KSNB đối với tiền mặt

7. Kết cấu đề tài

1.2 KSNB đối với tiền mặt

1.2.1 Nội dung và đặc điểm của hoạt động liên quan đến tiền mặt [2]

Tiền của các TCTD thường bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng (tiền gửi NHNN, tiền gửi các TCTD khác), và tiền đang vận chuyển. Tiền là tài sản quan trọng đối với mọi đơn vị và thường có các đặc điểm sau khiến nhà quản lý cần phải quan tâm:

 Phần lớn hoạt động của các TCTD đều cần đến tiền bằng những cách thức khác nhau. Tiền có mối quan hệ mật thiết với các nghiệp vụ chủ yếu như: thu chi tiền mặt với khách hàng, chi tiền lương, chi mua vật tư… nên rất dễ bị sai sót, tham ô, biển thủ hay bị chiếm dụng.

 Tiền ở các TCTD thường có số phát sinh lớn, nghiệp vụ nhiều, điều này làm cho sai phạm rất dễ xảy ra và nhiều khi khó phát hiện.

 Việc tốt tiền sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng tiền của các TCTD.

 Tiền là một tài sản rất nhạy cảm vì khả năng gian lận, biển thủ thường cao hơn các tài sản khác. Các thủ thuật gian lận thường đa dạng và được che dấu tinh vi.

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát đối với hoạt động liên quan đến tiền mặt [2]

Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm liên quan đến tiền. Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt tiền sẽ giúp các TCTD đạt được ba mục tiêu chung như Báo cáo COSO (2013) đã đề ra, đó là:

 Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động,

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy, và

 Tuân thủ pháp luật và các quy định. Cụ thể là:

 Sự hữu hiệu và hiệu quả: các hoạt động thu chi tiền và tồn quỹ được kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

kinh doanh. Việc thu chi tiền mặt đúng quy trình, luân chuyển tốt nguồn tiền phù hợp với nhu cầu sẽ giúp hạn chế mất mát, lạm dụng tiền bạc của đơn vị, từ đó nâng cao khả năng thanh toán, tăng cường hiệu quả kinh doanh, do vậy ảnh hưởng đến tính hữu hiệu trong hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó, nếu đơn vị duy trì số dư tồn quỹ hợp lý, sẽ đảm bảo nhu cầu chi tiêu của đơn vị, đảm bảo lượng tồn quỹ định mức của NHNN, đảm bảo khả năng thanh toán với khách hàng… Việc quản lý tiền hiệu quả còn tránh tồn quỹ quá nhiều, không sinh lợi cho đơn vị.

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy: các nghiệp vụ thu chi tiền mặt cần ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời nhằm cung cấp thông tin về tình hình tạo ra tiền, sử dụng tiền và số dư tiền một cách trung thực và hợp lý trên Báo cáo tài chính của đơn vị.

 Tuân thủ pháp luật và các quy định: việc thu, chi tiền phải phù hợp với các quy định của pháp luật (ví dụ các quy định về sử dụng ngoại tệ, thu thuế thu nhập cá nhân) và tuân thủ quy chế tài chính của đơn vị và của nhà nước (đối với doanh nghiệp nhà nước).

1.2.3. Các thủ tục kiểm soát chung đối với hoạt động liên quan đến tiền mặt [2]

Kiểm soát nội bộ sẽ thay đổi tùy thuộc từng nguồn thu và mục đích chi cũng như tùy thuộc vào đặc điểm của từng đơn vị. Các thủ tục kiểm soát chung thường là:

1.2.3.1 Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực

Không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào có thể ngăn chặn và phát hiện hết sai phạm nếu nhân viên yếu kém về năng lực hay không trung thực. Chẳng hạn nếu thủ quỹ hay kế toán tiền (giao dịch viên, giao dịch viên ngân quỹ phụ, giao dịch viên ngân quỹ chính) yếu kém về nghiệp vụ sẽ gây ra các sai phạm mà bản thân họ không ý thức được và hệ thống kiểm soát nội bộ có thể không phát hiện ra.

