6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA TRƢỜNG CAO ĐẲNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
2.2.1. Tổ ứ bộ máy ế toán
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã đƣợc qui định cụ thể trong quy chế tổ chức và hoạt động, trƣờng đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Do quy mô, khối lƣợng công tác kế toán nhìn chung không nhiều, không phức tạp. Với mô hình này, đơn vị chỉ tổ chức một phòng Kế hoạch – tài chính chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính và thống kê của đơn vị. Hình thức này giúp cho bộ máy kế toán có sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và phối hợp nhịp nhàng.
Cơ cấu, tổ chức nhân sự của phòng đƣợc quy định gồm có 4 thành viên: -Trƣởng phòng: Tổ chức và quản lý công tác kế hoạch, tài chính của Nhà trƣờng, tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng tổ chức xây dựng kế hoạch, chiến lƣợc phát triển, kế hoạch tài chính hàng năm và trong từng giai đoạn phát triển của Nhà trƣờng.
-Phó Trƣởng phòng kiêm Kế toán trƣởng: là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán trong toàn trƣờng. Kế toán trƣởng chỉ đạo công tác lập dự toán, thực hiện dự toán và quyết toán kinh phí hàng năm và là ngƣời chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng phần mềm trong công tác kế toán.
-Kế toán viên: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán làm cơ sở cho việc tổng hợp của Kế toán trƣởng nhƣ: theo dõi các khoản thanh toán phát sinh trong nhà trƣờng (thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh toán với Kho bạc, cơ quan thuế, cơ quan BHXH...), theo dõi các khoản học phí của sinh viên các hệ đào tạo trong trƣờng.
- Thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ; thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền, cập nhật số liệu trên sổ quỹ, định kỳ tiến hành kiểm quỹ
2.2.2. Đặ đ ểm ông tá tà ín
Hiện nay, Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp có hoạt động lĩnh vực giáo dục đào tạo, tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thƣờng xuyên và đƣợc tự chủ tài chính theo nghị định 16/2015/NĐ-CP của chính phủ ban hành ngày 14 tháng 02 năm 2015. Vì vậy đặc điểm công tác tài chính của Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng có những đặc điểm sau:
Nguồn kinh phí của Trƣờng đƣợc hình thành từ hai nguồn chủ yếu: Nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nƣớc cấp và nguồn thu hoạt động sự nghiệp
Hàng năm, dự toán ngân sách nhà nƣớc cấp (theo năm tài chính) khoảng 5 tỷ đồng đƣợc sử dụng để chi các hoạt động : Kinh phí đảm bảo hoạt động thƣờng xuyên; Kinh phí mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định; Kinh phí đầu tƣ xây dựng cơ bản; Kinh phí thực hiện chƣơng trình đào tạo bồi dƣỡng cán bộ, viên chức; Kinh phí thực hiện các dự án, đề tài nghiên cứu khoa học công
nghệ;Kinh phí khác (nếu có).
Bên cạnh đó, Nguồn thu sự nghiệp của trƣờng là thu học phí, lệ phí theo quy định hiện hành; thu từ hoạt động dịch vụ của trƣờng; thu khác theo quy định của pháp luật. Hàng năm, nguồn thu học phí khoảng 6 tỷ đồng, chiếm hơn 50% tổng thu của đơn vị, trong đó nguồn học phí chính quy hơn 4,8 tỷ đồng, học phí cải thiện (học lần 2) khoảng 1,1 tỷ đồng, các khoản thu lệ phí ký túc xá, giữ xe và căng tin hơn 473 triệu đồng.
