6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC
HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
Đối với các khoản thu trong các cơ sở giáo dục đại học tại Việt Nam, học phí là nguồn thu lớn nhất. Quản lý nguồn thu từ học phí là một công việc khá phức tạp đặc biệt là những trƣờng có số lƣợng sinh viên đông, có nhiều hệ, nhiều bậc đào tạo. Trong điều kiện hiện nay, các cơ sở giáo dục đại học hầu nhƣ đã chuyển từ chƣơng trình đào tạo theo niên chế sang chƣơng trình đào tạo theo học chế tín chỉ, việc thu học phí lại càng phức tạp hơn, cần phải tính toán đƣợc số học phí mà mỗi sinh viên (SV) phải đóng. Mức học phí của mỗi sinh viên sẽ khác nhau phụ thuộc vào số tín chỉ mà sinh viên đăng ký học trong từng học kỳ. Yêu cầu cơ bản đối với việc quản lý các nguồn thu của các cơ sở giáo dục đại học hiện nay là cần phải thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tƣợng thu do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Nhƣ vậy, chức năng chủ yếu chu trình thu học phí bao gồm: - Xác định học phí mỗi sinh viên phải nộp
- Thu học phí
- Báo cáo thu học phí
1.3.1. Tổ ứ t ông t n để xá địn mứ ọ p í mỗ SV p ả nộp
Mức học phí mỗi sinh viên phải nộp phụ thuộc vào số tín chỉ sinh viên đăng ký và đơn giá tín chỉ. Ngoài ra, mức học phí phải nộp còn xem xét sinh viên có thuộc đối tƣợng miễn giảm hay không. Bên cạnh đó, đối với một số trƣờng đại học, đơn giá tín chỉ có thể khác nhau giữa học kì chính và học kỳ
phụ (hè), giữa học lần đầu và học lại, học cải thiện.
-Tổ chức thông tin để xác định khối lượng đăng ký học của sinh viên
Mức học phí mỗi sinh viên phải nộp phụ thuộc vào số tín chỉ sinh viên đăng ký. Xác định số tín chỉ sinh viên đăng ký học là khâu đầu tiên trong chu trình thu học phí và thuộc trách nhiệm của bộ phận Đào tạo. Trong đào tạo theo học chế niên chế, việc tổ chức đào tạo đƣợc thực hiện theo lớp sinh hoạt, số tín chỉ sinh viên đăng ký trong một lớp là nhƣ nhau. Trong khi đó, đào tạo tín chỉ hƣớng đến đảm bảo quyền lợi sinh viên có thể chủ động học theo điều kiện và năng lực của mình, những sinh viên giỏi có thể học vƣợt để tốt nghiệp sớm, hoặc theo học cùng lúc hai chƣơng trình...Do đó, số tín chỉ các sinh viên đăng ký rất khác nhau giữa sinh viên cùng lớp sinh hoạt, giữa sinh viên các khóa. Vì thế, việc xác định khối lƣợng đăng ký không đơn giản, toàn bộ hệ thống tổ chức quản lý đào tạo phải vận hành theo yêu cầu riêng của từng sinh viên. Có thể nói rằng, nếu trƣớc kia sinh viên phải “chạy” theo kế hoạch của nhà trƣờng thì bây giờ nhà trƣờng phải “chạy” theo kế hoạch của từng sinh viên.
Bộ phận Đào tạo sẽ tổ chức cho SV đăng ký môn học, dữ liệu sinh viên phải đƣợc ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về tổng số tín chỉ mỗi SV đăng ký. Thời gian đăng ký khối lƣợng học tập trong các học kỳ của mỗi năm học đƣợc quy định trong thời gian 2 tuần, bắt đầu trƣớc thời điểm kết thúc mỗi học kì của năm học trƣớc đó là 4 tuần. Sau khi hết thời hạn đăng ký, bộ phận Đào tạo phải tổng hợp số tín chỉ của mỗi sinh viên đăng ký theo từng học kì, đồng thời có thể phải chi tiết theo số tín chỉ học mới, học lại, học cải thiện. Toàn bộ dữ liệu liên quan đến tổng số tín chỉ đã đăng ký của từng sinh viên sẽ đƣợc chuyển đến cho bộ phận kế toán để làm căn cứ xác định mức học phí.
-Đơn giá tín chỉ
Việc xác định mức thu học phí trên một tín chỉ của từng học kỳ đƣợc bộ phận kế toán tính toán căn cứ vào nghị định 86/2015/NĐ-CP của Chính phủ đối với các cơ sở giáo dục công lập và thông báo mức thu của từng trƣờng ngoài công lập trong từng năm học cụ thể. Đơn giá này sẽ ổn định trong suốt năm học và có thể thay đổi vào năm tiếp theo, vì vậy đơn giá này cần phải đƣợc cập nhật theo từng năm học.
Học phí đào tạo tính theo tín chỉ: Mức thu học phí của một tín chỉ, đƣợc xác định căn cứ vào tổng thu học phí của toàn khóa học theo nhóm ngành, nghề đào tạo và tổng số tín chỉ toàn khóa theo công thức dƣới đây:
Học phí tín
chỉ =
Tổng học phí toàn khóa Tổng số tín chỉ, toàn khóa
Tổng học phí toàn khóa = mức thu học phí 1 học sinh, sinh viên/1 tháng x 10 tháng x số năm học.
Ngoài ra, việc xác định mức học phí phải nộp của từng sinh viên đối với một số trƣờng còn có thể tổ chức thêm học kỳ phụ, học kỳ hè. Sinh viên có học phần bắt buộc bị điểm thấp thì phải đăng ký học lại học phần đó ở một trong các học kỳ tiếp theo cho đến khi đạt điểm theo yêu cầu của bộ phận Đào tạo. Hoặc sinh viên đƣợc quyền đăng ký học lại hoặc học đổi sang học phần khác (đối với học phần tự chọn) để cải thiện điểm trung bình chung tích lũy. Đơn giá cho một tín chỉ của học kỳ phụ hay học kỳ hè ở một số trƣờng có thể sẽ khác đơn giá học phí đƣợc quy định đối với học kỳ chính của học kỳ đó.
-Miễn giảm học phí
Mức thu học phí của sinh viên còn phụ thuộc vào danh sách miễn giảm học phí cho sinh viên theo quyết định của bộ phận công tác sinh viên. Những SV thuộc đối tƣợng đƣợc miễn giảm học phí phải làm đơn và hồ sơ xét miễn giảm học phí theo hƣớng dẫn. Thông thƣờng, bộ phận Công tác SV còn có
trách nhiệm theo dõi, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tƣợng SV đƣợc miễn, giảm học phí, giải quyết các thủ tục cho SV xin hoãn nộp học phí do hoàn cảnh gia đình khó khăn. Thông tin sinh viên đƣợc miễn giảm cùng mức miễn giảm sẽ đƣợc chuyển bộ phận kế toán để làm căn cứ xác định mức thu học phí.
Nhƣ vậy, để xác định đƣợc mức học phí phải nộp của từng sinh viên, bộ phận Kế toán - Tài chính cần có thông tin về khối lƣợng đăng ký học của từng sinh viên, thông tin đơn giá tín chỉ, thông tin về miễn giảm và mức miễn giảm học phí. Nói các khác, công tác xác định học phí liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Tuy nhiên, hiện nay ở một số trƣờng công tác xác định khối lƣợng học tập của sinh viên tại mỗi bộ phận có thể thực hiện chức năng một cách tƣơng đối độc lập với các bộ phận khác và công việc vẫn thực hiện một cách thủ công hoặc tự động hóa theo từng công việc của từng bộ phận chức năng. Nếu thực hiện thủ công nhƣ vậy thì khối lƣợng đăng ký tín chỉ của sinh viên có thể không đƣợc cập nhật kịp thời và chính xác, dẫn đến chậm trễ, sai lệch trong công tác xác định học phí và thu học phí. Do vậy, để hoạt động này diễn ra nhanh chóng và chính xác, đòi hỏi phải có sự tham gia và phối hợp đồng bộ giữa bộ phận Đào tạo, bộ phận Công tác sinh viên và bộ phận Kế toán. Nếu trao đổi thông tin giữa các bộ phận còn hạn chế và công việc giữa các bộ phận có thể chồng chéo nhau dẫn đến gây lãng phí nguồn nhân lực, làm giảm tính hiệu quả của việc xác định mức học phí ở các trƣờng. Với yêu cầu tổ chức đào tạo tín chỉ hƣớng đến nhu cầu hết sức đa dạng của từng sinh viên thì việc tổ chức thu học phí rất phức tạp. Chính vì thế, các cơ sở giáo dục đại học có xu hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin theo định hƣớng quản lý tổng thể để kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, dữ liệu khi đó phải đƣợc tích hợp đồng bộ và sử dụng chung giữa các bộ phận để nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
1.3.2. T u ọ p í
Căn cứ quy định đơn giá học phí, danh sách số tín chỉ sinh viên đăng ký học phần, mức miễn giảm học phí. Bộ phận kế toán tổng hợp, tính toán số tiền học phí phải nộp của từng SV cho từng học kỳ và thông báo mức học phí phải nộp đến từng sinh viên cùng với thời hạn phải nộp học phí.
