7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.5. Về tổ chức bộ máy kế toán
Theo kết quả nghiên cứu và khảo sát, có thể đánh giá bộ máy tổ chức kế toán tại Sở Tài chính tỉnh Bình Định được tổ chức khá hợp lý, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Trưởng phòng kiêm phụ trách kế toán có thâm niên công tác, năng lực quản lý tốt, trình độ chuyên môn cao, đủ đáp ứng cho việc điều hành và chỉ đạo công tác Tài chính - Kế toán của Sở. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên kế toán khá đồng đều, đáp ứng yêu cầu công việc. Trong nội bộ phòng Tài chính - Kế toán có sự phân công rõ ràng, chuyên môn hóa từng nội dung công việc. Điều này giúp phát huy tính chủ động và tinh thần trách nhiệm của mỗi kế toán viên trong mảng công việc mà mình được phân công.
60
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ qua Sơ đồ 2.1:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Sở Tài chính Tỉnh Bình Định 2.2.6. Về tổ chức kiểm tra công tác kế toán
Công tác kiểm tra kế toán do Phòng Tài chính Hành chính sự nghiệp, Kế toán trưởng trực tiếp đảm nhiệm. Công việc kiểm tra kế toán thường được tiến hành tại từng bộ phận kế toán, cụ thể như: ở mỗi phần hành công việc, nhân viên kế toán trực tiếp kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh trước khi tiến hành ghi sổ kế toán, kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra lại trong quá trình tổng hợp số liệu các bộ phận có liên quan.
Việc kiểm tra được tiến hành theo phương pháp đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán với nhau, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, việc ghi chép phản
KẾ TOÁN TRƢỞNG TRƢỞNG PHÒNG QUẢN LÝ NGÂN SÁCH Kế toán tổng hợp Kế toán thanhtoá n các khoản thực hiện tự chủ (sử dụng nguồn kinh phí thường xuyên) Kế toán thanhtoán các khoản không thực hiện tự chủ (sử dụngnguồ n kinh phí không thường xuyên) Kế toán nguồn thu đơn vị, thu hộ chi hộ Kế toán theo dõi xây dựng cơ bản , tài sản cố định, công cụ dụngc ụ Kế toán thực hiện các giao dịch với đối tượng ngoài đơn vị: Kế toán ngân hàng, kho bạc và kế toán thuế. Thủ quỹ
61
chính sách quản lý tài sản và nguồn kinh phí hay chưa?
- Kiểm tra trách nhiệm, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ của các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị.
- Tổ chức kiểm tra định kỳ công tác kế toán trong đơn vị.
- Định kỳ cuối mỗi tháng, tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa các sổ kế toán chi tiết với sổ kế toán tổng hợp.
Sau khi kiểm tra, căn cứ vào đối chiếu số liệu kiểm kê cuối tháng, kế toán trưởng xác nhận vào biên bản đối chiếu, kế toán tổng hợp vào sổ và khóa sổ kế toán tổng hợp phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính định kỳ.
2.2.7. Thực trạng tình hình áp dụng tin học vào công tác kế toán
Hiện nay trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển ngày càng mạnh mẽ, đơn vị đã và đang tiếp thu những kỹ thuật công nghệ tin học mới nhất để đáp ứng yêu cầu đổi mới.
Qua tìm hiểu tại Sở Tài chính tỉnh Bình Định, tất cả các Phòng đều được trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác kế toán, máy vi tính, phần mềm kế toán. Tuy nhiên, trình độ cán bộ kế toán tại một số đơn vị còn hạn chế, nên việc sử dụng phần mềm nhiều khi chưa thành thạo.
2.3. Đánh giá chung về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Sở Tài chính tỉnh Bình Định tỉnh Bình Định
2.3.1. Ƣu điểm
2.3.1.1. Về tổ chức chứng từ kế toán
- Sở Tài chính tỉnh Bình Định đã thực hiện tương đối tốt. Từ khâu lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ đều thực hiện khoa học, dễ kiểm tra, dễ tìm kiếm. Chứng từ kế toán được sử dụng đúng mẫu theo quy định. Việc thực hiện ghi chép rõ ràng dễ hiểu. Kế toán đơn vị đã biết tận dụng lợi thế của bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ, việc làm này đã làm cho việc ghi chép tổng hợp giảm đáng kể. Sở đã ban hành một số mẫu chứng từ sử dụng thống nhất toàn Sở, tạo điều kiện thuận lợi cho người đi thanh toán cũng như dễ dàng cho kế toán trong việc phân loại và soát xét chứng từ.
