Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
⇐ Thực đơn và thanh công cụ về bảng
⇐ Tạo bảng mới
⇐ Một số thao tác trong bảng
⇐ Trình bày nội dung trong bảng
⇐ Vẽ khung và tô nền
⇐ Chuyển đổi văn bản và bảng
⇐ Tính toán trên bảng
⇐ Sắp xếp dữ liệu trong bảng
⇐ Chèn chú thích cho bảng
Thực đơn và thanh công cụ về bảng
Hình 39: Thanh công cụ về bảng - Table
Tên biểu tượng Miêu tả
Bảng - Table Chèn một bảng vào trong tài liệu. Bạn cũng có thể nhấn vào mũi tên bên phải biểu tượng này, sau đó kéo chuột để lựa chọn số hàng, số cột của hàng.
Kiểu đường viền – Line Style
Mở công cụ kiểu đường viền để sửa kiểu cho đường viền của bảng.
Màu đường viền – Line Color
Mở công cụ màu đường viền để sửa đổi màu của đường viền.
Đường viền –
Borders Mở công cụ đường viền để có thể lựa chọn các cạnh có đường viền.
Màu nền – Background Color
Mở công cụ màu nền để có thể lựa chọn màu nền cho bảng.
Nhập ô – Merge
Cells Kết hợp các ô được lựa chọn thành một ô duy nhất. Chia ô – Split
Cells
Mở hộp hội thoại chia ô để có thể định nghĩa cách bạn phân chia một ô.
Tối ưu hóa - Optimize
Mở công cụ tối ưu hóa để có thể phân bổ các hàng, các cột đều nhau, hay tối ưu hóa chiều cao, độ rộng của các hàng, cột.
Trên - Top Canh lề nội dung của các ô được lựa chọn về phía trên của ô.
Giữa (Dọc) – Center (Vertical )
Canh lề nội dung của các ô lựa chọn về phía trung tâm của ô
Dưới – Bottom Canh lề nội dung của các ô lựa chọn về phía dưới của ô.
Chèn dòng – Insert Row
Chèn một dòng vào phía bên dưới của dòng được lựa chọn.
Chèn cột – Insert
Column Chèn một cột vào sau cột được lựa chọn. Xóa dòng –
Delete Row
Xóa một dòng hay nhiều dòng được lựa chọn từ bảng.
Xóa cột – Delete Column
Xóa một cột hay nhiều cột được lựa chọn từ bảng.
Tự động định dạng –
AutoFormat
Mở hộp hội thoại tự động định dạng, ở đó bạn có thể lựa chọn trong một tập hợp rất nhiều các định dạng được định nghĩa từ trước bao gồm: phông chữ, kiểu tô, và đường viền
Thuộc tính bảng – Table
Properties
Mở hộp hội thoại định dạng bảng, ở đó bạn có thể sửa đổi rất nhiều thuộc tính cho bảng như: tên, căn chỉnh, giãn cách, độ rộng cột, màu nền của bảng.
Sắp xếp – Sort Mở hộp hội thoại sắp xếp, nơi bạn có thể xác định các tiêu chuẩn sắp xếp cho các ô được lựa chọn.
Tổng – Sum Kích hoạt chức năng tính tổng. Bạn có thể tham khảo phần “Tính toán trên bảng” trang 66.
Bảng 1: Chức năng của các biểu tượng trên thanh công cụ bảng
Để hiển thị thanh công cụ Table bạn có thể vào menu View\Toolbars\Table.
Tạo bảng mới
• Cách 1:
• Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn tạo bảng trong văn bản.
• Nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng Table trên thanh công cụ, xuất hiện một bảng lưới như sau:
Hình 40: Thêm bảng mới từ thanh công cụ
• Nhấn giữ và kéo chuột qua lưới đó để chọn số hàng và số cột muốn tạo rồi thả chuột. • Cách 2:
• Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn tạo bảng trong văn bản.
• Vào menu Table\Insert\Table, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Table trên thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại:
• Điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp hội thoại này: • Đánh tên bảng trong hộp Name.
• Gõ số cột của bảng vào mục Columns. • Gõ số dòng của bảng vào mục Rows.
• Muốn chọn mẫu bảng đã có sẵn, bạn nhấn <<AutoFormat>>. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại AutoFormat như sau:
Hình 42: Hộp hội thoại AutoFormat
• Chọn mẫu bảng mong muốn.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tạo bảng mới.
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F12, rồi thao tác giống như cách 2.
