Quan điểm, phương hướng hoàn thiện hệ thống KSNB

7. Kết cấu đề tài

3.1 Quan điểm, phương hướng hoàn thiện hệ thống KSNB

3.1.1 Quan điểm hoàn thiện

Để ngày càng phát triển vững mạnh, chi nhánh cần xác định được mục tiêu phương hướng hoạt động, bên cạnh đó phát huy một hệ thống KSNB hữu hiệu là mục tiêu dài lâu của chi nhánh. Quan điểm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại BIDV Phú Tài:

Một là, gắn kết việc hoàn thiện kiểm soát hoạt động ngân quỹ với việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại BIDV Phú Tài: Kiểm soát nội bộ

hoạt động ngân quỹ là một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ tại BIDV Phú Tài, do đó việc hoàn thiện KSNB hoạt động ngân quỹ cần phải gắn kết với việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hai là, hoàn thiện KSNB hoạt động ngân quỹ phải đảm bảo sự phù hợp với hoàn thiện KSNB tại BIDV Phú Tài về các mục tiêu chung như hiệu quả hoạt động kinh doanh, chiến lược phát triển của BIDV, các mục tiêu riêng về hoạt động ngân quỹ.

Ba là, hoàn thiện KSNB hoạt động ngân quỹ phải đảm bảo có sự tương

thích với các quy định về KSNB được các tổ chức quốc tế công bố đáp ứng được yêu cầu hội nhập ngày càng sâu rộng hiện nay: Thời kỳ hội nhập kinh

tế đặt ra cho các Ngân hàng Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức. Tổ chức KSNB hoạt động ngân quỹ cần được hoàn thiện trên cơ sở tận dụng những cơ hội sẵn có, góp phần hạn chế các điểm yếu và biến thách thức thành cơ hội. Để làm được điều này BGĐ tại mỗi Ngân hàng cần nhận thức được tình hình

kinh doanh hiện tại của ngân hàng mình và am hiểu đặc điểm kinh doanh quốc tế.

Cuối cùng, hoàn thiện KSNB hoạt động ngân quỹ phải đảm bảo sự kế thừa và phát huy hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo cân đối chi phí vận hành với lợi ích mà KSNB hoạt động ngân quỹ mang lại: Trên cơ sở chi phí và lợi

ích, BGĐ của ngân hàng sẽ cân nhắc cách thức và công cụ kiểm soát nào phù hợp nhất với đặc điểm kinh doanh, mục tiêu cần kiểm soát và khả năng tài chính của đơn vị mình.

3.1.2 Phương hướng hoàn thiện

Thứ nhất, xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ riêng biệt, độc lập, không tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh, không chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh, không để ra chính sách, không chỉ đạo hoạt động, chỉ giám sát hoạt động, xác định phạm vi, tìm hiểu rõ nguyên nhân khắc phục kịp thời.

Thứ hai hiện đại hóa và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong công tác kiểm soát nội bộ.

Thứ ba, hoàn thiện các quy định an toàn, các biện pháp thận trọng, các quy định chính sách quản lý, đồng thời đổi mới nội dung, phương pháp, quy trình giám sát phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin.

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB của NHTM Cổ phần Đầu tư và phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài

3.2.1 Giải pháp đối với KSNB tại Chi nhánh Phú Tài

3.2.1.1 Nâng cao nhận thức nhà quản lý

Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về mục tiêu, vai trò, và các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB. Quan điểm, nhận thức và thái độ hành động của các cấp quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB hữu hiệu. Một trong những nguyên nhân dẫn đến hệ thống KSNB chưa thật sự hữu hiệu là do nhận thức của nhà quản lý về hệ thống

KSNB không đầy đủ, chưa thấy hết vai trò của hệ thống này trong quản lý, nên chưa tìm ra các khiếm khuyết của hệ thống, chưa biện pháp chỉ đạo kiên quyết để khắc phục các thiếu sót, tồn đọng. Do vậy để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, cần nâng cao nhận thức, quan điểm của Ban giám đốc về vai trò, và các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB. Do đó, Ban lãnh đạo chi nhánh nên tham mưu đề xuất Trường tổ chức cán bộ của hệ thống BIDV nghiên cứu, tổ chức các khóa học về kiểm soát nội bộ và các nghiệp vụ cần thiết mà ban lãnh đạo chưa được biết đến để nâng cao kiến thức, học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức tín dụng thành công ở những mặt hạn chế chi nhánh chưa đạt được.

Nâng cao nhận thức của nhà quản lý trong nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro. Hoạt động tín dụng và hoạt động ngân quỹ là hai hoạt động tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro, nhất là hoạt động tín dụng chị nhiều tác động lớn của sự biến động của yếu tố kinh tế nằm ngoài tầm kiểm soát của ngân hàng do rủi ro kinh doanh của các doanh nghiệp vay vốn. Ban lãnh đạo hiểu rõ điều này, tuy nhiên do chịu nhiều áp lực về mặt kết quả kinh doanh đã lờ đi các yếu tố rủi ro và bỏ qua việc sử dụng bộ máy chuyên trách để nhận diện, đánh giá, phân tích rủi ro hiệu qủa. Vì vậy Ban lãnh đạo cần phải có nhận thức đúng đắn với vấn đề này để hoàn thiện hệ thống KSNB.

3.2.1.2 Hoàn thiện chính sách nhân sự

 Rà soát sửa đổi bổ sung, ban hành mới các chính sách nhân sự phù hợp với xu thế phát triển, xóa bỏ các chính sách nhận sự lạc hậu, không còn phù hợp với các quy luật hiện hành để đơn vị tuyển dụng nguồn nhân lực ngày càng chất lượng, ngoài ra còn để cán bộ công nhân viên có động lực phấn đấu, góp phần xây dựng chi nhánh ngày càng vững mạnh.

 Luân chuyển nghiệp vụ để cán bộ am hiểu nhiều nghiệp vụ, nhận thức được sự liên kết được quy trình, quy định, hiểu rõ bản chất vấn đề, nắm rõ mấu chốt rủi ro bắt nguồn từ khâu nào để hạn chế rủi ro.

 Xây dựng chính sách tuyển dụng, thu hút nguồn nhân lực chất cao. Thông qua việc luân chuyển cán bộ nắm rõ năng lực, bố trí sắp xếp nhân lực phù hợp với năng lực cán bộ, tạo điều kiện cho cán bộ làm việc ở các mảng năng lực chuyên môn để phấn đấu, phát triển năng lực bản thân của cán bộ. Đặc biệt quan tâm các cán bộ xa nhà, công tác tại các phòng giao dịch xa như Hoài Nhơn để cán bộ yên tâm công tác, phát triển và gắn bó dài lâu với chi nhánh.

 Xây dựng các cơ chế khen thưởng thường xuyên để cán bộ có động lực phấn đấu. Đa phần hiện nay các cơ chế khen thưởng các mảng nghiệp vụ đều từ Trung ương, do đó nguồn khen thưởng dành cho từng cán bộ còn ít. Chi nhánh nên trích lập các quỹ khen thường nhằm khuyến khích cán bộ.

 Ngoài ra cơ chế lương của chi nhánh còn nhiều bất cập, cơ chế nâng lương cho cán bộ còn nhiều hạn chế, không xét nâng lương cho cán bộ theo đúng quy định tạo cảm giác chán nản, không hứng thú làm việc cho cán bộ. Cần công bố rộng rãi quy chế lương, quy chế xét duyệt nâng lương cho cán bộ. Tổ chức hội đồng xét duyệt lương đúng thời gian quy định của hệ thống.

3.2.1.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong đơn vị để không có một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó tránh gian lận sau sót. Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng tập trung và phân tán. Việc phân công công việc quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền hoặc quá phân tán dẫn đén những quyết định trong quản lý không đáp ứng kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin kịp thời.

Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Giám đốc chi nhánh không thể và cũng không nên quyết định trực tiếp mọi công việc, vì không thể theo dõi chặt chẽ, am hiểu rõ vấn đề để giải quyết công việc một cách hiệu quả, nên có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng cấp quản lý từng mảng nhiệm vụ, các các cấp

quản lý cần tuân thủ đúng quy định, phê duyệt đúng thẩm quyền được ủy quyền của mình.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quy định rõ sự cách ly thích hợp về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công tác. Việc kiêm nhiệm tồn đọng tại chi nhánh hiện tại là phó giám đốc phụ trách quản lý tín dụng kiêm trưởng phòng tín dụng 1, phòng tín dụng 2. Việc quản lý toàn bộ này dễ dẫn đến hiện tượng lạm quyền. Cần chấn chỉnh, bổ nhiệm trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách cho phòng tín dụng 1 và 2 để đảm bảo hoạt động tín dụng đúng quy định về nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Hoàn thiện về kiểm soát chi phí nội bộ: Ban kế toán quy định rõ về hạn mức xét duyệt chi phí nội bộ, tuy nhiên phòng QLNB được Giám đốc ủy quyền toàn bộ chi phí ngoại trừ chi phí lương, điều này là bất hợp lý rất dễ xảy ra hiện tượng lạm quyền gây thất thoát chi phí tại chi nhánh.

