Trong bối cảnh hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế toán là điều không thể thiếu, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và triển khai các việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Công nghệ thông tin đã tác động tích cực và tạo ra cuộc cách mạng trong việc thực hiện các công tác kế toán tại ngân hàng, hình thành mắt xích trong chuỗi mạng lưới liên kết khổng lồ các ngân hàng thương mại trên phạm vi toàn cầu, giảm thiểu những rủi ro và hạn chế về nghiệp vụ cũng như giới hạn bởi không gian và thời gian. Nhưng bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế toán cũng mang lại nhiều thách thức đối với các ngân hàng thương mại phải có sự đầu tư và nâng cấp thỏa đáng. Vấn đề bảo mật cũng là một rủi ro và thách thức lớn mà các ngân hàng thương mại phải đối mặt.
Việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế toán trong ngân hàng thương mại bao gồm các nội dung sau:
Thứ nhất, trang bị công cụ làm việc (máy tính, máy tính xác tay, mạng
kết nối...) trên cơ sở khả năng tài chính và đáp ứng nhu cầu công việc của mỗi ngân hàng thương mại. Tiêu chí đánh giá sự “phù hợp” giữa trang thiết bị được đầu tư với công việc kế toán được đánh giá qua: Máy tính có cấu hình phù hợp với chương trình phần mềm được ứng dụng; Phù hợp với mô hình tổ
chức quản lý và tổ chức hoạt động của ngân hàng thương mại; Phù hợp với khả năng tài chính của mỗi ngân hàng.
Thứ hai, phần mềm được sử dụng đóng vai trò “xương sống” giúp
công việc thu thập, xử lý thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng, tự động và hiệu quả trong nội bộ ngân hàng thương mại hay trong hệ thống ngân hàng với nhau. Do đó, phần mềm phải có chức năng đảm nhiệm công việc xử lý thông tin kế toán từ giai đoạn cập nhật dữ liệu ban đầu đến giai đoạn số liệu được đưa vào sổ kế toán và báo cáo kế toán; Phân luồng khai thác thông tin theo nhiều tiêu thức khác nhau. Bên cạnh đó, tự động lập các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo kế toán. Đây là chức năng chính và quan trọng nhất của việc sử dụng phần mềm trong tổ chức công tác kế toán không chỉ riêng tại ngân hàng thương mại.
Bên cạnh đó, theo nghiên cứu của Deloitte (2018) về ngân hàng số, thì biểu hiện của một ngân hàng ứng dụng thành công công nghệ thông tin vào hoạt động tổ chức kế toán nói riêng và toàn bộ các hoạt động ngân hàng nói chung là: Thay đổi tương tác với khách hàng theo hướng tự phục vụ; Thay đổi hình thức của chi nhánh/phòng giao dịch; Thay đổi cách thức làm việc của nhân viên; Mô hình hoạt động mới chiếm ưu thế và đồng thời phải đối diện với nhiều đối thủ cạnh tranh mới [5, tr.15].
Để phát huy tốt hiệu quả của tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán, ngân hàng thương mại cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Một là, thực hiện các biện pháp bảo mật là ưu tiên hàng đầu và quan trọng
nhất; Hai là, giảm thiểu sai sót khi nhập dữ liệu đầu vào đồng thời phải có người làm kế toán theo dõi, kiểm soát giai đoạn này vì kết quả tự động sau đó sẽ sai sót nếu ngay từ bước đầu dữ liệu không chuẩn; Ba là, hệ thống mã hóa
các đối tượng quản lý, chứng từ, tài khoản phải được xây dựng cùng với việc quy định nội dung phản ánh của từng mã tài khoản; Bốn là, xây dựng hệ
thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phù hợp với việc ứng dụng phần mềm của máy tính; Năm là, theo định kỳ hoặc theo sự phát triển của nhà cung cấp phần mềm, cập nhật và nâng cấp phần cứng, phần mềm để nâng cao hiệu quả ứng dụng; Sáu là, thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên sử dụng thành thạo phần mềm kế toán.
