3. Đề tài đạt chất lượng theo yêu cầ u:
2.1.4 Cơ cấu tổ chức kế tốn tại cơng ty
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức
Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán. Theo hình thức này, phịng kế tốn của Cơng ty gồm:
- 01 kế tốn trưởng - 01 kế tốn dịch vụ - 01 thủ quỹ - 02 kế tốn cơng nợ - 01 kế tốn tổng hợp
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty 2.1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của nhân viên kế tốn
- Kế tốn trƣởng: Giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác tài
chính của Cơng ty. Phối hợp với các Phĩ Giám đốc để xây dựng và hồn thiện các định mức kinh tế và cải tiến phương pháp quản lý Cơng ty. Ký, duyệt các kế hoạch, quyết tốn hàng tháng, hàng quý, hàng năm và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Cơng ty về số liệu cĩ liên quan. Thường xuyên kiểm tra, đơn đốc và giám sát các nhân viên kế tốn khác.
- Kế tốn tổng hợp: Theo dõi số liệu tồn Cơng ty, tham gia quyết tốn và lập báo
cáo quyết tốn tồn Cơng ty. Cĩ trách nhiệm theo dõi quản lý việc hạch tốn chi phí, kế hoạch tài chính của Cơng ty, nếu cĩ gì bất hợp lý thì báo cáo cho kế tốn trưởng và Giám đốc giải quyết.
Kế tốn trƣởng Thủ quỹ Kế tốn tổng hợp Kế tốn cơng nợ 1 Kế tốn cơng nợ 2 Bộ máy kế tốn Kế tốn dịch vụ Kế tốn nội bộ Kế tốn dịch vụ
- Kế tốn cơng nợ: Theo dõi cơng nợ người mua, người bán, theo dõi thời hạn thanh tốn theo hợp đồng, tập hợp số liệu báo cáo cho kế tốn trưởng, cho lãnh đạo. Đơn đốc khách hàng trả nợ trong trường hợp nợ quá hạn hay khĩ địi.Bên cạnh đĩ hồn thành các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhà cung ứng và khách hàng của Cơng ty, đối chiếu cơng nợ, tính tốn các khoản chiết khấu cho khách hàng một cách chính xác.
- Thủ quỹ: Cĩ nhiệm vụ chi tiền mặt khi cĩ quyết định của lãnh đạo và thu tiền vốn vay của các đơn vị, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình tăng giả và số tiền cịn tồn tại quỹ. Cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác cho kế tốn trưởng để làm cơ sở cho việc kiểm sốt, điều chỉnh vốn bằng tiền, từ đĩ đưa ra những quyết định thích hợp cho hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính của Cơng ty.
- Kế tốn dịch vụ: Lập các báo cáo thuế gửi cho cơ quan thuế hàng tháng theo quy
định.Lập các báo cáo kế tốn: Cân đối kế tốn, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ. Lập báo cáo tài chính cuối năm. Lập báo cáo quyết tốn thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm. Khi Cơng ty cĩ quyết tốn thuế với cơ quan thuế, kế tốn dịch vụ sẽ đứng ra đại diện cho Cơng ty giải trình trước cơ quan thuế về các nghiệp vụ phát sinh trong năm cũng như giải đáp các thắc mắc của cơ quan thuế về hệ thống sổ sách của Cơng ty.
2.1.5 Tình hình Cơng ty những năm gần đây
Bảng 2.1 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ các năm 2012, 2013 và 2014
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014
- Doanh thu năm 2013 tăng cực kì mạnh 7.158.787.423 đồng so với doanh thu năm 2012 ( khoảng 90,8%). Điều này cho thấy tình hình kinh doanh của Cơng ty năm 2013 cực kì phát triển. Cĩ được sự tăng trưởng này nhờ vào các hợp đồng vận chuyển được kí kết với các doanh nghiệp. Cơng ty bắt đầu tìm kiếm các hợp đồng với các ngân hàng để phát thư từ, giấy mời, tri ân khách hàng, thơng tin thẻ... Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch 2013/2012 Chênh lệch 2014/2013
Mức % Mức %
- Doanh thu năm 2014 tuy cĩ tăng 2.964.812.021 đồng ( khoảng 19,7%), nhưng so với sự tăng doanh thu năm 2013 và 2012 thì doanh thu năm 2014 tăng chậm hơn vì năm 2014 kí kết chỉ một vài hợp đồng và giá nhiên liệu tăng mạnh.
- Nhìn chung doanh thu của Cơng ty qua các năm 2012, 2013 và 2014 đều tăng tuy cĩ sự chênh lệch nhưng cho thấy Cơng ty được điều hành tốt, tăng trưởng đều.
