5. Bố cục
2.5.3. Phương diện về Quy trình nội bộ
Các tiêu chí về Quy trình nội bộ như: Tỷ lệ đơn hàng hoàn thành đúng tiến độ, tỷ lệ đơn hàng đạt tiêu chuẩn về hao hụt nguyên vật liệu, tỷ lệ rủi ro tối đa liên quan đến tác nghiệp được quy định theo từng bộ phận. Những chỉ tiêu này chịu khá nhiều những yếu tố tác động khách quan bên ngoài mà công ty không thể kiểm soát hết toàn bộ.
Công ty cổ phần Việt - Séc là một công ty chuyên về thiết kế, sản xuất và thi công nội thất cao cấp có thị phần lớn tại thị trường Đà Nẵng, rất nhiều công trình lớn của thành phố đã được Việt - Séc thực hiện. Những công trình này thường có những
= 84.386%
đòi hỏi rất cao về cả chất lượng sản phẩm lẫn tiến độ thi công. Đa phần những nguyên vật liệu sản xuất những sản phẩm cao cấp này được nhập trực tiếp từ nước ngoài, trong vài trường hợp quá trình vận chuyển không tránh khỏi những trục trặc trên đường đi khiến thời gian bị kéo dài ra. Bên cạnh đó, khi trúng thầu một hạng mục tại công trình bên trong hạng mục đó sẽ còn những hạn mục nhỏ khác buộc Việt - Séc phải thương mại hoặc phải cần đến nhà thầu phụ chứ không trực tiếp sản xuất. Những điều này ít nhiều sẽ gây khó khăn cho Việt - Séc trong quản lý tiến độ hoàn thành hạng mục được giao đặc biệt là trong những tháng cao điểm. Theo thống kê năm 2018, số các hạng mục bị chậm so với tiến độ được giao rơi vào khoảng 17%. Tuy nhiên thời gian bị chậm này vẫn nằm trong khoảng chấp nhận được và không gây quá nhiều ảnh hưởng đến Nhà đầu tư cũng như lợi ích của các bên. Tức là 83% đơn hàng được thực hiện đúng tiến độ được giao và nó đạt 87.368% chỉ tiêu so với kế hoạch đề ra.
Tiêu chuẩn về hao hụt nguyên vật liệu: Hiện tại nhà máy của Việt - Séc được trang bị đầy đủ những trang máy móc, thiết bị phụ vụ cho quá trình sản xuất. Với 2 mảng lớn là Nội Thất và Nhôm kính. Mỗi mảng sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau về tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu cho phép. Tuy nhiên theo những thống kê từ nhà máy sản xuất thì khoảng 75% đạt chuẩn về tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu. Lí giải điều này bộ phận sản xuất cho biết, rất nhiều những hạng mục thiết kế khá cầu kì và nhiều chi tiết nhỏ lẽ cũng như đòi hỏi về độ chính xác khá cao điều này gây ra những hao hụt nhất định trong sản xuất đặt biệc là về phần gỗ và kính. So với kế hoạch 95% thì kết quả thực hiện mới hoàn thành 78.947% như đã đề ra.
Tỷ lệ rủi ro liên quan đến tác nghiệp: Rủi ro trong tác nghiệp là một điều không thể tránh khỏi trong bất kì bộ phận hay phòng ban nào. Một số trường hợp rủi ro liên quan đến tác nghiệp nổi bật đó là: Thừa thiếu khối lượng so với bản vẽ, điều này gây ra những sự lãng phí không cần thiết, còn việc thiếu khối lượng sẽ làm mất thời gian và gây ảnh đến tiến độ của công trình; rủi ro trong hồ sơ thanh toán từng giai đoạn bởi với những công trình lớn thường phải lập hồ sơ thanh toán trong từng giai đoạn, lúc này đòi hỏi phải có sự tính toán chính xác khối lượng thực tế đã đi đến công trình hay những rủi ro trong quy trình giám sát và quản lý chất lượng, tất cả những rủi ro này ảnh hưởng rất lớn đến uy tín và hình ảnh của công ty. Theo đánh giá của ban giám đốc
Tiếp theo, về tiêu chí số lượng cải tiến mới được áp dụng thì năm 2018 Việt Séc chỉ thực hiện được 3 cải tiến mới chiếm 60% so với mục tiêu đề ra là 5 cụ thể: Áp dụng hệ thống kiểm soát, chấm công bằng Vân tay, áp dụng giờ làm việc linh hoạt cho nhân viên sản xuất tại nhà máy và cải tiến chất lượng bản vẽ lên 2D và 3D với những hạng mục Thiết kế và Tư vấn Nội thất. Con số này là không cao trong điều kiện Việt Séc là một công ty lớn về Thiết kế, sản xuất và thi công nội thất tại Đà Nẵng, cần có nhiều hơn nữa những sự cải tiến để tạo ra sự hiệu quả trong quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chỉ tiêu về tỷ lệ đơn hàng trong mảng thiết kế và tư vấn nội thất: Việt - Séc cung cấp dịch vụ Thiết kế các hạng mục như đại sảnh khách sạn, khối phòng họp, không gian nhà hàng, phòng ngủ. Có những công trình Việt Séc thực hiện một chuỗi hạng mục từ Thiết kế đến nhận sản xuất và thi công. Theo thống kê từ phòng kinh doanh năm 2018 tỉ lệ các đơn hàng riêng về Thiết kế và Tư vấn Nội thất tăng lên 17% so với cùng kì 2017. Đạt 68% mục tiêu kế hoạch đặt ra.
Về quy trình sau bán hàng Việt - Séc đặt ra 2 tiêu chí: Rút ngắn thời gian từ khi hoàn thành đơn hàng cho đến khi nhận được thanh toán và gia tăng các hoạt động sau bán hàng. Rút ngắn thời gian từ khi hoàn thành đơn hàng đến khi nhận được thanh toán là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến tốc độ quay vòng vốn của công ty. Khi tiêu chí này được thực hiện tốt thì Việt - Séc có thể thu hồi vốn nhanh hơn từ đó sử dụng vốn hiệu quả và khả năng sinh lời cao hơn. Theo điều khoản trong hợp đồng về tạm ứng và thanh toán. Sau khi nhà thầu hoàn thành xong toàn bộ công việc và hạng mục theo kí kết trong hợp đồng, phía chủ đầu tư sẽ xác nhận nghiệm thu đạt chất lượng yêu cầu. Sau khi ký duyệt hồ sơ quyết toán hợp đồng, bên chủ đầu tư sẽ thanh toán cho phía Việt -Séc 95% giá trị quyết toán theo hợp đồng và sau khi chúng ta trình đủ cho phía chủ đầu tư các hồ sơ bao gồm: Văn bản yêu cầu thanh toán, biên bản nghiệm thu bàn giao hạng mục công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành, nhật ký công trình có ghi chú đầy đủ và có chữ ký xác nhận của hai bên, Bảng kê giá trị quyết toán và hóa đơn Giá trị gia tăng hợp lệ. Phía chủ đầu tư kiểm tra, rà soát và ký xác nhận. Trong vòng 15 ngày kể từ đó phía chủ đầu tư phải thanh toán đủ 95% giá trị cho Việt - Séc. Và sau khi chúng ta nhận đủ số tiền theo quy định sẽ tiến hành trình cho phía khách hàng một thư bảo lãnh bảo hành công trình, sau
đó hai bên ký xác nhận thì phía khách hàng sẽ thanh toán 5% còn lại. Chính vì thế, để rút ngắn được thời gian thanh toán buộc chúng ta phải rút ngắn thời gian hoàn thành những giấy tờ và hồ sơ theo thỏa thuận trong hợp đồng một cách đầy đủ, chính xác vì nếu có bất kì sai lệch nào thì thời gian thanh toán sẽ bị kéo dài ra. Tùy vào mỗi công trình mà thời gian từ lúc hoàn thành đến lúc thanh toán là khác nhau. Trung bình rơi vào khoảng 30 - 40 ngày. Với mục tiêu giảm 10% tức rút ngắn từ 3 - 4 ngày nhưng trong thực tế chỉ giảm được từ 1-2 ngày tùy vào tính chất của từng công trình, vì vậy chỉ tiêu này chỉ đạt tỉ lệ 50% so với kế hoạch đã đề ra. Tiếp theo là chỉ tiêu về các hoạt động sau bán hàng, hiện tại các hạng mục về sản xuất và thi công nội thất sẽ được bảo hành sản phẩm trong vòng 24 tháng, bên cạnh đó là các hoạt động tri ân khách hàng như gửi hoa, quà vào những dịp đặc biệt và những buổi tiệc với sự tham gia của các khách hàng truyền thống của công ty, chỉ tiêu này được Ban giám đốc đánh giá thực hiện khá tốt đạt mức 80% so với những yêu cầu đề ra.
Vây, % hoàn thành khía cạnh Quy trình nội bộ:
87,368%+78,947%+75%+60%+68%+50%+80% 7
Vậy phương diện Quy trình Nội bộ được xếp vàoNhóm điểm Khá