Mục tiêu chung mà cả nhóm đề ra cũng đến lúc hoàn thành. Chẳng h n, nhóm ạ sinh hoạt hè sau m y tu n vui chơi kấ ầ ết thúc để chuẩn b năm hị ọc mới; nhóm nghiên
cứu s n phả ẩm nước giải khát m i cớ ủa hãng Coca Cola cũng phải hoàn thành nhiệm vụ đúng thời h ; t lao đạn ổ ộng hoàn thành một đ t sợ ản xuất. Nhìn chung, mọi ho t đạ ộng đều phả ếi k t thúc v i m t cuớ ộ ộc lượng giải để rút ra kinh nghiệm hay chuẩn bị cho một giai đo n mạ ới. M t nhóm ho t độ ạ ộng không hi u quệ ả có thể tuyên bố giải thể để bắt đầu lại v i nhớ ững con người m i, chương trình mớ ới.
Như vậy, theo quy trình 5 giai đo n này, không phạ ải nhóm nào lần lượt r i cũng ồ sẽ kết thúc theo kiểu giải tán. Thực t cho thấế y, có r t nhi u nhóm sau khi kết thúc ấ ề ở mức độ này, h quay lọ ại giai đoạn hình thành ban đầu để thiết lập một nhóm m i v i ớ ớ cách th c làm vi c chuyên nghiứ ệ ệp hơn, tổ chứ ại nhân sự c l sao cho phù hợp với mục tiêu chung m i, nhớ ững chu n mẩ ực, quy t c mắ ới mang tính thi t thế ực hơn cho ù hợph p với đặc điểm của nhóm lúc b y giấ ờ. Cầ ưn l u ý là, các giai đoạn nói trên không phải lúc nào c ng diũ ễn ra một cách quá rạch ròi mà trên thự ế sẽ c t tiến tri n theo khể ả năng riêng của từng nhóm làm việc.
BÀI TẬP THỰC HÀNH 1
Sau buổi h p với ban giám đ c, nhóm c a Thành đư c phân công tọ ố ủ ợ ổ chức chương trình “Tri ân khách hàng” nhân dịp kỷ niệm 10 năm thành lập công ty. Mọi người b t đắ ầu đưa ý tư ng, l p kở ậ ế hoạch, phân bổ công vi c cho tệ ừng thành viên trong nhóm. Thành không muốn đảm nhận nhiệm vụ tổ chức và theo dõi b phậộ n h u c n ậ ầ mà chỉ muốn ch u trách nhiị ệm đón tiếp khách mời. Tuy nhiên, anh Kha - trưởng nhóm - lại cho rằng Mai thích h p hơn vợ ới nhiệm v đó. ụ
Trong ngày diễn ra sự kiện, Thành không t p trung vào nhiậ ệm vụ được giao mà thường ch y ra s nh đ đón ti p khách cùng vạ ả ể ế ới Mai dẫn đ n viế ệc hậu c n chầ ậm trễ. Kết thúc chương trình, công ty nhận rất nhiều lời than phiền qua nh ng t góp ý gữ ờ ửi về hộp thư khi n Ban Giám đế ốc rất tức giận và đưa ra lời khiển trách cho cả nhóm.
Theo bạn, nguyên nhân nào đã d n đ n sẫ ế ự không thành công trong chương trình “Tri ân khách hàng” của công ty trong tình hu ng trên? ố Giải thích?
Nếu giữ vai trò là trưởng nhóm, b n sạ ẽ làm gì đ tránh gây ra nhữể ng xung đột vai trò của t ng thành viên trong nhóm? ừ
BÀI TẬP THỰC HÀNH 2
Công ty thành lập dự án phát triển s n phả ẩm sữa r a mử ặt m i. Các thành viên ớ trong nhóm đến từ các phòng ban khác nhau và bạn được giao nhiệm vụ là trưởng dự án. Trư c khi nhóm hoớ ạt động, b n hãy cùng nhóm xây ạ dựng chu n mẩ ực (quy tắc) làm việc c a nhóm trên các phủ ạm vi:
- Chuẩn mự ức ng x xã hử ội - Chuẩn mực th c thi công việc ự - Chuẩn mực thời gian
- Chuẩn mực hỗ trợ qua lại - Chuẩn mực thưởng phạt
CHƯƠNG 4
KỸ NĂNG LÃNH Đ O NHÓMẠ
Mục tiêu của chương:
Sau khi học xong chương này, sinh viên sẽ: - Hiểu được vai trò của người lãnh đạo nhóm
- Rèn luyện các k năng ỹ và phẩm chất của người lãnh đạo nhóm
- Có thái độ tích cực trong làm vi c nhóm và lãnh đệ ạo nhóm
Kỹ năng lãnh đ o nhóm là gì? Đó là nh ng kạ ữ ỹ năng không th thiếu được để ể trở thành m t nhà quộ ản lý, lãnh đ o tài ba. ạ Kỹ năng lãnh đ o nhómạ được hiểu đơn gi n ả là khả năng d n dẫ ắt, khuyến khích, t o đ ng lạ ộ ực cho nhân viên làm vi c, tệ ạo ảnh hư ng ở đến cách làm việc và môi trường, thúc đ y và nâng cao tinh th n làm viẩ ầ ệc hiệu quả, nhanh chóng đạt mục tiêu. Vì vậy, k năng lãnh đ o nhóm là rỹ ạ ất quan trọng.