2.1.6 Thuận lợi, khĩ khăn, phƣơng hƣớng phát triển
Ưu điểm: Bộ máy nhân sự của cơng ty phối hợp nhịp nhàng từ khâu tiếp nhận cho đến khâu vận chuyển. Tiếp nhận khiếu nại và chăm sĩc khách hàng phối hợp nhịp nhàng cùng bộ phận giao hàng.
Nhược điểm: Chỉ mỗi Giám đốc kinh doanh tại kho khơng thể kham nổi hết cơng việc và nhân sự.
2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn xác định kết quả kinh doanh tại Cơng ty 2.2.1 Đặc điểm kinh doanh và một vài vấn đề liên quan đến kế tốn doanh thu, chi 2.2.1 Đặc điểm kinh doanh và một vài vấn đề liên quan đến kế tốn doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
Doanh nghiệp kinh doanh
Doanh nghiệp hạch tốn khơng cĩ thu nhập khác, chi phí bán hàng, các khoản làm giảm doanh thu.
Giá vốn doanh nghiệp là cước phí vận chuyển khi gửi hàng nhờ vận chuyển tại doanh nghiệp khác.
2.2.2 Sơ lƣợc về chính sách và chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty 2.2.2.1 Chế độ kế tốn 2.2.2.1 Chế độ kế tốn
Cơng ty áp dụng theo chế độ kế tốn do Nhà nước ban hành theo quyết định QĐ15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính Việt Năm và báo cáo tài chính đã được điều chỉnh theo thơng tư 244/2009.
2.2.2.2 Hình thức kế tốn
Hình thức kế tốn được sử dụng: Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế tốn NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế tốn chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy tính sử dùng phần mềm tin học
Ghi chú : Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
(1) Hàng ngày, kế tốn cơng nợ căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn tổng hợp thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.
2.2.2.3 Chính sách kế tốn
Niên độ kế tốn bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 cùng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: “Việt Nam đồng”.
Phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng. PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TỐN - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế tốn quản trị
2.2.3 Kế tốn doanh thu
2.2.3.1 Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.3.1.1 Chứng từ sử dụng 2.2.3.1.1 Chứng từ sử dụng
- Hĩa đơn thuế GTGT
- Phiếu thu, giấy báo cĩ
- Bảng kê bán ra
- Phiếu gửi
- Hợp đồng thương mại
2.2.3.1.2 Tài khoản sử dụng
Kế tốn sử dụng TK.511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” và mở chi tiết TK.5111 “ Doanh thu bán hàng hĩa”.
2.2.3.1.3 Sổ sách kế tốn sử dụng
Sổ cái Sổ chi tiết
2.2.3.1.4 Ví dụ minh họa
Sơ đồ 2.5 Trình tự hạch tốn TK.511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Ký hợp đồng chuyển phát Nhận hàng và viết phiêu gửi Nhập liệu vào
phần mềm Xuất chừng từ Ghi sổ chi tiết Ghi sổ nhật ký chung Ghi sổ cái TK.511 Lập bảng cân đối số phát sinh Lập báo
cáo tài chính
Tháng 3/2014, Cơng ty ký hợp đồng chuyển phát nhanh với Cơng ty TNHH Thương mại Hồn Phúc MST 0302241467, địa chỉ 14 Vũ Tùng, phường 2, quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh trị giá 5.062.345 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%). Cơng ty tiến hành nhận hàng, viết phiếu gửi, nhập dữ liệu vào phần mềm đồng thời chuyển phát hàng. Ngày
07/04/2014 Cơng ty Hồn Phúc tiến hành thanh tốn bằng chuyển khoản theo hợp đồng. Cơng ty xuất hĩa đơn GTGT số 0009509 (phụ lục 1). Kế tốn tiến hành ghi sổ chi tiết TK.511 và ghi sổ nhật ký chung. Sau đĩ tiến hành ghi sổ cái TK.511.
Tháng 3/2014, Cơng ty ký hợp đồng chuyển phát nhanh với Cơng ty TNHH Vận tải TMDV Nam Trung Bắc MST 0301717753, địa chỉ 437 Lạc Long Quân, phường 5, quận 11 trị giá 1.381.006 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%). Cơng ty tiến hành nhận hàng, viết phiếu gửi, nhập dữ liệu vào phần mềm đồng thời chuyển phát hàng. Ngày 07/04/2014 Cơng ty Nam Trung Bắc tiến hành thanh tốn theo hợp đồng. Cơng ty xuất hĩa đơn GTGT số 0009511 (phụ lục 2).
Tháng 11/2014, Cơng ty ký hợp đồng chuyển phát nhanh với Cơng ty TNHH Kinh doanh ơ tơ Nisu MST 0100775219, địa chỉ 449, Nguyễn Văn Linh, phường Phúc Đồng, quận Long Biên, Hà Nội trị giá 2.796.900 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%). Cơng ty tiến hành nhận hàng, viết phiếu gửi, nhập dữ liệu vào phần mềm đồng thời chuyển phát hàng. Ngày 09/12/2014 Cơng ty Nisu tiến hành thanh tốn theo hợp đồng. Cơng ty xuất hĩa đơn GTGT số 0004264 (phụ lục số 3).
Cuối kỳ, dựa vào sổ cái TK.511 (phụ lục 4), kế tốn ghi nhận tổng doanh thu hàng hịa và cung cấp dịch vụ vào bảng cân đối số phát sinh(phụ lục 20). Sau đĩ, dựa vào bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo kết quả kinh doanh.
2.2.3.2 Kế tốn doanh thu hoạt động tài chính 2.2.3.2.1 Chứng từ sử dụng 2.2.3.2.1 Chứng từ sử dụng
Báo cĩ ngân hàng, phiếu thu.
2.2.3.2.2 Tài khoản sử dụng
Kế tốn sử dụng TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” và mở chi tiết TK 5151 “ Doanh thu HĐTC – lãi tiền gửi, cho vay”.
2.2.3.2.3 Sổ sách kế tốn sử dụng
Sổ cái, sổ chi tiết
2.2.3.2.4 Ví dụ minh họa
Sơ đồ 2.6 Trình tự hach tốn TK.515 “Doanh thu hoạt động tài chính”
Nhận giấy báo cĩ ngân hàng, phiếu thu lãi Sổ chi tiết Sổ nhật ký chung Ghi sổ cái TK.515 Lập bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kết quả kinh doanh
Ngày 25/12/2015, Cơng ty nhận giấy báo cĩ của Ngân hàng Đơng Á – chi nhánh Đinh Tiên Hồng về khoản lãi tiền gửi là 2.303.500 đồng. Kế tốn ghi sổ chi tiết, sổ nhật ký chung. Sau đĩ kế tốn ghi sổ cái TK.515.
Ngày 28/12/2015, Cơng ty nhận giấy báo cĩ của Ngân hàng Á Châu – chi nhánh Hội sở về khoản lãi tiền gửi là 3.201.500đồng.
Cuối kỳ, dựa vào sổ cái TK.515, kế tốn ghi nhận tổng doanh thu hoạt động tài chính vào bảng cân đối số phát sinh (phụ lục 20 ). Sau đĩ, dựa vào bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo kết quả kinh doanh.
2.2.4 Kế tốn chi phí
2.2.4.1 Kế tốn giá vốn hàng bán 2.2.4.1.1 Chứng từ sử dụng
Hĩa đơn GTGT, phiếu gửi (liên 2)
2.2.4.1.2 Tài khoản sử dụng Kế tốn sử dụng TK 632 “ Giá vốn hàng bán” 2.2.4.1.3 Sổ sách kế tốn sử dụng Sổ cái Sổ chi tiết 2.2.4.1.4 Ví dụ minh họa Sơ đồ 2.7 Trình tự hạch tốn TK.632 “Giá vốn hàng bán”
Ký hợp đồng nhờ chuyển phát Nhận phiếu gửi Thanh tốn và nhận hĩa đơn Ghi sổ chi tiết Ghi sổ nhật ký chung Ghi sổ cái TK.632 Lập bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kết quả kinh doanh
Tháng 3/2014, Cơng ty ký hợp đồng nhờ chuyển phát với Cơng ty TNHH Chuyển phát Thời Gian Vàng, MST 0310103005, địa chỉ 29/72 Đồn Thị Điểm, phường 1, quận Phú Nhuận trị giá 25.442.291 (bao gồm thuế GTGT 10%). Ngày 17/06/2014 Cơng ty nhận được phiếu gửi (liên 2) và thanh tốn hợp đồng bằng tiền mặt và nhận hĩa đơn GTGT số
0000886 (phụ lục 6). Kế tốn tiến hành ghi sổ chi tiết TK.632 và sổ nhật ký chung. Sau đĩ kế tốn tiến hành ghi sổ cái TK.632.
Tháng 6/2014, Cơng ty nhờ Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh , MST 0305402257 chuyển phát trị giá 227.213 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%). Ngày 23/05/2014 Cơng ty nhận được phiếu gửi (liên 2) và thanh tốn hợp đồng bằng tiền mặt và nhận hĩa đơn GTGT số 0158561 (phụ lục 7).
