thương Lào
3.2.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Trên cơ sở việc hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và việc đưa ra các giải pháp có tính hiệu quả khả thi phải căn cứ vào thực tiễn, từ đó, để giải quyết được bài toán hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, cần phải xem xét các tiêu chí sau:
Một là: Xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện của BCEL Hai là: Xác định số lượng phần hành kế toán và phân công nhiệm vụ của từng phần hàn kế toán.
Làm rõ nội hàm của hai tiêu chí này sẽ có ý nghĩa trong việc bố trí những người làm kế toán có kinh nghiệm vào thực hiện các phần hành kế toán phức tạp; sự phối hợp thực hiện của các phần hành kế toán và phân công nhiệm vụ được rõ ràng trong quá trình thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị hệ thống.
Tại chi nhánh như đã trình bày tại mục 2.2.1, BCEL đã chuyển đổi thành công tất cả các chi nhánh sang mô hình giao dịch một cửa, song cơ cấu tổ chức còn khá đơn giản, chưa làm rõ được vị trí và trách nhiệm của một số bộ phận trong bộ máy. Nhiều nhân viên hoạt động kiêm nhiệm, thực hiện nhiều phần hành kế toán, dẫn đến việc thực hiện chưa hiệu quả. Do đó, đề xuất BCEL cần phải có sự rà soát về tổ chức tại chi nhánh để tổ chức lại theo
hướng khoa học, ít nhất phải đảm bảo được hiệu quả của các bộ phận kế toán quan trọng. Một số đề xuất được đưa ra như sau:
- Tổ chức lại bộ phận kế toán giao dịch khách hàng theo hướng bố trí tách biệt theo khách phục vụ, bao gồm bộ phận giao dịch khách hàng cá nhân, bộ phận giao dịch khách hàng doanh nghiệp để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Hơn nữa, có thể chuyên môn hóa được trình độ của giao dịch viên thay vì phải ôm đồm nhiều khách hàng như hiện nay.
- Trong bộ phận kế toán nội bộ cần có một số cán bộ chuyên trách thực hiện công tác hậu kiểm, đặc biệt đối với công tác hậu kiểm chứng từ chuyển tiền. Phân định rõ trách nhiệm phê duyệt chứng từ, lập và đối chiếu báo cáo tháng, quý, năm cho bậc từ phó phòng trở lên.
- Tuyển dụng những kế toán viên lành nghề, đảm bảo đủ tiêu chuẩn theo
yêu cầu luật định và thực hiện tốt đạo đức kinh nghiệm để bố trí vào bộ máy. Từ đó tăng năng suất kế toán do những người làm công tác kế toán có trình độ cao sẽ tăng được năng suất lao động kế toán và xử lý công việc nhanh.
3.2.2.2. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu
Việc hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán có vai trò rất quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kịp thời ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong quản lý kinh tế. Nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng kế toán tại BCEL, người viết xin đưa ra một số đề xuất như sau:
Thứ nhất, đối với hệ thống chứng từ áp dụng tại BCEL: Đảm bảo sử
dụng 100% các mẫu chứng từ kế toán được ban hành bởi Bộ Tài chính và các chứng từ đặc thù trong lĩnh vực ngân hàng như chứng từ liên quan tới thanh toán, tín dụng, nghiệp vụ thu chi thì sử dụng mẫu chứng từ kế toán do BoL ban hành. Hơn nữa, pháp luật vẫn chưa có quy định cụ thể về lĩnh vực này, do
đó, người viết kiến nghị, BoL cần đưa ra văn bản hướng dẫn về lập chứng từ trong đó các chứng từ phải được ghi đầy đủ các thông tin về:
a. Tên và số hiệu của chứng từ b. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
c. Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người trả (hoặc chuyển) tiền và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ d. Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, số hiệu tài khoản của
người thụ hưởng số tiền trên chứng từ và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng
e. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
f. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ
g. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán. Đối với các chứng từ có liên quan đến xuất, nhập kho quỹ, thanh toán chuyển khoản giữa các ngân hàng thì phải có chữ ký của người kiểm soát và người phê duyệt hoặc người được ủy quyền.
Riêng đối với chứng từ điện tử, Luật Kế toán không có quy định về việc bắt buộc phải in chứng từ để lưu trữ, mà theo đó, chứng từ được lập trên phần mềm sẽ được lưu trữ trên không gian số và không áp dụng thời gian lưu trữ đối với các loại chứng từ này. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chắc chắn cũng như tránh rủi ro, người viết cho rằng chứng từ điện tử vẫn nên được in ra để lưu trữ. Chứng từ điện tử phải được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Việc kiểm soát chứng từ điện tử phải có nhân viên đảm trách và phải đăng ký chữ ký điện tử.
