thành phố Hà Nội
2.2.1. Xây dựng, phát triển đội ngũ thực hiện pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy
Căn cứ Thông tƣ liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP-BNV ngày 22/12/2014 của Bộ Tƣ pháp và Bộ Nội vụ về việc hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tƣ pháp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và Phòng Tƣ pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thành phố thuộc tỉnh, tổ chức và biên chế của Phòng Tƣ pháp gồm: Phòng Tƣ pháp có Trƣởng phòng, không quá 03 Phó Trƣởng phòng và các công chức khác. Biên chế công chức của Phòng Tƣ pháp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định trong tổng biên chế công chức của huyện đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc bố trí công tác đối với công chức của Phòng Tƣ pháp
phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức theo quy định và đảm bảo đủ lực lƣợng để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao.
Trên cơ sở các quy định đó, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã giao chỉ tiêu biên chế cho phòng Tƣ pháp quận gồm có 05 biên chế, trong đó: 01 Trƣởng phòng, 02 Phó Trƣởng phòng và 02 chuyên viên. Trong số biên chế Phòng Tƣ pháp quận đƣợc giao, có 01 công chức trực tiếp phụ trách công tác chứng thực tại Phòng Tƣ pháp [45]. Công chức làm công tác chứng thực ở phòng Tƣ pháp quận có trình độ Đại học chuyên ngành Luật.
Đối với Ủy ban nhân dân các phƣờng thuộc quận Cầu Giấy, tổng hợp số liệu của các Ủy ban nhân dân 8 phƣờng thuộc quận Cầu Giấy, tính đến hết tháng 6 năm 2020, công chức Tƣ pháp - Hộ tịch của 8 phƣờng trên địa bàn quận có 8 ngƣời, trong đó có 1 cán bộ, công chức có trình độ Thạc sĩ, 7 cán bộ, công chức có trình độ Đại học. Nhƣ vậy, mỗi phƣờng chỉ có 1 cán bộ, công chức Tƣ pháp - Hộ tịch.
Đối với Văn phòng công chứng, trên địa bàn quận Cầu Giấy có 12 Văn phòng công chứng tƣ nhân hoạt động. Đây là các chủ thể có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nƣớc ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nƣớc ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký ngƣời dịch. Các công chứng viên tại Văn phòng công chứng đều có trình độ Đại học Luật và có đủ các điều kiện theo quy định hiện hành.
2.2.2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy
Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho đội ngũ cán bộ, công chức và ngƣời dân trên địa bàn quận Cầu Giấy luôn đƣợc quan tâm thực hiện. Ủy ban nhân dân quận giao Phòng Tƣ pháp phối hợp với Phòng Văn hóa và Thông tin đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nói chung trong đó lồng
ghép các nội dung liên quan đến pháp luật về chứng thực. Hàng năm, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật đƣợc triển khai ở quận Cầu Giấy bằng nhiều hình thức thông qua các kênh tuyên truyền khác nhau nhƣ: lồng ghép tại các hội nghị của các phƣờng, phát trên loa truyền thanh ở các tổ dân phố, biên soạn và phát hành các tài liệu phổ biến đến nhân dân trên địa bàn quận. Theo số liệu học viên tự tổng hợp từ các báo cáo của Phòng Tƣ pháp qua các năm, giai đoạn 2017 - 2019, quận Cầu Giấy đã tổ chức 2.620 hội nghị tuyên truyền pháp luật với 415.369 lƣợt ngƣời tham dự, trong đó lồng ghép các nội dung của pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan [25, 26, 27].
Đồng thời, Phòng Tƣ pháp quận cũng phổ biến, quán triệt cho các phòng, ban, đoàn thể, Ủy ban nhân dân 8 phƣờng về nội dung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tƣớng Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, từ đó truyên truyền, giáo dục và quán triệt các cơ quan, tổ chức thực hiện đơn giản hóa các giấy tờ có liên quan trong tiếp nhận, xử lý các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền, không để xảy ra hiện tƣợng ùn tắc, quá tải về hoạt động chứng thực; nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, không gây phiền hà, sách nhiễu và kịp thời hạn giải quyết các yêu cầu về chứng thực của tổ chức, công dân để chấn chỉnh kịp thời tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực.