4.1.VAI TRÒ LÃNH ĐẠO NHÓM
Ngày nay, bất kỳ hình thức tổ chức nào cũng không thể hoạt động tốt mà không có đội mạnh. Các đ i mạnh chỉ trở nên thựộ c sự mạnh n u hế ọ có khả năng lãnh đ o ạ nhóm m nh. K năng lãnh đ o nhóm rạ ỹ ạ ấ ầt c n thiết cho các công vi c kinh doanh hiệ ện nay, đặc biệt là khi các công việc thường được th c hiự ện theo nhóm. Kỹ năng lãnh đạo nhóm là khả năng d n dẫ ắt, khuyến khích, t o đ ng lạ ộ ực cho nhân viên làm vi c, tệ ạo ảnh hưởng đ n cách làm viế ệc và thúc đẩy, nâng cao tinh th n làm viầ ệc hiệu quả, nhanh chóng đạt mục tiêu. Nhóm là một tập h p nhi u thành viên khác biợ ề ệt, vì vậy để th ng ố nhất nhóm và thúc đ y nhóm đẩ ạt mục tiêu đư c giao là mợ ột nhiệm vụ đòi hỏi ngư i ờ lãnh đạo nhóm phải có nhiều kỹ năng và phẩm chất khác nhau; trong đó, quan trọng nhất là kỹ năng lãnh đ o nhóm. ạ
Khi lãnh đạo nhóm, người nhóm trưởng cần lưu ý thực hiện các hoạt động sau:
4.1.1.Thúc đ y sẩ ự tận tâm của các thành viên
Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan tr ng là t o nên đưọ ạ ợc sự tận tâm đối v i ớ công vi c c a các thành viên trong nhóm. Trách nhiệ ủ ệm có thể được phân định rõ ràng và đánh giá cụ thể, nhưng sự tận tâm của m i thành viên là điề ấỗ u r t khó ki m soát. Vì ể vậy, người lãnh đạo c n biầ ết cách khéo léo thúc đẩy sự tận tâm của các thành viên trong nhóm. Những phương pháp gây d ng sự ự tận tâm đó có thể là những y u tế ố sau:
Luôn khuyến khích đ ng viên:ộ Sự động viên của người quản lý là đ ng lộ ực làm việc m nh mẽ của ngưạ ời thực hiện bởi họ cảm nhận được sự quan tâm và khích lệ của người giám sát công việc c a mình. Vì vủ ậy, người lãnh đạo nhóm c n mầ ời g i s tham ọ ự gia và đóng góp của m i ngư i trong mọ ờ ọi trường h p cợ ụ thể; động viên họ học hỏi thêm những k năng mỹ ớ ếu c n thii n ầ ết để phát huy nh ng điữ ểm mạnh ở mỗi ngư i; ờ
kêu gọi tinh thần trách nhiệm ở từng thành viên; nh n biậ ết ưu thế của từng cá nhân và sẵn sàng hỗ ợ tr những khi c n thiầ ết.
Đề cao tinh thần đ ng đ i:ồ ộ Một nhóm ho t đạ ộng hi u quệ ả khi tinh th n đ ng ầ ồ đội được chú trọng phát tri n, đó tể ở ấ ả t c các thành viên đều hư ng sớ ự quan tâm đ n ế cái chung c a nhóm. Vì vủ ậy, đ xây d ng và phát tri n tinh th n đ ng để ự ể ầ ồ ội, ngư i lãnh ờ đạo c n: thư ng xuyên tầ ờ ổ chức các hoạt động mang tính t p thậ ể; khen thưởng thành tích chung chứ không phả ủi c a một cá nhân nào đó; lo i b tính vạ ỏ ị kỷ cá nhân trong công vi c; luôn xác đệ ịnh sức mạnh tính đ ng đồ ội, đánh giá cao những thành công cũng như sự cống hi n cế ủa toàn b các thành viên trong nhóm mang lộ ại cho công ty.