Thứ hai, về công tác lập chứng từ:
BCEL chưa xây dựng được quy định cụ thể cho từng phòng nghiệp vụ trong hệ thống về việc lập chứng từ. Điều này dẫn đến thực trạng lập chứng từ tùy nghi, không thống nhất và đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ. Từ đó, người viết cho rằng để đảm bảo thống nhất và chuyên nghiệp trong công tác lập chứng từ, BCEL cần thiết phải ban hành Quy ước nội bộ về lập chứng từ, trong đó làm rõ các nội dung về:
- Ban hành hướng dẫn nội bộ trong việc áp dụng IFRS vào chứng từ kế toán. Đây là bước quan trọng để chuẩn hóa chứng từ theo thông lệ và tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời là cơ sở để thực hiện báo cáo tài chính.
- Phân loại các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận trong quá trình lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ.
- Có danh mục và mã hóa chứng từ cho từng bộ phận nội bộ.
- Quy định mẫu biểu, phương pháp ghi chép của từng loại chứng từ nội bộ.
- Quy định thời điểm lập chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp và phân tích, cung cấp thông tin giữa các bộ phận nội bộ.
Đối với các chứng từ điện tử, chế độ mã hóa chứng từ và phân quyền truy cập là rất quan trọng. Để làm được điểu này cần phải chuẩn hóa ngay từ bộ máy nhân sự, bố trí nhân sự thực hiện các phần hành kế toán một cách khoa học. Từ đó phân quyền truy cập vào chứng từ điện tử, sao cho đảm bảo chỉ được truy cập trong phạm vi phân quyền. Phần mềm được ứng dụng phải đảm bảo tính bảo mật, đồng thời tích hợp sẵn các tiêu chuẩn của kế toán quốc tế.
Để đảm bảo đường đi của chứng từ được thông suốt và liền mạch giữa các bộ phận thì cần thiết phải đảm bảo thực hiện được các giải pháp sau:
- Thiết lập quy trình và sơ đồ luân chuyển kế toán tương ứng với từng phần hành kế toán. Trong đó, xác định rõ các bộ phận tham gia vào quy trình, trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận. Quy trình luân chuyển chứng từ phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý và kịp thời.
- Trong quy trình cần quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ.
- Người được ủy quyền kiểm soát phải kiểm tra toàn bộ chứng từ gồm cả chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ trước khi đóng chứng từ, chịu trách nhiệm đối với sai sót chứng từ trong phạm vi công việc của mình.
3.2.2.3. Hoàn thiện lập báo cáo tài chính
Để hoàn thiện lập báo cáo tài chính, các đề xuất tập trung vào hai nội dung: Một là, hoàn thiện nhóm quy định về biểu mẫu, phương pháp, thời hạn lập báo cáo tài chính; các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo tài chính bắt buộc, hoàn thiện về phương pháp phân tích báo cáo tài chính, xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin cho hội đồng quản trị ngân hàng; và Hai là, quy định hướng dẫn việc áp dụng IFRS 9 thay về IAS 39 trong Báo cáo tài chính, cụ thể như sau:
Đối với nhóm đề xuất thứ nhất:
- Đối với khoản mục cho vay và ứng trước cho khách hàng: BCEL hàng cần căn cứ vào sự rủi ro của từng khách hàng, toàn bộ hồ sơ của khách hàng để lập dự phòng rủi ro cho các khoản cho vay và ứng trước cho khách hàng. Điều này sẽ giúp ngân hàng kiểm tra danh mục tín dụng hiện tại một cách kịp thời các khoản tín dụng không có khả năng thu hồi, thay vì căn cứ vào thời hạn trả nợ của khách hàng như trước đây.
- Đối với tài sản cố định vô hình: BCEL trong những báo cáo tài chính chưa thực sự chú trọng và phản ánh được giá trị tài sản vô hình. Điều này được thể hiện thông qua các lợi thế về vị trí, địa điểm, giá trị thương hiệu... Những đặc điểm tóm tắt tại phần I trong Báo cáo tài chính của BCEL có thể hiện phần nào các yếu tố này song chỉ dừng ở mức giới thiệu mà chưa đóng vai trò như một tài sản. Vì vậy, đề xuất BCEL hoàn thiện các thông tin này khi xác định giá trị của doanh nghiệp và cơ chế trích khấu hao tài sản cố định vô hình.
- Đối với các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán: Như đã chỉ ra, các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán có thể tiềm ẩn những rủi ro. Do đó, các báo cáo tài chính của BCEL cần lưu ý, để đưa các nội dung này giải trình trong bản thuyết minh nhằm kiểm soát một cách toàn diện, tránh bỏ sót các nội dung có tính nguy cơ.
Đối với nhóm đề xuất thứ hai:
Như đã trình bày, BCEL là một trong những đơn vị đầu tiên áp dụng IFRS vào Báo cáo tài chính từ 2018. IFRS 9 chứa ba chủ đề: Phân loại và đo lường các công cụ tài chính, suy giảm tài sản tài chính và kế toán phòng ngừa rủi ro. Tuy nhiên, trong báo cáo của mình về công cụ tài chính, BCEL vẫn tiếp tục dùng IAS 39 thay vì dùng IFRS 9. Đây cũng là điều dễ hiểu cho thấy BCEL chưa thực sự sẵn sàng và cần tìm hiểu thêm về IFRS 9.
