2.5.1. Bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán
Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
32 b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
(Theo điều 40 - thông tư 88/2015)
2.5.2. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sao chụp, niêm phong, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tài liệu kế toán
Điều 13. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sao chụp, niêm phong tài liệu kế toán Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: 1. Không thành lập Hội đồng và không lập “Biên bản để xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” theo quy định.
2. Tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) của các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định.
3. Tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong tài liệu kế toán không đúng thẩm quyền quy định.
4. Không cung cấp tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện tạm giữ, tịch thu, niêm phong.
Điều 15. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định; b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
33 b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
(Theo Điều 13, 15 - nghị định 41/2018/NĐ-CP)
2.6. Các quy định của pháp luật về hoạt động kế toán trong những trường hợp đặc biệt biệt
2.6.1. Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất, bị huỷ hoại
Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại
Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:
1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;
4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
(Theo điều 42 - thông tư 88/2015)
2.6.2. Công việc kế toán trong trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán
2.6.2.1. Công việc kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán
Điều 43 Luật kế toán 2015 quy định công việc kế toán trong trường hợp chia đơn vị kế toán như sau:
1. Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây:
a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;
b) Phân chia tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;
c) Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho các đơn vị kế toán mới.
2. Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này
(Theo điều 43 - thông tư 88/2015)
2.6.2.2. Công việc kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán
Điều 44 Luật kế toán 2015 quy định về Công việc kế toán trong trường hợp tách đơn vị kế toán như sau:
34 1. Đơn vị kế toán bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực hiện các công việc sau đây:
a) Kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách;
b) Bàn giao tài sản, nợ chưa thanh toán của bộ phận được tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;
c) Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ chưa thanh toán cho đơn vị kế toán mới; đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế toán bị tách lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này.
2. Đơn vị kế toán mới được thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.
(Theo điều 44 - thông tư 88/2015)
2.6.2.3. Công việc kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán
Điều 45 Luật kế toán 2015 quy định về Công việc kế toán trong trường hợp hợp nhất các đơn vị kế toán như sau:
1. Các đơn vị kế toán bị hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây:
a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;
b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;
c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán hợp nhất. 2. Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây:
a) Căn cứ vào biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này;
b) Tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán bị hợp nhất thành báo cáo tài chính của đơn vị kế toán hợp nhất;
c) Nhận, lưu trữ tài liệu kế toán của các đơn vị bị hợp nhất.
(Theo điều 45 - thông tư 88/2015)
2.6.2.4. Công việc kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán
Điều 46 Luật kế toán 2015 quy định về Công việc kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán như sau:
1. Đơn vị kế toán bị sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực hiện các công việc sau đây:
a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;
b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;
35 2. Đơn vị kế toán nhận sáp nhập căn cứ vào biên bản bàn giao ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.
(Theo điều 46 - thông tư 88/2015)
2.6.2.5. Công việc kế toán trong trường hợp chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu
Điều 47 luật kế toán 2015 quy định về công việc kế toán trong trường hợp chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu như sau:
1. Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu phải thực hiện các công việc sau đây:
a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;
b) Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao;
c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán sau chuyển đổi.
2. Đơn vị kế toán sau chuyển đổi căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật này.
(Theo điều 47 - thông tư 88/2015)
2.6.2.6. Công việc kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản
Điều 48 luật kế toán 2015 quy định về công việc kế toán trong trường hợp giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản như sau:
1. Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện các công việc sau đây:
a) Khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính;
b) Mở sổ kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến việc giải thể, chấm dứt hoạt động;
c) Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lưu trữ theo quy định tại điều 41 của luật này.
2. Trường hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì tòa án tuyên bố phá sản chỉ định người thực hiện công việc kế toán quy định tại khoản 1 điều này.
(Theo điều 48 - thông tư 88/2015)
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật số: 88/2015/QH13, Quốc hội ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015.
2. Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật kế toán, Chính phủ ban hành ngày 30 tháng 12 năm 2016
3. Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, Chính phủ ban hành ngày 12 tháng 3 năm 2018
36 4. Thông tư 200/2014/TT-BTC
5. Thông tư 133/2016/TT-BTC
6. Thông tư 199/2011/TT-BTC Hướng dẫn thực hiện việc tổ chức bồi dưỡng và cấp Chứng chỉ bồi dưỡng Kế toán trưởng.
7. https://docs.kreston.vn/vbpl/
BÀI TẬP CHƯƠNG 2 Phần 1: Câu hỏi thảo luận
Câu 1: Trình bày quy định của pháp luật về tài khoản kế toán và sổ kế toán. Câu 2: Trình bày xử phạt hành vi vi phạm quy định về tài khoản kế toán. Câu 3: Trình bày sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán.
Câu 4: Trình bày hình thức xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán. Câu 5: Trình bày các quy định của pháp luật về báo cáo tài chính.
Câu 6: Trình bày các quy định của pháp luật về hoạt động kiểm tra kế toán. Câu 7: Trình bày bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.
Câu 8: Trình bày các quy định của pháp luật về hoạt động kế toán trong những trường
hợp đặc biệt.
Câu 9: Trình bày công việc kế toán trong trường hợp sáp nhập đơn vị kế toán. Câu 10: Trình bày công việc kế toán trong trường hợp chuyển đổi loại hình hoặc
hình thức sở hữu.
Phần 2: Câu hỏi trắc nghiệm (Hãy chọn câu trả lời đúng nhất)
Câu 1: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, Kỳ kế
toán gồm:
A. Kỳ kế toán năm.
B. Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý.
C. Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng. D. Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán tháng.
Câu 2: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 do cơ
quan nào sau đây quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành đơn vị tính sử dụng trong kế toán?
A. Sở Tài chính.
B. UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. C. Bộ Tài chính.
D. Chính phủ.
Câu 3: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, Kế toán
ở đơn vị kế toán gồm:
A. Kế toán tài chính và kế toán thương mại.
B. Kế toán tài chính và kế toán sản xuất kinh doanh. C. Kế toán tài chính và kế toán quản trị.
37 D. Kế toán tài chính và kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết.
Câu 4: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, một
trong những điều kiện để Hộ kinh doanh dịch vụ kế toán được phép kinh doanh dịch vụ kế toán:
A. Có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. B. Có vốn kinh doanh trên 01 tỷ đồng.
C. Chủ hộ có trình độ đại học chuyên ngành tài chính – kế toán.
D. Tất cả các người trong hộ đều có trình độ kế toán từ đại học trở lên.
Câu 5: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, Doanh
nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán được thành lập theo các loại hình sau đây: A. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
B. Công ty hợp danh; C. Doanh nghiệp tư nhân; D. Cả 3 đáp án trên.
Câu 6: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, đơn vị
kế toán phải kiểm kê tài sản: A. Cuối tháng.
B. Hàng ngày.
C. Cuối kỳ kế toán năm. D. Cuối kỳ kế toán quý.
Câu 7: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, cơ quan
nào sau đây hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động: A. Bộ Tài chính.
B. UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. C. Sở Tài chính.
D. Kiểm toán Nhà nước.
Câu 8: Theo Điều 55 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, kế toán
trưởng có quyền sau đây:
A. Điều hành về kế toán, chuyên môn và hoạt động của đơn vị; B. Tổ chức hoạt động kinh doanh, kế toán của đơn vị;
C. Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
D. Độc lập về kế toán nhưng phụ thuộc vào thủ trưởng đơn vị.
Câu 9: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 cơ quan
nào sau đây chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về kế toán: A. Sở Tài chính.
B. UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. C. Bộ Tài chính.
38
Câu 10: Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, ai là