2.2.3. Thực hiện các quy định pháp luật về quản lý công tác chứng thực và triển khai các quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực ở quận Cầu Giấy
Triển hai quy định pháp luật về quản lý công tác chứng thực ở quận Cầu Giấy
Các cơ quan có chức năng quản lý công tác chứng thực trên địa bản quận Cầu Giấy đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, điều hành việc thực hiện pháp luật chứng thực nhƣ:
- Công văn số 1352/HTQTCT-CT ngày 10/3/2015 và Công văn số 2421/HTQTCT-CT ngày 11/5/2015 của Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về việc triển khải thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
- Công văn số 3081/STP-HCTP ngày 14/10/2015 của Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội về việc giải đáp một số khó khăn, vƣớng mắc trong việc thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
- Hƣớng dẫn số 2128/HDLN-STP-STNMT ngày 28/8/2013 của Sở Tƣ pháp và Sở Tài nguyên và Môi trƣờng về việc hƣớng dẫn thực hiện việc công chứng, chứng thực các giao dịch về quyền sử dụng dất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố Hà Nội;
- Công văn số 2354/Ủy ban nhân dân-NC ngày 10/4/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nọi hƣớng dẫn việc công chứng, chứng thực các hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của ngƣời sử dụng đất, nhà trên địa bàn thành phố Hà Nội...
Các văn bản nêu trên đã giúp việc thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn thành phố Hà Nội nói chung và ở quận Cầu Giấy nói riêng đƣợc thống nhất, góp phần tháo gỡ những khó khăn, vƣớng mắc trong thực hiện.
Phòng Tƣ pháp quận Cầu Giấy cũng chỉ đạo các phòng, ban, đoàn thể, Ủy ban nhân dân 8 phƣờng thực hiện rà soát các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cấp, ngành mình (bao gồm văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính khác) có nội dung thực hiện trình tự, thủ tục hành chính; kiểm tra các thức tổ chức thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 8 phƣờng.
Triển khai cácquy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực
Tại Bộ phận một cửa liên thông các Ủy ban nhân dân phƣờng và quận Cầu Giấy đều thực hiện tốt việc công bố công khai Bộ thủ tục hành chính trong đó có thủ tục chứng thực, thƣờng xuyên rà soát thủ tục, kịp thời cập nhật, sửa đổi, bổ sung trình tự thực hiện, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn
giải quyết, căn cứ pháp lý và kết quả cần đạt đƣợc của thủ tục hành chính theo quy định. Đồng thời, chủ động phối hợp với các phòng, đơn vị tháo gỡ những khó khăn, vƣớng mắc liên quan đến các việc chứng thực. Qua đó, góp phần tích cực trong việc đƣa hoạt động thực hiện pháp luật chứng thực của quận Cầu Giấy đi vào nền nếp, nâng cao chất lƣợng thực hiện pháp luật về chứng thực, đáp ứng tốt yêu cầu đổi mới của công tác cải cách hành chính và nhu cầu chính đáng của ngƣời dân.
Đối với thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, Phòng Tƣ pháp quận, Ủy ban nhân dân các phƣờng và Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy đã thực hiện đúng các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Hầu hết, các thủ tục hành chính chứng thực bản sao từ bản chính tỷ lệ hồ sơ luôn luôn đƣợc trả đúng hạn, thời gian giải quyết chứng thực đƣợc rút gọn ngắn hơn so với thời gian trƣớc đây.
Đối với chứng thực chữ ký, việc chứng thực chữ ký đã đƣợc triển khai theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015. Trong quá trình thực hiện, các lời chứng đƣợc các cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo các văn bản pháp luật đã quy định.