Những động thái từ phía BoL cho thấy những chuẩn bị của đơn vị đầu ngành trong việc áp dụng IFRS 9 trong việc cải tiến quy trình pháp lý để quản lý ngân hàng thương mại tại Lào và các chuẩn bị để thực hiện kế hoạch và tầm nhìn chiến lược của BoL từ năm 2016 tới năm 2025 trong việc quản lý ngân hàng thương mại, nhằm tăng cường thực hiện quản lý ngân hàng thương mại dựa trên các nguyên tắc Basel vào năm 2025 [7]. Rất tiếc là trong quá trình nghiên cứu, do không có đủ khả năng tiếp cận tài liệu này nên người viết
không thể trình bày một cách cụ thể và chi tiết về nội dung này của BoL. Song có thể thấy đây là cơ sở để BCEL xem xét, cập nhật và áp dụng IFRS vào Báo cáo tài chính mà cụ thể là IFRS 9. Đây được coi là mục tiêu để tăng cường năng lực của ngân hàng thương mại, tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc tế, tạo niềm tin cho các nhà đầu tư và cho phép ngân hàng tiếp cận thị trường tài chính lớn hơn và mở rộng dịch vụ để tích hợp với mạng lưới toàn cầu.
3.2.2.4. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán
Trong cơ cấu tổ chức hiện tại của BCEL, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ do Bộ phận Quản lý rủi ro và chống rửa tiền đảm trách. Theo quy định của Quy chế nội bộ, Bộ phận này có trách nhiệm:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện cơ chế tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ và việc thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ, quy chế điều hành của Tổng giám đốc tại các phòng, đơn vị, nhằm phát hiện sớm và kịp thời các sai sót từ cấp đơn vị, đảm bảo an toàn trong hoạt động.
- Theo dõi, giám sát và đôn đốc việc thực hiện các kiến nghị sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán,
- Theo dõi, giám sát đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong việc thực hiện các hoạt động của ngân hàng, nhằm phát hiện các hành vi rửa tiền và các loại hành vi vi phạm pháp luật Lào về giao dịch ngân hàng.
Theo nội dung quy định này thì có thể thấy trách nhiệm của phòng quản lý rủi ro và chống rửa tiền ở mức độ khá bao quát tới hoạt động của tất cả các phòng ban, chưa thể sâu xát tới việc kiểm tra kế toán. Trong khi đó, khối lượng công việc kế toán phát sinh mỗi ngày là rất lớn và khá phức tạp cùng với số lượng lớn các chứng từ, các nghiệp vụ phải thực hiện như ghi sổ, báo cáo kế toán... Hơn nữa, để đảm bảo công tác kiểm tra kế toán đạt hiệu quả thì yêu cầu đối tượng chủ thể được giao quyền phải có kiến thức chuyên sâu và am hiểu trong lĩnh vực kế toán ngân hàng. Trong khi đó, mặt bằng
chung các nhân sự trong phòng quản lý rủi ro và chống rửa tiền của BCEL không phải xuất phát điểm từ kế toán và được đào tạo chuyên ngành kế toán.
Chính vì vậy, tác giả đề xuất căn cứ vào Quy chế nội bộ và cơ cấu tổ chức của BCEL, thẩm quyền và cơ chế giám sát hoạt động kế toán nên áp dụng như sau:
- Cơ chế tự làm việc và tự giám sát của bản thân mỗi nhân viên kế toán. Cơ quan quản lý của BCEL sẽ đánh giá bằng cách xây dựng mô hình đánh giá năng lực (KPI - Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận hành của cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau. Thông qua KPI của cá nhân mỗi cán bộ tín dụng, cán bộ quản lý sẽ kiểm soát và đánh giá được hiệu quả công việc của mỗi cá nhân bằng cách lượng hóa. Do đó, chất lượng hoạt động của cán bộ nghiệp cụ cũng đã được thêm một cơ chế giám sát tự thân.
- Trách nhiệm giám sát và kiểm tra tổng hợp hoạt động kế toán nên chăng thuộc về liên đới giữa Bộ phận vận hành tín dụng và bộ phận pháp chế. Trong đó, bộ phận vận hành tín dụng có trách nhiệm quản lý trực tiếp bộ phận kế toán. Trong những vấn đề nghiệp vụ chuyên ngành, Bộ phận vận hành tín dụng sẽ theo dõi, giám sát và chỉ đạo đôn đốc Bộ phận kế toán mang tính thường xuyên để hoàn thành những mục tiêu đã đề ra. Bộ phận pháp chế trong phạm vi quyền hạn của mình sẽ phối hợp với Bộ phận vận hành tín dụng để kiểm tra và giám sát mang tính đột xuất, nhằm đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra đúng theo quy định của pháp luật.
3.2.2.5. Vai trò của BCEL trong việc đảm bảo thực hiện giải pháp về giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Việc cơ cấu lại bộ máy của BCEL đã cho thấy những tiến bộ tích cực của BCEL nhằm đảm bảo vận hành hệ thống một cách hiệu quả. Song với