7. Kết cấu của đề tài
3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác chứng từ
Kế toán nguồn kinh phí: Đề nghị BHXH tỉnh Bình Định khi cấp kinh phí chuyển cho BHXH huyện thông báo cấp kinh phí trong đó thể hiện chi tiết từng mục đƣợc sử dụng nhƣ ốm đau, thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hƣu trí, tử tuất; BHXH tự nguyện, BHTN…giúp cho BHXH huyện chủ động cân đối từng mục chi, phân tích, thuyết minh khi phát sinh số liệu thực chi cao hơn dự toán đƣợc giao đề nghị cấp bổ sung để chi trả kịp thời cho ngƣời thụ hƣởng.
Kế toán chi kinh phí: Đơn vị cần xây dựng quy trình cụ thể đối với những nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên giúp chứng từ luân chuyển qua các cá nhân, phòng nghiệp vụ đƣợc nhất quán về trình tự thực hiện; xác định trách nhiệm của các thành phần tham gia vào mỗi khâu của luân chuyển chứng từ, giúp thời hạn luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận nghiệp vụ, cá nhân trong đơn vị xử lý kịp thời, không xảy ra mâu thuẫn giữa các bên. Ngoài ra chứng từ xử lý kịp thời tại các
58
phòng nghiệp vụ, cá nhân còn làm cho công tác ghi sổ kế toán, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho điều hành quản lý lập báo cáo của đơn vị đƣợc kịp thời. Tác giả xin đề xuất một số quy trình phổ biến:
Chi tạm ứng, thanh toán
Hình 3.1. Sơ đồ quy trình tạm ứng, thanh toán
Bƣớc 1: Ngƣời tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD), ngƣời thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán (C37-HD) trình phụ trách phòng ký
Bƣớc 2: Phụ trách phòng ký xác nhận chuyển kế toán thanh toán
Bƣớc 3: Kế toán thanh toán kiểm tra số dƣ tạm ứng xác nhận số dƣ trình kế toán trƣởng, nếu số dƣ tạm ứng lớn thì đề nghị ngƣời tạm ứng thanh toán số đã ứng trƣớc khi xác nhận số dƣ trình kế toán trƣởng
Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán nếu đầy đủ trình kế toán trƣởng ký, nếu chứng từ chƣa hợp lê, thiếu thì trả lại ngƣời đề nghị để bổ sung chứng từ
Bƣớc 4: Kế toán trƣởng kiểm tra số dƣ tạm ứng theo xác nhận của kế toán thanh (2) (1) Ngƣời đề nghị tạm ứng, thanh toán Phụ trách phòng Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ, chuyển khoản (5) (3) (4) (4) (6) Kế toán thanh toán (5) (3)
59
toán, tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ nếu thiếu đề nghị bổ sung, đủ ký trình giám đốc phê duyệt, nếu sai trả lại ngƣời đề nghị thanh toán, tạm ứng.
Bƣớc 5: Giám đốc kiểm tra nếu đồng ý duyệt số tiền đƣợc ứng, số tiền đƣợc thanh toán chuyển kế toán thanh toán, nếu không đồng ý thì không ký duyệt trả lại cho ngƣời tạm ứng, ngƣời thanh toán
Bƣớc 6: Kế toán thanh toán căn cứ số tiền đƣợc duyệt trên Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán lập phiếu chi (C31-BB) chuyển thủ quỹ chi tiền hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản, lập giấy thanh toán tạm ứng (C33-BB) đối với những khoản hoàn ứng, sắp xếp phân loại đƣa vào lƣu trữ.
Quy trình này giúp kiểm soát và hoàn chỉnh chứng từ chặt chẽ hơn, giúp cho chứng từ khi trình lên kế toán trƣởng, giám đốc đầy đủ, đúng mẫu, hợp lý, hợp pháp và theo đúng nguyên tắc.
Hoàn thiện chứng từ chi hoạt động theo biểu mẫu hƣớng dẫn thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng BTC và Thông tƣ 102/2018/TT- BTC của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán BHXH.
Thanh toán chi phí mua đồ dùng rẻ tiền mau hỏng phục vụ công tác Văn phòng không sử dụng Giấy tự báo, Hóa đơn bán lẻ mà phải sử dụng Bảng kê mua hàng mẫu số C24-HD đóng tập theo từng năm.
