Giải pháp về hoạt động quản lý

9. Bố cục

3.2. Giải pháp về hoạt động quản lý

Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, công chức tại Ủy ban về hoạt động lưu trữ

Đây là giải pháp hàng đầu cần phải thực hiện trong cơ quan. Khi nhận thức của lãnh đạo về hoạt động lưu trữ được toàn diện, đúng mức sẽ là cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động này có hiệu quả. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo bằng các biện pháp sau: Tham mưu, tư vấn, trình lãnh đạo về các vấn đề của hoạt động lưu trữ. Chuyên viên làm công tác lưu trữ (Phòng Pháp chế – Tổng hợp) có thể mời lãnh đạo tham dự những buổi họp của phòng về hoạt động lưu trữ. Đặc biệt là những buổi gặp gỡ, trao đổi có liên quan đến chuyên môn lưu trữ. Việc sử dụng các phương tiện thông tin cơ quan như bản tin, thông báo…cũng rất hiệu quả đối với việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như toàn bộ công chức trong cơ quan đối với hoạt động này. Thông qua hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu và thực trạng tài liệu lưu trữ để lãnh đạo nhận thức rõ những lợi ích của hoạt động này cũng như những bất cập hiện Uỷ ban đang gặp phải.

Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ và trách nhiệm cá nhân của công chức làm công tác lưu trữ

Uỷ ban cần xây dựng đội ngũ công chức lưu trữ là nhân tố quyết định sự phát triển hoạt động lưu trữ của Uỷ ban. Tuy vậy, trong nhiều năm qua việc xây dựng tổ chức và chuyên viên lưu trữ vẫn là một mặt yếu kém của hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban. Tổ chức lưu trữ chưa được kiện toàn và không ổn định; Cùng với đó là nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo đối với hoạt động văn thư, lưu trữ chưa được quy định rõ ràng và biên chế chuyên viên lưu trữ thiếu, chất lượng yếu chưa đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa của hoạt động lưu trữ… Tất cả những điều đó đã làm cho hoạt động lưu trữ tại Ủy ban gặp nhiều khó khăn.

Để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Ủy ban thì trước hết phải khắc phục được những khó khăn về tổ chức, công chức làm công tác lưu trữ. Uỷ ban cần có một đội ngũ mạnh, được xây dựng theo những quy định chặt chẽ, cụ thể, đảm bảo có đủ năng lựcchuyên môn tốt và có phẩm chất đạo đức, để làm được điều này ủy ban cần có các giải pháp cụ thể như sau:

55

- Về tổ chức: Hiện tại bộ phận Văn thư –Lưu trữ được giao cho phòng Pháp chế - Tổng hợp là chưa hợp lý vì vậy Uỷ ban cần phải đưa bộ phận Văn thư –Lưu trữ vào trong cơ cấu tổ chức của Uỷ ban.

- Về biên chế: Uỷ ban cần phải bố trí được ít nhất 01 công chức có trình độ chuyên môn làm lưu trữ chuyên trách

- Bồi dưỡng trình độ chuyên môn: Hằng năm, Văn phòng xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ công chức trong Ủy ban. Trình lãnh đạo xem xét và ký duyệt để cử công chức làm công tác lưu trữ tham gia hoặc tổ chức khóa, tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ liên quan đến hoạt động lưu trữ cho công chức toàn Uỷ ban.

Nâng cao chất lượng ban hành các văn bản quản lý hoạt động lưu trữ

Để đạt được hiệu quả trong hoạt động lưu trữ, công chức lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo cơ quan xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động lưu trữ. Việc hướng dẫn và xây dựng các văn bản về hoạt động lưu trữ rất quan trọng bởi nó là căn cứ để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, cụ thể như sau: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Ngoài ra các văn bản này cũng chính là hành lang pháp lý để xử lý các vi phạm về ngành.

Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, quy định về từng khâu nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ đảm bảo hoạt động lưu trữ được thực hiện một cách khoa học, đảm bảo chuẩn hoá với những quy định của pháp luật; điều hành thống nhất các hoạt động trong hoạt động lưu trữ tại Ủy ban đảm bảo tính hợp pháp, thống nhất về nội dung các văn bản chỉ đạo theo Luật lưu trữ và theo TCVN trong hoạt động của Ủy ban.

