2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
49
vừa phân tán. Mọi nghiệp vụ kế toán sẽ được xử lý tập trung tại khối Tài chính kế toán tuy nhiên nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của các chi nhánh đa năng hạch toán phụ thuộc mà một bộ phận kế toán được thành lập tại chi nhánh. Khối Tài chính kế toán sẽ phân quyền hạch toán trực tiếp một số nghiệp vụ phát sinh cho bộ phận kế toán tại chi nhánh. Mô hình tổ chức này đảm bảo sự tập trung, thống nhất, chặt chẽ trong công tác kế toán giúp ngân hàng kiểm tra cũng như chỉ đạo kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, tạo điều kiện trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại.
Theo quyết định số 7023/QĐ - PVB về cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của khối Tài chính kế toán, bộ phận kế toán tại PVcomBank - Chi nhánh Hà Nội gồm có ba cán bộ nhân viên và được tổ chức thành:
* Trưởng bộ phận:
- Kiểm soát công tác tạm ứng, thanh toán các khoản chi phí nội bộ tại chi nhánh đảm bảo đúng mục đích sử dụng, đúng hạn mức được giao.
- Phê duyệt trích lập dự phòng, phân bổ chi phí .
- Thực hiện các báo cáo thuế GTGT tại đơn vị theo định kỳ.
- Kiểm tra, tổng hợp số liệu các khoản chi phí, doanh thu phát sinh và kết quả kinh doanh hàng tháng tại chi nhánh và báo cáo hội sở chính.
- Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát số liệu tại đơn vị đảm bảo tính chính xác, tuân thủ theo quy định.
- Các công việc khác theo sự phân công của khối Tài chính kế toán. * Kế toán tổng hợp:
- Thực hiện kiểm tra hồ sơ tạm ứng, thanh toán và hạch toán các bút toán ghi
50
nhận các khoản chi phí nội bộ phát sinh.
- Thực hiện các bút toán trích lập dự phòng, phân bổ chi phí.
- Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh hàng tháng tại chi nhánh.
- Lập các báo cáo theo quy định và các phần công việc khác theo sự phân công của truởng bộ phận.
2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
* Phần mềm kế toán sử dụng
- Mọi hoạt động nghiệp vụ của chi nhánh bao gồm cả công tác kế toán nội bộ
các khoản chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh đều đuợc thực hiện trên phần mềm hạch toán hiện đại Core Banking Microbank (MRB). Các thông tin giao dịch đuợc nguời dùng nhập liệu vào hệ thống, sau đó phần mềm sẽ tự động hạch toán kế toán các bút toán ghi nhận và kết xuất ra các chứng từ, sổ kế toán theo ngày, tháng, quý, năm.
- Phần mềm hạch toán hiện đại giúp giảm khối luợng công việc của kế toán, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng độ chính xác của số liệu, giảm thiểu rủi ro.
* Chế độ kế toán:
- Ngân hàng thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo quy định của Pháp luật và của PVcomBank. Ghi chép đầy đủ các chứng từ ban đầu, cập nhật sổ sách kế toán và phản ánh kịp thời, trung thực, chính xác các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh.
- Ngân hàng thực hiện kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Theo đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chi nhánh sẽ đuợc ghi nhận vào các sổ cái theo trình tự nội dung kinh tế phát sinh.
- Các hoạt động kinh tế đuợc phản ánh trên sổ sách, báo cáo tài chính và các báo cáo quyết toán bằng đồng Việt Nam.
- Năm tài chính đuợc bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm duơng lịch.
51
- Căn cứ theo thực tế hoạt động, chứng từ tại chi nhánh gồm có chứng từ giấy và chứng từ điện tử được in từ hệ thống. Trong đó, các chứng từ giấy đều phải có đầy đủ các yếu tố như quy định của NHNN về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng (quyết định số 1789/2005-QĐ-NHNN ngày 12/2/2005); Các chứng từ điện tử dùng để hạch toán kế toán, thanh toán phải được in ra giấy, có đầy đủ chữ ký của các cấp có thẩm quyền và có đầy đủ các yếu tố quy định cho chứng từ kế toán, đảm bảo tính pháp lý, chữ ký điện tử được mã hóa.
