1. Hoàn thiện về việc kiểm soát chi phí tại công ty :
- Chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu, là vấn đề sống còn của bất kỳ một doanh nghiệp nào vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thuần. Doanh nghiệp phải quản lý chi phí phát sinh tại đơn vị mình, người quản lý phải đặt ra câu hỏi chi phí phát sinh là bao nhiêu ? ở đâu ? vào thời điểm nào ? ... Hơn nữa đối với đơn vị du lịch dịch vụ việc quản lý không phải đơn giản vì lượng khách động nên việc quản lý thường chỉ thông qua các báo cáo kế hoạch thực hiện định kỳ, các chứng từ ở các bộ phận gởi về. Như vậy, việc thất thoát rất có khả năng xảy ra nếu như nhà quản lý không theo dõi kịp thời.
- Đối với dịch vụ nhà hàng : Bộ phận này vừa phục vụ ăn uống, hội nghị nên chi phí phát sinh là rất nhiều do đó vấn đề đặt ra là làm sao kiểm soát hết được các chi phí một cách tốt nhất. Dù nhà quản lý có tài giỏi đến đâu nếu họ không có đầy đủ thông tin một cách chính xác là kịp thời thì cũng khó đưa ra các quyết định đúng đắn. Vì vậy, theo em đối với dịch vụ này : khi có yêu cầu tạm ứng tiền để mua nguyên vật liệu thì nhân viên tiếp phẩm nhà hàng phải lên bảng kê kèm theo đó là các chứng từ có liên quan sau khi nhận được nguyên vật liệu. Cuối buổi, trưởng bộ phận lên bảng kê những nguyên liệu còn thừa để tiếp tục đưa vào sử dụng cho các hoạt động khác. Đồng thời, phải thành lập ban kiểm soát chi phí, chất lượng, hiệu quả và đặc biệt là công tác phục vụ đối với du khách - trong xu thế hội nhập thì điều này cần phải được chú trọng. Do đó, hằng tháng, các bộ phận vẫn gởi các chứng từ về công ty để lập các báo cáo. Như vậy, với phương thức này, công ty vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ nhưng vẫn mang lại lợi nhuận.
2. Các giải pháp nhằm khắc phục một số nhược điểm của công ty :
a) Về tổ chức luân chuyển chứng từ :
Do đặc điểm kinh doanh du lịch là phức tạp, các đơn vị trực thuộc nằm xa văn phòng quản lý nên chứng từ đến được với nhà quản lý còn chậm ảnh hưởng đến việc quản lý và cung cấp thông tin. Vì vậy, việc đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ. Việc
ban là cần thiết nhằm hạn chế được sự thiếu trung thực của việc thu nhận thông tin vào chứng từ. Trong kinh doanh du lịch dịch vụ, nguyên vật liệu trực tiếp được coi là khoản mục hao phí lớn nhất ảnh hưởng đến doanh thu của toàn công ty.
Bởi vậy, việc kiểm soát chi phí ngay từ ban đầu là hết sức cần thiết. Khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu người có trách nhiệm viết giấy đề nghị nguyên vật liệu. Ở đơn vị, giấy đề nghị nguyên vật liệu thường viết sơ sài, do đó nên cần một mẫu đề nghị nguyên vật liệu :
CTY TNHH DU LỊCH GIẤY ĐỀ NGHỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG Bộ phận : ...
02 Ông Ích Khiêm - ĐN
STT Tên hàng ĐVT SL yêu cầu SL duyệt Lý do sử dụng
1 Lược Cái 1.000 900 Thay mới
2 ... ... ... ... ...
3 ... ... ... ... ...
Đà Nẵng, ngày ... tháng ... năm 2008
Giám đốc Bộ phận trưởng Người yêu cầu
Nếu được áp dụng tốt, giấy này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát việc sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả hơn, tránh tình trạng vượt định mức chi phí. Từ đó giúp doanh nghiệp khắc phục được nhiều hạn chế, đảm bảo chứng từ kế toán thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát tốt hơn. Nếu đơn vị chưa đủ điều kiện để thực hiện các giấy này cho tất cả các nguyên vật liệu thì có thể áp dụng cho những loại nguyên vật liệu quan trọng.
b) Về hạch toán chi phí :
+ Dịch vụ nhà hàng :
Chủ yếu là cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động ăn uống, hội nghị nên chi phí chiếm phần lớn thời lượng kiểm soát ở đây là chi phí nguyên vật liệu. Qua thực tế phục vụ ở đơn vị em xin đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần giúp nhà quản lý công ty có thể tiết kiệm được phần nào chi phí này nhưng vẫn mang lại lợi nhuận và chất lượng phục vụ, yêu cầu của khách hàng : khi có yêu cầu cấp nguyên vật liệu hay xin tạm ứng đi chợ thì trưởng bộ phận (nhà quản lý) phải kiểm tra đầy đủ các thông tin : số lượng khách, số tiền một suất ăn sau số lượng đó thì công ty có thể đáp ứng thêm bao nhiêu suất ăn nữa khi có yêu cầu đột xuất của khách hay khi khách yêu cầu giảm suất ăn xuống thì công ty sẽ bị thiệt hại nhiều hay ít và có khoản nào để bù đắp vào đó không ... những vật liệu nào có thể dùng lại hay không dùng lại được trong trường hợp cần thiết ...
