Định dạng mặc định cho tất cả các ô trong Excel là General. Nếu bạn gõ một con số vào một ô, Excel thường sẽ đoán định dạng số nào là phù hợp nhất. Ví dụ, nếu bạn gõ 10% vào một ô, Excel sẽ định dạng ô đó là kiểu Percentage. Trong hầu hết các trường hợp thì Excel đoán khá chính xác nhưng thỉnh thoảng bạn cần thay đổi lại.
Khi sử dụng định dạng cho các ô, hãy tránh việc bị cám dỗ để định dạng canh trái, canh phải hay canh giữa. Theo mặc định các số sẽ được canh phải và chuỗi sẽ được canh trái. Nếu bạn bỏ điều này, bạn có thể nhận biết thoáng qua dù cho ô đó là chuỗi hay số vì trong trường hợp ví dụ trước, ô A1 bạn thấy là chuỗi ("Hello") nhưng thực sự nó là một số.
Mỗi phần của một định dạng được đưa ra sử dụng những mã định dạng riêng của nó. Các mã này ảnh hưởng đến Excel trong việc thể hiện dữ liệu theo cách mà bạn muốn. Vì vậy, thí dụ, giả sử bạn muốn số âm xuât hiện trong ngoặc đơn(), và tất cả các số, số dương, số âm và số 0 đều hiển thị 2 số lẻ thập phân.
Để làm điều này, bạn click chuột phải chọn Format Cells, tab Number mục Custom, ở khung Type bạn gõ: 0.00_ ;(-0.00)
Nếu bạn muốn số âm màu đỏ, bạn làm tương tự như trên nhưng trong khung Type bạn gõ: 0.00_ ;[Red](-0.00)
Chú ý là hãy sử dụng dấu ngoặc vuông ([]) trước code. Code sử dụng cho định dạng nói cho Excel biết để tạo ra số màu đỏ. Bạn có thể sử dụng nhiều code định dạng khác nhau trong các mục ở Format cells/number/custom.
Bảng 2-1 đến bảng 2-5 được lấy từ tài liệu của Microsoft đã giải thích những code này.
Bảng 2.1: các mã về định dạng số:
Mã số Mô tả