9- Kết cấu luận văn
1.4.6 Quy trình kiểm soát chi thƣờngxuyên ngân sách nhà nƣớc
1.4.6.1 Trách nhiệm của từng cán bộ công chức
Cán bộ kế toán quản lý tài khoản chi ngân sách của khách hàng (gọi chung là cán bộ kiểm soát chi) :
- Hƣớng dẫn khách hàng nộp hồ sơ kiểm soát chi;
- Xem xét hồ sơ của khách hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Trƣờng hợp hồ sơ chƣa đúng, chƣa đủ theo quy định thì hƣớng dẫn cụ thể, đầy đủ để đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh; việc hƣớng dẫn có thể qua trao đổi trực tiếp với khách hàng, nhƣng cán bộ kiểm soát chi phải ghi đầy đủ tên các loại tài liệu cần bổ sung, hoàn chỉnh, nội dung cần bổ sung, hoàn chỉnh vào phiếu nhận hồ sơ để trả lại khách hàng làm căn cứ hoàn thiện hồ sơ;
- Thực hiện việc kiểm soát hồ sơ, đảm bảo việc kiểm soát chi thƣờng xuyên đúng pháp luật, chính sách, chế độ của nhà nƣớc. Trong quá trình kiểm soát hồ sơ, nếu phát hiện các khoản chi ngân sách không đủ điều kiện chi ngân sách nhà nƣớc theo chế độ quy định; chi sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi; chi không đúng đối tƣợng, mục đích theo dự toán đƣợc duyệt hoặc số dƣ tài khoản của khách hàng không đủ thì cán bộ kiểm soát chi dự thảo công văn thông báo từ chối tạm ứng, thanh toán, báo cáo lãnh đạo phòng (bộ phận nghiệp vụ) trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng;
- Thực hiện luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ có liên quan theo đúng quy trình này và quy định cụ thể của lãnh đạo KBNN;
- Sau khi hồ sơ đã có kết quả xử lý, cán bộ kiểm soát chi thông báo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng, lƣu giữ hồ sơ tại KBNN.
- Chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Tổng Giám đốc KBNN về việc triển khai thực hiện giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN.
- Quy định cụ thể việc luân chuyển, giao nhận hồ sơ trong nội bộ đơn vị, thời gian giải quyết công việc của các bộ phận nghiệp vụ bảo đảm kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đúng thời hạn quy định, không gây phiền hà cho khách hàng giao dịch.
1.4.6.2 Các bước kiểm soát
- Căn cứ vào phân bổ dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền giao và yêu cầu nhiệm vụ chi, đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách thƣờng lập giấy rút dự toán ngân sách kèm theo hồ sơ thanh toán theo quy định đến KBNN nơi giao dịch làm thủ tục thanh toán chi ngân sách thƣờng xuyên.
- Kế toán viên làm kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của đơn vị giao dịch chuyển đến, lập phiếu giao nhận hồ sơ,thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi ngân sách thƣờng xuyên theo đúng quy định đối với từng khoản chi.
- Kế toán viên làm kiểm soát chi ký kiểm soát (kế toán), định khoản kế toán, nhập chứng từ chi ngân sách thƣờng xuyên vào chƣơng trình Kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN (TABMIS), trình Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đƣợc kiểm soát đủ điều kiện chi (tạm ứng/ thanh toán) kinh phí ngân sách thƣờngxuyên.
- Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) kiểm tra đủ điều kiện chi (tạm ứng/ thanh toán) sẽ ký kiểm soát (kế toán trƣởng) đồng thời trên chứng từ giấy, trên chƣơng trình TABMIS, chuyển hồ sơ cho kế toán viên để trình Thủ trƣởng KBNN (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) quyết định.
- Thủ trƣởng KBNN (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) xem xét, quyết định việc cấp phát, thanh toán hoặc từ chối cấp phát, thanh toán theo nguyên tắc:
+ Nếu các khoản chi thƣờng xuyên đủ điều kiện chi trả, thanh toán, tùy theo tính chất của từng khoản chi, KBNN duyệt cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị.
+ Nếu các khoản chi ngân sách thƣờng xuyên chƣa đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ, chứng từ chƣa đầy đủ; viết sai các yếu tố trên chứng từ... KBNN trả lại hồ sơ, chứng từ và hƣớng dẫn các đơn vị hoàn chỉnh theo quy định.
+ Nếu các khoản chi ngân sách thƣờng xuyên không đúng chế độ quy định nhƣ: sai tiêu chuẩn, chế độ, định mức chi... KBNN từ chối thanh toán, thông báo và trả lại hồ sơ, chứng cho đơn vị theo quy định.