Hồ sơ kiểm toán được lập riêng cho từng cuộc kiểm toán để lưu lại toàn bộ thông tin, tài liệu có liên quan về cuộc kiểm toán.
Sau khi lập dự thảo BCKiT và thư quản lý, các thành viên trong nhóm kiểm toán cần phải tiến hành hoàn chỉnh hồ sơ kiểm toán.
Để hoàn chỉnh hồ sơ kiểm toán, các thành viên trong nhóm kiểm toán phải hoàn thiện giấy tờ làm việc và gửi cho trưởng nhóm kiểm toán kiểm tra. Hồ sơ kiểm toán được lập và lưu trữ theo đúng chuẩn mực kiểm toán quốc tế hoặc quốc gia hiện hành được chấp nhận theo hợp đồng kiểm toán.
Nếu cuộc kiểm toán tuân thủ theo hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam thì KTV phải lập hồ sơ kiểm toán theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 230) - Ban
172
hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC, ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính.
Trong mỗi bộ hồ sơ kiểm toán đều phải bao gồm đầy đủ những tài liệu và nội dung theo quy định của chuẩn mực “hồ sơ kiểm toán” và quy định cụ thể của từng công ty kiểm toán. Toàn bộ thông tin, tài liệu lưu trong hồ sơ kiểm toán đều phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ, rõ ràng, được ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết theo quy định như tên đơn vị, niên độ kế toán, ngày tháng kiểm tra, người kiểm tra, đánh số tham chiếu, chữ ký người lập và người soát xét...
Mọi câu hỏi, ý kiến của các cấp soát xét qua mỗi lần soát xét đều được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán. Sau khi được sự đồng ý của cấp soát xét cao nhất, bảo cáo kiểm toán mới được chính thức phát hành gửi cho khách hàng.
Kết quả soát xét hồ sơ kiểm toán và báo cáo kiểm toán được thể hiện trên các phiếu soát xét. Nội dung của phiếu soát xét có thể khác nhau giữa các công ty kiểm toán. Trên giác độ chung nhất, các phiếu soát xét đều có những tiêu thức về nội dung và hình thức của các báo cáo và hồ sơ kiểm toán.
6.4.1. Soát xét và hoàn thiện nội dung báo cáo kiểm toán.
Để đảm bảo chất lượng của báo cáo kiểm toán cũng như chất lượng của cuộc kiểm toán, cần phải soát xét nội dung báo cáo kiểm toán trước khi phát hành. Kết quả soát xét nội dung báo cáo kiểm toán được thể hiện trên phiếu soát xét. Phiếu soát xét này có thể được thiết kế theo mẫu biểu như bảng 6.5 sau đây.
Trong trường hợp công ty kiểm toán lập BCTC sau kiểm toán giúp đơn vị khách hàng thì công ty cũng thực hiện việc soát xét nội dung BCTC sau kiểm toán để đảm bảo độ tin cậy của BCTC được lập. Phiếu soát xét nội dung BCTC sau kiểm toán có thể được thiết kế chung với phiếu soát xét nội dung báo cáo kiểm toán theo mẫu biểu (Bảng 6.5).
Bảng 6.5: Phiếu soát xét nội dung báo cáo kiểm toán
- Khách hàng: - Công ty kiểm toán:
- Kỳ kiểm toán:
Nội dung soát xét
Người soát xét
Trưởng nhóm Chủ nhiệm KT Ban GĐ
Lần 1 Lần 2 …. Lần 1 Lần 2 Lần 1 ….