Một số thao tác trong bảng
• Di chuyển đến điểm chèn:
Nhấn chuột tại ô muốn đến hoặc sử dụng bàn phím như sau: • Đến ô kế: Nhấn phím Tab.
• Về ô trước: Nhấn tổ hợp phím Shift+Tab. • Lên xuống một hàng: Sử dụng phím mũi tên. • Chọn ô, hàng, cột:
• Chọn một ô: Nhấn chuột tại vùng chọn của ô (bên trái ô).
• Chọn một hàng: Đưa chuột ra đầu trái của hàng muốn chọn, khi con trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên thì nhấn chuột để chọn.
• Chọn một cột: Đưa chuột lên trên đầu cột muốn chọn, khi con trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên thì nhấn chuột để chọn cột.
• Chọn toàn bộ bảng: Vào menu Table\Select\Table. • Chèn hàng, cột:
• Chèn hàng:
• Muốn chèn thêm hàng, đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn hàng, nhấn chuột phải chọn Row\Insert hoặc vào menu Table\Insert\Row. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại
Insert Rows.
Hình 43: Hộp hội thoại Insert Rows
• Nhập số hàng cần chèn thêm vào hộp Amount.
• Tích chọn Before nếu muốn chèn thêm hàng mới vào trước hàng đã chọn. • Tích chọn After nếu muốn chèn thêm hàng mới vào sau hàng đã chọn. • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thêm hàng.
• Muốn chèn thêm cột, đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn, nhấn chuột phải chọn
Column\Insert hoặc vào menu Table\Insert\Columns. Khi đó xuất hiện hộp hội
thoại Insert Columns:
Hình 44: Hộp hội thoại Insert Columns
• Thao tác tiếp theo tương tự như phần chèn hàng. • Xóa hàng, cột:
• Chọn hàng hoặc cột cần xóa.
• Vào menu Table\Delete, chọn Rows nếu muốn xóa hàng và chọn Columns nếu muốn xóa cột.
• Điều chỉnh hàng, cột:
• Cách 1:
• Để thay đổi chiều cao của hàng: Dời con trỏ chuột đến hàng lưới ngang của hàng
đó, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu, nhấn giữ và kéo lên hoặc xuống để thay đổi chiều cao của dòng.
• Để thay đổi độ rộng của cột: Dời con trỏ chuột đến lưới dọc của cột, khi con trỏ
chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thì nhấn và kéo chuột sang phải hoặc trái để thay đổi độ rộng của cột.
• Cách 2:
• Chọn hàng hoặc cột cần thay đổi kích thước.
• Vào menu Table\Table Properties, khi đó xuất hiện hộp hội thoại Table Format. • Chọn thẻ Columns.
Hình 45: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Columns
• Chọn độ rộng cho từng cột theo ý muốn.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thay đổi độ rộng của cột. • Trộn và chia ô:
• Trộn nhiều ô thành một ô: • Chọn các ô cần trộn với nhau.
• Vào menu Table\Merge Cells, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng trộn ô Merge Cells trên thanh công cụ tạo bảng, hoặc nhấn chuột phải chọn Cell\Merge.
• Chia một ô thành nhiều ô • Chọn ô cần chia nhỏ.
• Vào menu Table\Split cells, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Split Cells trên thanh công cụ tạo bảng, hoặc nhấn chuột phải chọn Cell\Split, khi đó hộp hội thoại chia ô
Split Cells sẽ xuất hiện:
Hình 46: Hộp hội thoại Split Cells
• Nếu muốn chia ô đã chọn thành nhiều dòng thì sau khi chọn số dòng cần chia bạn sẽ nhấn chọn mục Horizontally.
• Nếu muốn chia ô đã chọn thành nhiều cột thì sau khi chọn số cột cần chia bạn sẽ nhấn chọn mục Vertically.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chia ô. • Gộp bảng và chia bảng:
Toàn bộ một bảng có thể chia thành 2 bảng và 2 bảng có thể được gộp lại thành một bảng. • Chia bảng:
• Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong bảng mà bạn muốn tách bảng thành hai từ dòng chứa ô đó (bảng được chia trực tiếp ngay phía trên của con trỏ).
• Nhấn chuột phải và chọn Split Table, khi đó xuất hiện hộp hội thoại chia bảng Split
Table.
Hình 47: Hộp hội thoại Split Table
• Chọn các định dạng về dòng tiêu đề cho bảng mới. • Gộp hai bảng:
• Xóa khoảng trắng giữa hai bảng bằng cách dùng phím Delete. • Chọn một ô trong bảng thứ 2.