Hiện nay, mỗi trƣờng có cách thức thu học phí khác nhau. Một số trƣờng đã thực hiện thu học phí qua ngân hàng, một số trƣờng vẫn còn thu học phí chủ yếu bằng tiền mặt. Nếu thu bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ căn cứ vào số thẻ sinh viên và tiến hành thu tiền, xuất biên lai. Biên lai đƣợc lập làm 2 liên, trong đó một liên giao cho sinh viên, và liên còn lại đƣợc kế toán sử dụng để lên bảng kê tổng hợp học phí và hạch toán kế toán cuối ngày. Sau đó, kế toán sẽ hạch toán phần thu học phí vào tài khoản theo quy định. Còn nếu thu học phí qua ngân hàng, bộ phận kế toán sẽ lập danh sách đóng tiền học phí và gửi cho ngân hàng để thực hiện việc thu hộ học phí. Việc thu học phí với số lƣợng sinh viên đông cho nên SV phải nộp tiền vào tài khoản của trƣờng hoặc gửi tiền vào tài khoản của sinh viên và ngân hàng sẽ đứng ra thu hộ rồi chuyển vào tài khoản trƣờng. Sau đó, kế toán cũng tiến hành hạch toán vào nguồn thu của nhà trƣờng.
Theo xu hƣớng hiện nay, các cơ sở giáo dục đai học thực hiện thu qua ngân hàng để thuận lợi cho sinh viên, tiết kiệm nguồn nhân lực và tránh những rủi ro nhƣ thất thoát tiền, tiền giả...Vấn đề đặt ra phải kết nối thông tin giữa các cơ sở giáo dục đại học và ngân hàng, tổ chức dữ liệu để thu học phí qua ngân hàng.
Bên cạnh đó, một số cơ sở giáo dục đại học cũng thƣờng tổ chức liên kết đào tạo ở các địa phƣơng. Việc thu học phí của các lớp liên kết thông thƣờng đƣợc thực hiện bởi các đơn vị liên kết đào tạo và sau đó chuyển về trƣờng theo hợp đồng đã ký kết và quyết toán theo năm học với bộ phận kế toán.
Trong trƣờng hợp này, cần phải có sự phối hợp đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận Đào tạo, bộ phận Kế toán và Đơn vị liên kết để tránh trƣờng hợp thông tin thiếu chính xác, gây thất thoát học phí hoặc công việc có thể chồng chéo lẫn nhau làm lãng phí nguồn lực...
1.3.3. Tổng ợp báo áo tìn ìn t u ọ p í
Định kỳ, kế toán sẽ tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí. Các thông tin cần cung cấp gồm: số học phí phải thu và số đã thu đƣợc trong kỳ, trong đó chi tiết cho các hệ đào tạo: hệ chính qui, liên thông, trung cấp, hệ vừa làm vừa học, đồng thời trong mỗi loại trên cũng cần phải chi tiết theo số thu học phí học lần đầu, học lại và học cải thiện... Các thông tin trên các báo cáo này là căn cứ để kiểm soát, đối chiếu giữa các bộ phận và phân phối nguồn thu theo quy định quản lý tài chính của Nhà nƣớc và của từng trƣờng trong từng thời kỳ, là cơ sở để hạch toán tổng hợp trên các tài khoản có liên quan.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong chƣơng này, tác giả đã tổng hợp, khái quát cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học nói riêng. Đặc biệt, tác giả đã hƣớng đến tổ chức thông tin theo cách tiếp cận chu trình, đây là một cách tiếp cận mới, theo đó HTTTKT trong các CSGDĐH có thể tổ chức thành 04 chu trình là: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy - nghiên cứu khoa học và chu trình tài chính.
Bên cạnh đó, chƣơng này tác giả còn đi sâu tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí, là chu trình quan trọng nhất của các cơ sở giáo dục đại học. Việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình này bao gồm ba nội dung: Xác định mức học phí, thu học phí, báo cáo kết quả thu học phí. Đây là cơ sở, căn cứ để tìm hiểu thực tế ở chƣơng tiếp theo tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng.
CHƢƠNG 2
THỰC TẾ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
2.1.1. Lị sử ìn t àn và p át tr ển
Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin (CĐCNTT) đƣợc thành lập theo Quyết định số 5553/QĐ-BGD ĐT-TCCB ngày 14/10/2003 của Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Trƣờng chính thức đi vào hoạt động và tuyển sinh khóa đầu tiên từ năm 2006.
Trƣờng CĐ CNTT có chức năng đào tạo nhân lực trình độ cao đẳng và nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin. Từ ngày thành lập đến nay, Trƣờng đã không ngừng mở rộng quy mô đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế và quan hệ doanh nghiệp, tăng cƣờng cơ sở vật chất, nâng cao năng lực đội ngũ, trao đổi giảng viên, đổi mới chƣơng trình, nội dung và phƣơng pháp dạy - học.
Trãi qua 10 năm hình thành và phát triển đƣợc sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo ngành, địa phƣơng cùng sự nỗ lực không ngừng của cán bộ, giảng viên, sinh viên, nhà trƣờng đã đạt đƣợc những thành tựu đáng khích lệ, đã chắp cánh ƣớc mơ cho nhiều thế hệ sinh viên, cung cấp cho đất nƣớc nguồn nhân lực chất lƣợng, đóng góp vào sự phát triển kinh tế, xã hội khu vực miền Trung - Tây Nguyên.
2.1.2. Sứ mện và địn ƣớng p át tr ển
Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng có sứ mạng đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin và ứng dụng trong các lĩnh vực;
nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của khu vực Miền Trung - Tây Nguyên và cả nƣớc.
Toàn thể cán bộ, viên chức và học sinh, sinh viên Trƣờng CĐ CNTT quyết tâm thực hiện mục tiêu xây dựng Nhà trƣờng thành cơ sở giáo dục uy tín, hƣớng đến thành lập Trƣờng Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông thuộc Đại học Đà Nẵng.
2.1.3. Cơ ấu tổ ứ ủ Trƣờng
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của Trường CĐ Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng
Hiện nay Trƣờng CĐ CNTT có 04 phòng chức năng, 02 Khoa chuyên ngành và 02 tổ trực thuộc với tổng số CBVC là 86 ngƣời. Quy mô đào tạo của Trƣờng hiện tại có tổng cộng cho hơn 1.430 sinh viên với 11 chuyên ngành đào tạo.
2.1.4. Hoạt động đào tạo ủ Trƣờng C o đẳng Công ng ệ T ông t n - Đạ ọ Đà Nẵng
Đƣợc thành lập từ năm 2003, nhƣng đến năm 2006 Trƣờng CĐ Công nghệ Thông tin – ĐHĐN mới bắt đầu hoạt động, tổ chức đào tạo theo tín chỉ và tuyển sinh khóa đầu tiên. Quy mô đào tạo ngày càng đƣợc mở rộng và hiện nay có hơn 1400 sinh viên. Chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm duy trì ổn định khoảng 600 sinh viên hệ cao đẳng chính quy.
Bảng 2.1. Quy mô đào tạo của Trường CĐCNTT
STT Hệ đào tạo Số lƣợng s n v ên Năm ọ 2013-2014 Năm ọ 2014-2015 Năm ọ 2015-2016 1 Cao đẳng chính quy 2623 2488 1430
(Nguồn: Phòng ĐT&NCKH Trường CĐCNTT – ĐHĐN)
Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp ở trình độ cao đẳng theo hệ thống tín chỉ cho các ngành liên quan đến