1.3. Kinh nghiệm về tổ chức công tác kế toán của một số ngân hàng thương mại và bài học kinh nghiệm cho Ngân hàng Ngoại thương Lào
1.3.1. Kinh nghiệm về tổ chức công tác kế toán tại một số ngân hàng thương mại ở một số nước trên thế giới
a) Tại Việt Nam
Tính tới Quý II năm 2019, Việt Nam hiện tại có 49 Ngân hàng thương mại [1]. Nhà nước Việt Nam quy định về loại hình ngân hàng thương mại. Nhà nước Việt Nam thống nhất xây dựng và điều chỉnh hoạt động của các ngân hàng thương mại bằng hệ thống chính sách pháp luật đang dần được hoàn thiện và tiệm cận hơn với các tiêu chuẩn của quốc tế. Luật Kế toán, Luật Các tổ chức tín dụng cùng hệ thống văn bản dưới luật là cơ sở pháp lý quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động ngân hàng nói chung, hoạt động kế toán nói riêng của ngân hàng thương mại Việt Nam. Nhà nước Việt Nam ban hàng 26 hệ thống chuẩn mực kế toán từ năm 1999, cho tới nay các chuẩn mực vẫn được tiếp tục nghiên cứu theo hướng hài hòa hóa với các chuẩn mực quốc tế trên các lĩnh vực, trong đó có ngân hàng. Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng được ban hành theo Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc ngân hàng nhà nước gồm 3 cấp. Bên cạnh đó, các ngân hàng thương mại của Việt Nam tự ban hành quy trình về chế độ chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán để áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống trên cơ sở Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 về
việc ban hàng chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng của Thống đốc Ngân hàng nhà nước.
Có thể tìm hiểu kỹ hơn tổ chức công tác kế toán thông qua ví dụ cụ thể tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nôn thôn Việt Nam (Agribank). Agribank được thành lập từ năm 1988 là một trong những ngân hàng thương mại ra đời sớm nhất của Việt Nam. Sau hơn ba mươi năm phát triển, Agribanl là ngân hàng thương mại nhà nước hàng đầu Việt Nam và đóng vai trò chủ lực trong hệ thống nhân hàng, là ngân hàng thương mại duy nhất Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ [2].
Trong công tác tổ chức bộ máy kế toán: Agribank được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán trong điều kiện ứng dụng công nghệ hiện đại. Các chi nhánh giao dịch của Agribank đang dần chuyển sang từ mô hình giao dịch một cửa, đồng thời áp dụng công nghệ phần mềm IPCAS trong trong thanh và kế toán khách hàng.
Trong công tác tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán: Agribank đang vận dụng chế độ chứng từ ban hành kèm theo Quyết định số 1371/QĐ- HNNo-TCKT ngày 16/11/2011 ban hành quy định về mẫu chứng từ kế toán áp dụng trong Hệ thống Agribank (xem Phụ lục 4). Mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại Agribank gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn.
Trong công tác tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Agribank xây dựng hệ thống tài khoản kế toán đa tệ, không tách riêng mã tài khoản hạch toán nội tệ và ngoại tệ (xem Phụ lục 5). Agribank có hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán, được chia thành 9 nhóm:
- Nhóm tài khoản trong Bảng cân đối kế toán (từ nhóm 1 đến nhóm 8) - Nhóm tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán (Nhóm 9)
- Nhóm tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và nhóm tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán được bố trí theo hẹ thống số thập phân nhiều cấp, từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp V, ký hiệu từ 2 đến 6 chữ số.
- Nhóm tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp do Thống đốc Ngân hàng nhà nước quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán và lập báo cáo gửi Ngân hàng nhà nước.
- Agribank không mở tài khoản cấp IV. Thay vào đó, mở tài khoản cấp V trên cơ sở tài khoản cấp II, cấp III để hạch toán kế toán.
Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán: Agribank đã triển khai ứng dụng thành công Hệ thống Core-Banking thuộc Chương trình IPCAS do Ngân hàng Thế giới tài trợ từ năm 2003. Việc ứng dụng công nghệ trong hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán khách hàng đã giúp Agribank xử lý trực tuyến, quản lý tập trung các giao dịch của khách hàng, lưu trữ chứng từ, xử lý số liệu và các nghiệp vụ khác, tự động và chuyên nghiệp hóa hình thức giao dịch một cửa. Hệ thống này được triển khai áp dụng đồng bộ trong hệ thống ngân hàng Agribank, từng bước giúp Agribank chuyển đổi sang mô hình ngân hàng điện tử, thực hiện kế toán một cách chuyên nghiệp và chính xác.
b) Tại Trung Quốc
Trung Quốc là quốc gia có nền kinh tế phát triển đứng thứ 2 thế giới, có mạng lưới ngân hàng thương mại dày đặc. Năm 2018, các ngân hàng thương mại ở Trung Quốc tăng trưởng lớn mạnh, đạt lợi nhuận ròng là 1.672,2 tỷ RMB, tăng 5,21% so với năm 2017 [13]. Các chính sách quản lý công tác kế toán tại các ngân hàng thương mại tại Trung Quốc có khá nhiều điểm tương đồng với Việt Nam, nhằm đảm bảo hoạt động kế toán của các ngân hàng thương mại phải tuân theo hàng lang pháp lý mà Nhà nước là chủ thể đã đề ra và đảm bảo thực hiện.
Lĩnh vực kế toán ngân hàng chỉ bắt đầu được phát triển từ cuối những năm 80 sau khi chính sách “mở cửa” của Trung Quốc được thực hiện. Luật Kế toán Trung Quốc được ban hàng năm 1985 và được sửa đổi một lần vào năm 2001. Bên cạnh đó, Chính phủ Trung Quốc cũng đã ban hành Luật Ngân hàng thương mại vào năm 1995 nhằm đề ra các cơ sở pháp lý cho hoạt động của ngân hàng thương mại nói chung, tổ chức kế toán tại ngân hàng thương mại nói riêng tại Trung Quốc [16].
Trung Quốc áp dụng hệ thống kế toán thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, do Bộ Tài chính quản lý. Hệ thống kế toán của Trung Quốc gồm các quy định cụ thể mang tính kỹ thuật, quy định chi tiết về hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, Trung Quốc đã ban hành nhiều chế độ kế toán, bao gồm hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong từng ngành cụ thể, trong đó có ngân hàng. Hệ thống chuẩn mực kế toán cũng được ban hành từ năm 2006 cho tới nay, 38 chuẩn mực kế toán đã và đang được áp dụng. Chuẩn mực kế toán của Trung Quốc (CAS) với sự cải cách này đã tiếp thu phần lớn các chuẩn mực do Ủy ban Chuẩn mực kế toán đưa ra (IFRS) và sự tương đồng này lên tới 90 đến 95% [12].
Xin được đưa ra ví dụ về tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng Công thương Trung Quốc (Industrial and Commercial Bank of China - ICBC). Được thành lập từ năm 1984, tới nay, ICBC đã trở thành một trong những ngân hàng ngoại thương lớn nhất trong hệ thống ngân hàng tại Trung Quốc, liên tục dẫn đầu về lợi nhuận ròng, đạt tốp 1000 ngân hàng có tầm ảnh hưởng trên thế giới.
