(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Với quy trình nêu trên, ngân sách chi khoản mục sửa chữa trang thiết bị của Sở tƣơng đối đơn giản, điều này làm tăng rủi ro khi có sự gian lận trong việc lập kế hoạch khống, số lƣợng sửa chữa trong chứng từ tăng cao so với thực tế để ăn chia khoản chênh lệch,...trong khi khoản mục này cần đƣợc kiểm soát chặt chẽ hơn bằng cách thành lập một đội giám định kỹ thuật, đánh giá lại chất lƣợng trang thiết bị cần sửa chữa và có Biên bản kiểm định kèm theo.
2.3.4. Kiểm soát chi nhiên liệu p ơng t ện tại Sở GTVT tỉnh Quảng Bình
Trong những năm qua, giá cả thị trƣờng biến động kéo theo giá nhiên liệu phƣơng tiện cũng tăng theo. Sở GTVT tỉnh Quảng Bình là một trong những đơn vị sử dụng phƣơng tiện phục vụ cho nhu cầu công việc lớn, cần di chuyển nhiều. Nhìn vào Bảng 2.1, ta thấy NS chi cho nhiên liệu phƣơng tiện tăng đáng kể từ 4,800 t đ ng năm 2015 lên 8,217 t đ ng năm 2017, song lý do trên vẫn chƣa phải là nguyên nhân chính làm tăng NS chi nhiên liệu phƣơng tiện.
a. Đánh giá rủi ro
Rủi ro ln t n tại và việc kiểm sốt nhằm để giảm thiểu rủi ro. Kiểm soát chi nhiên liệu phƣơng tiện tại Sở GTVT tỉnh Quảng Bình cũng vậy, quan trọng và cần thiết. Rủi ro có thể:
- Ngƣời sử dụng phƣơng tiện báo cáo nhu cầu mua nhiên liệu phƣơng tiện cho cấp trên trong khi phƣơng tiện vẫn còn nhiên liệu.
- Ngƣời sử dụng phƣơng tiện thông đ ng với nhà cung cấp mua hóa đơn, khai khống số lƣợng, đẩy giá lên cao so với thực tế.
b. Thủ tục kiểm soát
- Lập kế hoạch kiểm soát, cách thức thực hiện và thời hạn giải quyết: Đƣợc thực hiện nhƣ các khoản mục chi nêu trên.
- Thủ tục kiểm soát:
+ Ngƣời sử dụng phƣơng tiện sẽ làm tờ trình, giấy đề xuất lên Văn phòng Sở để yêu cầu chi nhiên liệu phƣơng tiện.
+ Văn phịng Sở nhận tờ trình, giấy đề xuất xong sẽ kiểm tra tình hình thực tế, căn cứ vào thời gian sử dụng của phƣơng tiện để báo cáo lên Giám đốc Sở.
+ Sau khi đƣợc Giám đốc Sở phê duyệt, Văn phòng Sở sẽ gửi văn bản trả lời cho ngƣời làm tờ trình, đề xuất chi nhiên liệu phƣơng tiện.
+ Tiếp theo, cần phải gửi chứng từ, hóa đơn giá trị gia tăng, yêu cầu thanh tốn về cho phịng Tài chính- kế tốn, và phịng Tài chính- kế tốn sẽ báo lên Giám đốc Sở, sau khi Giám đốc Sở ký duyệt sẽ tiến hành thanh tốn khoản chi.
Ví dụ minh họa: Hàng tuần, ngƣời quản lý phƣơng tiện sẽ ƣớc tính, làm tờ trình, giấy đề xuất gửi về Văn phòng Sở. Sau khi đƣợc phê duyệt, ngƣời quản lý phƣơng tiện sẽ mua nhiên liệu và trình Giấy đề nghị thanh tốn và Hóa đơn tài chính chứng minh để làm cơ sở thanh toán.