KSNB hoạt động tín dụng là hoạt động giám sát, kiểm tra kiểm soát việc tuân
thủ quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nội bộ đã đuợc thiết lập trong NHTM;
đua ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của KSNB. Để thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ trên, NHTM phải thiết lập bộ máy tổ chức KSNB. Tùy theo quy định
của pháp luật và NHNN mà bộ máy KTKSNB là đơn vị trực thuộc Ban điều hành, duới
sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc hay trực thuộc Hội đồng Quản trị, duới sự chỉ
đạo của Ban Kiểm soát. Và cũng tùy theo quy định mà bộ máy KTKSNB đuợc tổ chức
theo mô hình khác nhau. Truớc đây, khi hoạt động KSNB mới hình thành, bộ máy KTKSNB thuờng đuợc tổ chức thành hệ thống nhất theo ngành dọc từ Trụ sở chính đến
tận chi nhánh. Những năm về sau bộ máy KSNB ngày càng đuợc cải thiện, đổi mới nhằm đảm bảo nguyên tắc độc lập trong hoạt động, đánh giá, kết luận, kiến nghị trong
phạm vi chức năng, nhiệm vụ đuợc giao.
Phạm vi hoạt động của bộ máy KTKSNB là:
+ Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nội bộ của các đơn vị, bộ phận trong NHTM.
+ Kiểm tra, kiểm soát đột xuất theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. Công việc tổ chức kiểm tra, KSNB đuợc thực hiện nhu sau:
+ Xây dựng và điều chỉnh kế hoạch kiểm tra trực tiếp hàng năm/quý/tháng đối với các chi nhánh trình HĐQT hay Tổng Giám đốc phê duyệt.
+ Xây dựng, trình duyệt đề cuơng, nội dung kiểm tra và thành lập các Đoàn kiểm tra/tổ kiểm tra tại các đơn vị, chi nhánh.
+ Bộ máy KTKSNB hoạt động theo phuơng thức giám sát từ xa và kiểm tra trực tiếp.
-I- Công tác giám sát từ xa đối với hoạt động tín dụng
Mục tiêu giám sát từ xa: Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện hoạt động tín dụng của các chi nhánh trên cơ sở theo dõi, phân tích dữ liệu hoạt động trên chuơng trình phần mềm kế toán và các báo cáo hoạt động của các phòng ban tại Hội sở, Sở giao dịch, chi nhánh gửi đến định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của Ban lãnh đạo.
Các nội dung kiểm tra:
+ Kiểm tra tình hình thanh toán nợ gốc, lãi đến hạn; danh mục cho vay, giới hạn tín dụng, dư nợ cho vay so với giá trị tài sản đảm bảo của tất cả khách hàng tại các Chi nhánh của toàn hệ thống...
+ Trên cơ sở kiểm tra thường xuyên kết hợp với kết quả kiểm tra định kỳ cũng như kiểm tra đột xuất, bộ máy KTKSNB sẽ nhận dạng và đánh giá rủi ro tín dụng để từ đó có những cảnh báo, đề xuất hướng xử lý đến các bộ phận có liên quan và đến Ban lãnh đạo.
+ Tổ chức thực hiện đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ để phát hiện những khiếm khuyết của hệ thống từ đó đưa ra những hướng điều chỉnh và thay đổi nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ.
+ Kiểm tra việc sửa chữa sai sót sau mỗi đợt kiểm tra định kỳ tại các chi nhánh.
Mức độ thực hiện: công tác giám sát từ xa của bộ máy KSNB nhằm mục đích đánh giá, phân loại rủi ro phải được thực hiện thường xuyên để có các biện pháp giám sát, kiểm tra kiểm soát và báo cáo kịp thời.
-I- Công tác kiểm soát tại chỗ hoạt động tín dụng
Là kiểm tra tính tuân thủ các quy trình quy định của Nhà nước và của nội bộ về
hoạt động tín dụng tại các đơn vị kinh doanh, các chi nhánh. Kiểm tra đánh giá xem các quy trình hoạt động tín dụng trên thực tế có được các CBTD tuân thủ nghiêm túc
hay không. Trên cơ sở đó kiểm soát nội bộ phát hiện những sai sót yếu kém, sơ hở hay
gian lận trong quản trị tín dụng, bảo vệ an toàn những tài sản cho ngân hàng. Cũng từ
đó đưa ra những biện pháp cải thiện và hoàn thiện cơ chế điều hành, hoạt động tín dụng nói riêng hay hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung.
