Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
⇐ Khái niệm về trộn tài liệu
⇐ Chuẩn bị dữ liệu
⇐ Đăng ký nguồn dữ liệu
⇐ Tạo nội dung thư mời
⇐ In nội dung thư mời
⇐ Lưu nội dung thư mời trên đĩa
⇐ In nhãn trộn thư
Khái niệm về trộn tài liệu
Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau:
Công ty Cổ phần MISA cần soạn thảo các giấy mời để gửi tới khách hàng của mình. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Excel hoặc Calc. Vậy phải làm như thế nào?
Tính năng Mail Merge của Writer sẽ giúp chúng ta đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết.
Chuẩn bị dữ liệu
Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau:
Hình 73: Danh sách khách mời
Bảng này phải được soạn trên Microsoft Office Excel hoặc OpenOffice.org Calc.
Đăng ký nguồn dữ liệu
• Để đăng ký nguồn dữ liệu, vào menu File\Wizards\Address Data Source, xuất hiện hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard:
Hình 74: Hộp hội thoại Address Book Data source Wizard - Chọn kiểu danh sách địa chỉ khách mời
• Chọn Other external data source.
• Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình sau:
Hình 75: Hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard - Thiết lập thông tin địa chỉ khách mời
• Nhấn nút <<Settings>>, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 76: Hộp hội thoại Data Source Properties
• Trong hộp Database type chọn Spreadsheet. • Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình sau:
• Nhấn nút <<Browse>> để chọn tệp chứa danh sách khách mời. • Nhấn nút <<Test Conection>> để kiểm tra kết nối.
• Nhấn nút <<Finish>>, quay lại hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard.
Hình 78: Chỉ định các trường muốn xuất hiện trong thư trộn
• Nhấn nút <<Field Assignment>> nếu muốn chỉ định các trường sẽ được trộn trong thư mời.
• Nhấn nút <<Next>>, xuất hiện màn hình sau:
Hình 79: Đặt tên cơ sở dữ liệu
• Gõ tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn thay đổi. • Nhấn nút <<Finish>> để kết thúc việc đăng ký nguồn dữ liệu.
Tạo nội dung thư mời
Ví dụ: Soạn một thư mời với nội dung như sau:
• Vào menu File\New\Text Document hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
• Vào menu View\Data sources hoặc nhấn phím F4 để hiển thị danh sách nguồn dữ liệu đã đăng ký.
• Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng như hình sau:
Hình 80: Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu
• Tạo một thư mời với nội dung theo ý bạn.
Hình 81: Kéo thả các trường cần xuất hiện vào thư trộn
• Nhấn giữ chuột tại tiêu đề của cột Họ và tên, kéo thả xuống vị trí cần thể hiện trên thư trộn. Tiếp tục kéo những trường cần thể hiện trên thư cho đến hết.
• Hoàn thành nội dung thư mời và chuẩn bị in.
In nội dung thư mời
Đến đây, bạn có thể in ra những bức thư mời với nội dung giống nhau nhưng khác tên người nhận và địa chỉ.
• Vào menu File\Print, hộp hội thoại sau xuất hiện:
Hình 82: Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không
• Nhấn nút <<Yes>>, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 83: Hộp hội thoại Mail Merge
• Trong khung Records, tích vào All để in tất cả các bản ghi, hoặc Selected records để in các bản ghi đã chọn, chọn From để in các bản ghi liên tục trong khoảng do bạn nhập vào ô From và To.
• Nhấn nút <<OK>>.
Lưu nội dung thư mời lên đĩa
In nhãn trộn thư
• Vào menu File\New\Labels.
• Chọn thẻ Options, tích chọn Synchronize contents.
Hình 84: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Options
• Chọn thẻ Labels, sau đó chọn Database và Table.
Hình 85: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Labels
• Chọn kiểu nhãn trong mục Brand.
• Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của mục Database field. • Chọn trường đầu tiên muốn chèn vào nhãn.
• Nhấn chuột vào nút mũi tên để chuyển trường vừa chọn sang mục Label text. • Thiết lập các thông số khác.
• Nhấn nút <<New Document>>.
• Vào menu File\Print, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 86: Thông báo xác nhận in thư trộn
• Nhấn nút <<Yes>>, xuất hiện hộp hội thoại Mail Merge.
Hình 87: Hộp hội thoại Mail Merge
• Bạn có thể chọn in tất cả các bản ghi hoặc từng bản ghi cụ thể. Để chọn các bản ghi không liên tiếp, giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn từng bản ghi. Để chọn các bản ghi liên tiếp, chọn bản ghi đầu tiên rồi di chuyển đến bản ghi cuối cùng, giữ phím
Shift và nhấn chuột vào bản ghi cuối cùng.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc in nhãn.
Bài tập
• Tạo một danh sách khách hàng tiềm năng khu vực phía bắc gồm các trường: Họ và đệm, Tên, Chức vụ, Địa chỉ.
• Tạo mẫu thư chào hàng cho sản phẩm phần mềm AFF express.
• Thực hiện việc trộn thư để tạo thư, phong bì thư cho danh sách khách hàng tiềm năng nói trên.