60
Chứng từ bảng kê mua hàng
Khi tổng hợp thanh toán chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo, lớp học không sử dụng Giấy đề nghị thanh toán C37-HD để chi nội dung mà phải sử dụng Bảng kê đề nghị thanh toán mẫu số C41-HD để tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh nhƣ thuê hội trƣờng, xe đƣa đón đại biểu, nƣớc uống phục vụ hội nghị, bồi dƣỡng báo cáo viên, chi bù tiền ăn…thuận lợi cho việc thanh quyết toán.
Đơn vị: BHXH Bình Định Bộ phận: BHXH huyện An Lão
Mẫu số C24 – HD
(Ban hành theo thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng BTC)
Mẫu số C40b- HD
(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
Mã đơn vị QHNS: 1057253 ngày 30/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
BẢNG KÊ MUA HÀNG
Ngày 25 tháng 08 năm 2019 Quyển số: 01
Số: 01 - Họ tên ngƣời mua: Thân Thị Thu Thảo Nợ: 66121 - Bộ phận (phòng, ban): Văn thƣ thủ quỹ Có: 111
S T T Tên, quy cách, phẩm chất hàng hoá, vật tƣ, công cụ dịch vụ Tên ngƣời
bán hoặc địa chỉ mua hàng
Đơn vị tính
Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3
1 Chổi quét nhà Lan – Chợ sân bay Cây 4 25.000 100.000 2 Giấy vệ sinh Thi – Chợ sân bay Cuộn 80 2.000 160.000 3 Nƣớc lau nhà Lan – Chợ sân bay Can 1 150.000 150.000 Cộng x x x x 410.000 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn trăm mƣời nghìn đồng chẵn.
* Ghi chú: ...
Ngƣời mua Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
61
Đơn vị: BHXH Bình Định Bộ phận: BHXH huyện An Lão
Mẫu số C41 – HD
(Ban hành theo thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng BTC)
Mã đơn vị QHNS: 1057253
BẢNG KÊ ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 25 tháng 08 năm 2019
Số: 01 Nợ: 66121 Có: …….. Họ tên ngƣời đề nghị thanh toán: Thân Thị Thu Thảo
Nội dung công việc : Thanh toán chi phí tổ chức hội nghị tập huấn về hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 Địa điểm tổ chức thực hiện: Hội trƣờng BHXH huyện An Lão
Thời gian thực hiện: 01 ngày từ ngày 24/08/2019 đến ngày 24/08/2019
STT Nội dung chi Số tiền Ghi chú
A B 1 2
1 Tiền thuê phòng nghỉ 5.000.000 2 In bảng nội dung hội nghị 1.000.000 3 Nƣớc uống hội nghị 400.000 4 Chi phí tổ chức ăn 9.000.000
Cộng 15.400.000
Kèm theo 04 hóa đơn GTGT, danh sách đại biểu, dự trù kinh phí, hợp đồng và thanh lý hợp đồng làm chứng từ gốc Số tiền đề nghị thanh toán (viết bằng chữ): Mƣời lăm triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn./.
Ngày tháng năm 2019
Ngƣời đề nghị thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
62
Kế toán chi BHXH, BHYT rà soát chứng từ đã chi đối chiếu với các sổ chi tiết chi BHXH, BHYT đảm bảo đúng nguồn kinh phí đƣợc sử dụng, từ đó đối chiếu với Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN (B08a-BH) tại BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định.
Kế toán thu BHXH, BHYT, BHTN: Để tránh sai sót trong việc nhập nhầm số tiền nộp BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị này cho đơn vị khác thì:
- Kế toán phụ trách thu định kỳ hàng tuần hoặc cuối tháng nên kiểm tra đối chiếu chứng từ ngân hàng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xem đã vào chính xác đơn vị nộp tiền hay chƣa.
- Mỗi đơn vị đều đƣợc cấp mã số quản lý in trong thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng, đề nghị cán bộ thu nhắc đơn vị đơn vị nên ghi mã số của mình vào nội dung chứng từ nộp tiền. Nhƣ vậy khi kế toán phụ trách thu nhập chứng từ chắc chắn sẽ biết đơn vị nào đóng tiền và có đóng cho đơn vị trực thuộc hay không.
