Ngày nay, thư viện trên thế giới đang đối diện với những khó khăn chung như sự cắt giảm ngân sách, tinh giảm biên chế nhân sự, sự gia tăng không ngừng mật độ tại các điểm lưu thông và vốn tài liệu thư viện. Các nhân viên làm việc tại quầy lưu thông ngoài việc đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn tài nguyên thư viện, công việc hàng ngày của họ còn là tiếp xúc bạn đọc và cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao thỏa mãn mọi nhu cầu của khách thăm quan cũng như bạn đọc của thư viện.
Công nghệ RFID đã và đang đáp ứng những khó khăn. Với tính năng “3 trong 1”, lưu thông - an ninh - kiểm kê, RFID không những tối ưu hóa quỹ thời gian của nhân viên thư viện mà đặc biệt là đem lại sự thuận tiện và đảm bảo tính riêng tư của bạn đọc khi họ sử dụng quầy mượn trả tự động. Nhờ công nghệ RFID, Tất cả các sách báo trong thư viện sẽ được gắn Chip RFID lên từng cuốn (Hình 3.8) với một thẻ lưu thông tin về cuốn sách. Tại khu vực kiểm soát cho mượn và trả sách (check in/out) đều được gắn đầu đọc thẻ để nhân viên dễ dàng nạp thẻ cho sách báo và kiểm tra tình trạng của sách báo cho mượn. Ngoài ra, còn có một thiết bị đọc thẻ cầm tay để có thể tìm kiếm và kiểm tra thông tin về sách báo trong thư viện. Mỗi khi cần tìm một cuốn sách nào đó, thay vì việc dò tìm phân loại từng cuốn sách, thủ thư chỉ việc dùng một đầu đọc có khả năng đọc các thẻ RFID từ xa có thể giúp định vị cuốn sách cần tìm rất nhanh chóng, ngoài ra việc thống kê sách cuối ngày càng trở lên đơn giản. Điều này đã làm giảm chi phí về mặt quản lý nhân sự cũng như tạo ra sự thuân tiện trong việc quản lý và tìm kiếm sách báo.
Hình 3.8. Chip RFID được gắn lên các cuốn sách trong thư viện
Những điểm đặt biệt của RFID
Thuận lợi và hiệu quả : RFID là công cụ cho phép tăng tính tự động
và một Anten được gắn trên từng cuốn sách. Khi nhãn RFID đi qua trạm đọc, sóng vô tuyến sẽ nhận biết Chip và cho phép truyền dữ liệu. Nhãn RFID có lợi thế hơn mã vạch, những lợi thế này bao gồm:
Tầm nhìn không phụ thuộc vào khả năng đọc của Chip. Có thể đọc được nhiều nhãn RFID cùng một lúc.
Các nhãn RFID có thể được ghi đi ghi lại nhiều lần.
Các nhãn RFID có thể dùng được lâu và chịu được tác động cao.
Khả năng chống trộm có thể xây dựng bên trong Chip gồm cả sự nhận dạng và tính an toàn của tài liệu trong một nhãn từ đơn. Thách thức của thủ thư: Ít thời gian hơn cho nhiều dịch vụ hơn.
Các tài liệu được mượn ra ngoài rồi sau đó lại trở lại trên giá. Chu trình này đòi hỏi rất nhiều sức lao động để kiểm soát. Hầu hết các thủ thư đều nhận biết rằng mã vạch và hệ thống an ninh truyền thống đã đạt tới những giới hạn của nó trong việc tổ chức và quản lý thư viện hiện đại và khi đó những thách thức mới đã được đặt ra cho thư viện cần xem xét là :
Tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí. Giảm bớt thời gian vận chuyển tài liệu
Việc kiểm kê tài liệu trong thư viện được thực hiện thường xuyên và chính xác hơn.
Cải thiện chu trình làm việc của các thủ thư Cải thiện dịch vụ đối với bạn đọc
Những lợi ích của RFID trong mỗi quy trình: Điểm chính của hệ
thống là nhãn từ RFID, nó được ứng dụng vào mỗi quy trình làm việc trong thư viện và đã đem lại những chức năng mới cũng như hiệu quả cao trong tất cả quy trình quản lý thư viện. Những nhãn từ RFID được kết nối đến trạm RFID, tích hợp với mọi phần mềm quản lý thư viện và cho phép cập nhật những thông tin vào cơ sở dữ liệu.
Nhận dạng tài liệu và ngăn ngừa mất trộm: Chắc chắn, dễ sử dụng.
Nhãn từ RFID là giấy mỏng, không dây và có thể ghi thông tin lên đó được, nó được gắn vào bên ngoài bìa của mỗi tài liệu trong thư viện, có thể là nhãn trần hoặc bọc bên nhãn giấy, nó cũng có thể được in chung với mã vạch hoặc Logo của thư viện. Sự chống trộm cắp cũng có thể được gắn vào chung với nhãn RFID.
Những lợi ích chính của nhãn từ RFID là:
Cải thiện tốc độ làm việc tại mỗi quy trình xử lý trong thư viện.