3.2.1.4 Hoàn thiện thông tin và truyền thông

Nâng cấp hệ thống truyền thông phải đảm bảo cho nhân viên mọi cấp đều có thể hiểu và nắm rõ nội quy, quy định, công văn của ngân hàng, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp.

Cấp dưới cần phải thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban giám đốc và những người có thẩm quyền thông quan hệ thống báo cáo quản trị định kỳ hàng tháng, tuần và ngày.

Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin hiện đại có khả năng kết xuất kịp thời báo cáo, các dữ liệu kết xuất phải là dữ liệu gốc chính xác mà mỗi phòng ban báo cáo phải chịu trách nhiệm về dữ liệu của hệ thống.

Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện cho việc truyền đạt thông tin được thực hiện dễ dàng, thông suốt giữ các cấp của chi nhánh. Quy định rõ ràng về quyền tiếp nhận và xử lý các loại thông tin cho từng cấp. Hệ thống báp cáo giữa các cấp trong bộ máy tổ chức không được chồng chéo, trùng lắp.

3.2.1.5 Hoàn thiện giám sát và điều chỉnh sai sót

Ban giám đốc phải chỉ đạo gắt gao trong hoạt động tự kiểm tra chấn chính của các đơn vị, không để tình trạng báo cáo hình thức. Báo cáo tự kiểm tra chấn chỉnh nên hoàn thiện về mẫu biểu, cũng như nội dung và kết quản tự kiểm tra chấn chỉnh phải được đo lường cụ thể. Các báo cáo chấn chỉnh phải thể hiện được việc đánh giá triển khai và thực hiện kế hoạch của từng đơn vị, nêu được các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch, phân tích nguyên nhân ảnh hưởng, các khó khăn vướng mắc và tồn đọng, song song đó là các giải pháp cụ thể.

Các báo cáo của Bộ phận Kiểm toán nội bộ phải chú trọng việc tư vấn quản trị rủi ro toàn diện cho Ban giám đốc chứ không chỉ dừng lại ở mức ghi nhận sai sót và kiến nghị.

Bộ phận kiểm toán nội bộ cần nghiêm túc thực hiện các quy định và hiểu rõ về trách nhiệm, quyền hạn trong công tác kiểm tra, tính chính xác của kết quả kiểm toán và chất lượng kiểm toán và chất lượng công tác kiểm tra đã được ban hành trong chính sách kiểm toán nội bộ. Phải lên kế hoạch, chương trình, thủ tục kiểm toán đầy đủ đảm bảo cuộc kiểm toán tiến hành hiệu quả.

3.2.2 Giải pháp đối với hoạt động ngân quỹ

3.2.2.1 Công tác ủy quyền, phân giao quản lý kho tiền

Theo công văn hướng dẫn về nghiệp vụ kho quỹ quy định, giám đốc chi nhánh chỉ được ủy quyền cho một phó giám đốc chi nhánh quản lý kho tiền. Tuy nhiên chi nhánh hiện đang ủy quyền cho cả ba phó giám đốc quản lý kho tiền. Chi nhánh cần chấn chỉnh và làm văn bản ủy quyền cho một phó giám đốc quản lý kho tiền theo đúng quy định của Hội sở chính.

3.2.2.2 Công tác giao tiền mặt nội bộ

Phòng QL&DV KQ tham mưu cho Ban giám đốc đề ra các quy định xử phạt nếu không nghiêm chỉnh chấp hành các quy định sau:

Nghiêm cấm giao dịch viện hạch toán nhập/ xuất không đúng trình tự, KSV tuyệt đối không được duyệt không đúng trình tự.

