6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3 Hệ thống thông tin
a) Khái niệm hệ thống thông tin
Thông tin là hệ thống thu thập, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin bên trong nội bộ và bên ngoài. Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh và thỏa mãn các mục tiêu về hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính và tính tuân thủ. Mọi thông tin đƣợc sử dụng trong doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Chất lƣợng thông tin ảnh hƣởng đến khả năng của Nhà quản lý để ra quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Chất lƣợng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo.
Doanh nghiệp cần thực hiện thu thập thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, sau đó cung cấp cho Nhà quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu đƣợc đề ra của doanh nghiệp. Các thông tin thu thập đƣợc phải đầy đủ, thích hợp và phải đƣợc cung cấp kịp thời đến ngƣời có trách nhiệm để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lƣợc liên quan đến toàn bộ chiến lƣợc của doanh nghiệp và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển.
Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài. Kiểm soát nội bộ là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông đƣợc thực hiện chính xác, kịp thời.Các phƣơng tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng nhƣ: bản chỉ dẫn thực hiện, thƣ báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo. Một phƣơng tiện truyền thông hác có tác động mạnh là hành động của những Nhà quản lý.
b) Hệ thống thông tin trong công tác thẩm định và xét duyệt cho vay
Để phục vụ cho quá trình thẩm định và xét duyệt cho vay hiệu quả, NH đầu tƣ xây dựng hệ thống thông tin tín dụng chất lƣợng cao. Hệ thống thông
tin tín dụng giúp tìm kiếm và phát hiện sớm các khoản tín dụng có vấn đề và đánh giá đúng mức độ rủi ro của các khoản nợ, đồng thời có thể dự đoán về khoản tín dụng có thể chuyển sang nợ xấu. Về cơ bản, hệ thống thông tin hỗ trợ cho quá trình thẩm định và xét duyệt cho vay của Ngân hàng bao gồm:
- Thông tin khách hàng: Hệ thống cung cấp thông tin về mọi khách hàng có quan hệ tiền gửi, tiền vay với ngân hàng hoặc những khách hàng chƣa có quan hệ với ngân hàng., các thông tin cơ bản gồm: tên doanh nghiệp, năm thành lập, quyết định thành lập, giấy phép hoạt động, giấy chứng nhận đăng ý inh doanh, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên ngƣời đại diện trƣớc pháp luật, cơ cấu tổ chức và điều hành của doanh nghiệp.
- Thông tin tài chính và hoạt động: Hệ thống cung cấp thông tin về quy mô doanh nghiệp, các chỉ tiêu thanh khoản, chỉ tiêu hoạt động, chỉ tiêu cân nợ và chỉ tiêu thu nhập. Thông tin về các chỉ tiêu này đƣợc tổng hợp và tính toán trên cơ sở các báo cáo tài chính do doanh nghiệp cung cấp. Thông tin hỗ trợ cho công tác thẩm định để ra quyết định cấp tín dụng khách hàng.
- Thông tin về bảo đảm tiền vay: Hệ thống cung cấp thông tin liên quan về các biện pháp bảo đảm tiền vay, các thông tin về tài sản bảo đảm nhƣ giá trị và loại tài sản, bằng chứng về quyền sở hữu hợp pháp, tính thanh khoản của tài sản. Ngăn ngừa rủi ro tài sản bảo đảm đƣợc mang đi cầm cố, thế chấp cùng lúc ở các tổ chức hác nhau, đồng thời tạo cơ sở kinh tế và pháp luật để thu hồi các khoản nợ đã cho hách hàng vay.
- Thông tin phi tài chính: Ngoài những thông tin thuộc báo cáo tài chính, hệ thống còn cung cấp các thông tin liên quan đến hách hàng nhƣ lịch sử hình thành và phát triển, môi trƣờng kinh doanh và các yếu tố thị trƣờng, tình hình sản xuất inh doanh, cơ sở vất chất kỹ thuật và công nghệ, nhà cung cấp nguyên vật liệu, đạo đức và khả năng của ban điều hành. Đạo đức nhà điều hành và các yếu tố phi tài chính hác có tác động đến khả năng và ý muốn trả nợ của khách hàng, từ đó ảnh hƣởng đến quá trình thu hồi nợ của ngân hàng. Do đó, cán bộ kết hợp việc tra cứu thông tin trên hệ thống về lý
hách hàng để có thêm thông tin phục vụ công tác thẩm định, đánh giá hách hàng; ngăn ngừa rủi ro cho vay những doanh nghiệp không có thiện chí, chây ỳ trong việc trả nợ mặc dù có đủ khả năng trả nợ.
Khi hách hàng đến mở tài khoản giao dịch, cán bộ cập nhật những thông tin cơ bản do khách hàng cung cấp vào hệ thống. Ngoài ra, cán bộ cần phải phỏng vấn, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, yêu cầu hách hàng định kỳ cung cấp báo cáo về tình hình kinh doanh, tài chính và quản lý để giúp cho việc cập nhật thƣờng xuyên thông tin, đánh giá rủi ro. Khi có phát sinh thông tin tín dụng mới hoặc có thay đổi so với thông tin sẵn có thì cán bộ thực hiện cập nhật và bổ sung thông tin vào hồ sơ hách hàng trên hệ thống. Thông tin tín dụng sau đó đƣợc nhập vào kho dữ liệu và tập trung toàn bộ tại Trụ sở chính thông qua mạng máy tính nội bộ.
Khi có nhu cầu, cán bộ tín dụng sử dụng mã khóa truy cập hệ thống của mình để tự tra cứu thông tin cần thiết trên hệ thống. Việc cung cấp thông tin pháp lý, thông tin tài chính và hoạt động, thông tin bảo đảm tiền vay và các thông tin phi tài chính khác của hách hàng giúp phân tích, đánh giá, thẩm định, ra phán quyết tín dụng và quản lý, cảnh báo tín dụng; ngăn ngừa rủi ro trong quá trình cấp tín dụng cho KHDN, các rủi ro cụ thể trong từng giai đoạn của quy trình.