Quy trình phát triển hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng được thiết kế thông qua bốn bước: Điều tra và phân tích, thiết kế, triển khai, vận hành và bảo trì.
4.1.1. Điều tra và phân tích hệ thống
Mục tiêu chính của bước này là: xác định những vấn đề của hệ thống đang tồn tại, tìm hiểu những yêu cầu mới của hệ thống thông tin, và xác định những kỹ thuật mới có khả năng hỗ trợ.
Bước này bao gồm các công việc chính: - Khảo sát sơ bộ
- Nghiên cứu tính khả thi - Lập lược đồ dòng dữ liệu
4.1.2. Thiết kế hệ thống
Bước này đặc tả cách thức hoàn thành những yêu cầu thông tin cho người sử dụng. Ở bước này người ta xác định những trang thiết bị, những phần mềm sẽ được sử dụng, những dữ liệu đầu ra, dữ liệu đầu vào, và cả cách thức tổ chức lấy dữ liệu của hệ thống. Những nội dung cần thiết kế:
- Thiết kế giao diện người sử dụng - Thiết kế dữ liệu
- Thiết kế quá trình - Đặc tả hệ thống
- Xác định các tiêu chuẩn thiết kế
4.1.3. Thực hiện và bảo trì hệ thống
Giai đoạn triển khai: giai đoạn này thực hiện nhiệm vụ mua các thiết bị phần cứng, phần mềm ( hoặc viết các chương trình phần mềm ), hoàn thiện mọi tài liệu về hệ thống, và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng
Tài liệu về hệ thống cho biết lịch sử của một hệ thống, thiết kế và mục tiêu của hệ thống đó. Không có tài liệu thì rất khó thực hiện sự thay đổi đối với hệ thống, vì không ai biết được các tệp, các báo cáo và các thủ tục được thiết kế như thế nào. Tài liệu này cần thiết cho quản trị viên hệ thống thông tin, những người sẽ bảo trì hệ thống trong suốt thời gian hoạt động của nó
Tài liệu sử dụng phục vụ chủ yếu cho người sử dụng hệ thống, giúp họ hiểu rõ về hệ thống và cách sử dụng hệ thống. Người sử dụng rất cần được làm quen với các thủ tục nhập dữ liệu và hợp lệ hóa dữ liệu, biểu diễn các báo cáo đầu ra , các biện pháp xử lý lỗi.
Giai đoạn vận hành và bảo trì hệ thống: thực hiện nhiệm vụ cài đặt, khai thác và bảo trì hệ thống.
Cài đặt: là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Bao gồm hai khối công việc là chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con người. Trong thực tế người ta hay mắc sai lầm khi xem nhẹ mặt chuyển đổi con người của hệ thống. Cần phải lưu ý rằng thái độ tích cực ủng hộ của người sử dụng là nhân tố quan trọng cho sự thành công của hệ thống mới. Tuy nhiên việc khích lệ con người tâm lý cho người sử dụng đón nhân hệ thống mới phải được chuẩn bị trong tất cả các giai đoạn phát triển hệ thống, chứ không chỉ thực hiện trong giai đoạn cuối cùng này.
Các phương pháp cài đặt hệ thống: cài đặ trực tiếp (dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng ), cài đặt song song (cả hai hệ thống cũ và mới cùng hoạt động), cài đặ cục bô ( dung hòa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt gián tiếp, cài đặt cục bộ chỉ chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới tại một hoặc vài bộ phận), chuyển đổi theo giai đoạn.
Khai thác: Sau khi khai thác hệ thống một thời gian thường là 6 tháng người ta thường tiến hành xem xét và đánh giá hệ thống mới với mục đích là xác định xem hệ thống mới có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay không. Thông thường những điểm chủ yếu cần chú ý tới khi xem xét gồm: mức độ sử dụng hệ thống, sự hài lòng của người sử dụng, chi phí và lợi ích. Sự xem xét và đánh giá hệ thống giúp cho các nhà thiết kế xác định được một cách nhanh chóng và chính xác những gì chưa hoàn hảo của hệ thống và một phần nào đó còn thúc đẩy họ làm việc tốt hơn và có trách nhiệm hơn bởi họ biết chắc rằng công việc của họ sẽ được thẩm định lại chi tiết lại sau này.
Bảo trì: Sau khi hệ thống được cài đặt vấn đề bảo trì hệ thống bắt đầu được đặt ra. Một số thành viên của nhóm phát triển hệ thống sẽ có trách nhiệm thu thập các yêu cầu về bảo trì hệ thống của người sử dụng và các thành phần quan tâm khác như các kiểm soát viên hệ thống, các trung tâm dữ liệu, các nhân viên quản trị mạng hay các phân tích viên hệ thống. Sau khi đã được thu thập mỗi yêu cầu cần được phân tích để xác định rõ xem nó có ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống và nếu thực hiện yêu cầu đó thì sẽ đem lại lợi ích gì. Một khi yêu cầu đã qua kiểm định, sẽ bắt đầu quá trình hiết kế và triển khai việc thay đổi hệ thống. Và cũng tương tự như bắt đầu phát triển một hệ thống những thay đổi được triển khai sẽ phải qua kiểm duyệt và thử nghiệm trước khi tiến hành cài đặt vào các hệ thống tác nghiệp.