Quản lí 2 lĩnh vực hoạt động chính của công ty: Kinh doanh vận tải và kinh doanh thương mại
• Phòng kinh doanh thương mại:
o 1 nhân viên quản lí nguồn cung
- Tìm nguồn cung của tất cả các loại hàng hóa có thể xuất nhập khẩu hoặc bán được.(nông sản/thực phẩm/ công nghệ/ xa xỉ phẩm...)
- Lập thành cargo profile. ( tên hàng/ thông số kỉ thuật chất lượng tiêu chuẩn hàng/nguồn gốc xuất xứ/ diễn giải vấn đề)
- Lập thành bảng giá chào bán.( bảng giá chung) - Lập bảng phân tích phân khúc và nhu cầu thị trường. - Cập nhật liên tục báo cáo hàng ngày.
- Lập hợp đồng thương mại.
- Tìm đầu ra cho tất cả các loại hàng hóa có thể xuất nhập khẩu hoặc bán được . (nông sản/thực phẩm/ công nghệ/ xa xỉ phẩm...)
- Lập thành order profile. ( tên hàng/ thông số kỉ thuật chất lượng tiêu chuẩn hàng/nguồn gốc xuất xứ/ diễn giải vấn đề)
- Lập thành bảng giá yêu cầu.(bảng giá chung)
- Lập bảng phân tích phân khúc và nhu cầu thị trường hàng hóa. - Cập nhật liên tục báo cáo hàng ngày.
- Lập hợp đồng thương mại.
• Phòng kinh doanh vận tải
Chia làm 2 bộ phận chính: Kinh doanh và giải quyết đơn hàng.
o Kinh doanh: chia làm 3 nhóm chính: mỗi nhóm 8 hoặc 10 sales
Nhóm 1: sales cước xuất nhập khẩu: bao gồm hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển/hàng không, có hàng FCL và LCL.
Nhóm 2: sales thủ tục hải quan: bao gồm hàng hóa khai thông thông thường, hàng hóa khó, hàng hóa bị giam tại kho, hàng bị cấm, nhận làm các loại chứng từ theo yêu cầu xuất nhập khẩu.
Nhóm 3: sales vận tải nội địa: bao gồm : xà lan, tàu hỏa, xe tải, kéo container, thủy nội địa từ Nam tới Bắc, có hàng FCL,LCL, hàng siêu trường, siêu trọng.
Sau khi Sales có thông tin khách hàng thì hoàn thành những việc sau:
- Lập danh sách thông tin khách hàng - Liên hệ với nhà vận chuyển để check giá.
- Lập bảng báo giá của công ty rồi gởi cho khách hàng. - Đàm phán hoàn tất giao dịch.
- Chuyển gia hồ sơ cho bộ phận giải quyết orders. - Lập danh sách khách hàng.
- Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng.
o Giải quyết đơn hàng: gồm 3 nhân viên: Chứng từ+ Hải quan+ Giao nhận: Hồ sơ sales chuyển đến bộ phận nào thì bộ phận đó kiêm nhiệm giải quyết đơn hàng.
1.3.2.3Thư ký Tổng giám đốc : Do chị Nguyễn thị Ngân đảm nhiệm
Quản lí 3 lĩnh vực chính: Nhân sự + Kế toán tài chính+ Nguồn thu riêng
o Lên bảng mô tả công việc( vị trí tuyển dụng/yêu cầu/ mức lương/ ..)
o Tạo tài khoản trên tất cả các diễn đàn tuyển dụng/giao lưu/ trao đổi.
o Tiến hành đăng tin tuyển dụng.
o Lập form phỏng vấn+ form kết quả phỏng vấn + lịch hẹn phỏng vấn.
o Trao đổi tổng quát với nhân sự - Ký biên bản thỏa thuận thử việc. - Trình ký hợp đồng lao động.
- Quản lí, giám sát hoạt động công tác nhân sự. - Kết thúc hợp đồng lao động
• Kế toán tài chính
- Liên kết với kế toán trưởng( do chị ), hoạch định rõ ràng sổ sách thu chi, công nợ.
- Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng - Minh bạch tài chính
- Định hướng phát triển doanh thu( kết hợp với trợ lý). - Hoạch định chi phí lương hàng tháng.
- Hoạch định tổng chi phí Marketing hàng tháng
- Hoạch định chi phí thưởng lễ tết, thưởng thành tích cả năm.
1.3.2.4Mối quan hệ giữa các phòng ban
Với bộ máy tổ chức đơn giản như trên nên việc giữ thông tin liên lạc giữa các phòng ban rất kịp thời. Việc phối hợp giữa các phòng ban cũng diễn ra tương đối nhịp nhàng và có hiệu quả vì mặc dù phân chia phòng ban rõ ràng, nhưng khi hoạt động, các nhân viên lại có thể làm đan xen