6. Kết cấu của luận văn
3.2.1 Hoàn thiện công tác phân tích và đánh giá thực hiện công việc
Để đổi mới cơ cấu và tạo cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực hợp lý và hiệu quả nhất, TTKD VNPT Bắc Ninh cần phải phân tích công việc để xây dựng một hệ thống bảng mô tả công việc cho từng tiêu chuẩn chức danh. Đây được coi là giải pháp mang tính nên tảng để chọn và sử dụng nhân viên kinh doanh trong TTKD VNPT Bắc Ninh có hiệu quả nhất.
Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng , nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bảng tiêu chuẩn chức danh là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho từng chức danh. Bảng tiêu chuẩn chức danh giúp chúng ta hiểu được TTKD VNPT Bắc Ninh đang cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc phải căn cứ vào sự phân tích, đánh giá sâu sắc các yêu cầu và nội dung công việc từng bộ phận phòng ban của TTKD VNPT Bắc Ninh trên cơ sở quy mô, cơ cấu tổ chức đã được thiết lập, để định biên lao động một cách khoa học và riêng biệt:
- Xác định cần chức danh từng bộ phận. - Công việc cụ thể của từng chức danh.
- Yêu cầu về mức độ hiểu biết trên của từng chức danh. - Mô tả cụ thể các công việc phải làm và mức độ hoàn thành.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao (Giám đốc và Phó giám đốc) đến các cán bộ quản trị cấp trung - điều hành nghiệp vụ chuyên môn và đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng , cụ thể và chính xác. Tránh tình trạnh các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các phẩm chất cá nhân của các chức danh được thể hiện một cách chung chung như nhau hoặc có xây dựng cụ thể nhưng không áp dụng một cách nghiêm túc, triệt để.
Cần phải gắn việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc với phương pháp và tư tưởng của Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2000, liệt kê những gì sẽ làm; làm đúng những gì đã viết, đã cam kết, kiểm tra, kiểm soát thực hiện; các hoạt động phòng ngừa và cải tiến,...để làm sao phát huy được năng lực, khả năng, lòng nhiệt tình với trách nghiệm cao nhất của mỗi người. Tiêu chuẩn chức danh công việc phải chuẩn xác, cụ thể để mỗi CBCNV đảm nhiệm chức danh đó phải hiểu được: chức trách, danh phận và vai trò của mình là gì? Làm được, làm tốt các công việc gì? Tiến hành công việc như thế nào, phối hợp tổ chức quan hệ công tác với ai ra sao?
Trên cơ sở những tiêu chuẩn đề ra cho từng công việc, nhà phân tích sẽ xác định những yêu cầu mà cá nhân lao động phải đáp ứng được khi đảm nhận công việc. Đó là các yêu cầu về trình độ, kỹ năng kinh nghiệm, đặc trưng về tinh thần thể lực...của người lao động.Việc xác định các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện cũng phải căn cứ vào trình độ chung của người lao động trong TTKD VNPT Bắc Ninh , tránh việc đưa ra các yêu cầu quá cao hoặc quá thấp, gây ra tâm lý căng thẳng cho nhân viên. Nếu yêu cầu quá cao nhân viên sẽ tự ti không dám nhận công việc còn nếu yêu cầu quá thấp sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc cũng như của TTKD VNPT Bắc Ninh.
Sau khi thực hiện phân tích xong phải tổ chức lấy ý kiến đóng góp của những CBCVN trực tiếp và các chuyên gia làm việc trong các lĩnh vực liên quan đến công việc, tiếp tục sửa đổi bổ sung và hoàn thiện. Nếu sau quá trình này thấy thích hợp mới nên áp dụng rộng rãi.
Công việc này đem lại hiệu quả cao đòi hỏi TTKD VNPT Bắc Ninh phải chọn được cán bộ phân tích có khả năng tổng hợp thông tin và xử lý thông tin một cách chính xác và khoa học.
3.2.2 Giải pháp về trí lực
3.2.2.1. Công tác tuyển dụng nhân viên kinh doanh
- Tuyển dụng công khai, có thông báo rộng rãi trên các phương tiện truyền thông đại chúng.
- Tổ chức thi tuyển 100% để có sự cạnh tranh công bằng để sàng lọc, tìm được lao động ưu tú nhất.
- Không tuyển dụng tràn lan, bừa bãi, nếu thiếu vị trí công tác nào thì mới tuyển lao động cho vị trí đó.
- Tuyển lao động có trình độ văn hóa từ cao đẳng trở lên, không tuyển công nhân vì như thế sẽ mất thời gian đào tạo và tổ chức các cuộc thi nâng ngạch, gây tốn kém chi phí của TTKD VNPT Bắc Ninh.
- Xây dựng chính sách đặc biệt thu hút nhân tài, có các kênh tìm kiếm người có chuyên môn, đã qua đào tạo đang làm việc tại các TTKD VNPT Bắc Ninh cùng lĩnh vực hoạt động trên thị trường trong cũng như ngoài nước.
- Ưu tiên tuyển những lao động có nhiều năm kinh nghiệm công tác trong các lĩnh vực chuyên ngành, hiểu biết về các hoạt động của TTKD VNPT Bắc Ninh.
- Tuyển các lao động có đủ sức khỏe, có ý thức đạo đức, có khả năng thích ứng và tiếp thu nhanh các ứng dụng của khoa học công nghệ tiên tiến.
- Khuyến khích, ưu tiên các nhân viên hợp đồng hiện đang làm việc tại đơn vị tham gia tuyển dụng. Nếu thực hiện được điều này sẽ có lợi cho đơn vị. Tuyển biên chế từ nhân viên hợp đồng sẽ giúp cho quá trình hoà nhập nhanh vì họ đã làm quen với công việc từ trước, đã sống trong bầu không khí của TTKD VNPT Bắc Ninh, nên những trở ngại sau khi tuyển dụng cũng giảm đi nhiều.
- Cải thiện các nội dung kiểm tra, sát hạch trong khâu tuyển dụng, liên tục cập nhật, đổi mới cho phù hợp với tình hình thực tiễn: Các nội dung kiểm tra, sát hạch có vai trò quan trọng trong việc đánh giá ứng viên, do đó, nếu công tác đánh giá có mức độ chính xác càng cao thì khả năng tuyển được nhân lực phù hợp càng lớn. Hiện tại, TTKD VNPT Bắc Ninh không có bộ phận chuyên trách xây dựng các bài kiểm tra, sát hạch ứng viên đến tuyển dụng, do đó, TTKD VNPT Bắc Ninh có thể thuê các chuyên gia, các Công ty chuyên về nhân sự thực hiện theo yêu cầu của mình, định kì kiểm tra lại nội dung và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
- Chú trọng cơ cấu giới tính khi tuyển dụng, ưu tiên hơn trong tuyển dụng nam giới, như đã trình bày ở phần thực trạng, do đặc điểm, đặc thù công việc cần sử dụng nhiều lao động hiểu biết cả kỹ thuật, lĩnh vực, ngành hoạt động chịu nhiều tác động khắc nghiệt của môi trường mà yêu cầu về thể lực người lao động cũng cao hơn. Trong khi đó, thể lực lao động nam thường cao hơn so với lao động nữ, lại không nghỉ chế độ thai sản, nghỉ chế độ ốm đau cũng ít hơn so với lao động nữ nên nếu sử dụng nhiều lao động nam thì năng suất, hiệu quả công việc sẽ cao hơn, bên cạnh đó, Công ty cũng tiết kiệm phần nào chi phí chi trả khi lao động nghỉ chế độ.