1.2.3.2 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận do một cá nhân hay một bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức năng nên họ có thể lạm dụng. Có bốn chức năng cần tách biệt đó là: xét duyệt, ghi chép, bảo quản và thực hiện.

Ví dụ: Thủ quỷ không được kiêm kế toán tiền, chức năng chi tiền và chức năng xét duyệt chi.

1.2.3.3. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

(i) Kiểm soát chung

 Kiểm soát đối tượng sử dụng:

Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được truy cập vào phần hành của mình.

Đối tượng sử dụng bên ngoài: thiết lập mật khẩu, tường lửa hay các biện pháp kỹ thuật khác để họ không thể tiếp cận hay truy cập được và hệ thống đơn vị thông tin của đơn vị.

 Kiểm soát dữ liệu

Nhập liệu càng sớm càng tốt.

Sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc.

(ii) Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát dữ liệu

 Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ

 Kiểm soát sự phê duyệt trên các chứng từ

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập như số chứng từ, ngày tháng, số tiền,… đều có đầy đủ thông tin.

Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã khách hàng, các thông tin cần thiết về khách hàng và các số liệu.

(iii) Kiểm soát chứng từ sổ sách

Thủ tục kiểm soát thông thường là:

 Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ.

 Ghi nhận kịp thời, chính xác các nghiệp vụ về tiền vào sổ sách và tính toán số dư tồn quỹ hàng ngày.

(iv) Ủy quyền và xét duyệt

 Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng,… cần được người có thẩm quyền xét duyệt trước khi lập phiếu chi hay kí séc. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát chi đúng mục đích và sau khi duyệt chi, nhà quản lý cần đánh dấu chứng từ gốc để tránh tình trạng chúng bị tái sử dụng. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt ở một mức độ nào đó thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách như quy chế chi tiêu hay quy chế tài chính trong đơn vị. Để tăng cường kiểm soát, một số đơn vị bố trí người xét duyệt chi tiền độc lập với người kí séc (tức phân nhiệm cho hai người khác nhau)

 Các phiếu chi muốn được xét duyệt phải có đầy đủ chứng từ, sau khi chi cần đóng dấu “đã thanh toán” vào các chứng từ có liên quan để tránh việc sử dụng lần thứ hai các chứng từ này.

 Các khoản chi có giá trị lớn nên chi bằng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.

 Các séc không được kí nếu các chứng từ liên quan đến trả tiền chưa được phê duyệt.

 Các séc, vì lý do nào đó, không sử dụng cho việc chi trả cần phải ghi rõ “hủy bỏ” và lưu trong hồ sơ riêng.

1.2.3.4 Phân tích và rà soát

Để phát hiện các biến động bất thường, đơn vị cần:

 Định kỳ lập báo cáo về các khoản có biến động bất thường như:

Các khoản chi có số tiền lớn (hay vượt trên một giá trị nào đó)

Các khoản chi có nội dung bất thường

Thâm hụt ngân quỹ

 Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt

 Phân tích biến động lãi tiền gửi

1.2.4. Gian lận thường được gặp đối với tiền và các biện pháp kiểm soát thích hợp [2]

1.2.4.1 Thu tiền

Dưới đây là một số kỷ thuật gian lận phổ biến trong việc thu tiền

(i) Thủ thuật skimming

Là loại gian lận mà người thực hiện sẽ lấy tiền thu bán hàng hay cung cấp dịch vụ của đơn vị và không ghi vào sổ sách. Đây là loại gian lận ngoài sổ sách, do vậy chúng rất khó bị phát hiện do không để lại dấu vết. Hầu như bất kỳ ai liên quan đến qui trình thu tiền của đơn vị cũng đều có thể thực hiện thủ thuật skimming, cụ thể là những người nhận tiền trực tiếp từ khách hàng như nhân viên bán hàng hay thu ngân, đặc biệt là nhân viên kiêm nhiệm việc thu tiền và ghi sổ khoản thu này từ khách hàng. Ví dụ: một nhân viên bán hàng của một cửa hàng bán lẻ có thể thực hiện bằng cách bán hàng và thu tiền nhưng không ghi nhận nghiệp vụ này vào sổ sách và bỏ túi số tiền thu của khách hàng.

