Trường Quốc tế Bis
4.3.3.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành công tác xây lắp của Công ty TNHH Xây dưng An Phong bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu chính (xi măng, gạch, sắt, thép,...), chi phí nguyên vật liệu phụ (đinh, que hàn, sơn,...).
Công ty sử dụng TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” để theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Các tài khoản khác có liên quan:
+ TK 152 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, + TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng (phụ lục 01, 03, 05) - Phiếu nhập xuất thẳng (phụ lục 02, 04, 06)
- Sổ chi tiết - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
Tổ chức hạch toán:
Lập bảng kế hoạch mua vật tư: Để đảm bảo sử dụng vật tư sử dụng đúng mức, tiết kiệm, sau khi trúng thầu, phòng kỹ thuật xem xét khối lượng công việc và tính chất công trình, nghiên cứu đề án thiết kế kỹ thuật được duyệt và dự toán chi phí để tiến hành giao vật tư, công việc cho các tổ, đội thi công tiến hành thi công công trình, hạng mục công trình. Trên cơ sở dự toán chi phí đó, các đội lập bảng kế hoạch mua vật tư. Bảng kế hoạch này là cơ sở để đánh giá tình hình sử dụng vật tư thực tế. Cuối tháng, phòng kế hoạch cùng ban lãnh đạo công ty phân tích và đề ra biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư.
Phiếu nhập xuất thẳng và giá thực tế đích danh: Xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh của ngành xây dựng cơ bản (địa điểm phát sinh chi phí ở nhiều nơi khác nhau gắn với nhiều công trình khác nhau), công ty mua nguyên vật liệu về theo tiến độ thi công thực tế và không tổ chức dự trữ nguyên vật liệu. Vật liệu mua về được chuyển thẳng đến công trình và xuất dùng trực tiếp cho công tác thi công nên không lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mà lập phiếu nhập xuất thẳng và sử dụng giá thực tế đích danh để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng. Cơ sở để ghi nhận giá vật liệu xuất dùng là các hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, đây đồng thời cũng là các chứng từ gốc phục vụ cho công tác kế toán tại công ty.
Với các loại vật tư lớn sử dụng trực tiếp cho công trình như: gạch, xi măng... công ty ký hợp đồng trực tiếp với người bán, sau đó vật tư sẽ được giao đến tận công trình theo điều khoản hợp đồng kèm hóa đơn GTGT và công ty thanh toán bằng chuyển khoản. Với các loại vật tư khác (đinh thép, vít,...), khi công trình có nhu cầu sử dụng thì người quản lý trực tiếp tại công trình sẽ lập kế hoạch xin cấp vật tư và trình lên lãnh
31
đạo duyệt, trên cơ sở giấy đề nghị mua vật tư đã được duyệt, kế toán sẽ tạm ứng tiền mặt để thực hiện mua vật tư. Sau khi nhận được tiền tạm ứng, quản lý công trình bố trí nhân viên mua vật tư về nhập kho công trình để phục vụ sản xuất thi công, và lập chứng từ thanh toán tạm ứng. Hoặc người quản lý dưới công trình sẽ đặt mua vật tư và thanh toán bằng tiền mặt, đội trưởng tập hợp các chứng từ gốc có liên quan như hóa đơn, giấy biên nhận...và gửi lên phòng kế toán công ty để được thanh toán.
Ví dụ minh họa nghiệp vụ phát sinh và ghi sổ kế toán:
- Ngày 14/07/2014 mua thép tấm của Công ty TNHH sản xuất thương mại Nguyễn Minh Q7, theo hóa đơn GTGT số 0001751, với tổng giá trị trước thuế 45.727.272 đồng, thuế GTGT 10%.