Các khoản chi của Trƣờng gồm: Chi thƣờng xuyên cho hoạt động đào tạo, khoa học - công nghệ; chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nƣớc; chi đầu tƣ phát triển gồm chi đầu tƣ xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm tài sản cố định, trang thiết bị, chi thực hiện các dự án đầu tƣ khác theo quy định của Nhà nƣớc; chi học bổng, khen thƣởng, trợ cấp xã hội cho sinh viên; các khoản chi khác. Trong đó chi lƣơng và các khoản theo lƣơng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng nguồn chi của nhà trƣờng. Nhà trƣờng luôn thực hành tiết kiệm, quản lý các khoản chi tiêu đảm bảo theo đúng qui chế chi tiêu và qui định hiện hành, từ đó ổn định đời sống cán bộ viên chức, đồng thời đầu tƣ trang thiết bị phục vụ cho việc dạy và học.
2.3.3. Hìn t ứ tổ ứ sổ ế toán
a. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, hình thức kế toán Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ và tại Phòng Kế hoạch - Tài chính đã sử dụng phần mềm kế toán để giải quyết các khâu trong công tác kế toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, xử lý các nghiệp vụ và đƣa ra các báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính đƣợc thể hiện qua hình sau: SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH MÁY VI TÍNH
Hình 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Đại học Đà Nẵng đã sử dụng Phần mềm kế toán MisaMimosa.net 2014 cho tất cả các trƣờng thành viên nhằm phục vụ công tác báo cáo, có sự kết nối thông tin giữa hệ thống báo cáo kế toán tài chính với báo cáo tổng hợp tại ĐHĐN
Hàng ngày, kế toán đơn vị căn cứ vào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập vào máy vi tính theo các module đã đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc nhân viên kế toán nhập vào máy theo chứng từ phát sinh và tự động nhập vào sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối quý hoặc cuối năm, nhân viên kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ, các sổ kế toán đƣợc in ra giấy và đóng thành cuốn thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trên cơ sở hình thức kế toán đã lựa chọn, nhìn chung Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng đã tổ chức một hệ thống sổ kế toán tƣơng đối đầy đủ, hợp lệ theo đúng qui định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Trong đó, các sổ kế toán, sổ kế toán tổng hợp đƣợc in trực tiếp từ phần mềm kế toán, các sổ kế toán chi tiết đƣợc ghi chép hoặc kết xuất từ phần mềm kế toán.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng áp dụng chế độ kế toán theo quy định, trong đó trƣờng đã mở một số tài khoản đặc thù đối với đơn vị sự nghiệp công lập để sử dụng tại Trƣờng bao gồm:
- Tài khoản 461: chỉ đƣợc chi tiết theo thời gian và theo nguồn kinh phí thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên, trƣờng không mở chi tiết tài khoản 461 – Nguồn kinh phí hoạt động thành nguồn NSNN, nguồn học phí, lệ phí.
- Tài khoản 661 – Chi hoạt động cũng chỉ đƣợc chi tiết thành chi thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên, không đƣợc chi tiết thành chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ hay chi tiết theo các hệ đào tạo.
- Tài khoản 5118 phản ánh các khoản thu khác nhƣ: thu dịch vụ lắp đặt trạm viễn thông, phí đặt máy bán hàng tự động.
- Tài khoản 531 dùng để phản ánh các nguồn thu từ các hoạt động của trung tâm đào tạo, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ CIT, căng tin, giữ xe…
Tuy nhiên theo đặc thù trƣờng, trƣờng có tổ chức thêm chi tiết tài khoản phản ánh số học phí thu đƣợc là 511102 - Thu học phí hệ chính quy, các
khoản thu đƣợc chi tiết theo hoạt động sự nghiệp: học phí cao đẳng hoặc học phí học lần 2
Ngoài ra trƣờng còn sử dụng bảng tổng hợp tài khoản thanh toán nội bộ TK 342 để phản ánh các khoản thanh toán giữ cơ quan chủ quản và đơn vị thành viên của Đại học Đà Nẵng.
c. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Định kỳ hàng quý, hàng năm theo qui định của chế độ kế toán, Trƣờng đã tiến hành lập hệ thống báo cáo tài chính gửi cơ quan cấp trên. Hiện nay, hệ thống báo cáo ở Trƣờng đƣợc xây dựng trên cơ sở qui định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo quyết định số 19/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. Ngoài ra, trƣờng sử dụng một số báo cáo nội bộ giữa đơn vị thành viên và Đại học Đà Nẵng nhƣ sau: Báo cáo tình hình miễm giảm học phí, Báo cáo tổng hợp học phí, Báo cáo dự toán trong năm, Bảng tổng hợp chi lƣơng và thu nhập tăng thêm trong năm, Bảng chi tiết đơn giá thu nhập trong năm, Bảng thống kê tình hình mua sắm và sửa chửa tài sản trong năm, Bảng tổng hợp quỹ phát triển khoa học công nghệ.
