7. Kết cấu của đề tài
2.5.2 Công tác chứng từ
* Ưu điểm: Đơn vị cơ bản đã thực hiện công tác chứng từ theo đúng hƣớng dẫn của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và thông tƣ quy định kế toán BHXH; chủ động, kịp thời bổ sung những biểu mẫu chứng từ phát sinh mới chƣa có hƣớng dẫn cụ thể để phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin.
* Tồn tại và nguyên nhân:
51
cấp để chi BHXH, BHYT chỉ tách đƣợc 2 nguồn mà không theo dõi đƣợc chi tiết theo từng mục đƣợc sử dụng nhƣ ốm đau, thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hƣu trí, tử tuất; BHXH tự nguyện, BHTN...
- Các chứng từ kế toán chi kinh phí: Chƣa quy định cụ thể quy trình luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thƣờng xuyên nhƣ chi quản lý bộ máy, chi BHXH, chi BHYT, chi BHTN dẫn đến công tác này chƣa đƣợc thực hiện một cách khoa học, rõ ràng, chứng từ luân chuyển qua các cá nhân, phòng nghiệp vụ đôi lúc chƣa đƣợc nhất quán về trình tự thực hiện; việc xác định trách nhiệm của các thành phần tham gia vào mỗi khâu của luân chuyển chứng từ chƣa có, thời hạn luân chuyển chứng từ giữa các phòng nghiệp vụ, cá nhân trong đơn vị đôi lúc bị xử lý chậm trễ tại các khâu gây ách tắc công việc, mâu thuẫn giữa các bên. Ngoài ra chứng từ xử lý chậm trễ tại các phòng nghiệp vụ, cá nhân còn làm cho công tác ghi sổ kế toán, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho điều hành quản lý lập báo cáo của đơn vị không đƣợc kịp thời.
Một số chứng từ đƣợc lập không theo hƣớng dẫn biểu mẫu thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán HCSN và Thông tƣ 102/2018/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2018 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán BHXH .
Việc phân loại, sắp xếp và lƣu trữ chứng từ chƣa khoa học, không theo một hình thức kế toán cụ thể nào. Do đơn vị phân loại chứng từ theo từng mảng công việc mà không sắp xếp chứng từ theo sổ Nhật ký dẫn đến chứng từ chi tiền mặt không liên tục mà tách làm nhiều phần theo từng phần hành kế toán, gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu tính liên tục với sổ quỹ, dễ xảy ra thiếu sót, mất chứng từ khi đóng tập lƣu trữ.
- Các chứng từ thu, chi BHXH, BHYT, BHTN: lỗi phổ biến đó là kế toán Thu khi nhập liệu vào máy tính, nhầm số tiền nộp BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị này cho đơn vị khác vào phần mềm kế toán BHXH sau đó chuyển cho phòng thu cập nhật vào phần mềm quản lý thu, do đó xảy ra sai sót trong việc in thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị trong tháng và bị tính lãi chậm nộp cho đơn vị.
52
Đại lý thu thƣờng làm tròn số tiền nộp vào tài khoản thu tại Ngân hàng của đơn vị nên thƣờng xuyên xảy ra trƣờng hợp số tiền thu và số ngƣời không khớp nhau gây khó khăn cho kế toán thu trong việc xác định số thu thừa, thu thiếu.
Bộ phận Chế độ BHXH sau khi duyệt chế độ ốm đau, thai sản, dƣỡng sức chuyển dữ liệu lên phần mềm, kế toán thu cập nhật dữ liệu xét duyệt vào phần mềm kế toán BHXH. Tuy nhiên cũng xảy ra sai sót khi trên chứng từ xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản, dƣỡng sức cho đơn vị này nhƣng lại nhập nhầm mã đơn vị khác dẫn đến kế toán chuyển tiền sai đơn vị hƣởng.
2.5.3 Công tác tài khoản, sổ kế toán
* Ưu điểm: Đơn vị cơ bản đã tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán BHXH, quy định của nhà nƣớc về việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản, sổ sách kế toán và mục lục ngân sách.
* Tồn tại và nguyên nhân
- Kế toán nguồn kinh phí: Đơn vị chƣa mở sổ theo dõi đối với từng nguồn kinh phí và sổ tổng hợp theo dõi nguồn kinh phí đối với tất cả các nguồn, gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu nguồn kinh phí thực nhận, số dƣ còn đƣợc sử dụng tại mỗi thời điểm, từ đó dẫn tới khó khăn trong việc lập kế hoạch sử dụng nguồn vốn chƣa kịp thời, hiệu quả.
- Kế toán chi kinh phí: Nội dung chi hoạt động đa dạng, phong phú nên dễ dẫn đến sai sót trong quá trình xử lý, nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào mục lục ngân sách (nhƣ chi tiền lƣơng hƣu thƣờng bị nhầm lẫn giữa các đối tƣợng thụ hƣởng).
2.5.4 Công tác báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách
* Ưu điểm: Đơn vị đã lập đầy đủ biểu mẫu BCTC theo quy định của chế độ kế toán BHXH gửi BHXH tỉnh Bình Định và báo cáo quyết toán gửi cơ quan thống kê.
* Tồn tại và nguyên nhân
Thời gian lập, nộp BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách gửi BHXH tỉnh Bình Định chậm hơn so với thời gian quy định chế độ kế toán BHXH.
Thuyết minh BCTC còn sơ sài, chủ yếu phản ánh số dƣ tiền mặt, tiền gửi, số phải thu, phải trả, tình hình thu chi quỹ khen thƣởng phúc lợi, nộp ngân sách nhà
53
nƣớc mà chƣa đi sâu vào phân tích tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị, chƣa chỉ ra những kết quả đạt đƣợc, chƣa đạt đƣợc trong năm và vƣớng mắc trong quá trình điều hành, sử dụng kinh phí.
Chế độ kế toán BHXH không quy định lập Bảng cân đối tài khoản tổng hợp, do đó thông tin trên BCTC tại đơn vị không thể hiện đƣợc thông tin về một số tài khoản nhƣ: số dƣ tiền mặt tài khoản 1111, số dƣ tiền gửi ngân hàng kho bạc tài khoản 1121, các khoản tạm ứng tài khoản 312, các khoản phải thu, phải trả…Làm ảnh hƣởng đến việc nắm bắt, kiểm soát thông tin và quản lý của lãnh đạo.