Biện pháp kiểm soát hữu hiệu cho loại gian lận này là phân nhiệm nhân viên bán hàng khác với nhân viên thu tiền, kết hợp với việc kiểm kê hàng hóa.

(ii) Thủ thuật gối đầu

Để chiếm dụng số tiền đã thu được nợ của khách hàng, gối đầu là thủ thuật gian lận phổ biến nhất. Thủ thuật này được thực hiện bằng cách ghi nhận trễ khoản tiền đã thu và bù đắp bằng những khoản tiền thu được sau đó.

Do đó, sẽ làm cho số dư tài khoản Phải thu của khách hàng được công bố sẽ cao hơn mức thực tế, và chỉ khi nào đối chiếu công nợ chi tiết và thường xuyên mới phát hiện được. Thủ thuật này rất dễ thực hiện tại các đơn vị mà thủ quỹ kiêm kế toán quỹ.

(iii) Chiếm dụng hay biển thủ tiền thu nợ của khách hàng

Gian lận này thường khó che dấu hơn loại biển thủ tiền thu từ bán hàng trực tiếp vì khi khoản nợ phải thu quá hạn, đơn vị sẽ thực hiện các thủ tục đòi nợ và khách hàng sẽ thông báo về việc đã thanh toán tiền. Tuy nhiên, trong thực tế nhân viên thu nợ vẫn có thể biển thủ tiền thu được và che dấu khách hàng bằng cách thông đồng với nhân viên kế toán thay đổi địa chỉ khách hàng để ngăn chặn không cho thư nhắc nợ hay biên bản xác nhận công nợ tới tay khách hàng. Khi đó, thư nhắc nợ, biên bản xác nhận công nợ sẽ được hủy và thay bằng một biên bản xác nhận công nợ giả mạo số tiền nợ của khách hàng. Sau đó, để có thể tiếp tục che dấu gian lận, khoản nợ trên được chuyển thành nợ khó đòi và xóa sổ, hay được phản ánh là khoản chiết khấu hay giảm giá hàng bán.

1.2.4.2 Biển thủ ngân quỹ

Tiền bị đánh cắp bởi các nhân viên tiếp xúc với tiền như thủ quỹ, nhân viên thu tiền mặc dù khoản tiền này đã được phản ánh trên sổ sách. Đây là loại gian lận ít phổ biến hơn do dễ bị phát hiện.

Có ba thời điểm có thể lấy cắp tiền của đơn vị, đó là

 Ngay khi bán hàng.

 Khi thu được nợ.

 Chuyển tiền vào tài khoản của người khác nếu khách hàng trả bằng séc.

1.2.4.3 Chi tiền

(i) Khai khống các khoản chi tiền thông qua giả mạo chứng từ gốc như hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng để lấy tiền của đơn vị.

Có ba thủ thuật để giả mạo chứng từ gốc:

 Lập ra công ty hoặc thông đồng với một công ty nào đó để xuất hóa đơn cho những hàng hóa hoặc dịch vụ không có thật hoặc có giao hàng/cung cấp dịch vụ nhưng tính tiền với giá cao hơn.

 Chi trả không đúng cho nhà cung cấp: thủ tục gian lận thường thực hiện là chi hai lần cho cùng một hóa đơn, trả tiền không đúng nhà cung cấp hay trả lố số tiền ghi trên hóa đơn. Nhân viên gian lận có thể thông đồng với nhà cung cấp để chia số tiền kiếm được hoặc thậm chí không cần thông đồng với nhà cung cấp mà đơn giản là yêu cầu họ trả lại số tiền dư và bỏ túi riêng.

 Mua hàng hay chi cho mục đích cá nhân nhưng lại yêu cầu đơn vị trả tiền.

(ii) Giả mạo séc để lấy tiền

Các kỷ thuật gian lận thường gặp là:

 Nhân viên giữ séc trắng hoặc lấy được séc trắng sẽ viết séc chi tiền, giả mạo chữ ký và ghi tên người nhận là bản thân người gian lận, hay dùng để chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ hay hàng hóa mua cho cá nhân.

