6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠ
TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
2.3.1. Mố qu n ệ g ữ á bộ p ận ứ năng trong u trìn
Với chức năng của thu học phí bao gồm: Xác định mức học phí, thu học phí và báo cáo thu học phí. Vậy nên, để thực hiện đầy đủ chức năng của chu trình thu học phí liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin, trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến chu trình thu học phí đƣợc xác định nhƣ sau:
Bảng 2.2. Mô tả trách nhiệm của các đối tượng tham gia vào chu trình thu học phí
Đố tƣợng Hoạt động
Sinh viên - Đăng ký môn học
- Đề nghị miễn giảm học phí - Nộp học phí
Phòng Đào tạo NCKH
- Tổ chức sinh viên đăng ký học
- Xác định số tín chỉ mỗi sinh viên đăng ký - Kiểm tra số tín chỉ
- Gửi danh sách SV đăng ký môn học về Phòng KHTC Phòng Công
tác sinh viên
- Tiếp nhận đơn miễn giảm học phí - Gửi danh sách miễn giảm học phí về phòng Kế hoạch – Tài chính
Phòng Kế hoạch - Tài
chính
- Tính số tiền sinh viên phải nộp
- Gửi danh sách đóng tiền học phí cho sinh viên - Thu tiền học phí và lập bảng kê
- Tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí
2.3.2. Tổ ứ t ông t n để xá địn ọ p í p ả nộp ủ s n v ên
a. Tổ chức thông tin để xác định khối lượng học tập
Khối lƣợng học tập của sinh viên chính là số tín chỉ sinh viên đăng ký học, là kết quả của quá trình đăng ký và xét duyệt đăng ký của sinh viên trong từng học kỳ. Quá trình thu thập, lƣu trữ, luân chuyển dữ liệu sinh viên đăng ký một học đƣợc tóm tắt theo sơ đồ hình 2.3.
Hình 2.3. Lưu đồ luân chuyển dữ liệu sinh viên đăng ký môn học
Để quản lý sinh viên đang theo học tại trƣờng, Phòng Đào tạo NCKH đã thiết kế hệ thống quản lý đào tạo, cho phép quản lý và lƣu trữ thông tin về giảng viên, sinh viên, học phần, học vụ, kết quả học tập…Cơ sở dữ liệu của Phòng Đào tạo NCKH khá phức tạp, và cấu trúc dữ liệu khá đa dạng. Do
P òng đào tạo & NCKH Sinh viên Đăng ký môn học Nhập thông tin đăng ký môn học Xử lý dữ liệu đăng ký, lƣu trữ dữ liệu đăng ký Cơ sở dữ liệu SV đăng ký A Thông tin
đăng ký Kiểm tra dữ
liệu sv đăng ký
Thông tin chỉnh sửa A
Q
Truy xuất dữ liệu
Chỉnh sửa dữ liệu, in danh sách Lƣu trữ dữ liệu Danh sách SV đăng ký môn học
Kế toán Sinh viên
đó, tác giả sẽ mô tả cách thức tổ chức tập tin một cách sơ lƣợc, có rút gọn một số trƣờng và gộp một số cơ sở dữ liệu. Có thể mô tả tổ chức tập tin SINH_VIEN để lƣu trữ và cập nhật thông tin về họ tên, lớp giới tính, ngày sinh, nơi sinh, mã ngành, khóa học của từng sinh viên nhƣ Bảng 2.3.
Bảng 2.3. Cấu trúc tập tin SINH _VIEN
Tên trƣờng K ểu Ràng buộ D ễn g ả
ID_SV Int(11) auto increment
MA_SV Int(11) Mã sinh viên
HO_ TEN _SV varchar (100) Họ tên SV
GIOI _TINH Bit Giới tính
NGAY _SINH Datetime Ngày sinh
NOI_ SINH varchar (50) Nơi sinh
LOP_id Int(11) Lớp
MA_ NGANH_id Int(11) Mã ngành
KHOA _HOC_id Int(11) Khóa học
KHUNG_id Int(11) Khung
Phòng Đào tạo NCKH tổ chức đăng ký học cho sinh viên tùy theo khả năng và điều kiện học tập của bản thân, từng sinh viên với sự hƣớng dẫn của giáo viên chủ nhiệm (hoặc cố vấn học tập) phải đăng ký học các học phần dự định sẽ học trong học kỳ. Đối với sinh viên mới trúng tuyển nhập học, trong học kỳ thứ nhất của khóa học sinh viên học các học phần do Phòng Đào tạo & NCKH sắp xếp; từ học kỳ thứ 2 trở đi mới thực hiện đăng ký khối lƣợng học tập.