Việc chứng thực chữ ký ngƣời dịch đƣợc thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hƣớng dẫn thi hành về mẫu chữ ký, chứng thực chữ ký đối với những giấy tờ, văn bản phải hợp pháp hóa lãnh sự, chất lƣợng bản dịch đƣợc bảo đảm, trách nhiệm của ngƣời dịch, mẫu lời chứng, việc sử dụng, vào sổ, in sổ trên hệ thống phần mềm và lƣu trữ sổ chứng thực trên hệ thống và tại kho lƣu trữ của đơn vị đúng theo quy định.
Học viên đã tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện chứng thực ở 8 phƣờng của quận Cầu Giấy nhƣ sau:
Bảng 1: Tình hình số việc chứng thực đƣợc giải quyết ở Ủy ban nhân dân phƣờng trên địa bàn quận Cầu Giấy
từ năm 2017 đến tháng 6/2020 Năm Bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính Chữ ký đƣợc chứng thực Các loại việc khác đƣợc xác nhận Số lƣợng Lệ phí (1000đ) Số lƣợng Lệ phí (1000đ) Số lƣợng Lệ phí (1000đ) 2017 1.866.141 16.914.566 3.459 33.423 18.094 49.508 2018 1.991.558 17.915.796 5.447 51.806 28.041 78.579 2019 2.401.136 18.311.585 6.809 64.758 34.771 97.438 Đến 6/2020 536.130 5.423.126 3.276 29.502 16.962 42.592
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng ư pháp quận Cầu Giấy
Số liệu trên cho thấy số lƣợng các việc chứng thực tại Ủy ban nhân dân các phƣờng của quận Cầu Giấy có xu hƣớng tăng với tổng số việc chứng thực ngày càng nhiều. Năm 2018, số lƣợng bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính tăng 1,07%; số lƣợng chữ ký đƣợc chứng thực tăng 1,57%; số lƣợng các loại việc khác đƣợc xác nhận tăng 1,55%. Đến năm 2019, số lƣợng bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính tăng 1,21%; số lƣợng chữ ký đƣợc chứng thực tăng 1,25%; số lƣợng các loại việc khác đƣợc xác nhận tăng 1,25%. Nhƣ vậy, tốc độ tăng trung bình qua các năm đối với chứng thực bản sao từ bản chính là 1,14%; chứng thực chữ ký là 1,41%; các loại việc khác đƣợc xác nhận là 1,23%. Tổng lệ phí thu đƣợc cho ngân sách nhà nƣớc cũng khá lớn.
Biểu đồ 1. Tình hình số lƣợng vụ việc chứng thực đƣợc giải quyết ở Ủy ban nhân dân phƣờng trên địa bàn quận Cầu Giấy
giai đoạn 2017 -2020 0 500 1000 1500 2000 2500 2017 2018 2019 Ước tình 2020 Chứng thực bản sao Chứng thực chữ ký Các loại việc khác
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng ư pháp quận Cầu Giấy
Biểu đồ trên cho thấy năm 2019, số lƣợng vụ việc chứng thực đƣợc giải quyết ở Ủy ban nhân dân phƣờng trên địa bàn quận Cầu Giấy gia tăng mạnh, còn năm 2020 ƣớc tính lại giảm mạnh. Điều này có thể do nguyên nhân dịch bệnh Covid - 19 khiến các giao dịch dân sự, thƣơng mại, dịch vụ trên địa bàn quận giảm mạnh.
Ngoài ra, dù xu hƣớng chung của các phƣờng trên địa bàn quận Cầu Giấy là nhƣ vậy, song, số lƣợng các việc chứng thực là không đều ở các Ủy ban nhân dân phƣờng khác nhau thuộc địa bàn quận Cầu Giấy.