• Nhấn chuột phải và chọn Merge Tables, khi đó xuất hiện hộp hội thoại gộp bảng
Merge Tables.
Hình 48: Hộp hội thoại Merge Tables
• Chọn Join with previous table khi muốn gộp bảng chứa ô đang chọn với bảng ở phía trước nó.
• Chọn Joint with next table khi muốn gộp bảng chứa ô đang chọn với bảng sau nó. • Lặp lại tiêu đề khi sang trang:
Bạn có thể lặp lại tiêu đề của một bảng nào đó khi sang trang mới mà bảng đó kéo qua như sau:
• Vào menu Table\Insert\Table, xuất hiện hộp hội thoại chèn bảng:
Hình 49: Hộp hội thoại Insert Table
• Tích chọn ô Heading và Repeat Heading. • Chọn số dòng và cột cho bảng.
• Nhấn nút <<OK>> để thiết lập bảng với tiêu đề được lặp mỗi khi bảng đó kéo dài sang trang mới.
Trình bày nội dung trong bảng
Bạn có thể định dạng phông chữ, kích thước, căn lề, định dạng về số… bằng cách nhấn chọn các biểu tượng chức năng tương ứng trên thanh công cụ định dạng bảng Table.
Ngoài ra, bạn có thể định dạng nội dung trong bảng biểu bằng cách chọn vùng cần định dạng và nhấn chuột phải, chọn Font, Size, Style, Alignment,…
Vẽ khung và tô nền
• Vẽ khung:
Một bảng khi được chèn vào trong văn bản đã tự động vẽ khung. Tuy nhiên để cho đẹp hơn bạn có thể vẽ lại.
• Chọn toàn bộ bảng (vào menu Table\Select\Table) hoặc chọn những ô cần vẽ khung.
• Trên thanh công cụ định dạng bảng Table thực hiện các thao tác sau: • Nhấn vào biểu tượng Line Style: để chọn nét vẽ.
• Nhấn vào biểu tượng Line Color (of the border): để chọn màu đường vẽ. • Nhấn vào biểu tượng Borders: để chọn đường viền thích hợp.
Bạn còn có thể vẽ khung cho bảng bằng cách đưa con trỏ vào một vị trí nào đó trên bảng cần vẽ khung, nhấn chuột phải chọn Table, hoặc vào menu Table\Table Properties. Trên hộp hội thoại Table Format, chọn thẻ Border để chọn các đường viền thích hợp.
• Lựa chọn màu nền và hình ảnh:
• Tô nền cho một hay nhiều ô, hàng hoặc toàn bộ bảng: • Chọn các ô, hàng hay bảng muốn tô nền.
• Nhấn chuột phải và chọn Table hoặc vào menu Table\Table Properties, chọn thẻ
Background. Khi đó hộp hội thoại màu nền – Background xuất hiện.
• Trong mục As, nhấn chọn là Color.
• Trong mục Background color chọn màu thích hợp. • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tô nền.
• Tạo nền bằng hình ảnh cho một ô, dòng hay toàn bộ bảng: • Thao tác tương tự phần tô nền.
• Khi xuất hiện hộp hội thoại màu nền Background xuất hiện, chọn Graphic trong mục As.
• Chọn đường dẫn chứa hình ảnh muốn chèn làm nền bằng cách nhấn nút
<<Browse>> trong mục File.
• Chọn kiểu đặt hình ảnh.
Hình 51: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Background
o Position: Xác định vị trí đặt hình ảnh trên bảng lưới vị trí.
o Area: Giãn hình ảnh để phủ kín vùng đã chọn.
o Tile: Lát hình ảnh để phủ đầy vùng đã chọn.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tạo nền bằng hình ảnh.
Chuyển đổi giữa văn bản và bảng
Trình soạn thảo giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa bảng và văn bản. • Để chuyển dữ liệu văn bản vào một bảng:
• Chọn vùng dữ liệu văn bản để chuyển vào bảng.
• Vào menu Table\Convert\Text to Table, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 52: Hộp hội thoại Convert Text to Table
• Chọn cách phân cách trường: • Tabs: Tab.
• Paragraph: Đoạn văn.
• Semicolons: Dấu chấm phẩy.
• Other: Ký tự khác.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện chuyển đổi. • Để chuyển đổi từ một bảng thành văn bản • Chọn bảng muốn chuyển đổi.
• Vào menu Table\Convert\Table to Text. • Chọn cách phân cách trường.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện chuyển đổi.