Lãnh đạo phòng nghiêm túc chấp hành công tác kiểm quỹ của quỹ phụ vào cuối ngày

3.2.2.3 Công tác thu chi tiền mặt với khách hàng

Lãnh đạo phòng thường xuyên nhắc nhở GDV trong công tác đóng và lưu trữ bảng kê, lãnh đạo nghiêm kiểm điểm nếu không thực hiện đúng quy định

GDV khi phát hiện tiền giả, phải báo cáo ngay với Lãnh đạo phòng, lập biên bản thu giữ theo đúng quy định

Lập biên bản, xử phạt nghiêm khắc nếu phát hiện trường hợp GDV để tồn quỹ trong ngày.

3.2.2.4 Công tác giao nhận TSĐB, ấn chỉ

GDV ngân quỹ phụ nhận ấn chỉ từ Phòng QL&DV kho quỹ tiến hành kiểm đếm trước sự chứng kiến của Lãnh đạo phòng và trước camera.

Ban giám đốc cần nghiêm khắc trong công tác mượn TSĐB, kiên quyết kiểm điểm đối với việc trả chậm trễ, mọi sự chậm trễ đều phải xin ý kiến Ban giám đốc rõ nguyên nhân để có hướng xử lý.

Nhập xuất TSĐB kịp thời trên chương trình đảm bảo khớp đúng giữa dữ liệu kế toán và thực tế.

3.2.2.5 Công tác ra vào kho tiền và quản lý kho tiền

Hiện tại việc quản lý kho tiền còn nhiều bất cập, rất nhiều lần chi nhánh được Hội sở chính nhắc nhở về vấn đề mở/ đóng kho tiền không đúng quy định, không đầy đủ thành viên. Cần có văn bản chỉ đạo về việc chấp hành nghiêm chỉnh việc đóng/ mở kho tiền đúng quy định, giám đốc chi nhánh thường xuyên theo dõi camera giám sát tình hình hoạt động kho quỹ, có các biện pháp chế tài nghiêm ngặt bảo đảm công tác an toàn kho quỹ

Theo dõi hoạt động vào ra kho tiền không đúng quy định, không khai báo trên sổ ra vào kho tiền đúng quy định, không có sự khớp đúng giữa ghi nhân trên sổ giao nhận vào ra kho tiền và sổ ban giao chìa khóa cửa kho tiền. Đề nghị các cán bộ có nhiệm vụ ra vào tuân thủ đúng quy định, không đối phó qua loa việc ghi chép sổ ra vào kho tiền.

Tổ chức kiểm tra, rà soát và có kế hoạch sửa chữa, cải tạo kho tiền, cửa kho tiền, bổ sung, sửa chữa, thay thế kịp thời hệ thống thiết bị an toàn như hệ thống camera, hệ thống chống đột nhập tại khu vực kho tiền, nơi giao dịch, máy ATM, các nút báo động tại quầy giao dịch,… các phương tiện vận chuyển tiền, các phương tiện bảo quản tiền mặt (két sắt, thùng sắt…) đảm bảo theo đúng quy định.

3.2.2.6. Công tác bàn giao tiền mặt, tài sản, chìa khóa, cài đặt mã số báo động

Đề nghị Ban quản lý kho tiền tuân thủ và ký đầy đủ các biên bản bàn giao tài sản tại thời điểm kiểm kê bàn giao tài sản.

Việc bàn giao chìa khóa cửa kho tiền cần phải đầy đủ thành phần Ban quản lý kho tiền và cán bộ bàn giao, bên cạnh đó khi bàn giao đổi mã két phải giao mã két dự phòng theo đúng quy định cho NHNN, đề phòng mọi trường hợp khi xảy ra rủi ro.

3.2.2.7 Công tác sổ sách kho quỹ

Bổ sung đầy đủ tất cả các sổ trong công tác kho quỹ và theo dõi thường xuyên liên tục không được chỉ đối phó khi có kiểm tra định kỳ mới ghi chép làm mất tính chính xác của công tác sổ quỹ, không phản ánh chính xác, sai lệch sự thật của các nghiệp vụ kho quỹ phát sinh, không đủ chứng cứ phản ánh nghiệp vụ khi xảy ra sự cố.

Đánh số thứ tự, đóng dấu giáp lai giữa các trang, ký và ghi xác nhận tổng số trang trên trang đầu tiên theo đúng quy định.

Theo dõi việc ký xác nhận bàn giao chìa khóa kho tiền đúng thời điểm phát sinh, không để tình trang bổ sung sau, không phản ánh chính xác thời gian bàn giao chìa khóa kho tiền.