Sau khi kê khai, đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tới các chủ sử dụng đất, thu thập các tài liệu giấy tờ liên quan…tiến hành nhập các thông tin trên vào file cơ sở dữ liệu tổng dạng *xls. Việc kê khai, đăng ký tới chủ sử dụng đất bao gồm mẫu đơn cấp giấy chứng nhận (cấp đổi, cấp mới, cấp lầnđầu,…), mẫu phiếu kê khai xây dựng cơ sở dữ liệu, trích lục thửa đất…Lập bảng so sánh ứng thửa theo giấy tờ pháp lý và thửa đo đạc hiện trạng làm cơ sở nhập liệu xây dựng cơ sở dữ liệu thuộc tính.
Sử dụng phần mềm Gcadas gộp tổng 59 tờ bản đồ địa chính xã Đồng Thịnh, gộp .gtp dữ liệu thuộc tính để xuất ra file Excel tổng (file excel kê khai đăng ký) bao gồm các trường dữ liệu để nhập các thông tin sau khi kê khai đăng ký của các chủ sử dụng và các giấy tờ thu thập được.
- Danh mục dữ liệu chuyển nhập vào cơ sở dữ liệu để quản lý gồm có: + Nhóm dữ liệu về thửa đất;
+ Nhóm dữ liệu vềđối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; + Nhóm dữ liệu về tài sản gắn liền với đất (nếu có);
+ Nhóm dữ liệu về người sử dụng đất, người quản lý đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất;
+ Nhóm dữ liệu về quyển sử dụng đất, quyền quản lý đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
+ Nhóm dữ liệu tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
+ Nhóm dữ liệu về sự biến động trong quá trình sử dụng đất và sở hữu tài sản gắn liền với đất;
+ Nhóm các dữ liệu khác có liên quan tới thửa đất.
- Nhập và tổng thông tin thuộc tính từ thông tin đăng ký kê khai đất đai; thông tin từ hồ sơ địa chính; thông tin về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Bảng thông tin thuộc tính địa chính, lưu trữ dưới dạng tệp tin ở khuôn dạng *.xls.
- Sử dụng công cụ của phần mềm Gcadas để nhập dữ liệu từ khuôn dạng *.xls đã nhập đầy đủ các thông tin thuộc tính vào bản đồ.
(lập file dữ liệu trên phần mềm Excel)
Hình 3.9: Bảng thông tin thuộc tính địa chính được tổng hợp
Tiếp theo cột trong hình
- Chuyển dữ liệu từ file Excel vào ViLIS:
Sau khi xuất dữ liệu excel từ file bản đồ bằng công cụ phần mềm Gcadas thì phải chỉnh sửa thuộc tính của các cột sao cho phù hợp với dữ liệu đầu vào của thuộc tính để chạy được phần mềm 1 cách chính xác và hiệu quả nhất.
Bảng 3.3: Liệt kê các hạng mục trong tài liệu excel.
Thông tin Excel
mới STT Thông tin excel xuất từ Gcadas
MaHoSo 1 STT
GioiTinh 2 Ghi chú hộ Ông
HoTen 3 Tên chủ sử dụng NamSinh 4 Năm sinh SoGiayTo 5 Thông tin Số CMND, GKS NgayCap 6 Ngày cấp CMTND, GKS NoiCap 7 Nơi cấp DiaChiChu1 8 Địa chỉ TTrú_chu GioiTinh2 9 Ghi chú hộ Bà HoTen2 10 Tên vợ ho ặc chồng
NamSinh2 11 Năm sinh SoGiayTo2 12 Thông tin Số CMND, GKS NgayCap2 13 Ngày cấp CMTND, GKS NoiCap2 14 Nơi cấp DiaChiChu2 15 Địa chỉ TTrú _VC 16 Đủđiều kiện cấp GCN Tờ 17 Tờ BĐ Thửa 18 Thửa mới TongDienTich 19 Diện tích LD1 20 MĐSD DT1 21 Đất ở DT2 22 Vườn DT3 23 Ao
Thông tin thửa đất Trong đó Diện tích UBND xã quản lý 24 mới diện tích nằm trong hành lang đường Mụcđích sử dụngchính TH1 25 Thời hạn sử dụng đất TH2 26 Vườn TH3 27 Ao XuDong 28 Địa chỉ thửa đất Xứđồng