- Ngày 19/07/2014 mua đinh thép của Công ty TNHH đầu tư thương mại Hoàng Châu, theo hóa đơn GTGT số 0000403, với tổng giá trị 1.560.067 đồng, thuế GTGT 10%. - Ngày 23/07/2014 mua gạch, xi măng của Công ty TNHH Xây dựng TMDV Phạm Tường, theo hóa đơn GTGT số 0001286 với tổng giá trị trước thuế 45.623.031 đồng, thuế GTGT 10%.
Kế toán công ty căn cứ vào chứng từ gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập xuất thẳng) đã kiểm tra, để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình. Để hạch toán chi tiết kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, sổ này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Để hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán lập các chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 621.
Mẫu sổ chi tiết
Công ty TNHH Xây dựng An Phong
SỔ CHI TIẾT
TK-621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công trình: Nâng tầng khối xây thêm Trường Quốc tế BIS. ĐVT: đồng
NTGS Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Số Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ 14/07 1751 PKT Thép tấm 152 45.727.272 19/07 0403 PKT Đinh thép 152 1.560.067 23/07 1286 PKT Gạch, xi măng 152 45.623.031 ... ... 31/07 PKT Kết chuyển sang 154 154 286.215.053 05/08 25848 PKT Gạch ốp lát 152 90.093.208 .... ... 31/08 PKT Kết chuyển sang 154 154 551.617.105 Cộng phát sinh 837.832.158 837.832.158
Số dư cuối kỳ 0
Ngày 31 tháng 08 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
33
Mẫu chứng từ ghi sổ
Công ty TNHH Xây dựng An Phong
CHỨNG TỪ GHI SỔ - TK 621
Ngày 31 tháng 08 năm 2014
Số 09 ĐVT: đồng
STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
1 Xuất vật liệu thi công công trình nâng tầng khối
xây thêm Trường Quốc tế Bis 621 152 837.832.158
2 Xuất vật tư thi công công trình kho quận 9 621 152 94.839.233
... ...
Tổng 2.513.496.474
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Công ty TNHH xây dựng An phong
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 08 năm 2014 ĐVT: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 09 31/08/2014 837.832.158 ... ... Ngày 31tháng 08 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng
Công ty TNHH Xây dựng An phong
SỔ CÁI
Tháng 08 năm 2014
TK 621- Chi phí vật liệu trực tiếp
NTGS
CTGS
DIỄN GIẢI TKĐƯ SỐ TIỀN
SH NT NỢ CÓ
Số dư đầu kỳ
31/08 9 31/08
Xuất NVL thi công công trình nâng tầng khối xây thêm Trường Quốc tế
Bis
152 837.832.158
31/08 26 31/08 Xuất NVL thi công công trình kho
quận 9 152 94.839.233 ... ... 31/08 31/08 Kết chuyển CP NVLTT 154 2.513.496.474 Cộng phát sinh x 2.513.496.474 2.513.496.474 Dư cuối tháng x 0 TPHCM, Ngày 31 tháng 08 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên, đóng dấu)
4.2.3.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Công ty sử dụng TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” để phản ánh chi phí lao động trực tiếp tham gia vào hoạt động xây lắp. Các tài khoản khác có liên quan:
+ TK 334 - Phải trả người lao động
35
Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp ở công ty chỉ bao gồm: tiền lương, phụ cấp phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp thuộc công ty hoặc thuê ngoài, không bao gồm các khoản trích theo lương. Cụ thể gồm:
- Tiền lương chính của công nhân chính (công nhân mộc, nề, uốn sắt, trộn bê tông,...), và công nhân phụ (công nhân khuân vác máy móc thi công, tháo dỡ ván khuôn dàn giáo, lau chùi thiết bị trước khi lắp đặt, cạo rỉ sắt thép, nhúng gạch…) trực tiếp thi công xây lắp.
- Các khoản phụ cấp theo lương như: phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, phụ cấp công trường, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại…
- Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp thi công xây lắp.