Để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, Văn phòng cần sớm xây dựng trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành một số văn bản sau:

Sửa đổi, bổ sung Quy chế Văn thư - Lưu trữ của Uỷ ban vì quy chế hiện tại chưa quy định cụ thể hình thức khen thưởng và các chế tài đối với hoạt động lưu trữ ủy ban;

Sửa đổi lại Quy chế ISO của Uỷ ban phần Văn thư – Lưu trữ để phù hợp với hoạt động của Uỷ ban hiện tại;

Tăng cường thanh tra, kiểm tra hoạt động lưu trữ

Công tác thanh tra kiểm tra là khâu quan trọng trong công việc thực hiện chức năng quản lý của Uỷ ban. Thanh tra, kiểm tra là cơ sở cho việc điều chỉnh các văn bản pháp luật về hoạt động lưu trữ. Bên cạnh đó nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, công chứcvề hoạt độnglưu trữ tầm quan trọng của tài liệu Lưu trữ; kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế và xác định rõ nguyên nhân để có giải pháp khắc phục.

Để công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động lưu trữ được tiến hành. Văn phòng cần phải xây dựng trình lãnh đạo ký và ban hành kế hoạch về việc kiểm tra hoạt động lưu trữ hằng năm với các nội dung như sau:

- Kiểm tra về công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lưu trữ; - Kiểm tra việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ; - Kiểm tra việc bố trí công tác nhân sự và bồi dưỡng nghiệp vụ;

- Kiểm tra việc bố trí kinh phí thực hiệnhoạt động lưu trữ; - Kiểm tra công tác báo cáo thống kê.

Văn phòng nên tham mưu cho lãnh đạo Uỷ ban việc nên thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra thường xuyên, liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng quy chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ Ủy ban.

Tăng cường những trang thiết bị, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động lưu trữ

Một văn phòng hiện đại, có chất lượng tốt là một văn phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, tiên tiến, đáp ứng yêu cầu công việc một cách tốt nhất. Hiện nay, tại Ủy ban đã trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị cơ bản để phục vụ cho hoạt động ủy ban nói chung và hoạt động lưu trữ nói riêng. Tuy nhiên trong số các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động lưu trữ hiện nay thì có một số trang thiết bị đã bị lạc hậu, cần được thay thế và tăng cường thêm một số trang thiết bị như: Giá, tủ, cặp, hộp chuyên dụng đựng tài liệu. Đặc biệt cần trang bị thêm hệ thống máy tính có kết nối internet, tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài

57

liệu để đưa vào quản lý tài liệu lưu trữ nhằm tăng cường hiệu quả việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác.

Đầu tư kinh phíphục vụ cho hoạt động lưu trữ

Như chúng ta đã biết, để thực hiện một công việc, đặc biệt trong công tác quản lý của một cơ quan thì vấn đề con người, trình độ chưa đủ mà còn cần đến tiềm lực về kinh tế thì mới đạt được hiệu quả cao. Muốn vậy cần phải có sự đầu tư thích đáng về kinh phí. Nội dung mà chúng tôi muốn đề cập ở đây là việc đầu tư kinh phí cho hoạt động lưu trữ để giúp cho hoạt động này thực hiện đạt hiệu quả cao nhất.

Thứ nhất, là lãnh đạo cần đầu tư kinh phí cho kho lưu trữ đang được xây mới để kho lưu trữ có thể đạt chuẩn theo quy định Nhà nước.

Thứ hai, là lãnh đạo cơ quan cần đầu tư kinh phí để mua phần mềm hỗ trợ cho hoạt động lưu trữ và lưu giữ, tra tìm cơ sở dữ liệu sao cho việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ cần sớm được thực hiện.

Thứ ba, là lãnh đạo cơ quan nên đầu tư kinh phí để mua sắm giá tủ để đựng tài liệu theo chuyên môn và đặc thù riêng. Ngoài ra cần trang bị các trang thiết bị văn phòng khác như: bìa, cặp, hộp tài liệu, máy hút ẩm, máy huỷ tài liệu,…

Thứ tư, là đầu tư kinh phí để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như chỉnh lý,xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ tài liệu.

Trên đây là giải pháp về hoạt động quản lý cần được ban lãnh đạo Uỷ ban quan tâm hơn nữađể hoạt động lưu trữ của cơ quan sớm đi vào nề nếp với mong muốn hoạt động lưu trữ của Uỷ ban sẽ đạt hiệu quả cao trong thời gian tới.

Tiểu kết chương 3

Để có thể nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia tác giả đưa ra hai nhóm giải pháp cơ bản đó là nhóm giải pháp về mặt nghiệp vụ như thu thập, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu, phân định đơn vị bảo quản, sắp xếp các đơn vị bảo quản trong bộ tài liệu, biên mục các đơn vị bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin và nhóm giải hoạt động quản lý như nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ quan; nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ của cá nhân chuyên viên làm công tác lưu trữ, ban hành thêm văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ, bố trí thêm nhân sự và mở rộng kho lưu trữ cơ quan, đầu tư thêm kinh phí, trang thiết bị phục vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.