Hàng năm, kết thúc năm tài chính, thực hiện Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nƣớc ban hành kèm theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính và hƣớng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại công văn số 5636/BGD ĐT-KHTC ngày 06/7/2005 về việc thực hiện Quy chế tự kiểm tra tài chính, kế toán có Biên bản tự kiểm tra tài chính.
2.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
2.3.1. Mố qu n ệ g ữ á bộ p ận ứ năng trong u trìn
Với chức năng của thu học phí bao gồm: Xác định mức học phí, thu học phí và báo cáo thu học phí. Vậy nên, để thực hiện đầy đủ chức năng của chu trình thu học phí liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Tại Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin, trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến chu trình thu học phí đƣợc xác định nhƣ sau:
Bảng 2.2. Mô tả trách nhiệm của các đối tượng tham gia vào chu trình thu học phí
Đố tƣợng Hoạt động
Sinh viên - Đăng ký môn học
- Đề nghị miễn giảm học phí - Nộp học phí
Phòng Đào tạo NCKH
- Tổ chức sinh viên đăng ký học
- Xác định số tín chỉ mỗi sinh viên đăng ký - Kiểm tra số tín chỉ
- Gửi danh sách SV đăng ký môn học về Phòng KHTC Phòng Công
tác sinh viên
- Tiếp nhận đơn miễn giảm học phí - Gửi danh sách miễn giảm học phí về phòng Kế hoạch – Tài chính
Phòng Kế hoạch - Tài
chính
- Tính số tiền sinh viên phải nộp
- Gửi danh sách đóng tiền học phí cho sinh viên - Thu tiền học phí và lập bảng kê
- Tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí
2.3.2. Tổ ứ t ông t n để xá địn ọ p í p ả nộp ủ s n v ên
a. Tổ chức thông tin để xác định khối lượng học tập
Khối lƣợng học tập của sinh viên chính là số tín chỉ sinh viên đăng ký học, là kết quả của quá trình đăng ký và xét duyệt đăng ký của sinh viên trong từng học kỳ. Quá trình thu thập, lƣu trữ, luân chuyển dữ liệu sinh viên đăng ký một học đƣợc tóm tắt theo sơ đồ hình 2.3.
Hình 2.3. Lưu đồ luân chuyển dữ liệu sinh viên đăng ký môn học
Để quản lý sinh viên đang theo học tại trƣờng, Phòng Đào tạo NCKH đã thiết kế hệ thống quản lý đào tạo, cho phép quản lý và lƣu trữ thông tin về giảng viên, sinh viên, học phần, học vụ, kết quả học tập…Cơ sở dữ liệu của Phòng Đào tạo NCKH khá phức tạp, và cấu trúc dữ liệu khá đa dạng. Do
P òng đào tạo & NCKH Sinh viên Đăng ký môn học Nhập thông tin đăng ký môn học Xử lý dữ liệu đăng ký, lƣu trữ dữ liệu đăng ký Cơ sở dữ liệu SV đăng ký A Thông tin
đăng ký Kiểm tra dữ
liệu sv đăng ký
Thông tin chỉnh sửa A
Q
Truy xuất dữ liệu
Chỉnh sửa dữ liệu, in danh sách Lƣu trữ dữ liệu Danh sách SV đăng ký môn học
Kế toán Sinh viên
đó, tác giả sẽ mô tả cách thức tổ chức tập tin một cách sơ lƣợc, có rút gọn một số trƣờng và gộp một số cơ sở dữ liệu. Có thể mô tả tổ chức tập tin SINH_VIEN để lƣu trữ và cập nhật thông tin về họ tên, lớp giới tính, ngày sinh, nơi sinh, mã ngành, khóa học của từng sinh viên nhƣ Bảng 2.3.