62
trong các nghiệp vụ kinh tế tài chính được kiểm tra, kiểm soát rất chặt chẽ (phải chính xác, đầy đủ, hợp pháp) và việc lưu trữ cũng được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước nhằm mục đích quản lý tránh thất thoát tiền của nhà nước.
2.3.1.2. Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Hệ thống tài khoản kế toán của Sở dựa trên hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Để phục vụ cho công tác hạch toán, theo dõi các nội dung một cách chi tiết, chính xác đơn vị đã mở thêm các tài khoản phục vụ cho yêu cầu quản lý của đơn vị. Sở đã sử dụng tài khoản phù hợp với tình hình thực tế và quy mô hoạt động, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được bổ sung thêm theo kinh nghiệm thực tế của cán bộ kế toán.
- Trong đơn vị còn sử dụng hệ thống Mục lục ngân sách theo chương, loại, khoản, khoản mục, mục, tiểu mục để lên các báo báo quyết toán và xây dựng các dự toán. Việc sử dụng hệ thống mục lục ngân sách nhằm mục đích theo dõi chi tiết từng khoản chi, thu của đơn vị cũng là căn cứ để kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý nguồn ngân sách của nhà nước từ đó cơ quan cấp trên xác định mức kinh phí hoạt động đơn vị sử dụng cho từng năm trước khi tiến hành giao dự toán cho đơn vị thực hiện công việc quản lý nhà nước.
2.3.1.3. Về tổ chức sổ sách kế toán
Sở Tài chính tỉnh Bình Định đã áp dụng phần mềm kế toán IMAS, phần mềm được thiết kế theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, các loại sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được cập nhật và bám sát chế độ kế toán hiện hành và có sự thống nhất trong toàn Sở, đồng thời phần mềm kế toán được phân quyền cho từng phần hành kế toán khi sử dụng. Do đó, tiết kiệm được thời gian, giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, giúp việc lập các sổ sách kế toán, các báo cáo kế toán được nhanh chóng.
2.3.1.4. Về tổ chức báo cáo kế toán
Quy trình lập báo cáo tài chính được lập trình trong phần mềm kế toán phù hợp, đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Số
63
việc kế toán lập báo cáo bằng phương pháp thủ công.
Do Sở sử dụng phần mềm kế toán IMAS nên các báo cáo được lập đầy đủ, đúng quy định biểu mẫu báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán Ngân sách Nhà nước theo quy định, phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành. Các thông tin được báo cáo thống nhất, do đó đảm bảo cho việc quản lý, điều hành.
2.3.1.5. Về tổ chức bộ máy kế toán
Nhiều năm liền được nhận bằng khen của tỉnh trong công tác kế toán tài chính giúp Sở hoàn thành tốt những nhiêm vụ nhà nước giao. Đưa tỉnh Bình Định từng bước đổi mới theo hướng hiện đại hoá.
Mặc dù đội ngũ làm kế toán không nhiều nhưng đều có trình độ chuyên môn cao, có thâm niên công tác, có nhiều kinh nghiệm, linh hoạt hơn trong việc thực chi cho các hoạt động của đơn vị. Ngoài ra bộ phận kế toán còn được trang bị đầy đủ công cụ làm việc (máy tính, máy in, máy photo…) cũng góp phần đẩy nhanh công việc hạch toán kế toán, lập báo cáo cung cấp kịp thời các thông tin kế toán của đơn vị và của ngành.