Các nội dung kiểm tra: Kiểm tra hồ sơ tín dụng; Kiểm tra đối chiếu với khách hàng về: Sổ sách kế toán, xác nhận nợ vay, tài sản đảm bảo, tình hình sử dụng vốn vay; Kiểm tra việc chấm điểm xếp hạng khách hàng; Kiểm tra việc lưu trữ hồ sơ tín dụng; Kiểm tra tình hình xử lý nợ xấu của các chi nhánh.
Mức độ thực hiện: công tác kiểm soát tại chỗ hay còn gọi là kiểm tra trực tiếp hoạt động tín dụng được thực hiện định kỳ hàng năm theo kế hoạch đã được Ban lãnh
đạo phê duyệt hoặc đột xuất theo yêu cầu Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc.
1.2.2.2. Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Đối với ngân hàng, tín dụng là hoạt động kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trên bảng tổng kết tài sản và đem lại phần lợi nhuận lớn cho ngân hàng. Tuy nhiên, hoạt động tín dụng chứa đựng rủi ro rất lớn. Chính vì vậy, vấn đề quản lý chất luợng tín dụng có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của ngân hàng. Việc xây dựng KSNB mạnh và hữu hiệu đối với họa động tín dụng sẽ mang lại sự đảm bảo hợp lý về sự an toàn và lành mạnh trong họa động của NHTM. KSNB hoạt động tín dụng của ngân hàng thuơng mại đuợc xây dựng theo 5 thành phần: Môi truờng kiếm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động thông tin kiếm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, hệ thống giám sát kiếm soát ứng với 13 nguyên tắc của Basel về các bộ phận cấu thành kiếm soát nội bộ.
a. Môi trường kiểm soát
-I- Quan điểm của nhà quản lý ngân hàng
Quan điếm điều hành đề cập tới tu duy khác nhau trong điều hành họa động của các nhà quản trị NHTM. Các quan điếm đó sẽ ảnh huởng tới chính sách, quy định và cách thức tổ chức kiếm tra, kiếm soát trong tín dụng. Kiếm soát nội bộ sẽ không đạt đến mức độ hiệu quả nhất định nếu nhà quản lý bảo thủ, không ua thích sự thay đổi và không thực sự cầu tiến ứng với nguyên tắc 1 trong Basel II: Hội đồng quản trị có trách nhiệm phê duyệt và định kỳ kiếm tra toàn bộ chiến luợc kinh doanh và chính sách chủ đạo của ngân hàng; hiếu rõ những rủi ro chính của ngân hàng, thiết lập mức độ có thế chấp nhận đuợc đối với rủi ro này và đảm bảo rằng ban giám đốc (BGĐ) thực hiện các buớc cần thiết đế xác định, đo luờng, theo dõi và kiếm soát rủi ro; phê duyệt cơ cấu tổ chức, đảm bảo rằng BGĐ luôn theo dõi tính hiệu quả của KSNB. HĐQT chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc đảm bảo thiết lập và duy trì KSNB đầy đủ và hiệu quả.
-I- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức cung cấp một khung đế hoạch định, thực hiện, kiếm soát và giám sát nhằm đảm bảo đạt đuợc mục tiêu của đơn vị. HĐQT và BGĐ sẽ thiết lập
cơ cấu tổ chức và quy trình báo cáo cần thiết để lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, định kỳ đánh giá hoạt động của đơn vị, hay nói cách khác là thực hiện trách nhiệm giám sát của họ. Họ đuợc hỗ trợ bởi các quy trình, công nghệ thiết yếu để quy định trách nhiệm và luồng thông tin rõ ràng trong toàn bộ tổ chức cũng nhu đơn vị cấp duới. Bất kể cơ cấu tổ chức, việc xác định và phân công quyền hạn, trách nhiệm, trình tự báo cáo và kênh truyền thông phải rõ ràng để có thể chịu trách nhiệm trong các đơn vị hoạt động, khu vực chức năng.