Cơ cấu tổ chức của ICBC khá đồ sộ, đứng đầu là Đại hội đồng cổ đông, Ban Giám đốc và Ban Kiểm soát hoạt động song song, kiểm tra chéo và đảm bảo hoạt động tuân theo quy định của pháp luật. Hệ thống các phòng ban chuyên môn bao gồm 6 phòng ban vận hành tổ chức nội bộ ICBC tại trụ sở
chính, tổ chức nội địa và tổ chức ngoại thương vận hành các chi nhánh, đơn vị trực thuộc của ICBC trong và ngoài nước [15]. Bộ máy kế toán của ICBC được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán, theo đó Phòng kế toán và tài chính tại trụ sở chính thuộc cơ cấu trong hệ thống của Khối văn phòng quản trị và điều hành. Tại mỗi chi nhánh, đơn vị trực thuộc có sự phân cấp, hạch toán các nghiệp vụ kế toán. 100% các chi nhánh, đơn vị trực thuộc tổ chức theo mô hình giao dịch một cửa.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức kế toán là điểm mạnh lớn của ICBC. Theo đó, ICBC mạnh tay xây dựng hệ thống đầu tư điện tử, huy động đa dạng nguồn vốn từ các nhà đầu tư cá nhân như kim loại quý, dầu thô, vàng... Sự trợ giúp của công nghệ thông tin giúp tăng các loại giao dịch cho khí tự nhiên, kim loại. mang về doanh thu hơn 500 tỷ RMB [14]. Bên cạnh việc triển khai ngân hàng điện tử, có sự tham gia của robot dần thay thế cho vị trí giao dịch viên thì ICBC cũng chú trọng tới thay đổi bộ máy nội bộ trong đó có kế toán, bằng việc đưa vào nền tảng giám sát thông minh để giám sát các hoạt động kế toán, đồng thời tăng cường tính tự động của hệ thống trong việc ghi chú, xử lý và lập báo cáo.
1.3.2. Bài học kinh nghiệm cho Ngân hàng Ngoại thương Lào
Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tổ chức công tác kế toán tại Việt Nam và Trung Quốc thông qua một số ngân hàng điển hình được lựa chọn, Luận văn xin được rút ra một số bài học kinh nghiệm cho Ngân hàng Ngoại thương Lào như sau:
Thứ nhất, đối với việc xây dựng và ban hành chính sách quản lý hoạt động kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán: Cả Việt Nam và Trung
Quốc đều có điểm chung trong việc Nhà nước là chủ thể duy nhất xây dựng và ban hành các chính sách này. Việc áp dụng các chính sách đặc biệt về chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán cần phải căn cứ vào đặc điểm của ngân
hàng và theo xu hướng tiệm cận với các chuẩn mực kế toán của quốc tế, phù hợp với thông lệ quốc tế. Hay nói cách khác, điều này thể hiện tính “động” trong chính sách quản lý của Nhà nước về tổ chức kế toán nói chung, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán nói riêng. Trên cơ sở quy định chung của Nhà nước, bản thân ngân hàng thương mại cũng cần phải có sự rà soát, đánh giá để ban hành Chuẩn mực kế toán riêng, đảm bảo cho việc tổ chức hiệu quả công tác kế toán của Doanh nghiệp.
Thứ hai, về hệ thống tài khoản kế toán: Một điểm chung nữa ở pháp
luật của hai quốc gia Trung Quốc và Việt Nam khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, trong đó có ngân hàng thương mại. Theo đó, ngân hàng thương mại phải sử dụng hệ thống tài khoản kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước đã quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị mình và chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Như vậy, Nhà nước quy định sẵn khung hệ thống tài khoản ngân hàng và trao quyền cho ngân hàng được lựa chọn và áp dụng linh hoạt. Điều này đảm bảo cho ngân hàng thương mại hoạt động theo đúng các chuẩn mực đã quy định, đồng thời áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị mình.
Thứ ba, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán mang lại những lợi ích to lớn và không thể thiếu trong thời đại công nghệ 4.0. Dù sử dụng theo hình thức được tài trợ như Việt Nam hay tự sáng
chế, mua công nghệ vì có tiềm lực kinh tế mạnh như ICBC của Trung Quốc thì đều cho thấy kết quả to lớn mà ứng dụng công nghệ thông tin mang lại cho công tác tổ chức kế toán. Việc ứng dụng công nghệ thông tin thành công