- Các hồ sơ, chứng từ thu thập từ bên ngoài được sử dụng làm căn cứ hạch toán kế toán đều phải được phê duyệt của cấp có thẩm quyền theo quy định tại các văn bản nghiệp vụ hiện hành.
- Chứng từ kế toán của từng bộ phận được đóng thành tập theo ngày, đánh số
thứ tự từ bé đến lớn và sắp xếp theo mã người hạch toán.
- Toàn bộ chứng từ kế toán tại chi nhánh được luân chuyển tới bộ phận hậu kiểm chứng từ thuộc Khối tài chính kế toán và lưu trữ tập trung theo quy định của ngân hàng.
* Tài khoản kế toán
- PVcomBank - Chi nhánh Hà Nội sử dụng hệ thống tài khoản hạch toán đã được cài đặt tham số trên hệ thống phần mềm CoreBanking cho các nghiệp vụ tương ứng.
- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng hạch toán được PVcomBank mở trên cơ sở chi tiết các tài khoản thuộc hệ thống các tài khoản sử dụng cho các TCTD theo quy định của NHNN.
* Chế độ báo cáo tài chính
- PVcomBank - Chi nhánh Hà Nội thực hiện chế độ báo cáo theo quy chế tài chính của NHNN và của PVcomBank. Định kỳ hàng quý/năm chi nhánh thực hiện lập các báo cáo tài chính để lưu và gửi về hội sở chính gồm:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh
52
- Ngoài ra PVcomBank - Chi nhánh Hà Nội còn thực hiện các báo cáo khác theo quy định của NHNN.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẠI CHÚNG VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ NỘI
2.2.1. Thực trạng kế toán chi phí tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Đại Chúng Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội
2.2.1.1. Thực trạng nội dung các khoản chi phí a) Chi phí cho nghiệp vụ kinh doanh:
* Chi phí mua vốn nội bộ
- Nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh, xác định một cách công bằng hiệu quả hoạt động của các chi nhánh phụ thuộc PVcomBank thực hiện quản lý vốn tập trung thông qua cơ chế mua bán vốn nội bộ. Hệ thống quản lý vốn tập trung sẽ dựa trên cơ sở xác định chi phí và thu nhập mua bán vốn nội bộ đối với từng giao dịch huy động và sử dụng vốn. Theo đó, chi phí mua vốn nội bộ là khoản chi phí phát sinh khi chi nhánh thực hiện mua vốn từ Trung tâm mua bán vốn hội sở - Khối nguồn vốn để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh tại chi nhánh.
- Chi phí mua vốn nội bộ phát sinh thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí phát sinh tại chi nhánh và được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
- Chi phí mua vốn nội bộ được hệ thống tự động tính toán, xác định theo từng giao dịch dựa trên biểu giá mua bán vốn nội bộ do ủy ban ALCO quy định tại từng thời điểm và tuân theo các nguyên tắc của cơ chế mua bán vốn nội bộ.
* Chi phí cho hoạt động kinh doanh:
- Chi phí hoạt động tín dụng: gồm các khoản chi trả lãi tiền gửi mà chi nhánh
huy động theo các kỳ hạn, sản phẩm khác nhau cho khách hàng.
- Ngoài ra nhằm mục tiêu thu hút khách hàng, tăng trưởng kinh doanh đối với nghiệp vụ huy động tiền gửi chi phí cho hoạt này còn bao gồm các khoản chi thưởng cho khách hàng (theo từng sản phẩm khuyến mại cụ thể).
53
- Chi phí cho hoạt động kinh doanh dịch vụ của chi nhánh bao gồm: chi dịch vụ thanh toán, dịch vụ ngân quỹ, dịch vụ viễn thông phục vụ hoạt động thanh toán và các khoản chi khác.
* Chi phí hoạt động kinh doanh ngoại hối: là khoản chi phí phát sinh khi chi nhánh bị lỗ trong các giao dịch mua bán ngoại tệ với khách hàng.
