địa chính trị, về điều kiện con ngƣời, cơ sở vật chất có thể đáp ứng để đề ra những quy định cho phù hợp, tránh sửa đổi theo hƣớng chỉ trao thẩm quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã trong quá nhiều lĩnh vực chứng thực dẫn tới quá tải khi biên chế của cấp xã còn hạn hẹp. Bên cạnh đó, cũng phải lƣu ý tới những lĩnh vực nhất định cần mở rộng thẩm quyền cho cả Ủy ban nhân dân cấp xã để ngƣời dân tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện thủ tục. Trình tự, thủ tục, lĩnh vực chứng thực đƣợc giao cũng phải phù hợp với mặt bằng năng lực, trình độ của cấp xã để tránh việc quá lúng túng, khó khăn trong khâu triển khai, dẫn tới những sai sót gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng hoặc khiến cho ngƣời dân mất thời gian chờ đợi quá lâu. Nhu cầu của ngƣời dân đặc biệt là ở khu vực đô thị ngày càng tăng cao cũng đòi hỏi việc sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật liên quan tới chế độ, chính sách cho cán bộ có sự khác nhau giữa các khu vực để đảm bảo động lực làm việc cho cán bộ, công chức.
3.2. Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã ban nhân dân cấp xã
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Ủy ban nhân dân cấp xã
Từ những đánh giá về các hạn chế của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã từ thực tế huyện Đan Phƣợng đã chỉ ra tại mục 2.3.2.1 Chƣơng 2 và định hƣớng hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân
dân xã vừa chỉ ra, Luận văn đề xuất các nhóm giải pháp cơ bản sau đây để hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã:
Thứ nhất, xây dựng và ban hành Luật Chứng thực thay thế cho các văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn hiện này để tạo cơ sở pháp lý thống nhất, vững chắc và ổn định cho hoạt động chứng thực nói chung và chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng:
Tuy Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã đƣợc ban hành, thống nhất cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực song hiệu lực pháp lý của quy phạm pháp luật về chứng thực chƣa cao, thiếu tính tƣơng thích về cấp độ của văn bản. Cho đến nay, văn bản chính, điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực mới chỉ dừng ở cấp độ Nghị định. Việc ban hành Luật chứng thực sẽ đảm bảo sự ngang hàng về giá trị pháp lý của văn bản điều chỉnh hoạt động này với một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến hoạt động chứng thực ở cấp độ luật nhƣ: Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Công chứng ... Điều này cũng khiến cho việc sửa đổi, bổ sung pháp luật về chứng thực không còn phải phụ thuộc và tuân theo quy định của các văn bản ở cấp độ Luật của chuyên ngành khác. Chính vì vậy, việc ban hành Luật chứng thực sẽ giúp cho nâng cao mức độ tuân thủ pháp luật về chứng thực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giảm thiểu sự chi phối bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác.
Thứ hai, cần bổ sung quy định định nghĩa chứng thực theo hƣớng xác định rõ chứng thực là việc cõ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận về hình thức các giấy tờ, văn bản. Từ đó để ngƣời dân có cách nhìn nhận rõ hơn về bản chất của hoạt động chứng thực, không nhầm lẫn với hoạt động công chứng. Chứng thực chỉ là sự chứng nhận về mặt hình thức đối với các giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch còn công chứng là sự chứng nhận về mặt nội dung của hợp đồng, giao dịch và bản dịch.