Bảng 2.3. Cấu trúc tập tin SINH _VIEN
Tên trƣờng K ểu Ràng buộ D ễn g ả
ID_SV Int(11) auto increment
MA_SV Int(11) Mã sinh viên
HO_ TEN _SV varchar (100) Họ tên SV
GIOI _TINH Bit Giới tính
NGAY _SINH Datetime Ngày sinh
NOI_ SINH varchar (50) Nơi sinh
LOP_id Int(11) Lớp
MA_ NGANH_id Int(11) Mã ngành
KHOA _HOC_id Int(11) Khóa học
KHUNG_id Int(11) Khung
Phòng Đào tạo NCKH tổ chức đăng ký học cho sinh viên tùy theo khả năng và điều kiện học tập của bản thân, từng sinh viên với sự hƣớng dẫn của giáo viên chủ nhiệm (hoặc cố vấn học tập) phải đăng ký học các học phần dự định sẽ học trong học kỳ. Đối với sinh viên mới trúng tuyển nhập học, trong học kỳ thứ nhất của khóa học sinh viên học các học phần do Phòng Đào tạo & NCKH sắp xếp; từ học kỳ thứ 2 trở đi mới thực hiện đăng ký khối lƣợng học tập.
Do tính chất phức tạp của việc đăng ký học theo tín chỉ, phòng Đào tạo & NCKH tổ chức tập tin LOP_HOC_PHAN liên kết dữ liệu với tập tin HOC_PHAN và DANG_KY_LOP_HOC_PHAN cho phép thể hiện danh mục các học phần, số lƣợng tín chỉ của mỗi học phần dự kiến SV sẽ học trong học
kỳ tới, điều kiện tiên quyết của học phần để sinh viên đăng ký môn học cho chính xác, số lớp dự kiến tổ chức cho mỗi học phần và thời khóa biểu của từng lớp học. Thông tin này sẽ đƣợc thông báo trên trang web của trƣờng: daotao.cit.udn.vn
Bảng 2.4. Cấu trúc tập tin LOP_HOC_PHAN
Tên trƣờng K ểu Ràng buộ D ễn g ả
ID_LOP _HP Int(11)
MA_LOP_HP Nvarchar (55) Mã lớp HP
TEN_LOP _HP Nvarchar (100) Tên lớp HP
MA _NGANH Int(11) Mã ngành
HOC _KI_ID Date Học kì
NAM _HOC_ID Int(11) Năm học
SO _TIN _CHI Double (21,1) Số tín chỉ
SO _TIEN Int(11) Số tiền
Bảng 2.5. Cấu trúc tập tin DANG_KY_LOP_HOC_PHAN
Tên trƣờng K ểu Ràng buộ D ễn g ả
ID Int(11) Unsigned
ID_SV Int(11) Mã sinh viên
ID_LOP_HP Int(11) Lớp học phần
HOC _KI Int(11) Học kì
NAM _HOC Int(11) Năm học
LAN_HOC Bit
1: Học mới 2: Học lại
Bảng 2.6. Cấu trúc tập tin HOC_PHAN
Tên trƣờng K ểu Ràng buộ D ễn g ả
ID Int(11)
TEN_LOP _HP Nvarchar (100) Tên lớp HP SO _TIN _CHI Double (21,1) Số tín chỉ
Mối quan hệ giữa các tập tin đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hình 2.4. Mối quan hệ giữa các tập tin trong xử lý đăng ký tín chỉ
Giao diện Danh sách lớp học phần để sinh viên lựa chọn đăng ký của trang tín chỉ đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Sinh vien ID SV Masv Hoten Gioitinh Ngaysinh Noisinh Lop KTHSMG Manganh