Tính toán trên bảng
Bạn có thể thực hiện một số phép tính đơn giản trên bảng của Writer. Một khía cạnh nào đấy thì Writer cũng có khả năng như một bảng tính điện tử (OpenOffice.org Calc), tuy nhiên nó chỉ xử lý được những phép toán đơn giản.
• Tính tổng:
Giả sử có một bảng số liệu như sau:
STT Họ và tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh
1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 ?
2 Trần Văn Anh 1.300.000 200.000 ?
3 Lê Thị Hoa 1.450.000 200.000 ?
Tổng cộng ? ? ?
Sử dụng hàm tính tổng SUM của Writer để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ? • Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng. Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng. • Mở mục chọn Table\Formula, hoặc nhấn phím F2, hộp hội thoại Formula xuất
Hình 53: Thanh công thức
• Gõ công thức cần tính ở mục Formula. Ví dụ: = SUM và dùng chuột bôi đen những ô cần tính tổng. Công thức này được áp dụng để tính tổng.
• Cuối cùng nhấn phím Enter để hoàn tất việc tính tổng. Tương tự với các ô còn lại, ta được kết quả như sau:
Giả sử có một bảng số liệu như sau:
STT Họ và tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh 1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 1.800.000 2 Trần Văn Anh 1.300.000 200.000 1.500.000 3 Lê Thị Hoa 1.450.000 200.000 1.650.000 Tổng cộng 4.250.000 700.000 4.950.000 Sắp xếp dữ liệu trên bảng
Dữ liệu trên bảng có thể được sắp xếp theo một thứ tự nào đó. Giả sử có bảng dữ liệu như sau:
Sắp xếp bảng theo
Tên,Họ đệm và Điểm trung bình:
• Chọn vùng cần sắp xếp, cụ thể trong bài toán này bạn chọn cột Họ và đệm, cột Tên và cột Điểm trung bình.
• Vào menu Tools\Sort hoặc menu Table\Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort.
Hình 54: Hộp hội thoại Sort
• Thiết lập thuộc tính cho hộp hội thoại này như sau: • Key: Tiêu chí lọc.
• Column: Chọn số cột dữ liệu cần sắp xếp.
• Key type: Chọn kiểu tiêu chí lọc:
o Alphanumeric: Kiểu tiêu chí lọc ở dạng vừa số vừa chữ.
STT Họ và đệm Tên Điểm trung bình
1 Nguyễn Văn Bình 7.3
2 Đoàn Văn Lâm 7.0
3 Lê Thị Hoa 7.8
4 Cao Thái Sơn 6.9
o Numeric: Kiểu tiêu chí lọc ở dạng số.
• Order: Chọn trật tự sắp xếp:
o Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
o Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc sắp xếp dữ liệu. Sau khi sắp xếp theo cột Tên, thu được bảng kết quả như sau:
Chèn chú thích cho bảng
• Đặt con trỏ chuột trong bảng cần chèn chú thích.
• Nhấn chuột phải, chọn Caption. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại Caption. • Gõ nội dung cần chú thích cho bảng đã chọn vào mục Caption.
Hình 55: Hộp hội thoại Caption
• Chọn các thông số về kiểu chữ số trong mục Numbering, dấu phân cách trong mục
Separator.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện.
Bài tập
• Bài tập 1
• Lập một danh sách sinh viên lớp KT0805 có 30 sinh viên, với các cột dữ liệu bao gồm STT, Họ và Tên, Ngày sinh, Giới tính, Điểm Toán cao cấp, Điểm Tiếng Anh, Điểm Kinh tế chính trị, Điểm Triết học, Điểm Tin học căn bản.
• Sắp xếp danh sách sinh viên theo thứ tự giảm dần về Họ và Tên và Điểm Tiếng Anh. • Tính điểm trung bình cho từng môn học.
• Lưu văn bản với tên Danh sách điểm thi học kỳ 1. • Bài tập 2
• Soạn bảng báo giá đặt quảng cáo banner trên trang chuyên mục cao cấp (sau trang chủ) có nội dung như sau:
STT Họ và đệm Tên Điểm trung bình
1 Vũ Văn Anh 5.0
2 Nguyễn Văn Bình 7.3
3 Lê Thị Hoa 7.8
4 Đoàn Văn Lâm 7.0
Hình minh họa Vị trí Kích thước SizeFile Giá VNĐ 1 tháng/ chuyên mục 7 130 * 60 pixel 12kb 300.000đ 8 130 * 100pixel 15kb 500.000đ 9 446 * 60 pixel 20kb 2.000.000đ 10 442 * 45 pixel (banner top) 30kb 2.000.000đ 11 780 * 120 pixel