KhuDanCu 29 Tên thôn
NGSD1 30 Nguồn gốc Mục đích chính NGSD2 31 Vườn NGSD3 32 Ao LoaiGCN Loại GCN SHGCN Số Sêri SoHSG
SoVaoSo Số vào sổ NgayVaoSo ngày cấp HoTenCu 33 Tên chủ sử d ụng HoTen2Cu 34 Tên vch ồng ợ hoặc SHBDCu 35 Tờ BĐ SHThuaCu 36 Thửa số TongDienTichCu 37 Diện tích LD1Cu 38 MĐSD DT1Cu 39 Trong đó Đất ở DT2Cu 40 Vườn DT3Cu 41 Thông thửa cũ Ao LoaiGCNCu Loại GCN SHGCNCu 42 Số Sêri SoHSGCu SoHoSoGocCu MaVachCu 43 Mã Vạch SoVaoSoCu 44 Số vào sổ NgayVaoSoCu 45 ngày cấp NguonGocCu 46 Nguồn gốc Mục đích chính NGSD1Cu 47 Vườn NGSD2Cu 48 Ao 49 Thời điểm sử dụng 50 Tình trạng CD 51 CM 52 Ghi chú 53 Số Phiếu 54 Diện tích giao 55 Đợt giao 56 IN Đơn 57 Ghi chú in đơn 58 Tâm X 59 Tâm Y
Trong bảng trên tất cả các dòng sẽ được điều chỉnh tùy biến sao cho phù hợp với chương trình nhập cơ sở dữ liệu và có 1 số cột cần phải thêm và bổ sung do bản excel gcadas chưa có xuất trong đó (đã được bôi vàng) như là:
-Số hiệu giấy chứng nhận: SHGCN -Số Hồ sơ gốc: SoHSG
-Mã vạch của giấy chứng nhận: MaVach (đối với những giấy từ năm 2003 trở lạiđây)
-Số vào sổ: SoVaoSo -Ngày vào sổ: NgayVaoSo
-Loại Giấy chứng nhận cũ: LoaiGCNCu
Sử dụng công cụ phần mềm Convert.Excel2LIS hỗ trợ chuyển dữ liệu từ Excel sang ViLIS.
Hình 3.10: Chuyển dữ liệu từ Excel sang ViLIS
Trong đó:
-Đơn vị hành chính đang làm việc
-Đường dẫn File thuộc tính : Là file excel chuyển từ gcadas để chuyển vào CSDL
-Đường dẫn Thư mục HSQ: phục vụ quá trình chuyển dữ liệu của các tệp hồ sơ quét vào cơ sở dữ liệu
- Chuyển HSQ : Nhấn để chuyển HSQ
- Chuyển dữ liệu : là thanh thông báo quá trình chuyển dữ liệu
3.3.4. Kết quả Quét (chụp) giấy tờ pháp lý để xây dựng bộ hồ sơ dạng số và liên kết vào cơ sở dữ liệu địa chính.
Theo quy định tại Điều 12 thông tư 05/2017/TT-BTNMT, ngày 25/04/2017, quy định về quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai:
- Việc quét các giấy tờ pháp lý nhằm xác thực thông tin của thửa đất được nhập vào cơ sở dữ liệu. Chế độ quét của thiết bịđược thiết lập theo hệ màu RGB với độ phân giải tối thiểu là 150 DPI. Các giấy tờ pháp lý quét bao gồm:
+ Đối với thửa đất, tài sản gắn liền với đất đã được cấp Giấy chứng nhận: * Giấy chứng nhận (đang sử dụng) hoặc bản lưu Giấy chứng nhận; trang bổ sung (nếu có);
* Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận (lần đầu);
* Hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất của Nhà nước; * Chứng từ thực hiện nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất.
+ Đối với thửa đất đã thực hiện đăng ký nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận hoặc không được cấp Giấy chứng nhận thì quét đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận;
+ Đối với trường hợp đã thực hiện dồn điền đổi thửa thì quét đơn đề nghị cấp đối Giấy chứng nhận, văn bản thỏa thuận về việc chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá nhân (nếu có) và biên bản giao nhận ruộng đất theo phương án dồn điền đổi thửa (nếu có).