I-Báo cáo kiểm toán
1-Câu từ, mẫu biểu của báo cáo kiểm toán phù hợp với quy định của chuẩn mực kiểm toán và quy định của đơn vị
2-Đã đổi chiểu số liệu trên báo cáo kiểm toán với số liệu trên bảng tổng hợp sai sót
3-Kiểm tra đối chiếu việc trình bày về hạn chế phạm vi kiểm toán 4-Đối chiếu các thông tin liên quan khác
173
II-Báo cáo tài chính
1-Kiểm tra việc trình bày số dư đầu kỳ năm nay so với số dư cuối kỳ trên BCTC sau kiểm toán kỳ trước 2- Kiểm tra việc điều chỉnh số liệu trên BCTC sau kiểm toán
3-Kiểm tra tính chính xác về toán học của các số liệu trên BCTC 4-Kiểm tra việc tuân thủ mẫu biểu BCTC theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
5-Kiểm tra việc trình bày các thông tin bổ sung trong BCTC theo đề xuất của KTV
6-Kiểm tra việc trình bày các thông tin , số liệu trên BCTC phù hợp với số liệu, thông tin trên báo cáo khác có liên quan
Họ và tên người soát xét Chức vụ Ngày tháng soát xét
Lần 1 Lần 2 …
1- 2- 3-
Cách trình bày ký hiệu trên bảng soát xét vào các ô như sau: Đ: đã đồng ý
X: Cần xem lại S: Cần sửa lại
Ngày tháng: Ngày nhận và ngày trả hồ sơ ghi bằng 2 loại mực khác nhau
Trường hợp có ý kiến trao đổi với nhóm kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán và Ban giám đốc đưa ra câu hỏi và yêu cầu gửi lại, trưởng nhóm kiểm toán có trách nhiệm giải thích. Mẫu biểu về ý kiến soát xét như bảng 6.6A và 6.6B sau đây:
174
Bảng 6.6A : Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán
- Đơn vị khách hàng: - Họ tên người soát xét:
- Kỳ kiểm toán: - Chức danh:
Lần
Ngày, tháng
Những câu hỏi và yêu cầu
Phần giải thích của nhóm trưởng
Đã soát xét: - Đồng ý với báo cáo kiểm toán (dự thảo) - Không đồng ý
Ngày tháng năm
Ký tên
Bảng 6.6B: Soát xét của Giám đốc (Phó giám đốc)
- Đơn vị khách hàng: - Họ tên người soát xét:
- Kỳ kiểm toán: - Chức danh:
Đã soát xét : - Đồng ý với báo cáo kiểm toán - Không đồng ý
Ngày tháng năm
Ký tên
Lần
Ngày, tháng
Những câu hỏi và yêu cầu
Phần giải thích của Chủ Nhiệm kiểm toán
175
6.4.2. Soát xét việc trình bày báo cáo kiểm toán.
Quy định về việc soát xét trình bày báo cáo kiểm toán có thể khác nhau giữa các công ty kiểm toán. Nhưng trên giác độ chung nhất, việc soát cát đều được thực hiện qua ba cấp: Trưởng nhóm kiểm toán, chủ nhiệm Kiểm toán và đại diện ban giám đốc. Kết quả soát xét được thể hiện trên hiếu soát xét trình bày báo cáo kiểm toán. Phiếu soát xét thường có các tiêu thức cơ bản như bảng 6.7 sau đây.
Trường hợp công ty kiểm toán thực hiện lập BCTC sau kiểm toán thì trong bước công việc này cũng thực hiện soát xét việc trình bày BCTC (Bảng 6.7)
Bảng 6.7 : Phiếu soát xét trình bày báo cáo kiểm toán
- Khách hàng: - Công ty kiểm toán: - Kỳ kiểm toán:
Nội dung soát xét
Người soát xét
Trưởng nhóm Chủ nhiệm
kiểm toán Ban GĐ
Lần 1 Lần 2 … Lần 1 Lần 2 Lần 1 …
I- Báo cáo kiểm toán
1-Số và ngày trong báo cáo kiểm toán đã được ghi chính xác 2-Họ tên, giấy phép hành nghề của người ký báo cáo kiểm toán đã được ghi đầy đủ, chính xác 3-Ý kiến của kiểm toán viên + Những lưu ý trong báo cáo kiểm toán năm trước đã được đề cập trong BCKiT năm nay
+ Việc trình bày ý kiến của KTV trong báo cáo kiểm toán năm nay đã tuân thủ đúng theo chuẩn mực kiểm toán
4-Các tiêu đề (tên công ty, kỳ kiểm toán, viên báo cáo kiểm toán…) được ghi chính xác và chống nhất trong các trang của báo cáo kiểm toán
5-Số liệu trình bày trong báo cáo kiểm toán là phù hợp.
