5. Kết cấu đề tài
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Được thành lập và hoạt động từ khá lâu, bộ máy tổ chức của Việt Thương qua nhiều lần được cơ cấu, tái thiết lập cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Hiện nay, cơ cấu của của công ty khá chặt chẽ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cổ Phần Thương mại- Dịch vụ- Sản xuất Việt Thương được thể hiện chi tiết tại phụ lục A.
Bảng 2.1: Danh sách cổ đông sáng lập
Stt Tên cổ đông Loại cổ phần Số cổ
phần
Tổng giá trị cổ phần (1000 vnd)
Tỷ lệ góp vốn
1 Nguyễn Thái CP phổ thông 900 000 9 000 000 25.71%
2 Phạm Văn Kim CP phổ thông 100 000 1 000 000 2.86%
3 Vũ Đức Thịnh CP phổ thông 60 000 600 000 1.71%
4 Phan Hùng CP phổ thông 40 000 400 000 1.14%
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Lực lượng lao động: hiện nay công ty có 98 nhân viên làm việc tại trụ sở chính, showroom, trung tâm mua sắm, đội ngũ những người lãnh đạo có trình độ, có hoài bão, có tầm nhìn xa và đội ngũ các nhân viên quản lý có kinh nghiệm.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Tổng giám đốc:
Là người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày, phải thực hiện quyền hạn nhiệm vụ của mình phù hợp với điều lệ công ty, cụ thể: Xây dựng chiến lược kinh doanh, chính sách và các mục tiêu chiến lược cho công ty, quyết định phương án tổ chức bố trí nhân sự, qui chế quản lý nội bộ công ty, quản lý công tác nhân lực, điều hành các cuộc họp, xem xét, đánh giá hiệu quả, phân công trách nhiệm, theo dõi, bổ sung tổ chức nhân sự, quyết định khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị thành viên và cán bộ công nhân viên, trực tiếp phê duyệt, thực hiện hoặc ủy quyền ký các hợp đồng thương mại…
Phó Tổng Giám Đốc:
Các phó tổng giám đốc được tổng giám đốc phân công mảng để phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của công ty, họ có quyền hạn và trách nhiệm chung như sau: quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân công của Tổng Giám Đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về kết quả hoạt động và nhiệm vụ được giao. Tham gia, thảo luận và biểu quyết trước các vấn đề tại các phiên họp của Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị, kí kết các loại hợp đồng, theo thẩm quyền như được quy định cụ thể tại các quy định riêng biệt đối với từng Phó Tổng Giám đốc…
Giám đốc các nhóm phòng ban:
Là các nhóm nội chính, nhóm tiếp thị, nhóm thương mại, nhóm hậu cần.Chịu trách nhiệm trước ban Tổng Giám đốc về kết quả kinh doanh của các nhân viên cấp dưới thuộc mình quản lý. Giúp lãnh đạo đưa ra quyết định tình huống đúng đắn, cũng như góp ý kiến để lãnh đạo đề ra kế hoạch và những giải pháp thực hiện tốt
các kế hoạch đề ra. Hỗ trợ cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách đào tạo chuyên sâu cho các nhân viên cấp dưới.
Trưởng phòng của các phòng ban:
Có nhiệm vụ tham mưu cho các cấp lãnh đạo về các nhiệm vụ chuyên môn nhằm giúp cho lãnh đạo vạch ra những quyết định, đường lối kinh doanh của công ty. Giúp lãnh đạo quản lý nhân viên cấp dưới của mình trong kênh của công ty. Các trưởng phòng ban chịu trách nhiệm trước cấp lãnh đạo về các hoạt động của từng phòng ban.
Phòng Hành chính- Nhân sự:
Tổ chức tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho công ty. Tiếp nhận và xử lý các văn bản và tài liệu gửi đến công ty và gửi đi từ công ty. Quản lý hồ sơ hành chính, con dấu và mạng nội bộ. Lập thang, bảng lương, thực hiện các chính sách chế độ về lương, thưởng, phạt hàng tháng, các chế độ đãi ngộ. Quản lý các thủ tục hành chính và trợ giúp các đơn vị nhân viên công ty trong việc đi công tác xa như đặt vé máy bay, làm thủ tục xin cấp hộ chiếu, visa,… Thiết lập, tổ chức thực hiện, kiểm tra, báo cáo việc thực hiện các chính sách, chế độ lao động (bảo hiểm y tế, trợ cấp, phụ cấp… ) theo quy định của pháp luật và điều lệ của công ty.
Phòng Kế toán – Tài chính:
Thực hiện các chức năng tham mưu và tác nghiệp đối với công tác quản lý tài chính:
Quản lý lưu trữ tiền và dự toán ngân sách mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm, tham mưu cho ban lãnh đạo về tài chính. Quản lý quỹ tiền mặt, tài chính, kế toán thuế, kế toán quản trị. Tổ chức và thực hiện kế toán thuế vừa đúng quy định pháp luật vừa tiết kiệm được thuế phải nộp cho nhà nước một các hợp pháp. Thực hiện các báo cáo về thuế thu nhập doanh nghiệp dự tính trong tháng và thuế thu nhập cá nhân không thường xuyên phải nộp, phân tích nguyên nhân phát sinh thuế doanh nghiệp do thực lãi hoặc do chi phí không hợp lệ, để đề xuất phương thức khắc phục. Được quyền yêu cầu các đơn vị khác điều chỉnh kịp thời những sai lệch, sai trái liên quan đến những chuẩn mực kế toán của công ty.
Phòng Kinh Doanh:
Tiếp nhận các thông tin và văn bản liên quan đến việc đặt hàng, mua hàng. Lập kế hoạch thực hiện và kiểm soát về gia tăng số lần liên lạc và số lượng của khách hàng. Xác định chỉ tiêu về số lượng và doanh số năm, nửa năm, mỗi quý, mỗi tháng thực hiện và kiểm soát. Được quyền đề xuất các giải pháp, ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh của công ty. Được quyền sử dụng 1% doanh số cho công tác tiếp thị trực tiếp, nhưng phải lập kế hoạch sử dụng khoản chi này.
Phòng Kế hoạch và Tiếp thị:
Quản lý việc thiếp lập kế hoạch kinh doanh, tiếp thị sản phầm của các nhãn hiệu công ty đang phân phối. Theo dõi diễn tiến kinh doanh chặt chẽ để điều chỉnh kế
hoạch kịp thời đáp ứng nhu cầu thị trường, nghiên cứu thị trường để tạo lập những giải pháp đáp ứng. Được quyền đề xuất những dự án tiếp thị mới nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng:
Quản lý các dịch vụ kỹ thuật và thiết bị phát triển thị trường.
Quản lý tài sản, dụng cụ và thiết bị được công ty giao. Quản lý việc lắp ráp các dự án, hệ thống, các sản phẩm…Quản lý việc liên lạc kỹ thuật với bộ phận kỹ thuật của các nhà cung cấp.Quản lý việc giải đáp thắc mắc kỹ thuật, sửa chữa các sản phẩm hư, hỗ trợ khách hàng qua các dịch vụ hỗ trợ MI, ATAS và AV. Quản lý chăm sóc khách hàng trước (điều tiết ngân sách quảng cáo, PR, event…) và sau bán hàng. Được quyền từ chối phối hợp kỹ thuật nếu một dự án không đảm bảo tính kỹ thuật, nhưng phải trả lời bằng văn bản cho cá nhân, đơn vị đề xuất.
Phòng cung ứng hàng hóa:
Quản lý việc nhập khẩu hàng hóa và mua hàng hóa tại thị trường trong nước đáp ứng cho việc kinh doanh của công ty. Tổ chức và thực hiện các thông tin về hàng đang có trong kho đến các đơn vị, bộ phận có liên quan. Dự báo và lập kế hoạch nhập khẩu những mặt hàng bán chạy. Quản lý về chất lượng hàng tồn kho (không quản lý về chất lượng của nhà sản xuất hoặc thiên tai, biến đổi chất lượng khách quan theo thời gian).