HĐQT là một bộ phận quan trọng của môi truờng kiểm soát và có ảnh huởng quyết định đến các thành tố khác. Trong cơ cấu thành viên HĐQT cần có những thành viên HĐQT độc lập nhằm hạn chế hành vi thiên vị hay xung đột lợi ích có thể phát sinh từ việc thành viên HĐQT nắm giữ chức vụ trong các bộ phận khác. Bên cạnh đó, thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát việc thiết kế và xây dựng KSNB hoạt động TD. ứng với nguyên tắc 2 trong Basel II: BGĐ có trách nhiệm thực hiện các chiến luợc và chính sách đã đuợc HĐQT phê duyệt; phát triển các quá trình nhằm xác định, đo luờng, theo dõi và kiểm soát những rõ ràng thẩm quyền, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận; đảm bảo rằng các trách nhiệm đuợc giao thực hiện có hiệu quả; thiết lập các chính sách KSNB phù hợp và theo dõi mức độ đầy đủ và hiệu quả của KSNB.
-I- Chính sách nhân sự
Đối với sự phát triển của một tổ chức, đội ngũ nhân viên luôn là nhân tố quan trọng trọng môi truờng kiểm soát cũng nhu chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của ngân hàng. Năng lực của nhân viên góp phần rất lớn trong việc đánh giá hiệu quả của họa động KSNB. Do vậy các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, khen thuởng, kỷ luật nhân viên cho phù hợp ứng với nguyên tắc 3 trong Basel II: HĐQT và BGĐ chịu trách nhiệm và nâng cao các tiêu chuẩn về tính thống nhất và đạo đức nghề nghiệp, thiết lập nền tảng văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả các nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong ngân hàng. Mọi nhân
viên trong ngân hàng cần nhận thức rõ vai trò của mình trong quá trình KSNB và tham gia đầy đủ và quá trình này.
-I- Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch bao gồm kế hoạch về tình hình tài chính của ngân hàng: dự thu, dự chi, huy động vốn, sử dụng vốn,... là những yếu tố rất quang trọng trong môi truờng kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch đuợc tiến hành khoa học và nghiêm túc hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.
b. Đánh giá rủi ro
-I- Xác định mục tiêu tín dụng
Để đánh giá rủi ro, truớc tiên cần xác định mục tiêu. Các mục tiêu đuợc thiết lập cần phù hợp và hỗ trợ cho việc thực hiện chiến luợc của ngân hàng. Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến luợc không phải là nhân tố của KSNB, nhung nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát. Vì vậy, nhà quản lý cần xác định mục tiêu TD đủ rõ ràng cho toàn hệ thống ngân hàng và cho mỗi đơn vị và từng cá nhân cụ thể để cho phép xác định, đánh giá rủi ro tín dụng liên quan đến mục tiêu.
Xác định “khẩu vị rủi ro”
❖
Khẩu vị rủi ro là tuyên bố về mức độ rủi ro mà NH mong muốn chấp nhận để đạt đuợc những mục tiêu chiến luợc. Do vậy, khung khẩu vị rủi ro bao gồm khẩu vị rủi ro cho từng nhóm phân loại về rủi ro, mức rủi ro chấp nhận và giới hạn rủi ro phải đuợc khớp nối trong quá trình hoạt định chiến luợc.
Mỗi NH sẽ có một khả năng chịu đựng rủi ro khác nhau, phụ thuộc vào chiến luợc kinh doanh, mục tiêu NH muốn huớng đến, quy mô vốn tự có, năng lực quản lý, khả năng xử lý rủi ro và các yếu tố khác. Cụ thể, mức độ chịu đựng rủi ro của NH có thể đuợc xác định theo từng khoản vay, từng khách hàng, nhóm khách hàng, theo sản phẩm, lĩnh vực đầu tu, theo khu vực địa lý, theo dạng tài sản đảm bảo (TSBĐ).
❖ Nhận diện rủi ro tín dụng
Thực tế cho thấy, thất bại trong kinh doanh thường là một quá trình và thường có những dấu hiệu báo trước. Do đó, để hạn chế và chủ động kiểm soát các khoản TD có vấn đề, NH phải tiến hành nhận diện được RRTD có thể phát sinh ảnh hưởng đến mục tiêu đã đề ra. Việc nhận biết rủi ro TD có thể được thực hiện như nhận biết RRTD qua mức độ tài sản có rủi ro, nhận biết RRTD trước khi cấp TD, nhận biết RRTD sau khi cấp TD. Việc nhận dạng RRTD cần được thực hiện ở mọi cấp độ.