Thứ ba, bổ sung, sửa đổi các quy định chung của pháp luật về thủ tục chứng thực như sau:
Để có căn cứ xử lý thống nhất khi phát hiện sai sót trong chứng thực cần bổ sung quy định hƣớng dẫn về thu hồi, hủy bỏ văn bản đã chứng thực khi phát hiện có sai sót. Cụ thể nhƣ sau: Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì khi phát hiện có sai sót, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký văn bản để thu hồi, hủy bỏ văn bản, giấy tờ chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký văn bản để thu hồi, hủy bỏ văn bản, giấy tờ chứng thực tại Phòng Tƣ pháp; Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch không bảo đảm đúng quy định thì giải quyết thu hồi, hủy bỏ theo quy định của pháp luật dân sự. Bên cạnh đó, cần bổ sung quy định Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tƣ pháp có trách nhiệm giải quyết việc bồi thƣờng thiệt hại (nếu có) do lỗi của cơ quan thực hiện chứng thực đối với ngƣời yêu cầu chứng thực; kiến nghị cơ quan có liên quan xử lý trách nhiệm đối với ngƣời yêu cầu chứng thực, ngƣời dịch nếu do lỗi của ngƣời yêu cầu chứng thực, ngƣời dịch.
Bổ sung quy định hƣớng dẫn phù hợp vớ ại giao dịch và giấy tờ phải xuất trình đố ị ẳng hạn, đố ứng thực chữ ký, phân chia di sả ế phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quan hệ nhân thân (ví dụ: giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn…) để chứng minh quan hệ với ngƣời để lại di sản... đảm bảo tính chắc chắn, chặt chẽ trong quá trình thực hiện chứng thực và sự đồng nhất trong thực hiện tại các xã, phƣờng, thị trấn, đặc biệt là trong trƣờng hợp chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch.
Bổ sung quy định hƣớng dẫn để tháo gỡ vƣớng mắc trong thực hiện chứng thực theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong trƣờng hợp địa phƣơng chƣa bố trí đƣợc cán bộ Tƣ pháp tại bộ phận “một cửa” thì trong một số tình huồng chứng thực cụ thể phải giải quyết nhƣ thế nào để tạo thuận lợi cho ngƣời dân đơn cử nhƣ trong chứng thực chữ ký, có tiếp tục yêu cầu ngƣời dân phải ký trƣớc mặt cán bộ tƣ pháp không.
Thứ tư, sửa đổi quy định pháp luật về trách nhiệm của các bên trong hoạt động chứng thực:
Để nhấn mạnh nguyên tắc ngƣời chứng thực chịu trách nhiệm về mặt hình thức, ngƣời yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về mặt nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản; cũng nhƣ để nâng cao trách nhiệm của họ khi ký giấy tờ, văn bản cần sửa đổi các quy định tại các điều liên quan đến trình tự, thủ tục chứng thực để nhấn mạnh trách nhiệm của ngƣời yêu cầu chứng thực, quy định rõ việc ngƣời yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với tất cả nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản của họ khi yêu cầu chứng thực.
Rà soát và bổ sung quy định về trách nhiệm của ngƣời thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã liên quan tới quy trình thực hiện chứng thực, đảm bảo sự đối chiếu, so sánh, đảm bảo quy trình một cách tốt nhất, vì theo quy định hiện hành tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì ngƣời yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch. Nếu xảy ra thiệt hại, tranh chấp hợp đồng hay hợp đồng vô hiệu liên quan đến nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch thì các bên liên quan tự chịu trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra còn UBND các xã, thị trấn hoàn toàn không chịu trách nhiệm về nội dung. Nhƣng điều đó không đồng nghĩa với việc xem nhẹ trách nhiệm của cán bộ chứng thực trong đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy trình chứng thực.
Xem xét sửa đổi quy định theo hƣớng cán bộ tƣ pháp ký duyệt hồ sơ chứng thực và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật, trƣớc chủ tịch UBND cấp xã để đảm bảo kịp thời về thời hạn theo quy định, tránh bất cập khi ngƣời ký chứng thực (Chủ tị ủ tịch) đi vắng thì sẽ không có ai ký chứng thực, giảm thời gian chờ đợi của ngƣời dân.
Thứ năm, sửa đổi, bổ sung quy định về thủ tục chứng thực trong các lĩnh vực cụ thể cho phù hợp với thực tế, đảm bảo tính chặt chẽ cũng như thuận lợi trong triển khai:
(i) Về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:
Để khắc phục, hạn chế tình trạng sử dụng văn bằng, chứng chỉ giả, cần loại bỏ nội dung quy định “Giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ không phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ngƣời dịch.”
Quy định thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực, theo đó bản sao có chứng thực không xác định về thời hạn. Sửa đổi quy định về lữu trữ theo hƣớng bản sao có chứng thực lƣu trữ 01 bản với thời hạn lƣu trữ 02 năm. Bổ sung quy định về chịu trách nhiệm nội dung của giấy tờ, văn bản chứng thực của ngƣời yêu cầu chứng thực.
Sửa đổi quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhƣ sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, trừ giấy tờ, văn bản bằng tiếng nƣớc ngoài”.
Để tiến tới hạn chế tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực một cách tràn lan, cần có quy định “cứng” về trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận hồ sơ khi giải quyết các thủ tục hành chính. Theo đó, các cơ quan này không đƣợc phép yêu cầu ngƣời dân phải nộp bản sao có chứng thực mà phải tự mình đối chiếu bản chính với bản sao và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đó (trừ trƣờng hợp hồ sơ đƣợc nộp qua hệ thống bƣu chính).
(ii) Thủ tục chứng thực chữ ký:
Thủ tục chứng thực chữ ký cần có sự rà soát thống nhất quy định với các văn bản chuyên ngành đặc biệt là Thôngtƣ số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 của Bộ Giao thông vận tải và Thông tƣ số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 của Bộ Công an theo hƣớng xác định việc mua bán, tặng cho xe chuyên dùng là một dạng hợp đồng dân sự. Bổ sung hƣớng dẫn cụ thể về một số giấy tờ, văn bản đƣợc hoặc không đƣợc chứng thực chữ ký để tạo điều kiện
thuận lợi cho ngƣời dân, đồng thời thống nhất trong việc thực thi công tác chứng thực cũng nhƣ để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng chứng thực chữ ký để tránh việc phải thực hiện các thủ tục hành chính khác hoặc nhằm mục đích gian dối, trục lợi. Cụ thể, dự thảo Thông tƣ (các điều 15, 16, và 17) đã bổ sung quy định cụ thể việc cho phép chứng thực chữ ký đối với một số giấy tờ có nội dung đơn giản, phổ biến hoặc áp dụng đối với một nhóm đối tƣợng để tạo điều kiện đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm chi phí cho ngƣời dân, đặc biệt là các đối tƣợng chính sách (ví dụ nhƣ ngƣời nghèo thực hiện vay vốn tại ngân hàng chính sách); không cho phép chứng thực chữ ký đối với văn bản có nội dung liên quan đến giấy tờ đƣợc cấp theo quy định của pháp luật; quy định rõ nội dung ủy quyền nào không đƣợc chứng thực chữ ký (Điều 14). Bên cạnh đó, dự thảo Thông tƣ (Điều 13) cũng bổ sung thêm quy định về việc xuất trình các giấy tờ mà pháp luật có liên quan quy định phải có trong thành phần hồ sơ để ngƣời tiếp nhận hồ sơ chứng thực kiểm tra.
Phối hợp với các bộ, ngành liên quan rà soát điều chỉnh hoặc đề xuất với Chính phủ việc điều chỉnh những TTHC về chứng thực còn rƣờm rà do vẫn còn sự mâu thuẫn, chồng chéo trong nhiều văn bản quản lý đã ban hành, cụ thể là:
Rà soát thủ tục về chứng thực chữ ký trong giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân theo quy định tại Điều 10 Thông tƣ số 15/2014/TT-BCA và Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Tiếp đến là việc nghiên cứu ban hành văn bản hƣớng dẫn về chứng thực giấy bán, cho, tặng xe đảm bảo chặt chẽ, tạo nên sự thống nhất về thủ tục hành chính, tránh trƣờng hợp đùn đẩy trách nhiệm trong thực hiện thủ tục này ở cấp xã.