3.2.2.2 Hoàn thiện công tác đào tạo, phát triển nhân viên kinh doanh
Đào tạo và phát triển nhân viên kinh doanh là cực kì quan trọng để tạo ra các cán bộ giỏi, các tập thể mạnh tại TTKD VNPT Bắc Ninh. Mặc dù trong thời gian qua, TTKD VNPT Bắc Ninh đã chú trọng vào chất lượng cán bộ, thông qua việc khuyến khích cũng như tạo điều kiện cho cán bộ TTKD VNPT Bắc Ninh đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. TTKD VNPT Bắc Ninh đã thực hiện đào tạo cũng như gửi đi đào tạo bên ngoài để đào tạo lại và đào tạo nâng cao cho cán bộ. Nhưng TTKD VNPT Bắc Ninh cần phải đầu tư hơn nữa cho vấn đề này và chú ý đến chất lượng của công tác đào tạo. Để hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả, đào tạo phải trải qua một quá trình từ lập kế hoạch đến lựa chọn các hình thức, phương pháp đào tạo cho đến đánh giá kết quả cuối cùng của đào tạo cụ thể như:
- Mục tiêu đào tạo: cần xác định rõ mục tiêu cụ thể là nhằm tạo ra đội ngũ nhân
viên có trình độ, năng lực và phẩm chất đáp ứng được yêu cầu công việc, phục vụ cho sự phát triển của đơn vị không chỉ hiện tại mà còn trong tương lai.
- Đối tượng đào tạo: đào tạo đúng người, đúng mục đích, đúng thời điểm, đảm
bảo hiệu quả đào tạo và hiệu quả công việc của đơn vị khi lao động đảm nhiệm công việc đó đi đào tạo.
- Kế hoạch đào tạo: phải được xây dựng rõ ràng, cụ thể, việc thực hiện không làm ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại và kế hoạch hoạt động trong tương lai của tổ chức. Chi phí đào tạo phải được tính toán cụ thể, hạn chế tối đa phát sinh khi thực hiện.
- Nội dung đào tạo: đào tạo lý thuyết phải song song với thực hành và tình tình
thực tế tại đơn vị. Nội dung kiến thức đào tạo phải phù hợp với nhu cầu và mục đích, liên tục được cập nhật, đổi mới, bắt kịp xu thế chung. Bên cạnh việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cũng cần chú ý đến đào tạo cho người lao động các kỹ năng cần thiết trong công việc như: kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, quản lý, tiếng Anh, tin học văn phòng,… Đây là những kỹ năng rất cần thiết đối với người lao động trong giai đoạn mở cửa hội nhập như hiện nay.
- Xây dựng chương trình đánh giá sau đào tạo: Chương trình này nhằm mục đích
đánh giá chất lượng nhân viên sau đào tạo, người lao động sau khi được đào tạo đã tích lũy thêm được những kiến thức, kĩ năng gì, nó có làm tăng chất lượng, hiệu quả công việc không?
- Để cho chuyên nghiệp, TTKD VNPT Bắc Ninh có thể thuê chuyên gia xây dựng các bài kiểm tra đánh giá để đánh giá chất lượng nhân sau đào tạo ngay sau khi kết thúc một khóa đào tạo. Bên cạnh đó, có thể so sánh kết quả kiểm tra năng lực cũng như chất lượng công việc của người lao động trước và sau khi đào tạo để đánh giá hiệu quả đào tạo (có thể lấy đánh giá thực hiện công việc của người lao động từ 1 đến 3 tháng trước và sau đào tạo để làm căn cứ đánh giá).
- Sau mỗi khóa đào tạo, TTKD VNPT Bắc Ninh cũng cần lấy ý kiến đánh giá, đóng góp của người lao động về nội dung, hình thức, cách thức, quy trình đào tạo để hiểu được người lao động cần gì và mong muốn gì về một chương trình đào tạo, làm cơ sở để chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp các chương trình đào tạo lần sau.
- Xây dựng các quan điểm mới về đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực như: nội dung, hình thức, phương pháp đào tạo...