Do tính chất phức tạp của việc đăng ký học theo tín chỉ, phòng Đào tạo & NCKH tổ chức tập tin LOP_HOC_PHAN liên kết dữ liệu với tập tin HOC_PHAN và DANG_KY_LOP_HOC_PHAN cho phép thể hiện danh mục các học phần, số lƣợng tín chỉ của mỗi học phần dự kiến SV sẽ học trong học
kỳ tới, điều kiện tiên quyết của học phần để sinh viên đăng ký môn học cho chính xác, số lớp dự kiến tổ chức cho mỗi học phần và thời khóa biểu của từng lớp học. Thông tin này sẽ đƣợc thông báo trên trang web của trƣờng: daotao.cit.udn.vn
Bảng 2.4. Cấu trúc tập tin LOP_HOC_PHAN
Tên trƣờng K ểu Ràng buộ D ễn g ả
ID_LOP _HP Int(11)
MA_LOP_HP Nvarchar (55) Mã lớp HP
TEN_LOP _HP Nvarchar (100) Tên lớp HP
MA _NGANH Int(11) Mã ngành
HOC _KI_ID Date Học kì
NAM _HOC_ID Int(11) Năm học
SO _TIN _CHI Double (21,1) Số tín chỉ
SO _TIEN Int(11) Số tiền
Bảng 2.5. Cấu trúc tập tin DANG_KY_LOP_HOC_PHAN
Tên trƣờng K ểu Ràng buộ D ễn g ả
ID Int(11) Unsigned
ID_SV Int(11) Mã sinh viên
ID_LOP_HP Int(11) Lớp học phần
HOC _KI Int(11) Học kì
NAM _HOC Int(11) Năm học
LAN_HOC Bit
1: Học mới 2: Học lại
Bảng 2.6. Cấu trúc tập tin HOC_PHAN
Tên trƣờng K ểu Ràng buộ D ễn g ả
ID Int(11)
TEN_LOP _HP Nvarchar (100) Tên lớp HP SO _TIN _CHI Double (21,1) Số tín chỉ
Mối quan hệ giữa các tập tin đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hình 2.4. Mối quan hệ giữa các tập tin trong xử lý đăng ký tín chỉ
Giao diện Danh sách lớp học phần để sinh viên lựa chọn đăng ký của trang tín chỉ đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Sinh vien ID SV Masv Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Lop KTHSMG Manganh Khoahoc Học phần IDHP TenlopHP SoTC Dangkylophocphan ID IDSV Hocki Namhoc Lanhoc ID LHP Lophocphan ID LHP ID HP MalopHP Manganh Hocki Namhoc Sotinchi Sotien 1 1 n n 1 n
Sau khi sinh viên đã chọn môn học để đăng ký, hệ thống sẽ trả về kết quả nhƣ sau:
Hình 2.6. Giao diện thể hiện danh sách học phần sinh viên đã đăng ký
Thời gian đăng ký khối lƣợng học tập trong các học kỳ của mỗi năm học đƣợc quy định trong thời gian 2 tuần, bắt đầu trƣớc thời điểm kết thúc mỗi học kì của năm học trƣớc đó là 4 tuần.
Sau khi hết thời hạn đăng ký khối lƣợng học tập, sinh viên có thể đăng ký bổ sung (học thêm học phần mới, đổi sang học phần khác khi lớp học phần đã đăng ký bị hủy) hoặc rút bớt học phần đã đăng ký. Việc đăng ký bổ sung chỉ đƣợc chấp thuận trong 2 tuần đầu của học kỳ chính hoặc 1 tuần đầu của học kỳ hè. Sinh viên chỉ đƣợc rút bớt học phần đã đăng ký trong 3 ngày đầu của tuần thứ ba tính từ đầu học kỳ chính, hoặc của tuần thứ hai học kỳ hè; nhƣng phải đảm bảo khối lƣợng học tập tối thiểu theo quy định.
Sau thời hạn đăng ký bổ sung và rút bớt các học phần quy định nhƣ trên, mục đăng ký học sẽ bị khóa lại, kết quả đăng ký khối lƣợng học tập của sinh viên trong học kỳ đƣợc tự động cập nhật trong phần mềm, và Phòng Kế hoạch - Tài chính sẽ tiến hành xác định học phí dựa vào dữ liệu trên.
Hình 2.7. Giao diện thể hiện đăng ký học phần của mỗi sinh viên
Đồng thời, Phòng Đào tạo NCKH chính thức xác nhận dữ liệu sinh viên đăng ký học phần và xuất ra danh sách sinh viên đăng ký học phần, gửi cho Phòng Kế hoạch – Tài chính để kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Danh sách đăng ký học phần xuất ra từ phần mềm Đào tạo tín chỉ đƣợc sắp xếp theo lớp, chi tiết cho mỗi sinh viên và đƣợc thể hiện nhiều môn học khác nhau và kèm theo số tín chỉ tƣơng ứng thể hiện rõ học mới hay học cải thiện, học lại nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý mức học phí theo quy chế chi tiêu nội bộ. Phòng Đào tạo NCKH sẽ dựa vào danh sách trên, xử lý tổng kết số tín chỉ cho từng sinh viên và chuyển dữ liệu cho Phòng Kế hoạch – Tài chính.