2.3.1.6. Về tổ chức kiểm tra công tác kế toán
Công tác tổ chức kiểm tra kế toán được tiến hành bởi cả hai chủ thể: nội bộ Sở tài chính và cơ quan chủ quản. Điều này giúp công tác kiểm tra kế toán trở nên khách quan, đảm bảo tính chính xác; giúp đơn vị dễ dàng điều chỉnh khi có sai sót xảy ra. Công tác xét duyệt quyết toán của phòng Tài chính Hành chính sự nghiệp được diễn ra hàng năm giúp được đơn vị rút ra được nhiều kinh nghiệm qua mỗi năm và hoàn thiện hơn trong công tác kế toán.
2.3.1.7. Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Thứ nhất, sử dụng phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán IMAS mà Sở Tài chính tỉnh Bình Định đang sử dụng là phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động và công tác kế toán của đơn vị. Phần mềm thường xuyên được cập nhật phiên bản mới, có sự điều chỉnh phù hợp và kịp thời với sự thay đổi của các văn bản pháp luật.
64 nhầm lẫn của kế toán thủ công.
Thứ hai, tổ chức mã hóa các đối tượng
Các đối tượng thanh toán và các chứng từ ghi sổ được mã hóa dưới dạng dãy ký tự và dãy số khá ngắn gọn. Điều này giúp kế toán viên dễ dàng ghi nhớ và thuận tiện trong việc theo dõi các đối tượng thanh toán.
Bên cạnh đó, với đặc trưng thường xuyên tổ chức các khóa lớp và quá trình thanh toán tổ chức các khóa lớp có thể kéo dài đến cuối năm, việc mã hóa các chứng từ ghi sổ theo từng khóa lớp thể giúp kế toán dễ dàng cung cấp các báo cáo về tình hình thanh toán từng khóa lớp theo yêu cầu của quản lý.
2.3.2. Hạn chế
2.3.2.1. Về tổ chức chứng từ kế toán
- Bảng chấm công cán bộ CNV ở tại các phòng ban chỉ là hình thức cho đúng thủ tục nó hầu hết không được sử dụng để tính lương.
- Phiếu thu tiền chỉ luân chuyển trong bộ phận kế toán và thủ quỹ thực hiện nhập quỹ thực tế là đã bỏ qua khâu trình thủ trưởng đơn vị ký.
- Còn nhiều các nội dung hoạt động Sở chưa qui định mẫu chứng từ chung, do đó người thanh toán mỗi người một kiểu, làm mất thời gian trong việc soát xét.
2.3.2.2. Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Đơn vị hiện tại đang không mở tài khoản chi tiết cho các tài khoản 1121, 3318.
+ Không thực hiện mở tài khoản chi tiết đối tượng cho TK 1121 : trên thực tế hoạt động, Sở phát sinh các nghiệp vụ về Tiền gửi ở các tài khoản ở cả Ngân hàng và kho bạc. Việc không mở chi tiết cấp 3 cho TK tài khoản TK 1121 khiến việc kiểm tra đối chiếu số dư giữa các tài khoản Tiền gửi sẽ gặp khó khăn, dẫn đến hiện tượng nhầm lẫn số liệu giữa tài khoản ngân hàng với kho bạc và ngược lại, ảnh hưởng đến tính khớp đúng của Báo cáo tài chính.
+ Không thực hiện mở TK chi tiết đối tượng cho TK 3318, nên việc tính toán theo dõi các nguồn thu khác của đơn vị và các khoản thu hộ - chi hộ của các đơn vị gặp khó khăn, dễ xảy ra nhầm lần. Thực tế đã chứng minh, do quá lạm dụng tài
65
toán sai các khoản chi tiết được tập hợp trong TK 3318, không đảm bảo nguyên tắc phù hợp, ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại đơn vị.
- Đơn vị vẫn sử dụng TK 4211- “Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên” khi quy định đã yêu cầu bỏ TK này và các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo tài chính, BCTC không còn đúng theo chế độ chính sách kế toán hiện hành khi TK 4211 không còn giá trị.
- Đơn vị không sử dụng TK ngoài bảng 005 để theo dõi công cụ dụng cụ. Kế toán TSCĐ, CCDC khó theo dõi biến động tăng giảm của công cụ dụng cụ hiện có tại Sở.