Tháng 9/2014, Cơng ty nhờ Viet Nam Post, MST 3600961667 chuyển phát trị giá 2.264.264 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%). Ngày 30/09/2014 Cơng ty nhận được phiếu gửi (liên 2) và thanh tốn hợp đồng bằng tiền mặt và nhận hĩa đơn GTGT số 0054939 (phụ lục 8).
Cuối kỳ, dựa vào sổ cái TK.632 (phụ lục 9), kế tốn ghi nhận tổng giá vốn hàng bán vào bảng cân đối số phát sinh. Sau đĩ, dựa vào bảng cân đối số phát sinh (phụ lục 20 ) để lập báo cáo kết quả kinh doanh.
2.2.4.2 Kế tốn chi phí tài chính 2.2.4.2.1 Chứng từ sử dụng
Hợp đồng vay, khế ước vay, giấy nhận nợ … Giấy báo nợ của ngân hàng
2.2.4.2.2 Tài khoản sử dụng
Kế tốn sử dụng TK 635 “ Chi phí tài chính” và mở chi tiết TK 6351 “ Chi phí lãi vay ”.
2.2.4.2.3 Sổ sách kế tốn sử dụng
Sổ cái
Sổ chi tiết, sổ tổng hợp
2.2.4.2.4 Ví dụ minh họa
Sơ đồ 2.8 Trình tự hạch tốn TK.635 “Chi phí tài chính”
Nhận giấy vào nợ của ngân hàng, thơng báo đến hạn thanh tốn lãi vay Trả tiền lãi Ghi sổ chi tiết Ghi sổ nhật ký chung Ghi sổ cái TK.635
Ngày 01/12/2014 Ngân hàng Đơng Á thu lãi vay số H5980/1 ngày 27/11/2014 số tiền 13.873.350 đồng. Kế tốn ghi sổ chi tiết, sổ nhật ký chung. Sau đĩ, kế tốn tiến hành ghi sổ cái TK.
Ngày 14/12/2014 Ngân hàng Đơng Á thu lãi vay quá hẹn khế ước vay số H6233/3 ngày 10/06/2014 số tiền 14.324.000 đồng.
Cuối kỳ, dựa vào sổ cái TK.635(phụ lục 10), kế tốn ghi nhận tổng chi phí tài chính vào bảng cân đối số phát sinh. Sau đĩ, dựa vào bảng cân đối số phát sinh (phụ lục 20 ) để lập báo cáo kết quả kinh doanh.
2.2.4.3 Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.4.3.1 Chứng từ sử dụng 2.2.4.3.1 Chứng từ sử dụng
Hĩa đơn GTGT, phiếu chi, bảng kê mua văn phịng phẩm, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng lương . . .
2.2.4.3.2 Tài khoản sử dụng
Kế tốn sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” và mở chi tiết: TK 6421 “ Chi phí nhân viên quản lý”
TK 6423 “ Chi phí đồ dùng văn phịng” TK 6424 “ Chi phí khấu hao TSCĐ” TK 6425 “ Thuế, phí và lệ phí”
TK 6427 “ Chi phí dịch vụ mua ngồi” TK 6428 “ Chi phí bằng tiền khác” 2.2.4.3.3 Sổ sách kế tốn sử dụng Sổ cái Sổ chi tiết 2.2.4.3.4 Ví dụ minh họa
Sơ đồ 2.9 Trình tự hạch tốn TK.642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”
TK.642 Lập bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kết quả kinh doanh
Ngày 23/07/2014, Cơng ty mua hàng tại Cơng ty Cổ phần máy tính Hà Nội, MST 0101161194 gồm : máy tình HNCB007: H61/G2030/DDRIII 2GB/250GR/Case/500W 2 bộ đơn giá 3.772.727,37 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), bàn phím vi tính Fuhlen L411 2 chiếc đơn giá 162.727,27 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), máy in Laser đen trắng Ricoh SP200 1 chiếc đơn giá 2.109.090,91 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), Mouse Optical 100/120 Genius 2 cái đơn giá 68.181,82 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Cơng ty thanh tốn bằng tiền mặt và được giao hĩa đơn GTGT số 0006235 (phụ lục 11). Kế tốn ghi sổ chi tiết TK.642 và sổ nhật ký chung.
Ngày 30/06/2014 căn cứ vào bảng khấu hao tài sản cố định (phụ lục 12) kế tốn khấu hao máy tính xách tay Acer Đà Lạt, giá trị khấu hao kỳ nay 420.930 đồng.
Ngày 16/08 Cơng ty chi tiếp khách 5.135.000 đồng và đã chi trả bằng tiền mặt cho Cơng