 Nhân viên ghi séc sẽ ghi sai đối tượng thụ hưởng so với chứng từ gốc kèm theo để chi tiền cho người thông đồng hay cho nhà cung cấp dịch vụ hay hàng hóa dùng cho mục đích cá nhân. Cơ hội để họ thực hiện là khi vì áp lực thời gian, công việc… người ký séc không tập trung, hay lơ là và ký các séc ghi sai đối tượng thụ hưởng.

 Bản thân người có thẩm quyền ký séc lập và ký séc cho bản thân để lấy tiền của đơn vị.

(iii) Kiting

Kiting là thủ thuật được áp dụng khi hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém, đặc biệt là khi một cá nhân vừa được phép phát hành séc vừa ghi sổ kế toán, hoặc khi có sự thông đồng giữa các nhân viên đảm trách các nhiệm vụ có liên quan với nhau. Người biển thủ thường dùng thủ thuật này để che dấu sự gian

lận của mình. Nội dung của thủ thuật Kiting là chuyển một số tiền từ tài khoản tiền gửi từ một ngân hàng này sang một tài khoản tiền gửi tại một ngân hàng khác cũng của đơn vị, và cố tình ghi nhận sai nghiệp vụ. Cụ thể là vào gần ngày kết thúc niên độ họ sẽ lập séc chuyển tiền như trên. Như khi thực hiện động tác này người biển thủ sẽ thận trọng để đảm bảo chắc chắn rằng sec được rút khá trễ để ngân hàng thứ nhất chưa kịp xóa sổ vào thời điểm kết thúc niên độ, trong khi đó ngân hàng thứ hai đã ghi nhận, do đó số tiền này sẽ được hiện diện trên tại tài khoản tiền gửi của đơn vị tại cả hai ngân hàng.

Mặc dù còn có những cách khác để thực hiện Kiting nhưng tập trung các cách đều dựa trên cơ sở bù trừ cho sự thiếu hụt ngân quỹ bằng cách chuyển tiền giữa các ngân hàng để tăng khống số dư của tài khoản tiền gửi ngân hàng. Để phát hiện sai phạm cần lập bảng kê các séc chuyển tiền giữa các ngân hàng quanh thời điểm khóa sổ.

1.3 KSNB hoạt động ngân quỹ

1.3.1 Nội dung của hoạt động ngân quỹ

Hoạt động ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các nghiệp vụ thu, chi và điều chuyển tiền mặt.

Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào qui mô hoạt động, vào tính chất thường xuyên hay thời vụ của các khoản thu, chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng đó. Các tổ chức tín dụng luôn phải cân nhắc các yếu tố trên để tự xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu cho mình để một mặt đảm bảo thực hiện nhu cầu thu, chi tiền mặt bất cứ lúc nào, mặt khác không để tồn quỹ tiền mặt quá cao làm ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của ngân hàng.

Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ) thực hiện và bảo quản trong kho, két tuyệt đối an toàn. Tại bộ phận ngân quỹ bố trí thủ quỹ và các nhân viên kiểm ngân, thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két.

Việc tổ chức công tác quỹ phụ thuộc vào mô hình giao dịch mà ngân hàng lựa chọn: mô hình giao dịch nhiều cửa hay mô hình giao dịch một cửa.

Trong mô hình giao dịch nhiều cửa: quỹ là một bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng trong các nghiệp vụ liên quan đến việc thu (chi) tiền mặt từ (cho) khách hàng.

Với mô hình giao dịch một cửa: đầu ngày, cuối ngày quỹ chính thực hiện việc giao (nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên (Teller) phù hợp với hạn mức quỹ mà các giao dịch viên được nắm giữ. Như vậy, khi có nghiệp vụ tiền mặt phát sinh, quỹ không phải trực tiếp thu – chi tiền mặt cho khách hàng (trừ các giao dịch vượt hạn mức giao dịch của các giao dịch viên).

1.3.2 Yêu cầu quản lý về hoạt động ngân quỹ

1.3.2.1 Đối với hoạt động thu chi tiền mặt với khách hàng

 Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, ghi chép sổ sách chính xác.

 Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải được chi đúng chủ tài khoản, phải được xét duyệt và ghi chép đúng đắn.