Bảng 2.7. Danh sách sinh viên đăng ký học phần
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
DANH SÁCH SINH VIÊN ĐĂNG KÝ HỌC PHẦN HỌC KÌ 1 , NĂM HỌC 2016-2017
STT Mã sinh viên Họ tên Lớp SH Số TC
Tổng Họ mớ Họ lạ
1 151C900190 Nguyễn Hữu Anh 15I2 19 3 22 2 151C900191 Phan Văn Cảnh 15I2 18 2 20 3 151C900195 Trần Nam Trí 15I2 20 0 20 4 151C900190 Nguyễn Hữu Dật 15I4 21 0 21 5 151C900271 Dƣơng Thị Mai 15I4 18 3 21 6 151C900275 Nguyễn Hoàng Phi 15I4 19 4 23 7 151C910204 Nguyễn Văn Ánh 15S 18 2 20 8 151C910205 Nguyễn Nam 15S 20 0 20 9 151C910206 Huỳnh Quốc 15S 21 0 21 … …… ……
99 151C910207 Mai Anh Phƣợng 15S 19 3 22 100 151C940302 Lê Thanh Cảnh 15SI 18 6 24 101 151C940309 Trần Kim Ngọc 15SI 20 0 20 102 151C940311 Lữ Cao Hoa 15SI 19 2 21
…. ……
408 151C980219 Bùi Tá Hán 15CLC 21 0 21 409 151C980220 Diệp Minh Nhƣ 15CLC 18 3 21
…. …..
Đà Nẵng, Ngày … tháng ….năm 2016
Ngƣời lập Phòng Đào tạo NCKH
Quy trình đăng ký tín chỉ của Trƣờng khá thuận lợi cho sinh viên và cán bộ phòng Đào tạo NCKH, Phòng Kế hoạch – Tài chính, giảm thiểu khối lƣợng công việc so với thu học phí thủ công bằng excel, hạn chế sai sót khi đăng ký học phần. Sinh viên không phải trực tiếp đến phòng Đào tạo NCKH để đăng ký trực tiếp, tiết kiệm thời gian.
Tuy nhiên, trong hoạt động đăng ký tín chỉ, tác giả nhận thấy còn xảy ra một số trƣờng hợp ảnh hƣởng đến việc xác định số tín chỉ đăng ký học nhƣ sau:
- Sinh viên hủy học phần sau khi danh sách đăng ký tín chỉ đƣợc gửi cho Phòng Kế hoạch – Tài chính nên dữ liệu không đƣợc cập nhật kịp thời.
- Trong mỗi tài khoản của sinh viên, có thể hiện rõ số tín chỉ mà sinh viên đã đăng ký, tuy nhiên việc xử lý dữ liệu để xác định học phần đăng ký học mới và học lại chƣa chính xác, do đó phòng Kế hoạch – Tài chính phải chốt Danh sách đăng ký học phần và gửi Danh sách chung cho sinh viên kiểm tra lại học phần mình đã đăng ký. Đặc biệt, do khung chƣơng trình thay đổi nên lần học hiển thị không đúng, chẳng hạn sinh viên A đã học môn lập trình hƣớng đối tƣợng, nhƣng không đạt. Qua học kì sau, môn lập trình hƣớng đối tƣợng không còn nằm trong khung chƣơng trình mà đƣợc thay thế bằng một môn học lập trình C+ tƣơng ứng. Khi đó, hệ thống hiển thị môn lập trình C+ là học phần học mới, trong khi đúng ra đây là học phần học lại.
- Thông thƣờng, việc xét học vụ cho mỗi kì tiến hành chậm trễ, nên sinh viên thuộc diện tạm dừng học tập hay buộc thôi học nhƣng vẫn đăng ký học phần, ảnh hƣởng tới việc xác định và thu học phí của sinh viên. Có trƣờng hợp sinh viên đã nộp học phí, nhƣng sau đó bị buộc thôi học, Phòng Kế hoạch – Tài chính phải hoàn trả học phí đã thu cho sinh viên.
b. Tổ chức thông tin cập nhật đơn giá tín chỉ
Vào đầu năm học, Căn cứ nghị định 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015 của Thủ tƣớng chính phủ về cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục, căn cứ khung chƣơng trình đào tạo năm học của Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng , Phòng Kế hoạch – Tài chính đề xuất mức thu học phí cho năm học đó. (Phụ lục 01)
xác định căn cứ vào tổng thu học phí của toàn khóa học theo nhóm ngành, nghề đào tạo và tổng số tín chỉ toàn khóa theo công thức dƣới đây:
Học phí tín
chỉ =
Tổng học phí toàn khóa Tổng số tín chỉ, toàn khóa
Tổng học phí toàn khóa = mức thu học phí 1 học sinh, sinh viên/1 tháng x 10 tháng x số năm học.
