1.2.1. Nộ du g oạt độ g ập kế oạc
Theo quan niệm của H. Koontz lập kế hoạch là quy trỡnh bao gồm 8 bƣớc: 1. Nhận thức cơ hội; 2. Xỏc lập mục tiờu; 3. Kế thừa cỏc tiền đề; 4. Xõy dựng cỏc phƣơng ỏn; 5. Đỏnh giỏ cỏc phƣơng ỏn; 6. Lựa chọn phƣơng ỏn; 7. Xõy dựng cỏc kế hoạch bổ trợ; 8. Lƣợng hoỏ kế hoạch dƣới dạng ngõn quỹ [12, Trg: 5]
Trong hoạt động quản lý cụng, việc lập kế hoạch đúng vai trũ quan trọng. Khụng cú kế hoạch tốt, một tổ chức cụng khụng thể xỏc định chớnh xỏc mục tiờu mà mỡnh muốn đạt đƣợc và cỏch thức mà tổ chức cụng cần làm để đạt tới mục tiờu. Lập kế hoạch luụn gắn liền với lựa chọn phƣơng ỏn hành động để đạt tới mục tiờu của bất kỡ tổ chức nào. Lập kế hoạch khụng chỉ là chức năng cơ bản của nhà quản lý cụng ở mọi cấp độ mà nú cũn liờn quan tới tất cả cỏc chức năng cũn lại của quỏ trỡnh quản lý. Những chức năng khỏc,
nhƣ chức năng thiết kế tổ chức, nhõn sự, lónh đạo, kiểm tra đều phải dựa trờn nền tảng của cỏc kế hoạch đó đƣợc vạch ra từ trƣớc. Nhƣ vậy, chức năng lập kế hoạch bao giờ cũng phải đƣợc thực hiện trƣớc khi thực hiện cỏc chức năng khỏc.
Kế hoạch chỉ ra con đƣờng đi tới mục tiờu một cỏch chớnh xỏc: muốn thực hiện đƣợc mục tiờu mà tổ chức đó xỏc định cần phải chỉ rừ cỏch thức để đi tới mục tiờu mà tổ chức đó xỏc định cần phải chỉ rừ cỏch thức để đi tới mục tiờu và chuẩn bị cỏc nguồn lực ( nhõn lực, vật lực ) cũng nhƣ phõn bổ cỏc nguồn lực đú một cỏch hợp lý. Khụng cú kế hoạch, cỏc hoạt động của tổ chức s di n ra một cỏch ngẫu nhiờn, tự phỏt và khú cú thể đƣợc định hƣớng theo cỏc mục tiờu, cỏc nhà quản lý cụng s hành động theo kiểu ứng phú với cỏc thay đổi, khụng xỏc định đƣợc rừ ràng họ thực sự cần đạt tới cỏi gỡ. Thiếu kế hoạch là nguyờn nhõn của những hoạt động manh mỳn, nú s làm cho tổ chức luụn bị động, thiếu sự phối hợp hiệu quả.
Kế hoạch cụ thể làm tăng hiệu quả cụng việc: Với một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và chớnh xỏc, mỗi ngƣời trong tổ chức đều cú thể nhận rừ những đũi hỏi cũng nhƣ quyền lợi và trỏch nhiệm của mỡnh.Việc lập kế hoạch hƣớng cỏc nỗ lực của mọi ngƣời, mọi tổ chức vào việc đạt mục tiờu và giảm bớt cỏc hoạt động đi lệch mục tiờu. Khụng cú kế hoạch cỏc nhà quản lý cụng s khụng biết chớnh xỏc tổ chức cần cỏc nguồn lực nhƣ thế nào cho cú hiệu quả. Một kế hoạch tốt giỳp tổ chức tiết kiệm đƣợc chi phớ, giỳp cho cỏc hoạt động trong tổ chức cụng trở nờn rừ ràng, khụng chồng chộo lờn nhau và qua đú hạn chế tối đa việc sử dụng lóng phớ cỏc nguồn lực.
