1. 3 Cơ cấu tổ chức công ty
3.1. Cơ sở lý luận về tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp
3.1.1 Khái niệm tuyển dụng nhận sự:
Theo giáo trình Quản trị nhân lực có định nghĩa như sau " Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp''.
- Mục tiêu của tuyển dụng lao động:
Để thu hút người lao động, doanh nghiệp phải tuyển dụng bằng nhiều nguồn từ bên trong tổ chức đến bên ngoài xã hội với số lượng và chất lượng tốt nhất, thỏa mãn nhu cầu của doanh nghiệp với mục tiêu:
+ Tuyển chọn những người có trình độ chuyên môn cần thiết, cs thể đạt tới năng suất lao động, hiệu suất công tác tốt.
+ Tuyển chọn những người vào làm việc phải gắn với sự đòi hỏi của công việc trong doanh nghiệp.
+ Tuyển được những người có tinh thần kỷ luật, đủ sức khỏe vào làm việc trong doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu công việc.
- Vai trò của tuyển dụng lao động:
+ Việc tuyển dụng có hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuyển dụng có tầm quan trọng rất lớn đối với
doanh nghiệp vì nó là khâu đầu tiên của công tác quản trị nhân sự, chỉ khi làm tốt khâu tuyển dụng mới có thể làm tốt các khâu tiếp theo.
+ Tuyển dụng tốt giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất, bởi vì tuyển dụng tốt tức là tìm ra người thực hiện công việc có năng lực, phẩm chất để hoàn thành công việc được giao. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, phát triển đội ngũ, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh trong điều kiện toàn cầu hóa. + Chất lượng của đội ngũ nhân sự tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự tốt góp phần quan trọng vào việc tạo ra" đầu vào" của nguồn nhân lực, nó quyết định đến chất lượng, năng lực, trình độ cán bộ nhân viên, đáp ứng nhân sự của doanh nghiệp.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng nhân sự.
+ Quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp có rất nhiều nhân tố tác động đến. Nếu tác động tích cực sẽ làm cho quá trình tuyển dụng diễn ra theo ý muốn của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lựa chọn được những ứng viên tốt, hội tụ đầy đủ những phẩm chất, kỹ năng nghiệp vụ cần thiết cho công việc cần tuyển. Ngược lại những tác động tiêu cực của môi trường làm trở ngại cho quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp không tuyển được những ứng viên đáp ứng được điều kiện của công việc, điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sử dụng lao động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
3.1.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp:
Để thực hiện tốt công tác tuyển dụng nhân sự thì trước hết cần phải có một quy trình tuyển dụng phù hợp. Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một quá trình tuyển dụng riêng tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại công việc. Dưới đây là quy trình theo giáo trình Quản trị nhân sự được thực hiện qua 7 bước cơ bản như sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp Định danh công việc cần tuyển dụng
( Nguồn Giáo trình quản trị nhân sự )
Bước 1: Định danh công việc tuyển dụng
- Định danh công việc nhằm xác định đúng nhu cầu nhân sự trước mắt và lâu dài cho doanh nghiệp. Nhà quản trị cần biết rõ ràng họ cần có đúng số lượng và loại nhân sự ở các vị trí công việc không, yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân sự như
Thông báo tuyển dụng
Thu nhập và xử lý hồ sơ
Tổ chức thi tuyển
Ra quyết định tuyển dụng
Đánh giá ứng cử viên
thế nào. thực hiện bằng quá trình phân tích công việc. Phân tích công việc cung cấp các thông tin cần thiết về yêu cầu, đặc điểm của công việc, là cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị bán tóm tát về nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc nào đó trong mối tương quan với công việc khác.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng.
- Nhằm thu hút được nhiều nhất ứng viên từ các nguồn khác nhau giúp cho việc lựa chọn thuận lợi và đạt kết quả mong muốn. Để đạt được mục tiêu này cần tiến hành ba bước: Thiết kế thông báo, xác định đích của thông tin, triển khai thông báo thông tin tuyển dụng.
Bước 3: Thu nhận và xử lý hồ sơ.
- Thực hiện nhằm kiểm tra sự phù hợp về các tiêu chuẩn các ứng cử viên tham gia tuyển dụng đồng thời loại bỏ những ứng viên không đủ hoặc không phù hợp để giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp và cả ứng viên. Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này.
Bước 4: Tổ chức thi tuyển.
Mục đích thi tuyển để lựa chọn được nhân sự tốt nhất có thể đảm nhận công việc mà doanh nghiệp có nha cầu tuyển dụng. Thi tuyển được tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào từng loại công việc và chức danh cần tuyển dụng
Bước 5: Đánh giá ứng cử viên.
Người lao động trong doanh nghiệp cần có đủ các điều kiện về chuyên môn, đạo đức, lý tưởng và thể lực. Thông qua thi tuyển có thể đánh giá ứng viên về chuyên môn theo các tiêu chí cho điểm. Thể lực con người cũng không kém phần quan trọng vì nó giúp cho họ làm việc có hiệu quả. Bởi vậy các ứng viên phải qua cuộc kiểm tra sức khỏe so với yêu cầu công việc cần tuyển dụng. Một ứng viên hội tụ đầy đủ các tiêu chuẩn và điều kiện cần thiết vẫn có thể không được tuyển chọn nêu không có đử sức khỏe đảm nhân công việc được giao.
Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng.
Mọi bước trong quá trình tuyển dụng đều quan trọng nhưng bước quan trọng nhất vần là ra quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển dụng, cần xem xét một hệ thống các thông tin về ứng viên, phát triển bản tóm tắt về ứng viên. Các doanh nghiệp thường quan tâm đến khả năng ứng viên có thể làm gì và muốn làm như thế nào.
Bước 7: Hội nhập nhân viên mới.
Sau khi một nhân viên được tuyển vào làm việc tại một công ty, cấp quản trị phải thực hiện chương trình hội nhập vào môi trương làm việc. Đó là chương trình giới thiệu tất cả những gì liên quan đên tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc mà nhân viên mới sẽ đảm trách. Họ cũng cần phải biết các thông tin như thủ tục, lương, phúc lợi, an toàn lao động, mối tương quan trong tổ chức.
3.2. Lập kế hoạch về tuyển dụng nhân sự của công ty 3.2.1. Nguồn tuyển dụng 3.2.1. Nguồn tuyển dụng
Các ứng viên trong công ty đều được tuyển dụng thông qua hai nguồn là tuyển dụng bên trong và bên ngoài công ty. Cụ thể là:
- Nguồn tuyển dụng bên trong công ty Bảng : Kết quả tuyển dụng nhân sự của công ty Nguồn
tuyển dụng
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng ( người) Tỷ lệ (%) Bên trong 56 43,75 51 43,22 48 48 Bên ngoài 72 56,25 67 56,78 52 52 Tổng số 128 100 118 100 100 100 ( Nguồn Phòng Tổ chức - Hành chính)
Qua bảng trên ta thấy số lao động được tuyển từ nguồn nội bộ chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng số lao động được tuyển. Năm 2018 trong số 128 người được tuyển có 56 người từ nguồn nội bộ, chiếm 43,75%. Năm 2019 trong số 118 người được tuyển, có 51 người từ nguồn nội bộ, chiếm 43,22%. Năm 2020 trong số 100 người được chọn, có 48 người từ nguồn nội bộ, chiếm 48%. Số người được tuyển dụng trong 3 năm chiếm tỷ trọng khá cao trong số tổng lao đồn tuyển dụng của công ty.
- Nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty 3.2.1: Kết quả tuyển dụng của công ty
Năm 2018 2019 2020
Bên trong 56 51 48
Bên ngoài 72 67 52
Tổng 128 118 100
Qua bảng 3.2.1 ta thấy trong những năm gần đây nguồn tuyển dụng của công ty chủ yếu là nguồn bên ngoài . Cụ thể , năm 2018 trong tổng số 128 lao động tuyển mới , có đến 72 người được tuyển từ bên ngoài , chiếm 56,25 % . Năm 2019 trong tổng số 118 người mới tuyển có đến 67 người được tuyển từ nguồn bên ngoài , chiếm 56,78 % . Năm 2020 trong số 100 người mới được tuyển , có đến 52 người được tuyển từ bên ngoài , chiếm 52 % . Số người được tuyển từ bên ngoài năm 2019 giảm 5 người so với năm 2018 và năm 2020 giảm 15 người so với năm 2019 .
3.2.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự.
Sơ đồ 3.2.2: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH
Định danh công việc cần tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
( Nguồn Phòng Tổ chức - Hành chính)
Các bước được thực hiện như sau:
Bước 1: Định danh công việc cần tuyển dụng.
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty là việc tổng hợp nhu cầu nhân sự từ phòng ban và từ tầm nhìn kinh doanh của ban giám đốc do phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện. Công tác này tuy chưa ra được những dự đoán về sự biến động của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp trong tương lai nhưng xác định nhu cầu thực tiễn kinh doanh ở thời điểm hiện tại hay kỳ kế hoạch.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được giám đốc công ty duyệt, phòng Tổ chức - hành chính ra thông báo tuyển dụng tới các nhân viên trong công ty, thông báo trên bảng tin tại doanh nghiệp và thông báo trên một số trang mạng xã hội việc làm. Thông báo tuyển dụng của công ty bao gồm các nội dung sau:
- Tên công ty.
- Số lượng lao động cần tuyển. - Vị trí công việc cần tuyển dụng.
- Yêu cầu trình độ chhuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khỏe, kinh nghiệm. - Các hồ sơ cần thiết
- Mức lương ban đầu.
Phỏng vấn
Trong bảng thông báo tuyển dụng còn ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn nộp, địa điểm và địa chỉ liên hệ…
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng Tổ chức - hành chính sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ. Trong quá trình thu nhận hồ sơ phòng sẽ kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau.
- Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.
- Về mặt hình thức của hồ sơ, các giấy tờ cần thiết. - Về nội dung
Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng hành chính nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển. Việc sơ tuyển được tiến hành tỏng thời hạn tối đa là một tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ.
Dưới đây là bảng liệt kê số lượng hồ sơ đăng ký tuyển dụng của Công ty trong 3 năm 2018, 2019, 2020:
Bảng : Tổng hợp hồ sơ đăng ký tuyển dụng của công ty
Vị trí vần tuyển dụng Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Nhân viên kinh doanh 25 20 15
Nhân viên kế toán 30 25 22
Nhân viên kỹ thuật 48 42 40
Lao động phổ thông 112 108 96
Tổng số 215 195 173
( Nguồn phòng Tổ chức - Hành chính)
Qua bảng, ta thấy số lượng ứng viên thử việc, học việc đều tăng trong 3 năm. Năm 2018 tổng số 156 ứng viên thử việc thì có 85 ứng viên được ký hợp đồng lao động lao động chiếm 79,08%. Năm 2019, trong tổng số 145 ứng viên thử việc thì có 78 ứng viên ký hợp đồng, chiếm 53,79%. Và năm 2020 tổng số135 ứng viên thử việc thì có 70 ứng viên được ký hợp đồng chiếm 51,85%.Số lượng các ứng viên tham gia giảm đều
qua các năm. Nguyên nhân do sự ảnh hưởng của đại dịch Covid19 nên công ty giảm nhiều công việc.
Bước 4: Phỏng vấn.
Đây là bước quan trong trong công tác kiểm tra đáng giá năng lực ứng viên về bằng cấp, trình độ, năng lưc, kinh nghiệm làm việc. Bên cạnh đó, biết được điểm mạnh yéu, mục tiêu, sở thích ,... là yếu tố giúp công ty lựa chọn ứng viên phù hợp
Ở bước này, phòng tổ chức - hành chính sẽ kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Hình thức phỏng vấn là sơ bộ hay chuyên sâu còn tùy thuộc vào các vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ, công nhân trực tiếp hay cán bộ quản lý. Chi tiết số lượng các ứng viên tham gia phỏng vấn tại công ty trong 3 năm 2018,2019,2020 được thể hiện qua bảng sau
Bảng : Tổng hợp ứng viên tham gia phỏng vấn tại Công ty Vị trí cần
tuyển dụng
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Nộp hồ sơ Thực tế phỏng vấn Nộp hồ sơ Thực tế phỏng vấn Nộp hồ sơ Thực tế phỏng vấn Nhân viên kinh doanh 25 15 20 16 15 9 Nhân viên kế toán 30 20 25 19 22 18 Nhân viên kỹ thuật 48 38 42 35 40 36 Lao động phổ thông 112 100 108 96 96 85 Tổng số 215 173 195 166 173 148
Qua bảng 3.2.3 ta thấy thực tế ứng viên phòng vấn so với hồ sơ nộp vào công ty có sự chênh lệch đáng kể. Năm 2018, số hồ sơ nộp vào là 215, nhưng thực tế phỏng vấn là 173 ứng viên, chiếm 80,46%. Năm 2019 số hồ sơ nộp là 195, nhwung thực tế phỏng
vấn là 166 ứng viên, chiếm 85,12%. Năm 2020, trong số 173 hồ sơ đã nộp thì 148 ứng viên tham gia phỏng vấn chiếm 85,54%.
Bước 5: Quyết định thử việc và ra quyết định tuyển dụng.
Dựa vào kết quả đánh giá ứng cử viên mà nhân viên phụ trách tuyển dụng trình lên, giám đốc sẽ ra quyết định nhận hay không nhận ứng viên vào làm việc tại công ty. Cuối cùng phòng Tổ chức - hành chính có trách nhiệm thông báo cho các ứng viên đã trúng tuyển và những người không trúng tuyển được biết. Tuy nhiên đây cũng chưa phải là quyết định tuyển dụng cuối cùng của giám đốc. Ứng viên được thông báo trúng tuyển nhưng chưa thực sự được tuyển, ứng viên còn phải qua một giai đoạn thử việc sau đó đi đến quyết định trở thành nhân viên chính thức của công ty.
3.2.3 Đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty
Ưu điểm: Nắm rõ thông tin ứng viên nên nhanh chóng xác định được ứng viên thích hợp khi có nhu cầu tuyển dụng.
- Doanh nghiệp có đủ thông tin để đánh giá ứng viên.
- Quy trình tuyển dụng rút ngắn được thời gian và tiết kiệm chi phí tuyển dụng.
- Việc phỏng vấn ứng viên nội bộ hiệu quả hơn vì tổ chức đã biết được chuyên môn và kỹ năng của ứng viên
- Tiết kiệm được thời gian thử việc vì ứng viên đã quen với cách thức làm việc trong doanh nghiệp.
Nguồn ứng viên phong phú nên doanh nghiệp sẽ có nhiều sự lựa chọn nguồn nhân lực cho các vị trí công việc cần tuyển dụng
- Tăng cơ hội chọn lọc hồ sơ của nhiều ứng viên tiềm năng
- Tạo được sự đa dạng trong quy trình tuyển dụng về tính cách, kỹ năng làm việc, kiến thức chuyên môn của ứng viên.
Nhược điểm: Nguồn ứng viên bị hạn chế do chỉ tuyển dụng trong nội bộ.
- Sự thiên vị có thể xảy ra trong quá trình tuyển dụng dẫn đến sự bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ ảnh hưởng đến việc điều hành quản lý và chất lượng công việc.
- Không có quá nhiều sự chọn lựa ứng viên nên không tạo ra được sự đa dạng về lực