Theo tờ trình đề xuất mức học phí của Trƣờng, Giám đốc Đại học Đà Nẵng thông báo mức thu học phí đối với chƣơng trình đào tạo nhƣ phụ lục 02. Thủ quỹ là ngƣời truy cập vào phân hệ học phí thực hiện thao tác tạo, xóa, cập nhật vào phần mềm đơn giá tín chỉ một SV phải đóng vào mỗi kì. Đơn giá này sẽ ổn định trong suốt năm học và có thể thay đổi vào năm tiếp theo.
Hình 2.8. Giao diện cập nhật đơn giá tín chỉ
Số học phí phải nộp/ kỳ= Số tín chỉ x Đơn giá
Ngoài ra, trong khung chƣơng trình học của sinh viên, còn có thêm hai môn giáo dục thể chất và giáo dục quốc phòng. Đối với học phần giáo dục thể chất, đơn giá đƣợc tính theo đơn giá của môn học trong học kì mà sinh viên đăng ký. Còn đối với học phần Giáo dục Quốc Phòng, đơn giá sẽ đƣợc cập
nhật theo thông báo về việc thu học phí môn học giáo dục Quốc Phòng – An Ninh cho các đối tƣợng sinh viên của Trƣờng quân sự quân khu 5. (Phụ lục 03)
Trong trƣờng hợp, thông báo mức thu học phí đƣợc gửi về chậm hơn so với thời gian thu học phí trong năm học, kế toán thu học phí sẽ cập nhật đơn giá mới vào phần mềm tín chỉ, đồng thời lập một danh sách sinh viên đã nộp học phí bằng excel, và thông báo thu thêm phần học phí chênh lệch do thay đổi đơn giá học phí.
c. Tổ chức thông tin miễn giảm học phí
Căn cứ Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày 02 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ Quy định về cơ chế thu, quản lý học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và chính sách miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập từ năm 2015-2016 đến năm 2020-2021 và Thông tƣ Liên tịch số 09/2016/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH ngày 30 tháng 03 năm 2016 về hƣớng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 86/2015/NĐ-CP ngày 02 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ.
Để thực hiện chế độ chính sách cho sinh viên về miễn, giảm học phí đƣợc đầy đủ, đúng đối tƣợng và quy định. Phòng Công tác sinh viên thông báo đến sinh viên toàn trƣờng về việc nộp hồ sơ xét miễn, giảm học phí qua trang web daotao.cit.udn.vn trong một số nội dung cụ thể nhƣ sau:
+ Đố tƣợng m ễn ọ p í: Ngƣời có công với cách mạng và thân nhân của ngƣời có công với cách mạng theo Pháp lệnh Ƣu đãi ngƣời có công với cách mạng đƣợc hợp nhất tại văn bản số 01/VBHN-VPQH ngày 30 tháng 7 năm 2012 của Văn phòng Quốc hội.
+ Cá đố tƣợng đƣợ g ảm ọ p í:
Các đối tƣợng đƣợc giảm 70% học phí gồm:
ngƣời) ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Các đối tƣợng đƣợc giảm 50% học phí gồm:
Sinh viên là con cán bộ, công nhân, viên chức mà cha hoặc mẹ bị tai nạn lao động hoặc mắc bệnh nghề nghiệp đƣợc hƣởng trợ cấp thƣờng xuyên;
Sinh viên Phòng CTSV Hiệu trƣởng Phòng TCHC Phòng KHTC
Hình 2.9. Lưu đồ mô tả quy trình miễn giảm học phí sinh viên
Thực hiện miễn giảm học phí cho sinh viên là quy định bắt buộc, Phòng Công tác sinh viên phải thực hiện đầy đủ chế độ miễn giảm học phí cho sinh viên. Hiện nay, đối tƣợng miễn giảm học phí rất đa dạng và phức tạp, bao gồm nhiều đối tƣợng, nhiều mức miễn, giảm khác nhau. Những SV thuộc đối tƣợng nêu trên phải làm đơn và hồ sơ xét miễn giảm học phí theo hƣớng dẫn
Xét miễn giảm Nộp hồ sơ miễn giảm Danh sách sinh viên miễn giảm Loại trừ HP theo danh sách Đóng dấu Ký quyết định DSMG chính thức Thông báo danh sách
miễn giảm Lƣu hồ sơ
của phòng Công tác Sinh viên và nộp theo đúng thời gian thông báo. Sau đó