- Đối với lực lượng lao động trực tiếp : do đặc điểm chung của ngành xây lắp là công trình thi công thường ở xa , nên lực lượng công nhân trực tiếp tham gia quá trình xây dựng thường chủ yếu được công ty thuê ngoài trực tiếp tại địa phương nơi thi công công trình thông qua các hợp đồng thuê ngắn hạn . Số công nhân th uê ngoài trực tiếp tùy thuộc vào quy mô công trình và tính chất phức tạp của công việc , họ phải đảm nhiệm công việc theo đúng như hợp đồng và được tính lương theo ngày .Tại công trường số công sẽ được t ổ trưởng chấm công và chuyển về văn phòng . Khi có nhu cầu thuê công nhân đội trưởng sẽ ký hợp đồng lao động trên cơ sở có thỏa thuận về đơn giá và khối lượng công việc thực hiện.
Công ty áp dụng trả lương theo số công mà công nhân làm trong tháng. Hàng ngày tổ trưởng có nhiệm vụ chấm công cho từng công nhân, cuối tháng tổ trưởng gửi bảng chấm công lên phòng kế toán, kế toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công lập bảng thanh toán lương và thanh toán lương cho công nhân. Căn cứ vào bảng thanh toán lương của từng công trình, kế toán tiền lương sẽ chi lương cho từng công trình theo tháng.
Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng: - Bảng chấm công (phụ lục 08)
- Bảng thanh toán tiền lương công nhân sản xuất (phụ lục 09) - Sổ chi tiết - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái Nghiệp vụ phát sinh:
Căn cứ vào bảng thanh toán lương, kế toán tính ra số tiền lương lương công nhân sản xuất trực tiếp của công trình nâng tầng khối xây thêm Trường Quốc tế Bis là: 624.527.500 đồng.
Kế toán công ty căn cứ vào chứng từ (bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương) để thực hiện hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, để hạch toán chi tiết kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi, sổ này được mở chi tiết cho từng công trình, từng đội thi công. Để hạch toán tổng hợp kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, và sổ cái tài khoản 622.
Do công nhân sản xuất của công ty phần lớn là lao động thuê ngoài, thời gian làm việc của họ ngắn (dưới 3 tháng) nên công ty không thực hiện các khoản trích BHYT, BHTN, BHXH cho lao động thuê ngoài, còn đối với công nhân trong danh sách công ty tiến hành trích BHYT, BHXH, BHTN (theo chế độ quy định của Nhà nước) và được hạch toán vào TK 627 “Chi phí sản xuất chung”, vì vậy trên sổ chi tiết tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” chỉ thể hiện tiền lương của công nhân sản xuất.
37
Công ty TNHH Xây dựng An Phong
SỔ CHI TIẾT
TK 622- Chi phí Nhân Công Trực tiếp
Công trình: Cải tạo nâng tầng khối xây thêm Trường Quốc Tế BIS (BIS 2) NTGS Khách hàng Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ 31/07 PKT Tiền lương phải trả cho công
nhân trực tiếp SX tháng 7 334 520.257.500
31/07 PKT Kết chuyển sang 154 154 520.257.500
31/08 PKT Tiền lương phải trả cho công
nhân trực tiếp SX tháng 8 334 104.270.000
31/08 PKT Kết chuyển sang 154 154 104.270.000
Cộng phát sinh 624.527.500 624.527.500
Số dư cuối kỳ 0
Ngày 31 tháng 08 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Công ty TNHH Xây dựng An Phong
CHỨNG TỪ GHI SỔ - TK 622 Số 10
Ngày 31 tháng 08 năm 2014
ĐVT: đồng
STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
NỢ CÓ
1
Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp SX công trình nâng tầng khối xây thêm Trường Quốc tế Bis
622 334 624.527.500
2 Tiền lương phải trả cho công nhân
trực tiếp SX công trình kho quận 9 622 334 114.840.000
... ...