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác tài khoản, sổ kế toán
Kế toán nguồn kinh phí: Tuy chƣơng trình kế toán chƣa đáp ứng mở sổ theo dõi nguồn kinh phí đối với từng nguồn và sổ tổng hợp theo dõi nguồn kinh phí đối với tất cả các nguồn, Đơn vị cần mở sổ theo dõi nguồn kinh phí S42-H và sổ tổng hợp theo dõi nguồn kinh phí S43-H bằng Excel để thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu nguồn kinh phí thực nhận, kinh phí đã sử dụng, kinh phí chuyển kỳ sau với Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng mẫu số B02a-BH, Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng mẫu số B02b- BH, tài khoản 461 nguồn kinh phí hoạt động, tài khoản 441 nguồn kinh phí đầu tƣ XDCB. Cuối kỳ kế toán thực hiện in và đóng sổ theo quy định chế độ kế toán HCSN, chế độ kế toán BHXH.
Kế toán chi kinh phí: Đơn vị phải mở sổ tổng hợp chi lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH (S84-BH)
63
Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định Mẫu số: S42- H
BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN AN LÃO (Ban hành theo thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày
10/10/2017 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ THEO DÕI NGUỒN KINH PHÍ
Năm 2019
Loại kinh phí Chi hoạt động Nguồn kinh phí: Cấp trên cấp Nơi cấp: Bảo hiểm xã hội Tỉnh Bình Định Mã ngành kinh tế: ...Mã nội dung kinh tế:...
Đơn vị tính Việt Nam đồng
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ KP chƣa sử dụng kỳ trƣớc chuyển sang Kinh phí thực nhận Kinh phí đƣợc sử dụng kỳ này KP đã sử dụng đề nghị quyết toán Kinh phí giảm Kinh phí còn lại chuyển kỳ sau Số hiệu Ngày, Tháng DIỄN GIẢI A B C D 1 2 3 4 5 6 Số dƣ đầu kỳ 15 200 000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5/12 88 5/12 BHXH tỉnh Bình Định cấp kinh phí chi hoạt động tháng 12
300 000 0000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
- Cộng phát sinh trong kỳ 0
- Số dƣ cuối kỳ 15 200 000 300 000 0000 315 200 000 305 100 000 10 100 000 - Sổ này có 70 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 70
- Ngày mở sổ:...
Ngày 05 tháng 01 năm 2019
64
Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định Mẫu số: S43- H
BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN AN LÃO (Ban hành theo thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017
của Bộ trưởng BTC)
SỔ TỔNG HỢP NGUỒN KINH PHÍ
Loại kinh phí: Kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí: Nguồn Ngân sách nhà nƣớc Loại ...Khoản ...Nhóm mục ... (Hoặc mục):...
Năm: 2019 Loại Khoản Nhóm mục Mục Kinh phí chƣa sử dụng kỳ trƣớc chuyển sang Kinh phí thực nhận trong kỳ Kinh phí đƣợc sử dụng trong kỳ Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán kỳ này Kinh phí giảm trong kỳ Kinh phí còn lại chuyển kỳ sau A B C D 1 2 3 4 5 6= 3-4-5 Quí:... ... ... ... ... ... Quý 4: 6.457.487.220 11.734.873.020 18.192.360.240 17.676.194.387 2.768.925 513.396.928
- Sổ này có 70 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 70
- Ngày mở sổ: 01/01/2018
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
65
Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định Mẫu số S84-BH
BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN AN LÃO (Ban hành theo Thông tƣ số 178/2012/TT-
BTC ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính)
SỔ TỔNG HỢP CHI LƢƠNG HƢU VÀ TRỢ CẤP BẢO HIỂM XÃ HỘI Tháng 12 năm 2018
Loại trợ cấp: Chi BHXH Nguồn kinh phí: Ngân sách nhà nƣớc
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số phải trả tháng này
Số thực trả tháng này Số chƣa trả cuối tháng này Số hiệu Ngày tháng Số tiền hƣởng tháng này Số tiền các tháng trƣớc chƣa lĩnh Số tiền đƣợc truy lĩnh Số ngƣ ời Số tiền Số ngƣời Số tiền Số ngƣời Số tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dƣ đầu tháng
31/12 31/12 Hƣu quân đội 9 65.380.300 - 9 65.380.300 31/12 31/12 Hƣu công nhân viên chức 2 10.114.800 2 10.114.800
66
31/12 31/12 … … … … … … … … …
31/12 31/12 Trợ cấp TNLĐ - BNN 2 10.630.000 2 10.630.000
Cộng phát sinh tháng 17 112.480.200 17 112.480.200
Số dƣ cuối tháng 112.480.200
Cộng lũy kế từ đầu quý 337.440.600
- Sổ này có 70 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 70 - Ngày mở sổ:……….. Ngày 31 tháng 12 năm 2018 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Thủ trƣởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu)
67
3.3.3 Hoàn thiện công tác báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách
3.3.3.1 Hoàn thiện công tác lập BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách
Báo cáo quyết toán dùng để tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí cấp trên, ngân sách cấp, tình hình thu, chi BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí chi hoạt động đã sử dụng của BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định trong kỳ kế toán. BCTC cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho việc đánh giá tình hình, thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp giám đốc BHXH huyện kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động.