Kế hoạch giỳo cỏc nhà quản lý cụng hạn chế rủi ro khi ra quyết định. Khi một cụng việc đƣợc tiến hành theo kế hoạch, cỏc bƣớc của nú đó đƣợc trự định sẵn. Nhƣ vậy, thay cho cỏc quyết định mang tớnh giải phỏp, tỡnh thế
khụng cú dự định trƣớc, nhà quản lý khi cú kế hoạch cú thể ban hành cỏc quyết định đó đƣợc cõn nhắc k càng. Tất nhiờn, kế hoạch, nhất là trong bối cảnh kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, khụng phải bất biến và cũng khụng thể lƣờng trƣớc đƣợc hết cỏc rủi ro. Cỏc kế hoạch càng lớn, càng lõu dài thỡ tớnh rủi ro càng cao. Nhƣng việc cú một kế hoạch cho phộp nhà quản lý cụng ớt nhất là cú những phƣơng hƣớng để đối phú với những rủi ro nếu chỳng xảy ra.
Kế hoạch là cơ sở của việc kiểm tra: Lập kế hoạch và kiểm tra là hai cụng việc cú liờn quan mật thiết với nhau trong quỏ trỡnh thực hiện hoạt động quản lý, khụng cú kế hoạch thỡ s khụng cú cơ sở để kiểm tra vỡ bản chất của kiểm tra chớnh là việc so sỏnh những kết quả đó thực hiện đƣợc với những mục tiờu đó đề ra trong kế hoạch.
Kế hoạch giỳp nhà quản lý cụng ứng phú với những thay đổi di n ra bờn trong và bờn ngoài tổ chức, mỗi tổ chức luụn phải đối mặt với những thay đổi di n ra bờn trong và bờn ngoài tổ chức. Tổ chức cú tổn tại và phỏt triển đƣợc hay khụng là nhờ vào việc nú cú thớch ứng đƣợc những thay đổi đú hay khụng. Việc tổ chức cú thay đổi phự hợp với những thay đổi đú hay khụng phụ thuộc nhiều vào cỏc kế hoạch phỏt triển của tổ chức, nhất là cỏc kế hoạch chiến lƣợc. [3, Trg: 75]
1.2.2. Quy trỡnh oạt độ g ập kế oạc
Quan niệm của H. Koontz cơ bản là hợp lý. Tuy nhiờn, cú thể tiếp cận quy trỡnh lập kế hoạch theo cỏc bƣớc sau:
Đỏnh giỏ thực trạng Đỏnh giỏ cỏc cỏc nguồn lực phương ỏn Dự đoỏn Lựa chọn cỏc - Dự bỏo phương ỏn Xỏc định Xõy dựng cỏc kế mục tiờu hoạch bổ trợ
Xõy dựng Chương trỡnh hoỏ
cỏc phương ỏn tổng thể
Bước 1: Đỏnh giỏ th c trạng cỏc nguồn l c
Đõy là việc xỏc định cỏc nguồn lực cho việc thực hiện mục tiờu, bao gồm: Nhõn lực, vật lực, tài lực. Cỏc nguồn lực khụng chỉ cú ở hiện tại mà cũn xuất hiện trong quỏ trỡnh thực hiện mục tiờu ở tƣơng lai. Vỡ thế, nhà quản lý phải d bỏo cỏc nguồn lực s xuất hiện trong thời gian tiếp theo là gỡ, mức độ nào.
Một trong những phƣơng phỏp hữu hiệu cần phải sử dụng ở đõy là phƣơng phỏp phõn tớch SWOT. Bằng phƣơng phỏp này nhà quản lý s nhận thức đƣợc một cỏch đỳng đắn, toàn diện về những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thỏch thức về nguồn lực của tổ chức. Từ đú chủ thể quản lý nhận thức đƣợc cơ hội của tổ chức.
Bước 2: D đoỏn - d bỏo
Dự đoỏn - dự bỏo là bƣớc tiếp theo của lập kế hoạch. Trờn cơ sở nhận thức hiện trạng của tổ chức, nhà quản lý phải dự đoỏn - dự bỏo về điều kiện mụi trƣờng, cỏc chớnh sỏch cơ bản cú thể ỏp dụng, cỏc kế hoạch hiện cú của tổ chức và cỏc nguồn lực cú thể huy động.
Bước 3: Xỏc định mục tiờu
tiờu này phải thoả món những kỳ vọng của nhiều nhúm lợi ớch, nhiều chủ thể khỏc nhau. Bờn cạnh việc chỉ ra cỏc mục tiờu thỡ nhà quản lý cũn phải xỏc định cỏch thức đo lƣờng mục tiờu. Từ đú, làm căn cứ đỏnh giỏ mức độ hoàn thành mục tiờu của cỏc chủ thể.
Khi xỏc định cỏc mục tiờu cần phải chỳ ý đến cỏc phƣơng diện sau đõy: + Thứ tự ƣu tiờn của cỏc mục tiờu:
Việc xỏc định mục tiờu cú liờn quan chặt ch với quỏ trỡnh phõn bổ hợp lý cỏc nguồn lực, vỡ thế, việc xỏc định đỳng thứ tự ƣu tiờn cỏc mục tiờu s quyết định đến hiệu quả sử dụng cỏc nguồn nhõn lực, vật lực, tài lực của tổ chức.
+ Xỏc định khung thời gian cho cỏc mục tiờu: Cỏc mục tiờu cần phải đƣợc xỏc định là ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn. Thụng thƣờng, những mục tiờu dài hạn thƣờng đƣợc ƣu tiờn hoàn thành để cú thể đảm bảo chắc chắn rằng tổ chức s tồn tại lõu dài trong tƣơng lai.
+ Cỏc mục tiờu phải đo lƣờng đƣợc: Một mục tiờu cú thể đo lƣờng đƣợc cú thể nõng cao kết quả thực hiện và d dàng cho việc kiểm tra.
Mục tiờu bao gồm: Mục tiờu chung (tổng thể) và cỏc mục tiờu riờng (cụ thể bộ phận). Cỏc mục tiờu đƣợc xỏc lập phải phự hợp với năng lực của tổ chức.
Bước 4: Xõy d ng cỏc phương ỏn
Cỏc phƣơng ỏn hành động là một trong những nội dung quan trọng của lập kế hoạch. Cỏc phƣơng ỏn hành động là chất xỳc tỏc quyết định đến sự thành cụng hay thất bại của cỏc mục tiờu.
Để giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong tƣơng lai cũng cần phải cú nhiều phƣơng ỏn. Đối với những vấn đề và tỡnh huống phức tạp, quan trọng hay gay cấn, đũi hỏi nhà quản lý phải cú nhiều phƣơng ỏn để từ đú cú thể lựa chọn
đƣợc phƣơng ỏn tối ƣu. Nghiờn cứu và xõy dựng cỏc phƣơng ỏn là sự tỡm tũi và sỏng tạo của cỏc nhà quản lý. Sự tỡm tũi, nghiờn cứu càng cụng phu, khoa học và sỏng tạo bao nhiờu thỡ càng cú khả năng xõy dựng đƣợc nhiều phƣơng ỏn đỳng đắn và hiệu quả bấy nhiờu.
Bước 5: Đỏnh giỏ cỏc phương ỏn
Sau khi xõy dựng cỏc phƣơng ỏn khỏc nhau để thực hiện mục tiờu, chủ thể quản lý cần phải xem xột những điểm mạnh, điểm yếu của từng phƣơng ỏn trờn cơ sở cỏc tiền đề và mục tiờu đó cú.
Cú nhiều cỏch để đỏnh giỏ và so sỏnh cỏc phƣơng ỏn:
Lựa chọn cỏc chỉ tiờu hay cỏc mục tiờu quan trọng nhất để làm ƣu tiờn cho việc so sỏnh, đỏnh giỏ;
Xem xột và đỏnh giỏ mức độ quan trọng của những mục tiờu và xếp loại theo thứ tự 1, 2, 3, …
Tổng hợp đỏnh giỏ chung xem phƣơng ỏn nào giải quyết đƣợc nhiều vấn đề quan trọng và cốt yếu nhất.
Bước 6: L ch n phương ỏn
Sau khi so sỏnh và đỏnh giỏ cỏc phƣơng ỏn, chủ thể quản lý quyết định lựa chọn phƣơng ỏn tối ƣu. Muốn chọn đƣợc phƣơng ỏn tối ƣu, chủ thế quản lý thƣờng dựa vào cỏc phƣơng phỏp cơ bản: kinh nghiệm, thực nghiệm, nghiờn cứu phõn tớch, mụ hỡnh hoỏ, …
Bước 7: Xõy d ng cỏc ế hoạch bổ trợ
Trờn thực tế, phần lớn cỏc kế hoạch chớnh đều cần cỏc kế hoạch phụ để bảo đảm kế hoạch chớnh đƣợc thực hiện tốt. Tuỳ từng tổ chức với mục tiờu, chức năng, nhiệm vụ cụ thể mà cú những kế hoạch bổ trợ thớch ứng.
Bước 8: Chương trỡnh hoỏ tổng thể
Lƣợng hoỏ kế hoạch bằng việc thiết lập ngõn quỹ là khõu cuối cựng của lập kế hoạch. Đú là chƣơng trỡnh hoỏ tổng thể về cỏc vấn đề liờn quan tới: Cỏc chủ thể tiến hành cụng việc; Nội dung cụng việc; Yờu cầu thực hiện cụng việc; Tài chớnh và cỏc cụng cụ, phƣơng tiện khỏc; Thời gian hoàn thành cụng việc; …
Sự phõn chia cỏc bƣớc lập kế hoạch chỉ mang tớnh tƣơng đối. Cỏc bƣớc lập kế hoạch cú mối quan hệ hữu cơ với nhau. Việc ỏp dụng cỏc bƣớc lập kế hoạch cần căn cứ vào đặc thự của từng tổ chức cụ thể (tổ chức mới thành lập, tổ chức kinh tế…)[12, Trg: 5].
1.3. Phương phỏp và yờu cầu hoạt động lập kế hoạch
1.3.1. P ươ g p p ập kế oạc
Cú nhiều phƣơng phỏp lập kế hoạch, sau đõy giới thiệu một số phƣơng phỏp cơ bản:
Phương phỏp vận trự h c
Đõy là một trong những phƣơng phỏp phõn tớch toàn diện trong lập kế hoạch. Phƣơng phỏp này hƣớng vào việc phõn tớch thực nghiệm và định lƣợng, chuyờn nghiờn cứu và vận dụng cỏc phƣơng phỏp khoa học để phỏt triển tối đa cỏc điều kiện vật chất đó cú nhƣ nhõn lực, vật lực, tài lực nhằm đạt đƣợc mục đớch nhất định. Nú chủ yếu dựng phƣơng phỏp toỏn học để phõn tớch số lƣợng, trự tớnh cỏc quan hệ giữa cỏc khõu trong toàn bộ hoạt động nhằm chọn ra phƣơng ỏn tối ƣu nhất.
Phương phỏp hoạch định động
Đõy là một phƣơng phỏp lập kế hoạch mang tớnh linh hoạt, thớch ứng cao với sự thay đổi của mụi trƣờng. Nú tuõn theo cỏc nguyờn tắc: Mục tiờu ngắn hạn thỡ cụ thể, mục tiờu dài hạn thỡ khỏi lƣợc, bao quỏt, điều chỉnh
thƣờng xuyờn, kết hợp chặt ch giữa hoạch định dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Phƣơng phỏp này đƣợc biểu hiện cụ thể: trờn cơ sở kế hoạch đó lập ra qua mỗi thời gian cố định (một quý, một năm…) thời gian này đƣợc gọi là kỳ phỏt triển ở trạng thỏi động, căn cứ vào sự thay đổi của điều kiện mụi trƣờng và tỡnh hỡnh triển khai trờn thực tế, chỳng ta s cú những điều chỉnh thớch hợp nhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiờu đó xỏc định. Mỗi lần điều chỉnh vẫn phải giữ nguyờn kỳ hạn kế hoạch ban đầu và từng bƣớc thỳc đẩy kỳ hạn hoạch định đến kỳ tiếp theo.
Phương phỏp d toỏn - quy hoạch
Khỏc với phƣơng phỏp dự toỏn truyền thống đõy là phƣơng phỏp dự toỏn đƣợc lập ra theo hệ thống mục tiờu.
Ngoài ra cũn một số phƣơng phỏp lập kế hoạch cụ thể nhƣ:
Phương phỏp sơ đồ mạng lưới (PERT)
Cú nhiều phƣơng phỏp sơ đồ mạng lƣới cú thể hỗ trợ hiệu quả quỏ trỡnh lập kế hoạch nhƣng phƣơng phỏp thụng dụng nhất là PERT (The Program evaluation and Review Technique).
PERT là một kỹ thuật đặc biệt đƣợc trỡnh bày bằng biểu đồ về sự phối hợp cỏc hoạt động và cỏc sự kiện cần thiết để đạt mục tiờu chung của một dự ỏn.