Nuôi dưỡng s hăng hái, nhiự ệt tình: Trong hoạt động nhóm, sự hăng say nhiệt tình của người này r t d tác đấ ễ ộng đ n ngưế ời kia. Ngư i lãnh đờ ạo nhóm c n nh n ra ầ ậ điều này và nắm bắt để khuấy đ ng nên s hăng hái nhiộ ự ệt tình cho toàn đ i. Niộ ềm tin của người lãnh đạo dành cho thành viên trong nhóm cũng là tác nhân t o sạ ự tích cực, nhiệt tình ho t đạ ộng c a các thành viên. Vì vậy, người lãnh đạo nhóm c n làm cho các ủ ầ thành viên nhận thấy rõ sự tin tưởng họ ợc nhận thông qua các nhiệm vụ ợc giao đư đư và nh ng mong đữ ợi về kết quả cụ thể sẽ đạt được.
Tạo không khí vui vẻ: Sức mạnh t p thậ ể có th mang đếể n nh ng hiữ ệu quả bất ngờ. Bầu không khí vui vẻ, c i mở ở sẽ củng cố mối quan hệ giữa các thành viên và góp phần t o nên sạ ức mạnh t p thậ ể. Ngư i lãnh đờ ạo c n có k năng giao ti p hi u quầ ỹ ế ệ ả để có thể dẫn dắt và xây d ng mự ột bầu không khí tích cực trong nhóm. Khi ấy, mỗi ngư i ờ trong nhóm sẽ cảm thấy tấ ả họ t c là những cá nhân không thể thiếu của một tập thể, họ sẽ cảm thấy tho i mái và hăng say làm việc hơn. ả
4.1.2.Xác định đi u quan tr ng nhề ọ ất trong thời điểm hiện tại
Trưởng nhóm luôn là ngư i hư ng các thành viên cờ ớ ủa mình vào những đi u ề quan tr ng nhọ ất để tạo nên thành công. Trong các giai đo n hoạ ạt động của nhóm, sẽ không ít l n các thành viên nhóm đi xa rầ ời mục tiêu ban đầu hoặc lung lay ý chí do tác động bởi các yế ố u t bên ngoài. Trư ng nhóm phở ải là ngư i tờ ỉnh táo để loại tr được ừ các hoạt động không c n thiầ ết và là chỗ dựa cho c nhóm tránh nh ng sao lãng t bên ả ữ ừ ngoài.
4.1.3.Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm
Làm việc theo nhóm là hoạt động luôn được công nhận và đánh giá cao. Sự công nhận, thăng ti n và ti n thư ng ...phế ề ở ụ thuộc vào th c tự ế mức độ hợp tác cũng như đóng góp và thành t u đự ạt được c a tủ ừng cá nhân. Nh ng v n đ và nghiên c u quan tr ng ữ ấ ề ứ ọ được thảo lu n trong các công ty đ u nh n m nh hoậ ề ấ ạ ạt động đội nhóm.
Cơ cấu qu n lý hoả ạt động rất chú trọng và đánh giá cao t m quan trọầ ng c a ủ những đội nhóm. Thường thì các thông tin ph n hả ồi thống nhất trong toàn bộ hệ thống; tất cả các phản hồ ừ đồi t ng nghi p, tệ ừ các báo cáo tr c tiự ếp và từ cấp lãnh đ o đ u có ạ ề những ảnh hư ng m nh mở ạ ẽ đối v i nhớ ững hành xử trong công việc c a mủ ỗi thành viên. Làm việc theo nhóm là một xu th làm viế ệc rất phát tri n và hi u quả trong các ể ệ doanh nghi p hi n nay. Đ nhóm hoệ ệ ể ạt động tích cực, vai trò c a vi c xây dủ ệ ựng một tinh thần chung cho nhóm là vô cùng quan tr ng. Trưọ ớc khi tri n khai công vi c, mọể ệ i thành viên trong nhóm đều phải hiểu rõ mục tiêu mà nhóm hướng đ n, cách thế ức quản
lý và ho t đạ ộng cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên. Có như v y, tậ ấ ả t c thành viên m i có cùng đíchớ đến và biết cách định hư ng cho viớ ệc th c hiự ện nhiệm vụ của mình.