Trong tất cả các giải pháp nêu trên thì giải pháp nâng cao nhận thức của lãnh đạo, công chức trong Ủy ban được xác định là giải pháp cơ bản, quan trọng nhất. Trên cơ sở lãnh đạo cơ quan nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ từ đó lãnh đạo mới có những chỉ đạo, điều hành và đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động lưu trữ. Từ đó mới có thể tiến hành thực hiện được những giải pháp còn lại.

Đây là vấn đề then chốt nhất, bởi vì thay đổi hẳn phương án phân loại, cách tổ chức sắp xếp tài liệu, mua sắm thêm trang thiết bị của cơ quan không hề đơn giản, nó đòi hỏi phải có sự tập trung cao độ cả về nguồn lực – nhân lực – tài lực.

59

KẾT LUẬN

Trong khi đó, qua khảo sát thực tế về khối tài liệu tại Uỷ ban, tác giả đã nêu lên được thực trạng hoạt động lưu trữ tài liệu hiện nay. Tài liệu lưu trữ chưa được quan tâm, chú ý, hiện còn để lộn xộn, một số tài liệu còn bị phân tán chưa được thu thập về một mối, chưa xây dựng phương án và tổ chức chỉnh lý, phân loại, chưa tiến hành xác định giá trị và xác định thời hạn bảo quản… Từ thực tế đó tác giả nêu lên sự cần thiết phải tiến hành nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Uỷ ban.

Trên cơ sở những phân tích và đánh giá về hoạt động lưu trữ tài liệu của Uỷ ban, tác giả đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ. Các biện pháp này tập trung vào một số vấn đề cơ bản như: nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn về công tác lưu trữ cho công chức, viên chức cơ quan; đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu; thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của hoạt động lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu.

Sau khi nghiên cứu vấn đề này, tác giả thấy rằng để nâng cao được hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban rất cần sự góp sức của toàn thể, công chức, viên chức trong cơ quan, từ lãnh đạo quản lý đến chuyên môn và chuyên viên lưu trữ. Ngoài ra, vấn đề đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động lưu trữ cũng rất cần được quan tâm, chú ý.Việc thực hiện đồng bộ các biện pháp sẽ góp phần giúp Uỷ ban giữ gìn, bảo quản an toàn được khối tài liệu này cũng như khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu, phục vụ đắc lực cho công cuộc xây dựng bảo vệ đất nước.

Nhìn chung, những kết quả nghiên cứu được trình bày trong đề tài này của tác giả mới chỉ dừng lại ở việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia. Nhưng tác giả cũng mong muốn với những kết quả nghiên cứu của mình sẽ góp phần hoàn thiện hơn hoạt động lưu trữ tại Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia. Đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, vì vậy tác giả rất mong được sự đóng góp của các thầy cô và những người quan tâm tới vấn đề này để đề tài được hoàn thiện hơn.

TÀI LIỆU KHAM KHẢO

1. Bộ Nội vụ (2007),Thông tư số: 09/2007/TT - BNV ban hành ngày 26 tháng 11

năm2007 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của

Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

3. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012

của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơtài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

4. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03 tháng 01 năm 2013

quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

5. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXBĐại học và Giáo dục

chuyên nghiệp, Hà Nội.

6. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-NVTW

ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

7. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2006),Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP

ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

8. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN

ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

9. Chu Thị Hậu (chủ biên)(2016)Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu

trữ NXBLao động, Hà Nội.

10.Dương Văn Khảm (2011): từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - Văn

thư-Lưu trữ Việt Nam. NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội.

11.Trần Tuyết Mai (2009). Cơ sở lý luận và thực tiễn trong việc nâng cao hiệu lực

và hiệu quả hoạt động giám sát của Quốc hội Việt Nam. Luận án Tiến sĩ Luật học, Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội.

Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh

13.Vũ Thị Phụng (Chủ biên), (2006), Nghiệp vụ lưu trữ cơ bảnNXBHà Nội.

14.Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường (2016),Lưu trữ tài liệu của các cơ

quan, tổ chức,NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật, Hà Nội.

15.Quốc hội (2011),Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

Luật lưu trữ;

16.Nguyễn Ngọc Tiến (2017), Chuyên khảo về phân tích hiệu quả hoạt động trong

các doanh nghiệp kinh doanh du lịch. NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.