PERT thƣờng đƣợc sử dụng để phõn tớch và và chỉ ra những nhiệm vụ cần phải thực hiện để đạt đƣợc những mục tiờu trong một khoảng thời gian xỏc định.
Phương phỏp phõn tớch SWOT (phõn tớch điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thỏch thức)
Phƣơng phỏp SWOT cú khả năng phỏt hiện và nắm bắt cỏc khớa cạnh của một chủ thể hay một vấn đề nào đú. Phƣơng phỏp này cho chỳng ta biết
đƣợc điểm mạnh và điểm yếu, và nhỡn ra những cơ hội cũng nhƣ thỏch thức s phải đối mặt. Vỡ thế, SWOT là một cụng cụ phõn tớch chung, mang tớnh tổng hợp nờn thƣờng mang tớnh phỏn đoỏn và định tớnh nhiều hơn và lấy cỏc số liệu, dẫn chứng để chứng minh.
Phõn tớch SWOT đƣợc chia thành 3 phần là: phõn tớch điều kiện bờn trong, phõn tớch điều kiện bờn ngoài và phõn tớch tổng hợp cả bờn trong - bờn ngoài của đối tƣợng.
Phương phỏp phõn tớch chi phớ - lợi ớch (Cost benefit Analysis)
Phõn tớch chi phớ - lợi ớch (CBA) ƣớc lƣợng và tớnh tổng giỏ trị tƣơng đƣơng đối với những lợi ớch và chi phớ của một hoạt động nào đú xem cú đỏng để đầu tƣ hay khụng. Đõy chớnh là phƣơng phỏp đỏnh giỏ cỏc hoạt động từ gúc độ kinh tế học.
Phương phỏp chuyờn gi và phương phỏp Delphi
Phương phỏp chuyờn gi là phƣơng phỏp mà cỏc chủ thể quản lý thƣờng sử dụng khi phải đối mặt với những vấn đề vƣợt ra khỏi năng lực chuyờn mụn của họ. Nhà quản lý tham vấn cỏc ý kiến về chuyờn mụn của cỏc cỏ nhõn chuyờn gia hoặc tập thể cỏc chuyờn gia bằng toạ đàm, hội thảo để từ đú lựa chọn những ý kiến tối ƣu của họ nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch hoặc ra quyết định về những vấn đề mà họ cần.
Phương phỏp Delphi là phƣơng phỏp gần giống với phƣơng phỏp chuyờn gia, nhƣng khỏc biệt ở hỡnh thức tham vấn. Thay vỡ việc lấy ý kiến cụng khai thụng qua toạ đàm, hội thảo, nhà quản lý sử dụng phiếu kớn để cỏc chuyờn gia biểu thị tớnh độc lập của mỡnh trong việc đƣa ra cỏc ý kiến. Chớnh vỡ vậy, những quan điểm mà cỏc chuyờn gia đƣa ra thƣờng khụng bị ảnh hƣởng bởi quan hệ với cỏc đồng nghiệp nờn mang tớnh khoa học, khỏch quan và cú giỏ trị tham khảo cao. Tuy nhiờn, cỏc nhà quản lý thƣờng gặp khú khăn để đƣa ra quyết định cuối cựng khi mà cỏc chuyờn gia đƣa ra nhiều ý kiến khỏc nhau. [13, Trg: 10].
Nhƣ vậy, để lập kế hoạch một cỏch cú hiệu quả, cần phải sử dụng nhiều.
1.3.2. Yờu cầu của ập kế oạc
Phƣơng phỏp khỏc nhau tuỳ thuộc vào loại hỡnh và tớnh chất của kế hoạch.
Để cú kế hoạch hiệu quả, phự hợp với năng lực của tổ chức và xu hƣớng vận động khỏch quan thỡ quỏ trỡnh lập kế hoạch phải đƣợc đầu tƣ về nhõn lực, vật lực, tài lực và thời gian để đỏp ứng cỏc yờu cầu sau:
Cụng tỏc lập ế hoạch phải được ưu tiờn đặc biệt: Ƣu tiờn về mặt nhõn lực, tài chớnh và về mặt thời gian.
Lập ế hoạch phải m ng tớnh hỏch qu n.
Kế hoạch phải m ng tớnh ế thừ : Khi lập kế hoạch, cỏc nhà quản lý phải kế thừa những hạt nhõn hợp lý của kế hoạch trƣớc. Kế hoạch phải thể hiện