- Xử lý các tệp tin quét thành tệp (File) hồ sơ quét dạng số của thửa đất, lưu trữ dưới khuôn dạng tệp tin PDF (ở định dạng không chỉnh sửa được); chất lượng hình ảnh số phải sắc nét và rõ ràng, các hình ảnh được sắp xếp theo cùng một hướng, hình ảnh phải được quét vuông góc, không được cong vênh.
Ảnh khi chụp xong nếu bức ảnh chưa vuông vắn ta tiến hành chỉnh sửa để bức ảnh hoàn thiện nhất; Sau khi ảnh đã được chỉnh sửa xong lưu vào một thư
mục sau đó sử dụng phần mềm nén ảnh để giảm dung lượng ảnh(Sử dụng phần mềm Caesium_170);Sử dụng phần mềmCesdatalmageđể chuyển ảnh sang định dạng *PDF và đặt tên file ảnh quét.
Xử lý tập tin quét (chụp) để hình thành bộ hồ sơ cấp giấy chứng nhận dạng số, lưu trữ dưới khuôn dạng tập tin *.PDF đối với từng chủ sử dụng đất.
Kết quả: Đã quét (chụp) được tổng số 2916 bản lưu giấy chứng nhận.Đã liên kết toàn bộ file tệp tin *.PDF lưu trữ dữ liệu quét (chụp) của 2916 bản lưu giấy chứng nhận (7549 hồ sơ kê khai, đăng ký) vào cơ sở dữ liệu.
Hình 3.11: Ảnh quyét được lưu dưới khuôn dạng *.PDF
Sử dụng công cụ của phần mềm ViLIS để liên kết bộ hồ sơ cấp giấy chứng nhận dạng số với cơ sở dữ liệu địa chính, hình thành kho hồ sơ cấp giấy.
Hình 3.12: Công cụ Quản lý hồ sơ quét
Sử dụng công cụ Quản lý hồ sơ quét của phần mềm VILIS 2.0 để liên kết bộ hồ sơ cấp giấy chứng nhận dạng số với CSDL địa chính, hình thành kho hồ sơ cấp giấy. Công cụ này sử dụng giao thức truyền tập tin FTP (File Transfer Protocol) để trao đổi thông tin hồ sơ quét qua mạng lưới truyền thông trên nền TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol)
thực hiện chức năng xem hồ sơ quét. Với mỗi thửa đất đã có số phát hành, chọn chức năng xem thông tin hồ sơ quét thì tất cả các file quét có tên theo số phát hành sẽ được hiểnthị.
3.3.5. Hoàn thiện cơ sở dữ liệu địa chính
Kiểm tra, đối soát các thông tin của thửa đất trong cơ sở dữ liệu so với thông tin trong hồ sơ cấp giấy chứng nhận, thông tin trong hồ sơđịa chính. Đối soát, hoàn thiện, đồng bộ giữa CSDL không gian, CSDL thuộc tính, tính đầy đủ của kho hồ sơ quét. CSDL địa chính được tích hợp vào phần mềm ViLis2.0 đồng bộ không báo lỗi không xác định.
3.3.6. Kết quả xây dựng CSDL địa chính
CSDL địa chính được xây dựng cho 59 tờ bản đồ với tổng số 38.371 thửa đất trên địa bàn toàn xã, kết quảđạt được thể hiện chi tiết dưới bảng tổng hợp sau:
Bảng 3.4.Tổng hợp kết quả xây dựng CSDL địa chính
Số
TT Danh mục công việc ĐVT lKhượng ối
1 Công tác chuẩn bị Thửa 38.371
2 Thu thập tài liệu Thửa 38.371
3 đạXây dc, chựỉng dnh lý ữ liệu không gian địa chính từ kết quảđo Thửa 38.371 4 Xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính Thửa 4.1
Trong đó: Mục 4.1.Lập bảng tham chiếu số thửa cũ
và số thửa mới đối với các thửa đất đã cấp GCN theo
bản đồ cũ Thửa 19.553
4.2
Trong đó: Mục 4.2. Nhập, chuẩn hóa thông tin thuộc tính thửa đất từ hồ sơ địa chính (hoặc bản lưu GCN…) trước khi cấp đổi (thông tin lịch sử) đối với thửa đất đã được cấp GCN nhưng không có tài sản
Thửa 19.553
4.3
Trong đó: Mục 4.3. Nhập, chuẩn hóa thông tin thuộc tính cho thửa đất từ hồ sơ đăng ký cấp mới, cấp đổi,
đăng ký biến động đối với trường hợp cấp GCN nhưng không có tài sản
Thửa
5 Quét (chụp) giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất Trang A4 15.377 6 Hoàn thiện dữ liệu địa chính Thửa 38.371 8 Thử nghiệm quản lý, khai thác, cập nhật cơ sở dữ liệu Thửa 38.371 9 chính Phục vụ kiểm tra, đánh giá chất lượng CSDL địa Thửa 38.371 10 Đóng gói, giao nộp sản phẩm CSDL địa chính Thửa 38.371