II-Báo cáo tài chính
1-Các tiêu đề (tên đơn vị khách hàng, hàng ngày lập báo cáo, tên
176
báo cáo tài chính...) đã được ghi chính xác và thống nhất trong các trang của báo cáo tài chính 2-Kỳ kế toán , đồng tiền sử dụng đã được trình bày chính xác và nhất quán
3-Số trang được đánh đúng thứ tự
4-Các ghi chủ trong báo cáo tài chính đã được trình bày đầy đủ và chính xác
5-Thông tin, số liệu trong các ghi chú đã được trình bày chính xác và nhất quán
6-Số liệu so sánh trên báo cáo tài chính đã được kiểm tra đúng đắn 7-Các chính sách kế toán chủ yếu của đơn vị khách hàng đã được trình bày đầy đủ , rõ ràng trong báo cáo tài chính
8-Đã kiểm tra lỗi chính tả + Tiếng Việt
+Tiếng Anh
III-Các vấn đề khác -
-
Họ và tên người soát xét Chức vụ Ngày, tháng soát xét
Lần 1 Lần 2 …
1 2 3
Cách ghi trên phiếu soát xét trình bày: Tương tự như cách ghi trên phiếu soát xét nội dung báo cáo kiểm toán.
6.4.3. Soát xét hồ sơ kiểm toán.
Để đảm bảo hồ sơ kiểm toán theo đúng yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán và quy định của công ty kiểm toán, hồ sơ kiểm toán sau khi được lập bởi các kiểm toán viên trong nhóm kiểm toán sẽ được chuyển cho các cấp Soát xét tương tự như đối với báo cáo kiểm toán và BCTC.
177
Hình thức và nội dung của phiếu soát xét hồ sơ kiểm toán có thể được quy định khác nhau đối với từng công ty kiểm toán, nhưng trên giác độ chung nhất, phiếu soát xét hồ sơ kiểm toán được thiết kế như bảng 6.8 sau đây:
Bảng 6.8: Phiếu soát xét hồ sơ kiểm toán
- Khách hàng: - Công ty kiểm toán:
- Kỳ kiểm toán:
Nội dung soát xét
Người soát xét
Trưởng nhóm Chủ nhiệm
KT Ban GĐ
Lần 1 Lần 2 … Lần 1 Lần 2 Lần 1 …
I- Soát xét về nội dung hồ sơ kiểm toán
1- Hồ sơ kiểm toán đã bao gồm đầy đủ những tài liệu và nội dung theo quy định
2- Các tài liệu trong hồ sơ đều ghi đầy đủ những yếu tố theo quy định của công ty
3- Các thông tin về từng nội dung đều được ghi chép đầy đủ và rõ ràng
4- Các số liệu đều được trình bày chính xác và đã được đối chiếu tính chính xác giữa bằng chứng giấy tờ làm việc và báo cáo
5- Đã đảm bảo trình tự và nội dung các báo cáo được trình bày theo quy định
6- Hồ sơ đã được bổ sung và sửa đổi theo ý kiến của người soát xét
II- Soát xét về trình bày hồ sơ kiểm toán
1- Từng loại hồ sơ đều được trình bày theo đúng quy định của chuẩn mực kiểm toán và công ty
+ Hồ sơ kiểm toán chung + Hồ sơ kiểm toán năm
2- Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đều được:
178
ty từ tờ tổng hợp đến từ chi tiết + Tất cả các giấy tờ làm việc đều được ghi đầy đủ các yếu tố và đánh số tham chiếu theo quy định
+ Các giấy tờ tài liệu trong hồ sơ đều ghi rõ tên, chữ ký của người lập và soát xét
+ Thông tin, tài liệu được trình bày theo từng nội dung
+ Những thông tin quan trọng đều được đánh dấu
+ Thông tin được trình bày logic, có tính thuyết phục.
Họ và tên người soát xét Chủ nhiệm Ngày, tháng soát xét
Lần 1 Lần 2 …
1 2 3
Cách ghi trên phiếu soát xét hồ sơ kiểm toán cũng tương tự như cách ghi trên phiếu soát xét báo cáo kiểm toán.
6.4.4. Soát xét và hoàn thiện thư quản lý
Trước khi được gửi cho khách hàng, thư quản lý cũng được soát xét và hoàn thiện bởi các cấp theo quy định của từng công ty, nhằm đảm bảo nội dung và hình thức của thư quản lý, đảm bảo và nâng cao uy tín của công ty.