Do đó em kiến nghị nên đưa ra bảng báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo mẫu sau :
BÁO CÁO CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Hội nghị (Đám cưới)
STT Tên hàng ĐVT Thực tế
mua về
Thực tế
tiêu hao Đơn giá Thành tiền
A B Chi phí D E F H=E*F 1 2 3 ... Tổng cộng Ngày ... tháng ... năm 200... Người lập + Dịch vụ lưu trú :
Để kiểm tra được lượng khách đến với công ty, phần lớn nhà quản lý dựa vào tầng suất làm việc của bộ phận buồng phòng, có lúc nhân viên ở đây rất nhàn rồi nhưng cũng có khi họ rất bận vì khách quá đông buộc công ty phải điều động thêm người. Do đó em thấy đây là một điểm không được hợp lý lắm để nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ được chi phí nhân công. Vì vậy, công ty nên có chế độ cho nghỉ luân phiên mỗi khi khách vắng còn khi khách đông thì yêu cầu lực lượng này phải biết luân phiên nhau, mặt khác công ty nên khuyến khích những người có tay nghề, kinh nghiệm và sức khỏe làm thêm giờ, qua đó họ nâng cao thêm thu nhập, công ty đón được nhiều đoàn khách khác mà không cần phải bỏ chi phí ra để đào tạo thêm nguồn nhân viên thuê từ bên ngoài.
+ Dịch vụ khác :
Lĩnh vực kinh doanh du lịch dịch vụ của doanh nghiệp là rất rộng để kiểm soát được chi phí của tất cả các đơn vị trực thuộc cũng như các bộ phận đòi hỏi phải có thời gian khá lâu và nhà quản lý phải đạt được một trình độ nhất định thì mới kiểm soát hết được tình hình xảy ra tại đơn vị đặc biệt là chi phí. Với thời gian ngắn ngủi và kiến thức còn hạn hẹp trong quá trình thực tế tại công ty cắt giảm chi phí này : trưởng bộ phận, quản đốc bộ phận hãy lắng nghe ý kiến của các nhân viên, theo dõi tinh thần và khả năng hoàn thành công việc của họ để đưa ra các biện pháp tăng lương, giảm lương, khen thưởng ... để quản lý nhân viên và xa hơn nữa là kiểm soát được chi phí phát sinh.
PHẦN I...1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC KIỂM SOÂT CHI PH TRONG DOANH NGHIỆP DU LỊCH VĂ DỊCH VỤ...1
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ : ...1
1. Khái niệm chi phí :...1
a) Khái niệm chi phí theo quan điểm của kế toán tài chính :...1
b) Khái niệm chi phí theo quan điểm của kế toán quản trị :...1
2. Phân loại chi phí :...1
2.1. Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế :...1
2.2. Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế :....3
2.3. Phân loại theo cách ứng xử chi phí :...5
2.4. Các cách phân loại chi phí khác :...6
II. KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ :...7
1. Kiểm soát :...7
2. Kiểm soát chi phí :...8
III. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP DL - DV :...8
1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp du lịch dịch vụ :...8
2. Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp :...9
a) Tổ chức thu thập thông tin lập dự toán chi phí :9 b) Tổ chức kế toán chi tiết trong quá trình hoạt động :...9
BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG...12
PHẦN II...13
KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH...13
DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG...13
A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG :...13
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY :...13
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty :.13 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty :...14
II. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CỦA CÔNG TY :...14
1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh du lịch - dịch vụ :...14
2. Tổ chức bộ máy quản lý :...15
III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY :...16
1. Tổ chức bộ máy kế toán :...16
2. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị :...17
B. KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH CÔNG ĐOÀN ĐÀ NẴNG :...19
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY : ...19
II. ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI ĐƠN VỊ :...19
1. Đặc điểm chi phí phát sinh tại đơn vị :...19
2. Tình hình phân bổ chi phí tại công ty :...20
3. Yêu cầu quản lý chi phí tại đơn vị :...21
III. TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY :....22
1. Thiết kế bộ máy kiểm soát :...22
2. Thủ tục kiểm soát :...23
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO...25
BẢNG CHẤM CÔNG...32
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG VÀ PHỤ CẤP...33
BÁO CÁO CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP...34
CHI TIẾT CÁC CUỘC GỌI...35
PHIẾU THU CƯỚC ĐIỆN THOẠI...36
BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ CHUNG...38
3. Công tác lập dự toán chi phí cung cấp thông tin cho nhà quản lý :...38
a) Dự toán chi phí nhà hàng :...38
b) Dự toán chi phí lưu trú :...39
c) Dự toán chi phí dịch vụ khác :...40
PHẦN III...41
MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN...41
VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY...41
I. NHẬN XÉT CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY :...41
1. Ưu điểm :...41
2. Nhược điểm :...41
II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CTY :...42
1. Hoàn thiện về việc kiểm soát chi phí tại công ty :...42
2. Các giải pháp nhằm khắc phục một số nhược điểm của công ty :...42
a) Về tổ chức luân chuyển chứng từ :...42
b) Về hạch toán chi phí :...43