❖ Thực hiện đo lường rủi ro tín dụng
Sau khi RRTD được nhận biết, NH cần tiến hành đo lường RRTD. Kết quả đo lường có ý nghĩa rất lớn trong quản lý kinh doanh NH. Đo lường RRTD là một giai đoạn quan trọng, cần thực hiện có sự kết hợp tổng hòa của rất nhiều các yếu tố như quy trình hoạt động, con người, công nghệ... tạo thành hệ thống đo lường rủi ro.
Một số mô hình được các NH sử dụng phổ biến để đo lường RRTD như: mô hình các chỉ tiêu tài chính, các mô hình theo phương pháp thống kê. Một trong những mô hình được sử dụng để đo lường RRTD là mô hình xếp hạng tín dụng nội bộ được xây dựng theo đề nghị bởi Basel II sẽ thúc đẩy việc quản lý rủi ro hiệu quả cho các NH trong thực tế.
^ Ứng với nguyên tắc 4 trong Basel II: Một hệ thống kiểm soát hiệu quả
cần phải nhận biết và đánh giá liên tục các rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng bất lợi đến việc thực hiện các mục tiêu của ngân hàng. Sự đánh giá này cần bao quát mọi rủi ro của ngân hàng cũng như hệ thống ngân hàng (rủi ro tín dụng, rủi ro quốc gia, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro hoạt động, rủi ro pháp lý, rủi ro uy tín), KSNB cần được xem xét điều chỉnh để thích ứng với những rủi ro mới phát sinh hoặc trước đây chưa được kiểm soát.
c. Hoạt động kiểm soát
-I- Chính sách kiểm soát TD được tài liệu hóa một cách đầy đủ, có hệ thống. Đôi khi các chính sách được truyền thông bằng lời nói thay bằng văn bản vì việc
thực hành đã tồn tại từ rất lâu ứng với nguyên tắc 5 trong Basel II: Các hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Một hệ thống KSNB hiệu quả yêu cầu thiết lập một cơ cấu kiểm soát phù hợp với các hoạt động kiểm soát đuợc quy định ở mọi cấp, bao gồm các nội dung: xem xét của BGĐ; kiểm soát hoạt động phù hợp đối với các phòng ban, kiểm tra tuân thủ độ giới hạn rủi ro và tiếp tục theo dõi các truờng hợp không tuân thủ; hệ thống phê duyệt và ủy quyền; hệ thống thẩm tra và đối chiếu.
-I- Thủ tục kiểm soát là việc thực thi các chính sách, làm cho các chính sách có hiệu lực. Các thủ tục kiểm soát thuờng đuợc cài đặt trong hoạt động TD là: ủy quyền và phê duyệt, phân chia nhiệm vụ, xác minh, đối chiếu và kiểm soát vật chất, cụ thể:
-I- Thủ tục ủy quyền và phê duyệt:
Ủy quyền và phê duyệt là thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa các hoạt động khống hoặc các hoạt động tuy có diễn ra trong thực tế nhung không tuân thủ đúng quy định của đơn vị. Thủ tục xét duyệt có thể đuợc thực hiện tự động hoặc thủ công.
-I- Thủ tục phân chia nhiệm vụ:
❖ Thủ tục phân chia nhiệm vụ đuợc cài đặt qua việc phân tách trách nhiệm
cho các hoạt động có liên quan. Khi phân chia nhiệm vụ, nhà quản lý xem xét, phân tách, bất kiêm nhiệm các trách nhiệm liên quan đến kế toán, ủy quyền và phê chuẩn giao dịch và bảo quản tài sản liên quan. Cài đặt sự phân tách này, tức NH đã thực hiện thủ tục bất kiêm nhiệm. Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận có thể phát sinh trong hoạt động kiểm soát nói riêng và trong toàn bộ hoạt động quản trị NH nói chung. Thủ tục bất kiêm nhiệm quy định sự tách biệt rõ ràng