- Một số tài khoản đang được sử dụng chưa đúng nội dung:
Hiện tại đơn vị đang sử dụng TK 3318 - “Các khoản phải trả” để hạch toán thu các khoản hỗ trợ khác. Điều này là không đúng với đặc điểm, tính chất của TK 3318.
TK 004 - “Chênh lệch thu, chi HĐTX” đang được đơn vị sử dụng để ghi nhận cả Thu nhập tăng thêm và các khoản khen thưởng, điều này là không đúng với đặc điểm, tính chất của tài khoản ngoài bảng 004.
Việc sử dụng không đúng nội dung các tài khoản đều ảnh hưởng đến tính trung thực của báo cáo tài chính, các nhà quản lý không thể có những đánh giá đúng đắn về tình hình tài chính hiện tại của đơn vị.
2.3.2.3. Về tổ chức sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách kế toán sơ sài, quá nhiều mẫu sổ không được sử dụng. Điều này, khiến bộ phận kế toán gặp rất nhiều khó khăn trong việc kiểm soát, theo dõi và sử dụng các nguồn kinh phí. Hiện tượng chi sai nguồn kinh phí, vượt chi đã xảy ra ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Sở, Ban Giám đốc đã khắc phục hậu quả bằng cách thực hiện giải trình và xin cấp bổ sung nguồn kinh phí.
Sở Tài chính tỉnh Bình Định chưa mở sổ theo dõi các khoản đóng góp theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Điều này khiến đơn vị không thể thực hiện đối chiếu với cơ quan bảo hiểm dẫn đến hiện tượng chuyển thừa quá nhiều bảo
66 lãi chuyển chậm do chuyển thiếu bảo hiểm.
Hiện nay, phần mềm kế toán mà Sở đang sử dụng cung cấp đầy đủ các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định. Nhưng hiện nay, Sở chưa có bộ sổ phục vụ cho kế toán quản trị là không có và chưa được quan tâm. Do vậy, khi lãnh đạo Sở cần thông tin kế toán về các hoạt động trong một giai đoạn nhất định thì bộ phận kế toán gặp khó khăn.
Thực tế, hầu hết các kế toán phần hành đều chỉ nhập chứng từ khi có phát sinh. Báo cáo thực hiện là báo cáo quí. Đến cuối kỳ kế toán, kế toán mới tiến hành in sổ, do đó, nếu có sai sót thì phải tìm và rà soát lại phát sinh của toàn quí nên rất khó khăn và mất thời gian trong việc sửa chữa.
2.3.2.4. Về tổ chức bộ máy kế toán
- Phòng Tài chính - Kế toán đang thiếu chức danh lãnh đạo theo quy định về tổ chức bộ máy kế toán và số lượng lãnh đạo tại Phòng Tài chính - Kế toán. Trưởng phòng không thể chỉ đạo sát sao công việc thực hiện chuyên môn của phòng và không thể kịp thời nắm bắt tâm lý, thái độ làm việc của cán bộ viên chức trong phòng Tài chính - Kế toán. Điều này dẫn đến công tác tài chính - kế toán của Sở còn có những sai sót, không đảm bảo tiến độ. Trưởng phòng và cán bộ viên chức trong phòng đưa ra những ý kiến tham mưu không kịp thời, không đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Phân công nhiệm vụ giữa các kế toán viên trong phòng chưa thực sự hợp lý, vẫn xảy ra hiện tượng, có kế toán phải chịu trách nhiệm quá nhiều mảng công việc, khối lượng công việc quá lớn, bên cạnh đó lại có những kế toán chịu trách nhiệm những mảng công việc có khối lượng công việc ít.
- Sở Tài chính tỉnh Bình Định mới chỉ chú trọng đến tổ chức bộ máy kế toán tài chính chưa chú trọng đến tổ chức bộ máy kế toán quản trị, do vậy chưa thực sự đạt hiệu quả cao.
2.3.2.5. Về tổ chức báo cáo kế toán
Kế toán mới chỉ có báo cáo quyết toán theo quy định của chế độ kế toán - tài chính. Việc lập và phân tích báo cáo của Sở nhìn chung mới chỉ đáp ứng được một