Tổng 1.873.582.500
Ngày 31 tháng 08 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng
Công ty TNHH Xây dựng An Phong
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 08 năm 2014 ĐVT: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 10 31/08/2014 624.527.500 ... ... Ngày 31tháng 08 năm 2014
39
Công ty TNHH Xây dựng An phong
SỔ CÁI
Tháng 08 năm 2014
TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
NTGS
CTGS
DIỄN GIẢI TKĐƯ SỐ TIỀN
SH NT NỢ CÓ
Số dư đầu kỳ xxxx xxxx
31/08 10 31/08
Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp SX công trình nâng tầng khối xây thêm
Trường Quốc tế BIS 334 624.527.500
31/08 26 31/08 Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp
SX công trình kho quận 9 334 114.840.000 .. ... ... ... 31/08 31/08 Kết chuyển CP NCTT 154 1.873.582.500 Cộng phát sinh x 1.873.582.500 1.873.582.500 Dư cuối tháng x TPHCM, Ngày 31 tháng 08 năm 2014
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
4.2.3.3 Kế toán chi phí sản xuất chung
Để tiến hành hoạt động sản xuất một cách thuận lợi và đạt hiệu quả, ngoài các yếu tố cơ bản về nguyên vật liệu, lao động trực tiếp sản xuất còn cần tiêu hao một số chi phí khác xuất phát từ thực tế sản xuất như: Chi phí mua đồ bảo hộ lao động, chi phí kiểm nghiệm, điện, nước...những khoản chi phí này tuy không trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp nhưng lại có vai trò rất quan trọng để giúp cho hoạt động sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đó là chi phí sản xuất chung.
Tại Công ty TNHH Xây dựng An Phong kế toán sử dụng tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” để phản ánh chi phí sản xuất của đội, công trình xây dựng, công ty mở 5 tài khoản cấp hai và chi tiết theo từng công trình, gồm có:
- TK 6271 - Chi phí nhân viên quản lý công trình - TK 6272 - Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ - TK 6274 - Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6277 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6278 - Chi phí bằng tiền khác
Chi phí nhân viên quản lý công trình: Chi phí này bao gồm lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý đội như: đội trưởng, đội phó, nhân viên kỹ thuật,...việc thanh toán lương chính, các khoản phụ cấp do phòng kế toán công ty thực hiện. Bộ phận quản lý công trình thường là nhân viên chính thức của công ty nên khi nhận bảng chấm công cho bộ phận quản lý, công nhân trực tiếp sản xuất dưới công trình gửi lên, kế toán căn cứ vào chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước về tiền lương, tiến hành tính lương và lập bảng phân bổ các khoản trích theo lương.
Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ: khoản này áp dụng cho các công cụ dụng cụ có giá trị lớn chưa đủ để ghi vào TSCĐ như dàn giáo, cốp pha,... và việc hạch toán được tiến hành tương tự như khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí phát sinh trực tiếp cho đội nào, công trình nào được hạch toán riêng cho đội, công trình đó.
Chi phí dịch vụ mua ngoài như: chi phí vận chuyển thiết bị, đất đá, điện, nước, điện thoại,...phục vụ cho thi công và cho công tác quản lý đội. Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh ở công trình nào thì tập hợp cho công trình đó, đội trưởng tập hợp các chứng từ gốc có liên quan như hóa đơn, giấy biên nhận...rồi gửi lên phòng kế toán công ty.
Chi phí khấu hao TSCĐ, cuối mỗi quý kế toán tiến hành lập bảng khấu hao TSCĐ rồi phân bổ cho đối tượng sử dụng, công ty áp dụng trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên nguyên giá TSCĐ và tỷ lệ trích khấu hao. Từ bảng khấu hao TSCĐ kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 627, rồi vào sổ cái TK 627.
41
Chi phí bằng tiền khác như phi mua áo bảo hộ lao động, chi phí xăng xe, chi phí thuê nhà, phí vận chuyển, chi phí thuê xe cẩu, máy trộn bê tông, phí thuê vận thăng, phí bảo hiểm công trình....đội trưởng cũng tập hợp các chứng gốc có liên quan như hóa đơn,