Bổ sung quy định về thời gian niêm yết đối với trƣờng hợp yêu cầu chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Việc quy định rõ thời gian niêm yết để chủ sử dụng đất liền kề biết việc phân chia, khai nhận đất đai có tranh chấp với ngƣời sử dụng liền kề hay không.
(iii) Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch:
Để đảm bảo chặt chẽ trong chứng thực hợp đồng, giao dịch, cần quy định các giấy tờ cần xuất trình khi yêu cầu chứng thực đối với một số thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch cụ thể; hƣớng dẫn ngƣời thực hiện ký nháy vào từng trang hợp đồng, giao dịch cũng nhƣ việc ký trƣớc mặt ngƣời tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa; ban hành thêm mẫu lời chứng khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Cần bổ sung quy định hƣớng dẫn cụ thể về hồ sơ yêu cầu chứng thực đối với từng loại tài sản và từng loại giao dịch.
Bổ sung quy định về thời hạn niêm yết 15 ngày trong trƣờng hợp chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.
Quy định rõ hơn về tính chịu trách nhiệm nội dung hợp đồng, giao dịch của ngƣời thực hiện chứng thực.
Điều chỉnh nội dung quy định về chứng thực để các địa phƣơng có sơ sở pháp lý rõ hơn, thuận lợi trong việc kiểm soát nội dung văn bản tiếng nƣớc ngoài trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực. Đây là vấn đề khó, nhƣng nếu không có biện pháp hƣớng dẫn cụ thể, phù hợp sẽ dẫn đến nhiều trƣờng hợp giao dịch của cá nhân, tổ chức ngƣời Việt Nam với cá nhân, tổ chức ngƣời nƣớc ngoài có nội dung bất hợp pháp nhƣng lại đƣợc bảo đảm tính pháp lý trong hồ sơ giao dịch thông qua hoạt động chức thực chữ ký. Bên cạnh đó, cần nghiên cứu triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử phục vụ cho việc lƣu văn bản chứng thực nhằm kiểm tra, đối chiếu khi có hành vi gian dối của cá nhân, tổ chức sau khi chứng thực hồ sơ, văn bản.
Thứ sáu, sửa đổi quy định về phí, lệ phí:
Sửa đổi Thông tƣ số 202/2016/TT-BTC và Thông tƣ số 226/2016/TT- BTC để bảo đảm thống nhất với quy định tại Nghị định số 116/2018/NĐ-CP, tránh những mâu thuẫn đã chỉ ra về phí, lệ phí trong phần đánh giá hạn chế tại
Chƣơng 2 nhƣ về các trƣờng hợp đƣợc miễn giảm, về quản lý, sử dụng. Để thực hiện tốt hơn công tác chứng thực, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi yêu cầu chứng thực và nộp phí chứng thực, cần bổ sung thêm các nội dung về cách tính phí và nguyên tắc ghi thu phí chứng thực.
Thứ bảy, rà soát, sửa đổi các quy định trong các văn bản có liên quan đến hoạt động chứng thực:
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, đặc biệt là các Bộ đƣợc giao quản lý các lĩnh vực tuyển sinh, tuyển dụng, bổ nhiệm, giải quyết chính sách, đăng ký hộ tịch, hộ khẩu, giao dịch đất đai, nhà ở... (nhƣ: Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội, Bộ Tƣ pháp, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Xây dựng) và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng có trách nhiệm rà soát các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan có thẩm quyền cấp trên ban hành (nhƣ: Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh của Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội, Nghị định của Chính phủ…) và các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng ban hành quy định liên quan đến thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của cơ quan, địa phƣơng mình có nội dung yêu cầu ngƣời dân phải nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Trên cơ sở đó, sửa đổi, bổ sung hoặc kiến nghị sửa đổi, bổ sung theo hƣớng ngƣời tiếp nhận hồ sơ tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính, không yêu cầu ngƣời dân nộp bản sao có chứng thực, trừ trƣờng hợp hồ sơ đƣợc nộp qua hệ thống bƣu chính.
3.2.2. Giải pháp đảm bảo các yếu tố cần thiết cho việc hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã