Giải pháp về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

9. Bố cục

3.1. Giải pháp về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

Thực hiện tốt hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban

Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một công việc rất cơ bản, quan trọng của nghiệp vụ lưu trữ tài liệu. Bởi vì, thu thập tài liệu vào lưu trữ giúp các cơ quan tổ chức quản lý chặt chẽ tài liệu do các đơn vị, chức danh trong cơ quan sản sinh ra, tránh được sự mất mát thất lạc tài liệu. Những tài liệu này là những thông tin quan trọng, những căn cứ tin cậy giúp Uỷ ban giải quyết nhanh chóng, chính xác các công việc liên quan không chỉ hiện tại mà cả tương lai lâu dài. Nếu việc thu thập tài liệu không tốt sẽ làm mất tài liệu, có nghĩa là làm mất tài sản của Uỷ ban. Khi Uỷ ban cần đến tài liệu để giải quyết công việc sẽ mất thời gian tìm kiếm tài liệu.

Để nâng cao hoạt động lưu trữ tại Ủy ban, trước tiên cần có các giải pháp về hoạt động thu thập như:

Văn phòng cần phải xây dựng trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ của Uỷ ban.Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, các đơn vị nộp lưu tài liệu vào lưu trữ bao gồm:

1.Văn phòng Uỷ ban

2. Ban Nghiên cứu và Điều phối chính sách giám sát 3. Ban Giám sát Tổng hợp

4. Ban Giám sát tập đoàn tài chính

5. Trung tâm thông tin Giám sát thị trường tài chính 6. Phòng Hợp tác Quốc tế

7. Phòng Tổ chức cán bộ 8. Đảng ủy Ủy ban

9. Đoàn Thanh niên Uỷ ban 10. Công Đoàn Uỷ ban

Thành phần nộp lưu vào lưu trữ: Tất cả tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Uỷ ban như các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về các hoạt động của Uỷ ban, chương trình, kế hoạch, báo cáo, báo cáo chuyên môn, tham luận, biên bản ghi chép các buổi làm việc, bài phát biểu chỉ đạo hoặc kết luận kiểm tra, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về các hoạt động của cơ quan, sổ ghi chép biên bản cuộc họp và sổ công tác của lãnh đạo.

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Thời hạn nộp lưu tài

liệu hồ sơ vào lưu trữ Uỷ ban thực hiện theo quy định tại Điều 11 – Luật lưu trữ số

01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11năm 2011.

Sau khi xác định nguồn nộp lưu tài liệu, thành phần, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Uỷ ban. Cần tiến hành tổ chức thu thập hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định.

- Văn phòng lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu được xây dựng như sau:

Thứ nhất: Kế hoạch thu thập hồ sơ hình thành từ khi thành lập Uỷ ban 2008 đến năm 2018 (10 năm). Đối tượng thu là thu nguyên trạng tài liệu hình thành tại các phòng, ban (thu tài liệu rời lẻ)

Thứ hai: Kế hoạch thu thập hồ sơ của năm 2019 trở đi thu theo năm đối tượng thu là thu hồ sơ của các chuyên viên, phòng,ban. Từ năm 2019 kế hoạch được xây dựng cụ thể. Người đứng đầu Ủy ban (Chủ tịch) phê duyệt kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu. Kế hoạch này được lập từ quý IV năm trước và thực hiện cả năm sau cho tất cả các đơn vị, lãnh đạo, công chức liên quan.Phòng Pháp chế – Tổng hợp thuộc Văn phòng Ủy ban là đơn vị chủ trì lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan với sự tham gia của các đơn vị liên quan.Thông qua kết quả điều tra, khảo sát tình hình hồ sơ tài liệu nộp lưu của các đơn vị, các chức danh, công chức lưu trữ tổng hợp và dự thảo kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu của Ủy ban. Nội dung bản dự thảo kế hoạch thu thập sơ tài liệu vào lưu trữ Ủy ban được lập thành bảng sau:

47

Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu năm ...

STT Tên đơn vị

tổ chức

Tên hồ sơ, tài liệu nộp

lưu

Thời gian nộp lưu

Tên người

nộp lưu Ghi chú

1 2 3 4 5 6

Bản dự thảo kế hoạch này được trình lên người đứng đầu cơ quan xem xét, phê duyệt và đưa vào kế hoạch công tác năm của Uỷ ban

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Việc hoàn thiện các hồ sơ tài liệu nộp lưu là công việc cần thiết đối với tất cả cán bộ, công chức người lao động của các đơn vị liên quan. Bởi vì, thực hiện công việc này sẽ tránh được các sai sót, mất thời gian khi nộp lưu hồ sơ tài liệu. Đây là một công việc chuẩn bị trước khi nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Uỷ ban.

Sau khi lập kế hoạch, lập danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Uỷ ban, công tác sắp xếp, bao gói, vận chuyển, kiểm tra và giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ Uỷ ban được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.

Tổ chức tốthoạt động phân loại tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban

Xuất phát từ vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan mà các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên đưa khối tài liệu của cơ quan mình ra chỉnh lý, trước hết là phải thực hiện công tác phân loại tài liệu, căn cứ vào các đặc trưng để từ đó lựa chọn ra phương án phân loại tài liệu hợp lý.

Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia là một cơ quan tương đương với một Bộ, có cơ cấu tổ chức rõ ràng và đang trong quá trình hoạt động, vì vậy chúng tôi đề

xuấtphương án “Cơ cấu tổ chức- Thời gian” cho Phông Lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài

chính Quốc gia. Tài liệu của phông được chia thành 10 khối tài liệu lớn như sau: 1. Văn phòng Uỷ ban

2. Ban Nghiên cứu và Điều phối chính sách giám sát 3. Ban Giám sát Tổng hợp

4. Ban Giám sát tập đoàn tài chính 5. Trung tâm thông tin Giám sát

6. Phòng Hợp tác Quốc tế 7. Phòng Tổ chức cán bộ 8. Đảng ủy Ủy ban

9. Đoàn Thanh niên Uỷ ban 10. Công đoàn Uỷ ban

Khối tài liệu trên được chia theo từng năm. Cụ thể như sau:

Bước 1: Toàn bộ tài liệu trong phông được chia theo cơ cấu tổ chức Văn phòng Uỷ ban

Ban Nghiên cứu và Điều phối chính sách giám sát Ban Giám sát Tổng hợp

Phòng Tổ chức cán bộ ...

Bước 2: Tài liệu của từng đơn vị được chia theo năm Năm 2015

Năm 2016 Năm 2017 ….

Bước 3: Tài liệu trong năm được chia thành những vấn đề lớn

Văn phòng

Năm 2015

- Hồ sơ xây dựng, sữa chữa các công trình của cơ quan - Hồ sơ mua sắm và sử dụng các trang thiết bị

- Hồ sơ Báo cáo quyết toán thu chi hằng năm - Hồ sơ cuộc họp

Năm 2016

- Hồ sơ xây dựng, sữa chữa các công trình của cơ quan - Hồ sơ mua sắm và sử dụng các trang thiết bị

- Hồ sơ báo cáo quyết toán thu chi hằng năm - Hồ sơ cuộc họp

Ban nghiên cứu điều phối giám sát

49

- Hồ sơ báo cáo họp chính phủ thường kỳ

- Hồ sơ báo cáo họp hội đồng từ vấn chính sách giám sát - Hồ sơ báo cáo tổng quan thị trường tài chính

- Hồ sơ báo cáo chỉ số kinh tế dẫn báo - Hồ sơ báo cáo thị trường tài chính tiền tệ - Hồ sơ Văn bản của Uỷ ban

Năm 2016

- Hồ sơ báo cáo họp chính phủ thường kỳ

- Hồ sơ báo cáo họp hội đồng từ vấn chính sách giám sát - Hồ sơ báo cáo tổng quan thị trường tài chính

- Hồ sơ báo cáo chỉ số kinh tế dẫn báo - Hồ sơ báo cáo thị trường tài chính tiền tệ - Hồ sơ Văn bản của Uỷ ban

Phòng Tổ chức cán bộ

Năm 2015

- Hồ sơ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức - Hồ sơ Quyết định ban hành quy định, quy chế

- Hồ sơ tuyển dụng - Hồ sơ bổ nhiệm - Hồ sơ nâng lương - Hồ sơ khen thưởng - Hồ sơ kỷ luật

- Hồ sơ thuyên chuyển - Hồ sơ hưu trí

Năm 2016

- Hồ sơ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức - Hồ sơ Quyết định ban hành quy định, quy chế

- Hồ sơ tuyển dụng - Hồ sơ bổ nhiệm - Hồ sơ nâng lương - Hồ sơ khen thưởng

- Hồ sơ kỷ luật

- Hồ sơ thuyên chuyển - Hồ sơ hưu trí

Có thể thấy, việc phân loại tài liệu giúp ích rất nhiều cho các nghiệp vụ tiếp theo và tài liệu được tổ chức, sắp xếp theo một phương án phân loại phù hợp nhất đối với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, phục vụ tốt nhất cho các độc giả khi tra tìm tài liệu trong phông từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban.

Tổ chức tốt hoạt động xác định giá trị tài liệu tại Uỷ ban

Xác định giá trị tài liệu có vị trí, tầm quan trọng và có ý nghĩa thiết thực đối với việc quản lý và sử dụng tài liệu của Uỷ ban. Cần phải thực hiện công tác này một cách chính xác và thận trọng bởi vì nếu xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ làm mất những tài liệu có giá trị đối với Uỷ ban.

Qua khảo sát thực tế, tác giả đề xuất giải pháp sau cho hoạt động xác định giá trị tài liệu tại Uỷ ban:

Căn cứ vào cơ sở pháp lý và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia; căn cứ vào thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn phòng (phòng Pháp chế - Tổng hợp) Uỷ ban cần xây dựng trình lãnh đạo ban hành sớm bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia.

