Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
⇐ Xác lập khổ giấy in và hướng in
⇐ Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang
⇐ Mục lục tự động
⇐ Cách in văn bản
Xác lập khổ giấy và hướng in
• Vào menu Format\Page, chọn thẻ Page như hình sau:
Hình 63: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Page
• Thiết lập các thông tin cho phần định dạng trang – Paper Format: o Format: chọn khổ giấy
o Width: độ rộng của khổ giấy
o Height: chiều cao của khổ giấy
o Orientation: hướng của trang giấy.
Portrait: hướng giấy dọc
Landscape: hướng giấy ngang
• Thiết lập các thông tin cho phần lề trang – Margin: o Left: lề trái của trang giấy.
o Right: lề phải của trang giấy.
o Top: lề bên trên của trang giấy.
o Bottom: lề bên dưới ở trang giấy. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang
Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header
• Cách 1:
• Vào menu Insert\Header\Default, xuất hiện khung ở đầu trang như sau: • Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này.
• Cách 2:
• Vào menu Format\Page, chọn thẻ Header, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 64: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Header
• Tích chọn ô Header on.
• Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao.
• Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này.
Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer
• Cách 1:
• Vào menu Insert\Footer\Default, xuất hiện khung ở cuối trang như sau: • Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này.
• Cách 2:
• Vào menu Format\Page, chọn thẻ Footer, xuất hiện hộp hội thoại như sau:
Hình 65: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Footer
• Tích chọn ô Footer on.
• Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao.
• Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở cuối trang như cách 1. • Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này.
Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang
• Chèn số trang: Vào menu Insert\Fields\Page Number.
• Chèn tổng số trang hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Page Count. • Chèn ngày hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Date.
• Chèn giờ hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Time.
Mục lục tự động Tạo mục lục tự động
Đối với những tài liệu có nhiều trang thì việc tạo mục lục là hết sức cần thiết cho người đọc dễ dàng tra cứu. Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp chúng ta tạo mục lục một cách nhanh chóng.
Các bước tạo mục lục tự động:
• Bước 1: Tạo Style cho tất cả các tiêu đề (của chương, bài, mục) những phần nào cần hiển thị trên mục lục. Thông tin chi tiết tham khảo phần “Tạo Style mới” trang 38. • Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo mục lục tự động. Vào menu
Insert\Indexes and Tables\ Indexes and Table, hộp hội thoại Insert Index\Table
xuất hiện như sau:
Hình 66: Hộp hội thoại Insert Index/Table
• Nhập tiêu đề trong phần Title.
• Chọn Table of Contents trong mục Type.
• Để bố trí mục lục hoặc bổ sung thêm các Style khác trong mục lục, bạn chọn mục
Additional Styles, rồi nhấn chọn , khi đó xuất hiện hộp hội thoại Assign Styles.
Hình 67: Hộp hội thoại Asign Styles
• Nhấn nút mũi tên quay phải để chuyển style đến vị trí cần định dạng trên mục lục. • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc bố trí nội dung của mục lục.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện tạo mục lục tự động.
Xóa một mục lục
• Mở tài liệu muốn xóa mục lục.
• Nhấn chuột phải vào phần mục lục và chọn Delete Index/Table.
Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu
• Mở tài liệu muốn thay đổi nội dung tiêu đề tài liệu. • Sửa nội dung tiêu đề trong tài liệu.
• Đưa con trỏ chuột trở về phần mục lục, chọn một vài dòng. • Nhấn chuột phải và chọn Update Index/Table.
Chỉnh sửa mục lục
• Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục.
• Chọn một phần của mục lục muốn chỉnh sửa. • Nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table.
• Trên hộp hội thoại Insert Index\Table chọn thẻ Entries.
Hình 68: Hộp hội thoại Insert Index/Table
• Thiết lập các thông số trong mục Structure.
• Tương tự thiết lập cho các thông số khác trong mục Styles, Columns và
Background nếu cần.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chỉnh sửa mục lục.
Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản
• Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục.
• Di chuyển con trỏ đến phần mục lục của văn bản, nhấn chuột phải và chọn Edit
Index/Table.
• Chọn thẻ Entries.
• Chọn cấp độ đề mục trong mục Level.
• Trong mục Structure, nhấn chuột trong hộp hình chữ nhật ở trước nút <<E# >>sau đó nhấn chuột nút <<Hyperlink>>.
• Nhấn chuột vào hộp chữ nhật đằng sau nút <<E>> và sau đó nhấn chuột vào nút
<<Hyperlink>>.