Cải thiện việc quản lý bộ sưu tập sách trong thư viện đến bộ nhớ chương trình để ghi lại thông tin như vị trí sách trong thư viện, thống kê, v.v…
Mang đến nhiều sự thuận lợi hơn cho người thủ thư và bạn đọc bởi sự hợp nhất trong chức năng chống trộm cắp tại tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý tài liệu: biên mục ban đầu, check in, check out.
Gia tăng hệ thống chống trộm cắp bởi những hệ thống an ninh cấp cao trong trường hợp hệ thống bảo vệ bị trục trặc.
Trạm này được làm với phương pháp rất đơn giản để chuyển đổi bộ sưu tập từ mã vạch đến RFID. Đó là sự kết hợp hoạt động của chương trình và trình ứng dụng của nhãn từ RFID.
Chương trình: Quá trình hoạt động quét ID (mã vạch) của tài liệu, chương trình nhãn từ RFID và sự kích hoạt của sự chống mất trộm được kết hợp trong cùng một thao tác.
Trình ứng dụng của nhãn từ RFID: Chỉ có một nhãn từ áp dụng cho cả quy trình ID lẫn chức năng chống trộm cắp, nó tiết kiệm được thời gian cũng như giảm những rắc rối trong các thao tác khác. Trong những mục mới và đối với những thư viện lần đầu sử dụng hệ thống máy tính, quy trình này thậm chí còn dễ dàng hơn nhờ vào RFID.
Lưu thông tài liệu: Nhanh và tiện lợi.
Đây là công việc mà thủ thư thường check out hay check in những tài liệu bằng tay. Với RFID thủ thư không cần thiết phải mở tài liệu để quét mã vạch, không cần khử từ như hệ thống an ninh truyền thống, tất cả điều này được làm bởi quy trình tự động.
Hơn nữa, RFID cho phép check out nhiều loại sách cùng một lúc. Nó cho phép người thủ thư giảm bớt những công sức trong quá trình vận chuyển tài liệu, đồng thời tăng tốc việc check out cũng như tránh được tình trạng chờ đợi của bạn đọc khi mượn tài liệu.
Nếu như thư viện sử dụng dịch vụ RFID dùng làm thẻ bạn đọc, thì sự nhận dạng người đọc cũng có thể được thực hiện với đầu đọc tương ứng trong cùng lúc. Những lợi ích tương tự được tồn tại trong quy trình check in tài liệu.
RFID cho phép rút ngắn thời gian. Tại trạm này,có thể đồng thời đọc được thẻ bạn đọc và nhiều tài liệu cùng loại, những phương tiện ghi lại ID của bạn đọc, những mục chọn mượn và khử hoạt động của sự chống mất trộm. Đối với RFID, Check out nhiều tài liệu cùng loại mang tính trực giác cao và dễ sử dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đưa sách quay về: có thể sử dụng để gia tăng số lượng sách
Việc trả tài liệu về chỗ cũ mang đến cho bạn đọc một tính linh hoạt lớn khi họ có thể trả tài liệu bất kỳ nơi nào mà họ muốn. RFID mang đến nhiều lợi ích cho bạn đọc và người thủ thư:
Đối với thủ thủ thư: Tránh lặp lại 1 công việc trong chu trình: Khi nhiều tài liệu được trả về cùng lúc, nhờ vào tốc độ đọc nhanh của nhãn từ RFID và khả năng đọc/ghi ở bất kỳ vị trí nào nên việc check in tài liệu có thể thực hiện một cách tự động: tài liệu được cập nhật vào ILS (Information Library System) và sự chống trộm cắp được kích hoạt. Nó cũng cho phép bổ sung những hệ thống phân loại tài liệu đáng tin cậy, nhãn từ RFID có thể đọc một cách nhanh chóng và độc lập để định hướng hoặc vị trí của tài liệu.
Đối với bạn đọc : Làm cho tài liệu trong thư viện luôn sẵn sàng bởi vì dữ liệu được cập nhật thường xuyên, từ đó rất thuận tiện cho bạn đọc.
Kiểm kê tài liệu: dễ thực hiện, nhanh và chính xác
Với RFID, kiểm kê tài liệu trở nên đơn giản, thậm chí không cần đóng cửa thư viện, nó cũng có thể nhanh hơn gấp 20 lần so với mã vạch. Chỉ một lần đi dọc theo những giá sách, Nhân viên kiểm kê cũng có thể kiểm kê và biết kết quả. Sau đó dữ liệu được thu thập để tự động tải xuống tới cơ sở dữ liệu thư viện.
Hình 3.9. Hệ thống quản lý thư viện tương lai
Với những khả năng đó, RFID đã thực sự tạo ra một cuộc cách mạng trong lĩnh vực quản lý thư viện trong vài năm qua, khi thử thách đối với nhân viên thư viện là làm nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Riêng trong lĩnh vực quản lý thư viện, RFID khẳng định được ưu thế của mình nhờ hai chức năng: nhận diện và an ninh.
Ứng dụng RFID trong thư viện đã và đang đem đến những lợi trước mắt và lâu dài cho quy trình quản lý thư viện, “truy tìm dấu vết” của các tài liệu xếp sai vị trí, tự động mượn trả, gia tăng an ninh thư viện. Đem đến những dịch vụ tuyệt hảo cho bạn đọc đã trở thành sự khẩn thiết của những thủ thư.