Bảng 2: Tình hình số việc chứng thực đƣợc giải quyết
ở Ủy ban nhân dân phƣờng trên địa bàn quận Cầu Giấy 6 tháng đầu năm 2020
TT Ủy ban nhân dân Phƣờng Bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính Chữ ký đƣợc chứng thực Các loại việc khác đƣợc xác nhận 1 Dịch Vọng 71.500 428 2512 2 Dịch Vọng Hậu 61.050 410 1856 3 Nghĩa Tân 66.300 482 2391 4 Nghĩa Đô 65.200 432 1930 5 Yên Hòa 67.380 416 2040 6 Trung Hòa 68.400 390 2370 7 Quan Hoa 75.700 360 1956 8 Mai Dịch 60.600 358 1907 Tổng 536.130 3.276 16.962
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng ư pháp quận Cầu Giấy
Về thời gian chờ giải quyết chứng thực, tỷ lệ hồ sơ đƣợc giải quyết đúng hạn đạt khá cao. 100% hồ sơ chứng thực chữ ký đƣợc trả đúng hẹn. Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính đƣợc trả đúng hẹn cũng đạt tỷ lệ từ 97% - 99,5%. Việc trả hồ sơ đúng hẹn (ngay trong ngày hoặc không quá 02 ngày làm việc) đã tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dân trong việc chứng thực, tránh sự phiền hà, tốn kém thời gian, chi phí đi lại.
Tại các văn phòng công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy, công tác chứng thực cũng đƣợc thực hiện theo đúng các quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong những năm gần đây, số lƣợng các giấy tờ, hồ sơ chứng thực từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng,
giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc tại các văn phòng công chứng ở quận Cầu Giấy đều có xu hƣớng tăng đều qua các năm.
Bảng 3: Tình hình số việc chứng thực đƣợc giải quyết ở các Văn phòng Công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy
từ năm 2017 đến tháng 6/2020 Năm Bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính Chữ ký đƣợc chứng thực Các loại việc khác đƣợc xác nhận Số lƣợng Lệ phí (1000đ) Số lƣợng Lệ phí (1000đ) Số lƣợng Lệ phí (1000đ) 2017 1.401.130 8.311.585 4.323 41.779 22.798 61.389 2018 1.748.273 15.973.604 6.654 65.890 29.414 75.350 2019 2.499.216 18.893.396 8.648 82.890 43.464 121.797 Đến 6/2020 802.025 5.123.578 2.152 20.456 14.852 38.256
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Sở ư pháp thành phố Hà Nội
Việc số lƣợng bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính, chữ ký đƣợc chứng thực và hợp đồng giao dịch đƣợc chứng thực ở các văn phòng công chứng tăng đều qua các năm cho thấy nhu cầu chứng thực ở quận Cầu Giấy ngày càng tăng và ngƣời dân đặt niềm tin ngày càng nhiều vào các tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện việc chứng thực ở các tổ chức này. Để có đƣợc kết quả này không thể phủ nhận đƣợc vai trò của đội ngũ công chứng viên trong thực hiện công tác chứng thực.
Biểu đồ 2. Tình hình số lƣợng vụ việc chứng thực đƣợc giải quyết ở các Văn phòng Công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy
giai đoạn 2017 -2020 0 500 1000 1500 2000 2500 2017 2018 2019 Ước tính 2020 Chứng thực bản sao Chứng thực chữ ký Các loại việc khác
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Sở ư pháp thành phố Hà Nội
Tƣơng tự với số lƣợng vụ việc đƣợc chứng thực ở các phƣờng thuộc quận Cầu Giấy, các Văn phòng Công chứng ở quận Cầu Giấy cũng thực hiện chứng thực tăng mạnh trong năm 2019 và giảm nhiều trong năm 2020. Nhƣ vậy, có thể thấy, ngƣời dân khi có việc cần chứng thực đã tìm đến cả các cơ quan nhà nƣớc lẫn các Văn phòng Công chứng chứ không tập trung hẳn vào cơ quan hay tổ chức nào. Điều này góp phần giảm tải công việc cho các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng công chứng.
2.2.4. Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất cho thực hiện pháp luật về