• Lặp lại các thao tác tương tự với các cấp tiêu đề khách nếu bạn muốn tạo đường siêu liên kết hoặc nhấn chuột vào nút <<All >>.
• Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tạo liên kết.
In ấn
Xem văn bản trước khi in
• Vào menu File\Page Preview, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Page Preview trên thanh công cụ, khi đó văn bản chuyển sang chế độ xem trước khi in.
• Xem xong muốn trở về màn hình ban đầu nhấn vào biểu tượng Close Preview trên thanh công cụ.
In
• In nhanh:
• Nhấn chuột vào biểu tượng Print File Directly trên thanh công cụ để in tất cả các trang hiện hành.
• In trên một mặt giấy (In thông thường):
• Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại sau:
Hình 70: Hộp hội thoại Print
• Thiết lập các thông tin chi tiết về máy in, vùng in và số bản in: • Name: Tên máy in.
• Print range: Chọn vùng in.
o All: In tất cả các trang văn bản hiện hành.
o Pages: Nhập số trang muốn in, dùng dấu phẩy để in các trang rời rạc, dùng
dấu gạch nối để in các trang liên tiếp.
• Number of copies: Số bản in cần sao, lựa chọn số lần nhân bản trang in bằng cách
gõ số lần lặp vào.
• Nhấn nút <<Options>> để thiết lập các thông số cho việc in ấn. • Nhấn nút <<OK>> để thực hiện thao tác in.
• In trên hai mặt giấy (In nâng cao):
Trong nhiều trường hợp bạn muốn tiết kiệm giấy hoặc để phục vụ cho mục đích sử dụng nào đó, bạn cần in tài liệu của mình trên cả 2 mặt giấy. Hiện nay có rất nhiều máy in hỗ trợ bạn thực hiện công việc này, tuy nhiên nếu máy in của bạn không hỗ trợ chức năng in 2 mặt thì bạn vẫn có thể thực hiện điều này dễ dàng trong Writer. Sau đây là hướng dẫn cách in 2 mặt đối với cả hai trường hợp:
• Trường hợp 1: Đối với máy in không hỗ trợ chức năng in 2 mặt • Bước 1: Đặt lệnh in toàn bộ trang chẵn của văn bản
o Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Options>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 71: Hộp hội thoại Print Options
o Tích chọn ô Left pages, bỏ chọn tại ô Right pages. o Nhấn nút <<OK>>.
• Bước 2: Đặt giấy đã in trang chẵn trở lại khay giấy của máy in. Bạn cần lưu ý với các máy in khác nhau thì cách đặt giấy sẽ khác nhau, ví dụ: đặt mặt trắng lên trên hay xuống dưới, đầu trang giấy quay ra hay quay vào. Tốt nhất bạn nên in thử để kiểm tra.
• Bước 3: Đặt lệnh in toàn bộ trang lẻ còn lại của văn bản.
o Thực hiện tương tự như bước 1 nhưng tích chọn ô Right pages thay cho Left
pages.
• Trường hợp 2: Đối với máy in hỗ trợ chức năng in 2 mặt
Với máy in có hỗ trợ chức năng này thì việc in 2 mặt sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cách thực hiện như sau:
• Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 72: Hộp hội thoại Properties của máy in
• Trên bảng thuộc tính của máy in hiện ra, chọn trang Finishing và tích chọn vào ô
Print On Both Sides.
• Nhấn nút <<OK>>.
• Tiếp tục nhấn nút <<OK>> trên hộp hội thoại Print, máy in sẽ in một mặt rồi tự động đảo giấy để in mặt còn lại.
Với cách in này bạn có thể chọn in một số trang nhất định, in nhiều bản,… tương tự như cách in thông thường.
Bài tập
• Tạo một văn bản Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress gồm 50 trang, chia thành 3 chương lớn:
o Chương 1: Trình diễn đơn giản o Chương 2: Xây dựng các Slides
o Chương 3: Sử dụng các Template và thiết lập Slide Master • Thiết lập khổ giấy in cho tài liệu nói trên với các thông số như sau:
o Cỡ giấy in: Chiều rộng - 18 cm; Chiều cao - 24cm.
o Lề - Đỉnh: 1.75 cm; Đáy: 1.75cm; Bên trong: 2.5 cm; Bên ngoài: 2cm; Hướng in: Theo chiều dọc.
• Tạo tiêu đề theo nội dung của từng chương. • Tạo mục lục tự động cho văn bản trên.