Trong quá trình phân công nhiệm vụ, ngư i lãnh đờ ạo nhóm c n lưu ý phân công ầ phù h p vợ ới khả năng và đ ng cơ cộ ủa từng thành viên. Đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đ t m t ngư i vào đúng vặ ộ ờ ị trí của họ, trao cho họ nhiệm v đúng vụ ới sở trường, thì công vi c đệ ảm b o s được ả ẽ thực hiện rất xu t sấ ắc.
Người lãnh đạo nhóm c n phầ ải sâu sát m i ho t đọ ạ ộng c a nhóm đủ ể có những điều ch nh h p lý. Không chỉ ợ ỉ ều ch nh công viđi ỉ ệc, trưởng nhóm còn phải điều ch nh ỉ mối quan hệ giữa các nhóm viên, k p thị ời phát hiện nh ng mâu thu n nữ ẫ ộ ộ để hóa i b giải, không để chúng nh hư ng đ n công vi ả ở ế ệc. S minh b ch, rõ ràng trong vi c ự ạ ệ truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều ki n rệ ất quan trọng để thành công. Tập thể nhóm c n đưầ ợc thông tin về bấ ỳ mộ ự t k t s thay đ i nào, tổ ừ đó có thể tránh những va chạm làm nh hư ng đ n công viả ở ế ệc và nhiệm vụ của họ. Ngư i lãnh đờ ạo nhóm c n ầ chắc chắn r ng các thành viên có sằ ự nhận thức đ y đầ ủ như nhau về những gì c n hoàn ầ thành và m i ngư i luôn gọ ờ ắn kế ớt v i nhau. Bên cạnh đó, trư ng nhóm luôn phở ải cập nhật những thông tin ph n hả ồi từ các thành viên khác để kịp thời điều ch nh. Có như ỉ vậy, hoạ ột đ ng c a nhóm mới thự ự ủ c s mang lại hiệu quả tối ưu.
4.2.KỸ NĂNG PHÂN CÔNG CÔNG VI C TRONG NHÓMỆ
4.2.1. Vai trò từng cá nhân trong nhóm
• Trách nhiệm của m i người ỗ
Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị ràng buộc trong một số hoàn cảnh;
Đôi khi cá nhân phải “hy sinh” những lợi ích, ham muốn của riêng mình vì lợi ích chung của tập thể. Trường hợp có một số cá nhân “quá hiền” và nhóm trưởng thiếu quan tâm thì cá nhân này sẽ chịu thiệt thòi;
Trong hoạt động nhóm, nếu không khéo quản lý thường dễ phát sinh chia bè phái;
Các vấn đề riêng tư của cá nhân thường bị tiết lộ vì mỗi thành viên thường chia sẽ thông tin cho nhau, nếu vì mục đích không lành mạnh thì những thông tin ấy sẽ gây nên những chuyện không hay, làm phát sinh mâu thuẫn nội bộ của nhóm
Ví dụ: thông tin về việc một bạn trong nhóm đã có gia đình và có con, chỉ trong nhóm biết, nhưng lại được truyền ra bên ngoài từ đó gây mất đoàn kết không đáng có.
Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều nhóm khác nhau, sẽ có mục tiêu khác nhau, đồng thời cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng. Chính vì vậy, từng cá nhân phải
tìm hiểu về nhau trong nhóm, tìm hiểu điểm mạnh - yếu của nhau để từ đó cùng nhau thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho phù hợp.
Tìm hiểu nhau - chấp nh n nhau:ậ
• Tìm hiểu nhau là giai đoạn các thành viên tìm những thông tin của tất cả các thành viên trong nhóm, tạo sự gần gũi trong công việc, tạo sự dễ dàng trong liên lạc…nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm.
• Các thông tin cần tìm hiểu: Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí hoạt động chính của nhóm. Thành viên nhóm là ai? Tìm hiểu những thông tin về giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chuyên môn, tôn giáo, cá tính…Các quy định/ nội quy của nhóm? Quan điểm của nhóm là gì? Phương thức hoạt động của nhóm? • Mỗi cá nhân đều có mặt mạnh và yếu khác nhau nên chúng ta không nên cầu
toàn mà phải chấp nhận. Đừng quá quan tâm đến cá tính, nên tập trung vào mục tiêu chính hoạt động của nhóm. Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác để hợp tác và làm việc.
4.2.2.Nhiệm vụ của mỗi thành viên
o Người lãnh đạo nhóm
Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm. Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu. Có khả năng thông tri hai chiều. Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm. Người ta mong đợi rất nhiều ở người lãnh đạo. Nếu bạn đã từng là người lãnh