Thực tế việc chấp hành chế độ lập gửi BCTC của BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định tƣơng đối đầy đủ, đúng biểu mẫu quy định, đảm bảo đúng nội dung, phƣơng pháp lập, biểu mẫu báo cáo. Tuy nhiên, công tác lập BCTC, quyết toán ngân sách của đơn vị còn những hạn chế cần khắc phục:
Thời gian lập, nộp BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách gửi BHXH tỉnh Bình Định chậm hơn so với thời gian quy định. BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định cần sắp xếp, bố trí thời gian hợp lý gửi BHXH tỉnh Bình Định đúng thời gian quy định.
Thuyết minh BCTC cần đi sâu vào phân tích tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị, tiếp tục phát huy những kết quả đạt đƣợc, khắc phục những tồn tại và vƣớng mắc trong quá trình điều hành, sử dụng kinh phí.
Thông tin trên BCTC tại đơn vị không thể hiện đƣợc số liệu về một số tài khoản nhƣ: số dƣ tiền mặt tài khoản 1111, số dƣ tiền gửi ngân hàng kho bạc tài khoản 1121, các khoản tạm ứng tài khoản 312, các khoản phải thu, phải trả…Làm ảnh hƣởng đến việc nắm bắt, kiểm soát thông tin toàn tỉnh và quản lý của lãnh đạo.
Đề xuất lập Bảng tổng hợp số dƣ các tài khoản là dựa trên trên Bảng cân đối tài khoản của BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định sẽ tổng hợp theo từng chỉ tiêu số dƣ tài khoản theo nguyên tắc:
68
BẢNG TỔNG HỢP SỐ DƢ TÀI KHOẢN Quý…..năm….
Số hiệu Số dƣ đầu kỳ Số dƣ cuối kỳ
TK
Tên tài khoản
Nợ Có Nợ Có
A Tài khoản trong bảng
…
…
…
B Tài khoản ngoài bảng
…
…
…
- Tài khoản trong bảng:
+ Những tài khoản giữ nguyên theo Bảng cân đối tài khoản của BHXH huyện An Lão tỉnh Bình Định, không cộng thêm từ các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán BHXH các huyện, thành phố, thị xã:
Các tài khoản chi phí đã thực hiện bút toán kết chuyển tổng hợp toàn ngành tại BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định: tài khoản 461, tài khoản 661, tài khoản 664, tài khoản 671, tài khoản 672, tài khoản 673, tài khoản 674, tài khoản 675.
Các tài khoản thanh toán về thu, chi giữa BHXH huyện An Lão tới BHXH tỉnh Bình Định: tài khoản 341, tài khoản 351, tài khoản 352, tài khoản 353, tài khoản 354 (những tài khoản này đƣợc tập hợp thanh toán vào cuối kỳ quyết toán).
Các tài khoản thanh toán lãi tiền gửi giữa BHXH huyện An Lão với BHXH tỉnh Bình Định: tài khoản 5125, tài khoản 34212, tài khoản 34211
Tài khoản 342 "Thanh toán nội bộ", dùng để theo dõi thanh toán nội bộ giữa BHXH huyện An Lão với BHXH tỉnh Bình Định (thanh toán nội bộ về phôi tờ rời sổ BHXH, thẻ BHYT, cấp quỹ phúc lợi…).
69
+ Những tài khoản còn lại đƣợc cộng trực tiếp từ các tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản để xác định chỉ tiêu tƣơng đƣơng trên Bảng tổng hợp số dƣ tài khoản.
- Tài khoản ngoài bảng:
Cộng trực tiếp từ các Bảng cân đối tài khoản của BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định để xác định chỉ tiêu tƣơng đƣơng trên Bảng tổng hợp số dƣ các tài khoản.
Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (B02b- BH, phần I) và Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi