3.2. Giải pháp về tổ chức cơ cấu của Ban Quản trị rủi ro dự án Khu đô thị mới Ma
3.2.11. Giải pháp nâng cao quản trị tiến độ của dự án trong giai đoạn thi công
Quản trị nguồn vốn
Nguồn vốn và chi phí thực hiện dự án chịu ảnh hƣởng nhiều từ giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ nhƣ là chất lƣợng của công tác lập dự án,việc khảo sát thiết kế phục vụ dự án có chính xác hay không? Ở giai đoạn thực hiện đầu tƣ thì đặc biệt là phụ thuộc nhiều vào chất lƣợng của hồ sơ TKBVTC và sự biến động chung của giá cả nguyên vật liệu. Tất cả các hoạt động của dự án đều tác động đến chi phí dự án, Để quản trị tốt nội dung này cần đẩy mạnh giải quyết các vấn đề sau:
Nâng cao chất lƣợng của công tác lập dự toán và thẩm định dự toán của BQL. Sự thiếu chính xác của dự toán gây khó khăn lớn cho việc quản trị chi phí khi tiến hành dự án làm phát sinh nhiều chi phí, tăng tổng mức đầu tƣ dự án, khiến Tổng công ty không chuẩn bị kịp nguồn vốn huy động, dẫn đến chậm trễ trong việc thanh quyết toán vốn đầu tƣ cho các khoản chi phí. Chính vì vậy BQL cần đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ quản trị về chuyên môn, đầu tƣ các điều kiện về thông tin, kỹ thuật, cho việc lập và thẩm định dự toán để đảm bảo các dự toán lập ra chính xác đầy đủ và mang tính khả thi cao.
Lƣờng trƣớc đƣợc sự biến động đơn giá thị trƣờng, trƣợt giá, lạm phát để theo dõi những điều chỉnh của tƣ vấn. Bộ phận kế toán phải có những giám sát chặt chẽ, hạn chế sự câu kết giữa tƣ vấn và thi công trong việc làm đội giá nguyên vậtliệu không đúng thực tế. Để tránh rủi ro về các yếu tố chính sách nhà nƣớc, giá cả thị trƣờng tăng nhƣ việc tăng giá nguyên vật liệu máy móc, việc tăng lƣơng cho
nhân công, BQL có thể ký kết các hợp đồng cung cấp dài hạn đƣa ra nguyên tắc về giá đối với bên cung cấp sản phẩm hàng hóa.
Hồ sơ BVHC của nhà thầu lập ngoài xác nhận của TVGS, thì phải đƣợc kiểm tra và xác nhận bởi bên thứ ba là TVTK do TVTK thực hiện GSTG trong suốt quá trình thực hiện.
Dùng các biện pháp đối chiếu so sánh giữa thực tế thi công cùng hồ sơ TKBVTC và hồ sơ BVHC làm cơ sở tính toán khối lƣợng thanh quyết toán theo quy định của nhà nƣớc và quy định của tập đoàn.
Thứ nhất: Rà soát, kiểm tra phân loại để xác định chính xác các khoản nợ trong xây dựng cơ bản đã hoàn thành, trong đó phân tích rõ số liệu làm vƣợt kế hoạch, làm ngoài kế hoạch nhƣng chƣa có nguồn thanh toán. Trên cơ sở đó cần bố trí nguồn để thanh toán dứt điểm đối với các công trình đã hoàn thành đƣa vào sử dụng nhƣng chƣa có nguồn thanh toán.
Thứ hai: Tiến hành rà soát, điều chỉnh kế hoạch đầu tƣ ở các cấp, các ngành và địa phƣơng theo hƣớng đầu tƣ có hiệu quả, tăng năng lực cạnh tranh của nền kinh tế. Rà soát lại mục tiêu và cơ cấu của từng dự án, bảo đảm tính hợp lý và hiệu quả, tránh dàn trải, phân tán vốn. Kiên quyết đình hoãn hoặc dãn tiến độ đối với các công trình có quy mô đầu tƣ lớn, mang lại hiệu quả kinh tế – xã hội thấp. Rà soát, sắp xếp các công trình theo thứ tự ƣu tiên thực hiện. Đến giữa năm, nếu công trình nào không đủ điều kiện khởi công hoặc có khả năng không thực hiện đƣợc khối lƣợng dự kiến kế hoạch thì kiên quyết điều chỉnh vốn cho các công trình khác đang thiếu vốn.
Thứ ba: Cần đƣa ra các biện pháp hữu hiệu khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc phân giao kế hoạch, triển khai thực hiện và nghiệm thu khối lƣợng xây dựng cơ bản hoàn thành, đồng thời cần cải tiến quy trình cấp phát và thanh quyết toán vốn đầu tƣ theo hƣớng đơn giản về thủ tục, đáp ứng tiến độ thi công công trình. Cần chỉ đạo các chủ đầu tƣ tập trung xây dựng các dự án có chất lƣợng, thẩm định kỹ phƣơng án tài chính, phƣơng án trả nợ làm cơ sở quyết định đầu tƣ, khẩn trƣơng ký kết hợp đồng vay vốn với các tổ chức cho vay, chấm dứt tình trạng “vốn chờ dự án” nhƣ các năm trƣớc đây.
Quản trị pháp lý dự án
Tăng cƣờng quản trị hành vi của các đối tác thực hiện dự án
Qua phân tích các nội dung của công tác quản trị dự án ở Chƣơng I, ta thấy ngoài những yếu tố bên trong còn có những yếu tố bên ngoài tác động đến hiệu quả của quá trình quản trị dự án. Trong số đó quan trọng nhất là tác động từ năng lực và thái độ cộng tác của các đối tác trong việc thực hiện dự án.
Để bảo đảm đƣợc đối tác thực hiện dự án có năng lực, có trách nhiệm thực hiện công việc, cần quan tâm đến một số vấn đề nhƣ: đấu thầu, chỉ định thầu, ký kết hợp đồng, giám sát thực hiện hợp đồng.
- Lựa chọn các nhà thầu có năng lực
Kinh nghiệm cho thấy chỉ có bàn tay lành nghề, phƣơng thức quản trị khoa học mới có thể làm ra những sản phẩm tốt. Điều này có thể lý giải tại sao phải tổ chức đấu thầu, làm thủ tục chỉ định thầu để lựa chọn nhà thầu. Vì vậy nếu tổ chức tốt công tác này, đối tác tƣơng lai của các Ban QLDA sẽ có khả năng đáp ứng đƣợc yêu cầu của bên A với kết quả tốt nhất trong thời gian nhanh nhất.
Đối với nhà thầu tƣ vấn, nếu có năng lực tốt thì sản phẩm là những hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công đầy đủ, chính xác, chi tiết và có tính khả thi. Hồ sơ dự toán và tổng dự toán công trình đầy đủ, tính toán và tiên lƣợng đƣợc tất cả các chi phí hợp lý, do vậy quá trình triển khai sau này sẽ hạn chế phát sinh về kinh phí, thời gian thực hiện dự án không bị kéo dài do không phải thực hiện một số thủ tục và chờ đợi phê duyệt bổ sung.
Đối với nhà thầu xây lắp, nếu có năng lực tài chính tốt, có đội ngũ công nhân lành nghề, có thâm niên lâu năm, biết tổ chức bộ máy sản xuất một cách khoa học hợp lý, thì sẽ có khả năng tổ chức công tác thi công đáp ứng yêu cầu tiến độ, chất lƣợng đề ra. Để bảo đảm đƣợc chất lƣợng và tiến độ thi công, công tác tổ chức thi công của nhà thầu đóng vai trò quyết định. Nếu nhà thầu không tự tổ chức thi công khoa học thì cho dù Ban QLDA, tƣ vấn giám sát và các bên có liên quan khác thúc giục bao nhiêu đi chăng nữa cũng không làm cho tiến độ thực hiện dự án đúng nhƣ kế hoạch ban đầu.
Để thực hiện tốt công tác lựa chọn nhà thầu, trong quá trình tổ chức đấu thầu cần tuân thủ chặt chẽ các quy định trong Luật đấu thầu, các Nghị định và Thông tƣ hƣớng dẫn đấu thầu. Ngoài ra cần kết hợp đánh giá chấm điểm năng lực - kinh nghiệm trong hồ sơ dự thầu với kiểm tra thực tế những dự án, công trình mà nhà thầu đã kê khai trong hồ sơ. Từ đó có thêm cơ sở để lựa chọn, ra quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, ký kết hợp đồng.
- Nâng cao chất lƣợng các bản hợp đồng kinh tế
Các điều khoản trong hợp đồng phải đƣợc ràng buộc một cách chặt chẽ, rõ ràng để các nhà thầu không thể thoái thác trách nhiệm về chất lƣợng hay chây ỳ kéo dài thời gian thi công. Cần bổ sung các quy định các hình thức thƣởng, phạt, bồi thƣờng và khắc phục thiệt hại do lỗi gây ra để một mặt khuyến khích nhà thầu hoàn thành đúng chất lƣợng, tiến độ, mặt khác đủ sức răn đe.
Theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc, mức phạt tối đa đối với nhà thầu vì lý do chậm tiến độ là không quá 12% giá trị hợp đồng bị chậm. Cần hiểu các hình thức thƣởng phạt là để khích lệ hoặc răn đe nhà thầu kịp thời, do vậy để có thể phạt nhà thầu do chậm tiến độ cần xác định giá trị hợp đồng bị chậm, muốn xác định giá trị này thì phải chờ đến khi dự án kết thúc, xác định thời gian bị chậm, khối lƣợng bị kéo dài, qua đó mới xác định đƣợc mức phạt. Do đó nên quy định để có thể phạt nhà thầu vi phạm tiến độ ngay khi tiến độ của hạng mục bị chậm trễ, không chờ đến khi cả dự án kết thúc.
Ngoài ra cần tăng cƣờng giám sát việc thực hiện đối với tất cả các công việc, đặc biệt là đối với những công việc liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế thông qua hình thức hợp đồng. Đối với những công việc liên quan đến các đối tác thông qua hợp đồng thì nhờ giám sát tốt mà có thể phát hiện những sự cố, phát sinh gây bất lợi cho dự án.
Công tác quản trị dự án
Xây dựng các quy trình cho quản trị khu đô thị.
Nhằm đƣa công tác QLDA theo hƣớng chuyên nghiệp, hiệu quả đáp ứng yêu cầu công việc trong thời gian tới. Luận văn đề xuất quy trình QLDA để các công việc thực hiện QLDA đƣợc rõ ràng và không bị chồng chéo. Trên sơ đồ thể hiện rõ
việc phân công công việc, nhiệm vụ thực hiện của các bộ phận trên các khâu của QLDA, có thể thấy các quy định rõ ràng và cụ thể về quyền hạn, trách nhiệm của các bên tham gia.
Hoàn thiện quản trị chất lƣợng dự án
Để nâng cao quản trị chất lƣợng dự án thì mấu chốt là hoàn thiện các công tác quản trị chất lƣợng xây dựng, quản trị tiến độ và quản trị chi phí. Ngoài ra phải đảm bảo yếu tố an toàn lao động, vệ sinh môi trƣờng và phòng chống cháy nổ. Quản trị chất lƣợng dự án đòi hỏi phải có sự phối hợp của tập thể, đó là sự phối hợp ăn ý và nhịp nhàng giữa chủ đầu tƣ và các tổ chức tƣ vấn, đơn vị xây lắp, các tổ chức khảo sát thiết kế, các tổ chức sản xuất vật liệu, cấu kiện xây dựng, thiết bị công nghệ… đều có trách nhiệm xây dựng chƣơng trình, tổ chức việc nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật và nhanh chóng đƣa ra các thành tựu khoa học kỹ thuật ứng dụng vào thực tiễn.
Việc quản trị chất lƣợng xây dựng trong thực hiện dự án còn chƣa chặt chẽ, nghiệm thu công việc còn hình thức, việc điều phối hợp lý giữa các bên tham gia còn một số mặt hạn chế nên cần thực hiện một số việc sau:
- Đối với tƣ vấn khảo sát, thiết kế: Gắn trách nhiệm cụ thể vào sản phẩm thiết kế (Phạt do lỗi tính toán thiết kế sai tính bằng giá trị kinh tế phải khắc phục thực tế trên công trƣờng)
Cần ƣu tiên số 1 cho TKBVTC. Chất lƣợng hồ sơ TKBVTC phải thể hiện đƣợc các tiêu chí là rõ ràng đầy đủ theo tiêu chuẩn, biện pháp thi công khả thi, chỉ định đặc tính nguyên vật liệu rõ ràng, phải là cơ sở tốt cho việc xác định toàn bộ các công tác nghiệm thu, quản trị chất lƣợng, chi phí, tiến độ.
Trao quyền và tạo điều kiện cho TVTK thực hiện việc giám sát tác giả theo luật định và theo yêu cầu của tập đoàn
- Đối với nhà thầu xây lắp: Đơn vị thi công đƣợc chọn là đơn vị có trình độ kinh nghiệm đƣợc xác định bằng đội ngũ kỹ thuật, công nhân lành nghề phù hợp với yêu cầu về kỹ thuật của dự án.
Nâng cao trách nhiệm của đơn vị xây lắp nhằm buộc nhà thầu phải thi công theo đúng quy trình thiết kế, tránh dùng sai nguyên vật liệu, bớt xén nguyên vật liệu cũng nhƣ trình tự thi công.
Đơn vị thi công phải xây dựng kế hoạch chất lƣợng và trình bản kế hoạch này cho BQL xem xét đánh giá. Để quản trị chất lƣợng tốt hơn hơn đòi hỏi đơn vị thi công phải đƣa ra các biện pháp phòng tránh mọi rủi ro xảy ra để không mất chi phí đền bù, không gây thiệt hại tính mạng và giữ đƣợc uy tín.
Kiểm tra độ tin cậy của các nhà cung cấp các nguyên vật liệu đầu vào để đảm bảo chất lƣợng tránh các sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện dự án do chất lƣợng vật liệu kém.
Áp dụng hệ thống quản trị chất lƣợng phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế.
Áp dụng công nghệ mới, quy trình và phƣơng pháp thi công tiên tiến trong công tác xây lắp.
Đơn vị trúng thầu ngoài việc thực hiện theo đúng hồ sơ thiết kế kỹ thuật, cần phải tiến hành lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công riêng đƣợc chủ đầu tƣ và TVTK chấp thuận để trong quá trình thi công xây lắp cần có cải tiến, sáng tạo, phát hiện sai sót của thiết kế kỹ thuật đề ra phƣơng hƣớng giải quyết.
- Đối với tƣ vấn giám sát và công tác kiểm tra giám sát của Ban quản trị: TVGS của ta hiện nay còn ăn “lƣơng” hai mang, đó là lƣơng của chủ đầu tƣ thuê TVGS và lƣơng của các nhà thầu hối lộ khi thi công không đúng theo thiết kế và không đúng phẩm cấp, chất lƣợng vật tƣ. Để khắc phục tình trạng này đề nghị bổ sung trong nội dung của quy chế ĐTXD và hợp đồng là: Quy định mức bồi thƣờng vật chất khi các bên tham gia cùng chủ đầu tƣ thanh tra, kiểm toán… phát hiện dự án thi công, hạng mục thi công không đúng thiết kế, không đúng phẩm cấp chất lƣợng vật liệu.
Yêu cầu TVGS phải lập đề cƣơng chi tiết việc quản trị giám sát chất lƣợng thi công tại công trƣờng và chịu trách nhiệm về việc thực hiện dƣới sự giám sát của tập đoàn.
TVGS bắt buộc phải trang bị những công cụ, thiết bị cần thiết tại công trƣờng phục vụ cho việc kiểm tra, nghiệm thu từng công đoạn.
Công tác giám sát đơn vị tƣ vấn phải đƣợc tiến hành theo suốt tiến trình của dự án.
Chi phí của TVGS và hoạt động giám sát cần đƣợc xem xét nâng cao hơn. - Đối với công tác nghiệm thu: Thực hiện giám sát thƣờng xuyên để theo sát, kiểm tra chủng loại, số lƣợng, quy cách, chất lƣợng nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ cũng nhƣ quy trình thi công của nhà thầu nhằm có những thông tin, xử lý kịp thời về cho chủ đầu tƣ.
Việc thực hiện nghiệm thu phải do chủ đầutƣ chủ trì, có sự chứng kiến tham gia của các bên nhƣ đơn vị xây lắp, tổ chức tƣ vấn… Biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình là căn cứ cho phép chủ đầu tƣ đƣa công trình vào sử dụng, thực hiện việc quyết toán và đăng ký sở hữu.
Gắn trách nhiệm GSTG vào giai đoạn nghiệm thu công việc A-B để kiểm tra chất lƣợng của hạng mục thi công với thiết kế…) Xem quy trình nghiệm thu đề xuất tại Phụ lục
Gắn trách nhiệm cụ thể cho cán bộ giám sát của Ban QLDA về chất lƣợng nghiệm thu từng phần, từng hạng mục thi công để tránh việc nghiệm thu hình thức trên biên bản, hồ sơ, phải sâu sát thực tế tại công trƣờng. Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo (Thể hiện rõ tại quy chế của BQL)
Quản trị tiến độ trong thực hiện dự án
Lên chƣơng trình, lập kế hoạch công việc cho từng công việc và cho cả dự án. Nhƣ đã đề cập ở Chƣơng I về nội dung của quản trị tiến độ thực hiện dự án, để quản trị đƣợc tiến độ nhà QLDA cần:
Mô tả dự án và thiết lập mạng lƣới công việc.
Xác định thời gian thực hiện hoàn thành toàn bộ dự án và thời gian thực hiện hoàn thành từng công việc thuộc dự án.
Lập kế hoạch tiến độ và quản trị tiến độ dự án: Xác định mối quan hệ giữa các công việc, thời gian và nguồn lực để thực hiện công việc đó. Liên hệ các công việc đó bằng các công cụ nhƣ sơ đồ GANTT, CPM, PERT thông qua các phần mềm ứng dụng. Tổ chức quản trị thực hiện dự án. Đặc biệt coi trọng công tác kiểm tra,
giám sát tình hình thực tế để từ đó có thể xử lý kịp thời những phát sinh, thay đổi so