- Chi phí này sẽ được xác định và hạch toán một lần vào cuối tháng khi khối Tài chính kế toán thực hiện tổng hợp, đánh giá kết quả kinh doanh ngoại hối của toàn hệ thống.
* Chi phí khác về hoạt động kinh doanh:
- Chi phí hoa hồng môi giới: là các khoản chi cho cá nhân, tổ chức làm dịch vụ môi giới cho chi nhánh. Các khoản chi này thường gắn liền với hiệu quả kinh tế do môi giới mang lại.
+ Căn cứ để chi hoa hồng môi giới là các hợp đồng, giấy xác nhận giữa chi nhánh với bên môi giới và mức hưởng hoa hồng do Tổng giám đốc quy định tại các thời điểm khác nhau tùy thuộc vào nội dung phát sinh.
- Các khoản chi phí tham gia bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi theo quy định.
b) Chi phí cho nhân viên và chi phí quản lý
* Chi lương và phụ cấp: bao gồm các khoản chi tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả cho người lai động theo quy định của Bộ luật lao động.
- Các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản chi phí có tính chất tiền lương được thực hiện trên cơ sở thảo luận trong Hợp đồng lao động giữa chi nhánh và người lao động theo Nội quy lao động, quy ước lao động tập thể và Quy chế tiền lương của ngân hàng.
- Các khoản chi tiền lương của chi nhánh được thực hiện trên cơ sở quỹ tiền lương được phê duyệt của chi nhánh hàng năm.
- Các khoản chi đóng góp theo lương như BHXH, BHYT, đóng góp kinh phí công đoàn và các khoản chi đóng góp khác được tính trên lương của người lao động theo tỷ lệ quy định của Nhà nước.
54
toàn hệ thống phù hợp với hiệu quả kinh doanh và quy định của Bộ tài chính.
- Chi trang phục giao dịch, bảo hộ lao động đuợc thực hiện chi trả theo định mức quy định phù hợp với chế độ Nhà nuớc quy định. Mức chi cụ thể
* Chi phí quản lý công vụ: là các khoản chi phí thuờng xuyên để phục vụ chung cho hoạt động của chi nhánh. Khoản chi này đuợc thực hiện theo định mức gắn liền với hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn hệ thống cũng nhu mục tiêu kinh doanh mà chi nhánh đuợc giao. Gồm có:
- Chi phí lễ tân khánh tiết: là các khoản chi phục vụ lễ khai truơng, đàm phán ký kết, chi giao dịch, tiếp khách phục vụ hoạt động của chi nhánh, chi tiếp thị khuyến mại cho hoạt động huy động vốn.Các khoản chi này thực hiện phù hợp theo quy định của Pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Chi vật liệu, giấy tờ in: Là các khoản chi mua văn phòng phẩm, chi in ấn chỉ, giấy tờ in, xăng dầu và các vật liệu khác.
- Chi cuớc phí buu điện, cuớc phí điện thoại và truyền tin: gồm các khoản chi về dịch vụ buu điện nhu dịch vụ chuyển phát nhanh, cuớc phí sử dụng điện thoại, cuớc phí Internet và các dịch vụ buu điện khác phát sinh. Khoản chi này không bao gồm chi phí về mạng viễn thông trong nghiệp vụ thanh toán.
- Chi điện, nuớc sử dụng tại trụ sở làm việc của chi nhánh; Chi vệ sinh cơ quan (dụng cụ, phuơng tiện làm vệ sinh, chi phí nhân công).
- Chi bảo vệ cơ quan.
c) Chi về tài sản
* Chi phí mua sắm, nâng cấp, bảo duỡng, thanh lý TSCĐ
- Bao gồm giá mua hoặc sử dụng dịch vụ và các chi phí phát sinh liên quan nhu chi phí lắp đặt, vận chuyển, bốc dỡ, thuế, phí và lệ phí truớc bạ. Chi phí mua sắm, nâng cấp TSCĐ sẽ do kế toán hội sở hạch toán và phân bổ cho chi nhánh theo quy định của PVcomBank tại từng thời kỳ.