3.3.7. Kết quả thử nghiệm, vận hành khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu địa chính xã Đồng Thịnh.
3.3.7.1. Kết quả thử nghiệm
Trên cơ sở tài liệu hiện có về bản đồ và hồ sơđịa chính của xã Đồng Thịnh, huyện Sông Lô; các nội dung đã triển khai trong quá trình thực nghiệm bao gồm:
- Biên tập, chuẩn hóa dữ liệu bản đồ địa chính phục vụ xây dựng CSDL (chuẩn hóa dữ liệu theo quy định của Chuẩn dữ liệu địa chính);
- Chuyển đổi dữ liệu bản đồ vào CSDL địa chính trong ViLIS2.0;
- Xây dựng cơ sở dữ liệu tích hợp (bản đồ + hồ sơđịa chính) đưa vào quản lý trong phần mềm ViLIS2.0;
Kết quả, sản phẩm sau khi thực nghiệm là một bộ cơ sở dữ liệu địa chính xã Đồng Thịnh, huyện Sông Lô, tỉnh Vĩnh Phúc có cấu trúc và nội dung theo Quy định kỹ thuật về chuẩn dữ liệu.
3.3.7.2. Khai thác CSDL địa chính số phục vụ quản lý đất đai
Sau khi xây dựng được CSDL địa chính số cho xã Đồng Thịnh ta cần lựa chọn một phần mềm quản trị CSDL để quản lý và khai thác CSDL vừa xây dựng được. Lựa chọn phần mềm ViLIS phiên bản 2.0, bởi ViLIS 2.0 cung cấp miễn phí hai modul quan trọng thực hiện quản lý đất đai đó là:
-Modul Kê khai đăng ký và lập hồ sơđịa chính (hình 3 . 1 2 ).
-Modul Đăng ký biến động và quản lý biến động (hình3.13).
Hình 3.14: Sơ đồ chức năng của modul Đăng ký biến động và quản lý biến động
3.3.7.3. Đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
và tài sản gắn liền với đất.
Vào Menu Kê khai đăng ký nhập các thông tin đơn đăng ký, cấp giấy chứng nhận, chủ sử dụng/sở hữu, thửa, căn hộ, công trình xây dựng, rừng, tài sản khác...
Hình 3.15: Làm việc với phân hệ kê khai đăng ký
3.3.7.4. Ứng dụng khai thác, cung cấp thông tin địa chính từ CSDL.
Trên ViLIS 2.0 cung cấp chức năng tìm kiếm hồ sơ, cung cấp các thông tin về thửa đất, chủ sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như hình
Hình 3.16: Tìm kiếm thông tin địa chính
3.3.7.5. Ứng dụng trích lập hồ sơđịa chính và các tài liệu đo đạc khác từ
CSDL địa chính
ViLIS 2.0 cung cấp chức năng để lập các loại sổ của hồ sơđịa chính đúng theo quy định của thông tư số24/2014/TT-BTNMT.
- Lập sổ mục kê:
Hình 3.18: Tạo sổ mục kê đất đai
- Lập sổđịa chính:
- Lập sổ cấp giấy chứng nhận:
Hình 3.20: Tạo sổ cấp giấy chứng nhận
3.4. Đánh giá kết quả nghiên cứu và đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện công tác xây dựng CSDL địa chính trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc công tác xây dựng CSDL địa chính trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc