Như đã trình bày ở trên, các cơ quan xếp hạng tín dụng thường tiến hành việc XHTD qua 5 bước. Sự hợp lý của quy trình là một trong những tiêu thức để đánh giá chất lượng XHTD doanh nghiệp, sự hợp lý của quy trình được thể hiện ở sự hợp lý, đúng đắn ở từng bước của quy trình:
Một là, thu thập tài liệu và xử lý số liệu, đây là bước quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng xếp hạng. Tài liệu thu thập phải đầy đủ, không mâu thuẫn giữa các số liệu thu thập. Tài liệu và số liệu phải được sưu tầm qua các năm hoạt động và các số liệu kế hoạch dự kiến để làm cơ sở cho việc so sánh, đánh giá phân tích.
Hai là, xây dựng các biểu bảng, các chỉ tiêu kinh tế phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở các tài liệu và số liệu thu thập, xây dựng các bảng biểu, đồ thị, xác định các chỉ tiêu kinh tế để nêu thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ba là, nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến thực trạng hoạt động doanh nghiệp, thực chất ở bước này là phân tích nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, trong bước này phải sử dụng phương pháp thích hợp để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến đối tượng nghiên cứu.
Bốn là, tổng hợp kết quả phân tích, đưa ra các kết luận đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu như ở các bước trên đưa ra các đánh giá cục bộ từng hoạt động hoặc từng khía cạnh khác nhau của quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như tình hình doanh thu, lợi
nhuận, tình hình thị trường tiêu thụ sản phẩm, tình hình sử dụng vốn thì ở bước này tổng hợp các kết quả lại để đưa ra nhận định chung, đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm thế mạnh, tồn tại và tiềm năng của doanh nghiệp chưa được khai thác hết.
Năm là, xây dựng định hướng và đưa ra các giải pháp cụ thể, trên cơ sở những mặt mạnh, mặt yếu của doanh nghiệp, đề ra những giải pháp khắc phục điểm yếu và phát huy thế mạnh, xây dựng định hướng phát triển trong thời gian tới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.