- Các khoản chi phí bảo duỡng đối với TSCĐ đặc thù đuợc trích truớc vào chi phí theo dự toán chi, thời điểm trích là cuối năm tài chính. Khi thực hiện sửa chữa, nếu số thực chi lớn hơn số trích truớc phần chênh lệch sẽ hạch toán tăng chi
55
phí, nếu nhỏ hơn hạch toán giảm chi phí.
- Khi thanh lý TSCĐ, khoản chênh lệch giữa số tiền thu được do thanh lý, nhượng bán TSCĐ (sau khi đã khấu trừ thuế phải nộp phát sinh từ hoạt động này) với giá trị còn lại của tài sản thanh lý, nhượng bán và chi phí tổ chức thanh lý, nhượng bán được ghi nhận vào kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
* Chi khấu khao TSCĐ
- Mọi TSCĐ liên quan đến hoạt động quản lý, kinh doanh của chi nhánh đều được trích khấu hao, gồm cả TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý.
- Chi phí khấu hao TSCĐ được thực hiện theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ đối với doanh nghiệp. Khoản chi này được kế toán hội sở hạch toán vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ của chi nhánh.
- Chi phí khấu hao được hệ thống tự động tính theo phương pháp đường thẳng và trích lập căn cứ theo hồ sơ tài sản đã được nhập trên hệ thống.
d) Chi phí dự phòng
* Dự phòng rủi ro tín dụng:
- Là các khoản chi phí chi nhánh trích lập để dự phòng cho những tổn thất có thể xảy ra nếu khách hàng được cấp tín dụng không thực hiện các nghĩa vụ theo cam kết.
- Dự phòng rủi ro tín dụng được tính theo dư nợ gốc và hạch toán vào chi phí hoạt động của chi nhánh.
- Chi nhánh thực hiện trích lập dự phòng chung và dự phòng cụ thể theo đúng quy định của Thống đốc NHNN.
* Dự phòng nợ phải thu khó đòi:
- Là khoản chi phí chi nhánh thực hiện trích lập đối với những phần giá trị bị tổn thất của các khoản phải thu bị quá hạn bị thanh toán, khoản phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán.
e) Chi phí bảo hiểm, bảo toàn tiền gửi
- Các khoản chi phí tham gia tổ chức Bảo toàn tiền gửi và bảo hiểm tiền gửi để bảo vệ quyền lợi của người gửi tiền được kế toán hội sở chính hạch toán, ghi
56
nhận vào chi phí của chi nhánh một năm một lần theo quy định của NHNN.
f) Chi nộp thuế, phí và các khoản lệ phí
* Chi phí nộp thuế
- Tại chi nhánh, kế toán chỉ thực hiện hạch toán đối với thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra; thuế môn bài; các khoản lệ phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
- Thuế thu nhập cá nhân kế toán hội sở khấu trừ trực tiếp từ lương CBNV và thực hiện quyết toán theo định kỳ quy định.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp kế toán hội sở thực hiện xác định và hạch toán chung cho toàn hàng.
* Chi phí nộp phí và các khoản lệ phí:
g) Chi phí khác
-Ngoài các khoản chi phí trên, trong hoạt động kinh doanh chi nhánh phát sinh thêm các khoản chi phí như:Chi nhượng bán, thanh lý tài sản bao gồm cả giá trị còn lại của tài sản nhượng bán, thanh lý khi có yêu cầu của Hội sở đối với các tài sản không còn nhu cầu hoặc hết giá trị sử dụng.
- Chi phòng cháy chữa cháy, công tác an ninh quốc phòng...
2.2.1.2. Thực trạng nguyên tắc ghi nhận chi phí
- Các khoản chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động kinh doanh của chi nhánh được chi trả một cách hợp lý, đảm bảo tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
- Các chi phí phát sinh có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Pháp luật, của PVcomBank.
- Chi phí quản lý kinh doanh được quản lý theo định mức do Tổng giám đốc quy định phù hợp với thực tế hoạt động và quy định quản lý tài chính.
- Định kỳ cuối tháng, kế toán thực hiện phân bổ số chi phí chung phát sinh cho tất cả các khối, phòng ban kinh dựa trên số nhân sự làm việc thực tế tại chi