- Xây dựng hệ thống chương trình đào tạo đồng bộ, thống nhất và linh hoạt, phù hợp với tính chuẩn nghề nghiệp cao.
- Nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác đào tạo nhân viên kinh doanh.
- Các nhà lãnh đạo là những người cầm cân nảy mực, quyết định đến quyền lợi của người lao động vì vậy cũng cần phải tham gia những khóa học dành cho người quản lý để có những cái nhìn mới mẻ, tiên tiến và sát sao hơn với người lao động. Chính vì vậy cần xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý các cấp vững vàng về phẩm chất chính trị, có năng lực về quản trị doanh nghiệp, đáp ứng sự nghiệp phát triển và đổi mới của TTKD VNPT Bắc Ninh. Thực tiễn hoạt động trong những năm qua cho thấy vai trò quan trọng của cán bộ quản lý trong việc tổ chức triển khai các hoạt động nghiên cứu, chuyển giao công nghệ cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh. Nơi nào có cán bộ, chuyên gia giỏi, năng động, nắm bắt được nhu cầu thực tiễn, có khả năng tập hợp quần chúng thì nơi đó công tác nghiên cứu triển khai, tổ chức sản xuất kinh doanh sẽ đem lại hiệu quả kinh tế. Vì vậy, việc xây dựng, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ đầu ngành trong các lĩnh vực của TTKD VNPT Bắc Ninh là hết sức quan trọng
- Tổ chức các lớp học phổ cập trình độ tin học cho khối quản lý, bởi đây là phương tiện tối thiểu nhất để làm việc.
- Định kỳ, tổ chức các lớp học kiểm tra kiến thức bắt buộc đối với các nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên thị trường, nhân viên kế toán...
- Liên kết với trường đào tạo chuyên ngành viễn thông là Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông và Đại học Bách khoa khoa điện tử viễn thông để mở các lớp đào tạo.
- Tổ chức các đợt thi chuyển ngạch, nâng ngạch định kỳ mỗi năm 1 lần cho CBCNV toàn TTKD VNPT Bắc Ninh.
- Khuyến khích các phòng ban tự tổ chức các lớp học tự đào tạo lẫn nhau, có thể là việc tự đào tạo của các cá nhân trong phòng, hoặc phòng có chức năng này đào tạo phòng chức năng khác để các lao động đều có thể hiểu công việc của nhau, thông cảm và giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao, điều này cũng giảm bớt được chi phí thuê giáo viên bên ngoài về đào tạo.
- Thường xuyên tổ chức các lớp học cập nhật phần mềm và các tiến bộ viễn thông mới.
- Tạo ra những cuộc giao lưu và trao đổi cán bộ giữa các TTKD VNPT Bắc Ninh hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trong nước và nước ngoài.
- Tạo điều kiện để lao động được đi học nâng cao trình độ chuyên môn, như học thạc sỹ, tiến sỹ sẽ được hỗ trợ học phí hoặc nếu đi học tập ở nước ngoài thì vẫn được hưởng 50% lương cơ bản...
- TTKD VNPT Bắc Ninh cần quan tâm đến việc tiến cử và sử dụng nhân tài.
- Sử dụng lao động sau đào tạo: sau khi kết thúc đào tạo, cần sắp xếp, bố trí những lao động đó vào những vị trí công việc phù hợp, liên quan đến kiến thức mà họ được đào tạo. Điều này vừa giúp người lao động áp dụng được kiến thức vừa học vào thực tiễn, nâng cao hiệu quả làm việc, vừa có tác dụng khuyến khích người lao động đi đào tạo nâng cao trình độ vì họ thấy kiến thức mình học được được sử dụng trong công việc, việc học là có ích.
Ngoài việc chú trọng đến các lĩnh vực phát triển thị trường thì lãnh đạo TTKD VNPT Bắc Ninh và cán bộ phòng nhân sự cũng phải quan tâm đến việc đào tạo các chuyên ngành khác như kế toán, nghiệp vụ, chăm sóc khách hàng...