sản phẩm. Từ đó kiểm soát các sản phẩm không phù hợp. Phân tích các dữ liệu, từ đó có những biện pháp khắc phục, phòng ngừa những điểm không phù hợp.
• Đánh giá cấp chứng chỉ ISO 9001:2008:
Khi công việc tiến hành trôi chảy, HTQLCL mới đã đi vào nề nếp, để tìm ra những điểm không phù hợp công ty có thể nhờ cơ quan tư vấn để tìm ra những
điểm không phù hợp để sửa đổi, khắc phục, sau đó tiến hành đánh giá chính thức để công nhận theo ISO 9001:2008.
Em xin đề xuất bảng kế hoạch thực hiện ứng với thời gian 4 tháng (từ tháng 08/2010 đến tháng 11/2010) của các bước tiến hành chuyển đổi của công ty: Thời gian Nội dung 08/2010 09/2010 10/2010 11/2010 2tđ 2tc 2tđ 2tc 2tđ 2tc 2tđ 2tc Cam kết của lãnh đạo Lãnh đạo công ty Tiến hành đào tạo cập nhật ISO 9001:2008 Tất cả các cán bộ quản lý cấp cao trong công ty Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản Tất cả các phòng ban trong công ty Vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tất cả các phòng ban trong công ty Đo lường, phân tích và cải tiến Tất cả các phòng ban trong công ty Đánh giá cấp chứng chỉ ISO Tổ chức chứng nhận
Trong đó, em xin đề xuất bảng kế hoạch thực hiện ứng với tháng 08/2010 (4 tuần) của bước sửa đổi hệ thống văn bản:
Thời Thời gian
Nội dung
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Quy trình/ Bộ phận liên quan 4.1
4.2 Quy trình kiểm
soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ/Các bộ phận trong công ty, phòng TCHC 6.2.2 Các cán bộ quản lý cấp cao 6.3 Tất cả các phòng ban, NMG 8.2.3 Phòng KD, NMG, phòng TCKT.