Đối với những tài liệu hết giá trị (các bản thảo, bản nháp, bản trùng thừa ) - Khi xác định giá trị tài liệu để lựa chọn ra những tài liệu nào có giá trị giữ lại và những tài liệu nào hết giá trị, để tránh bị nhầm lẫn trong khi xác định giá trị tài liệu, Văn phòng tham mưu trình lãnh đạo Uỷ ban về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.Việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo Điều 18 –Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11năm 2011.

Thành phần Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của Uỷ ban gồm: - Chủ tịch hội đồng: Chánh Văn phòng Uỷ ban

- Chuyên viên làm lưu trữ Uỷ ban: Uỷ viên (Thư ký hội đồng) - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Uỷ viên

51

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị: Uỷ viên

Tổ chức tốt hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban

Trong tất cả các nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ chỉnh lý là một trong những nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong hoạt động lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu. Thực hiện tốt hoạt động chỉnh lý sẽ góp một phần không nhỏ vào nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Ủy ban.

Khối lượng tài liệu Uỷ ban sản sinh ra từ khi thành lập đến nay rất lớn. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu để đưa về chỉnh lý vẫn có những phòng, ban giao nộp tài liệu trong tình trạng bó gói, lộn xộn và một số ít tài liệu của những năm về trước bị thiếu sót, chính vì những lý do đó đã gây nên khó khăn không ít trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Để hoạt động chỉnh lý đạt hiệu quả cao cần phải có các giải pháp như sau:

Một là: Đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng để xử lý tài liệu tích đống; triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ. Sau khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của ủy ban cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý;

Hai là: Lập kế hoạch dự toán kinh phí và sử dụng đúng mục đích nguồn kinh phí được cấp phục vụ cho công tác chỉnh lý;

Ba là: Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tại tất cả các cơ quan, đơn vị. Việc lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chí để đánh giá, bình xét thi đua khen thưởng hàng năm;

Bốn là: Huy động các nguồn: Kinh phí, nhân lực để xử lý tài liệu còn chưa chỉnh lý (tài liệu còn bó gói, lộn xộn, tích đống) tổ chức như: Ký hợp đồng chỉnh lý với cơ quan có chuyên môn để xử lý tài liệu chưa chỉnh lý.

Tiến hành áp dụng số hóa tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban

Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, việc ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa tài liệu lưu trữ mang lại những lợi ích rõ rệt trong hoạt động lưu trữ như:

Khi áp dụng số hóa tài liệu lưu trữ việc tra cứu thông tin theo đặc trưng nội dung và theo các đặc trưng khác của tài liệu không chỉ được rút ngắn về thời gian mà còn đơn giản về thủ tục. Việc thực hiện các thao tác có tính chất tác nghiệp so với việc tra cứu thông tin tài liệu giấy cũng nhẹ nhàng hơn. Thật vậy, việc tra cứu tài liệu giấy gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong trường hợp không có khung phân loại thông tin và khung phân loại tài liệu, hồ sơ, thậm chí việc tra tìm vẫn gặp khó khăn ngay cả khi đã có khung phân phân loại nhưng khung phân loại đó xây dựng chưa khoa học. Trong khi đó tra tìm văn bản điện tử vừa nhanh, đơn giản và vừa tiện ích.

Ví dụ: Tra tìm một văn bản điện tử không chỉ tìm được văn bản đó mà còn có thể tìm được hàng loạt các văn bản khác có liên quan về mặt nội dung, hình thức; văn bản điện tử không cần thiết nhân bản, in sao văn bản mỗi khi cần khai thác, sử dụng cho các mục đích khác nhau cùng một lúc.

Lập bản sao tài liệu lưu trữ được thực hiện dễ dàng, nhanh hơn so với sao từ tài liệu giấy, không ảnh hưởng đến độ bền của tài liệu điện tử gốc.Tuy nhiên, cũng có những hạn chế cần nghiên cứu khắc phục như:

Đòi hỏi phải có sự tương thích về chương trình phần mềm cũng như các phương tiện kỹ thuật để có thể tiếp nhận thông tin;

Mặc dù việc ứng dụng số hóa tài liệu lưu trữ cũng phát sinh rất nhiều rủi ro trong hoạt động lưu trữ như bị virút xâm nhập, phá hoại, có thể bị đánh cắp, sửa đổi, xoá thông tin, song việc ứng dụng số hóa tài liệu lưu trữ trong hoạt động lưu trữ vẫn rất cần thiết. Uỷ ban cần sớm đầu tư trang thiết bị hệ thống phần mềm tin học để quản lý thống nhất công tác này, có như vậy, mới giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao trong hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban.

Tổ chức tốt hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng. Điều này giúp Ủy ban bảo quản an toàn, chính xác bản gốc tài liệu để làm bằng chứng giải quyết nhanh chóng các công việc trong Uỷ ban.

Qua khảo sát kho lưu trữ tài liệu tại Uỷ ban, tác giả nhận thấy về cơ bản Uỷ ban đã trang bị 01 kho lưu trữ đúng theo thông tư số 09/2007/TT – BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 về việc hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Tuy nhiên, công