2.2.2.1. Quy trình tổ chức huy động vốn
❖ Xây dựng kế hoạch huy động vốn đầu năm
Căn cứ chính sách phát triển kinh tế địa bàn kết hợp với mục tiêu tăng trưởng nguồn vốn của toàn hệ thống; căn cứ vào mục tiêu tăng trưởng hoạt động của chi nhánh; căn cứ vào kết quả huy động vốn kỳ trước, thị phần huy động vốn trên địa bàn, chu kỳ tăng trưởng huy động vốn các năm trước, dự đoán xu hướng tăng trưởng nguồn vốn trong năm kế hoạch để xây dựng, phát triển nguồn vốn.
+ Xây dựng chính sách lãi suất phù hợp với chính sách tín dụng, chính sách khách hàng trong từng thời kỳ.
+ Các biện pháp và công cụ huy động vốn phù hợp (mở rộng mạng lưới, chính sách nhân sự, chính sách công nghệ, cơ sở vật chất, các hình thức huy động vốn, tiếp thị, Marketing quảng cáo...)
+ Đối với khách hàng đặc biệt, các khách hàng tiềm năng tiển gửi, bộ phận tiếp thị lập kế hoạch chăm sóc khách hàng cũ, phát triển khách hàng mới...
Kế hoạch nguồn vốn huy động kèm với kế hoạch kinh doanh năm của Sở giao dịch được trình lên NHĐT&PTVN chậm nhất là 25/12 năm trước năm kế hoạch theo chỉ đạo cụ thể của NHĐT&PTVN.
❖ Thực hiện công tác huy động vốn và điều hành vốn
- Lập phương án chỉnh sửa kế hoạch cho phù hợp với chỉ tiêu Hội sở chính giao, sau đó triển khai thực hiện kế hoạch. Kế hoạch huy động vốn được cụ thể hoá theo tiến độ tháng, quý trên cơ sở phân tích thống kê.
- Thực hiện giao chỉ tiêu huy động vốn theo tháng, quý cho các Phòng, các chi nhánh khu vực căn cứ theo chỉ tiêu Hội sở chính giao cho chi nhánh, kế hoạch các đơn vị đã lập và khả năng huy động vốn của từng đơn vị.
- Lập bảng cân đối nguồn vốn và sử dụng vốn hàng ngày gửi Ban giám đốc điều hành, riêng cân đối tháng gửi Phòng nguồn vốn Hội sở chính. Từng đơn vị sẽ lên nhu cầu chi trả hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, trên cơ sở điều hành vốn toàn chi nhánh và báo cáo Hội sở chính để tổng hợp toàn hệ thống.
- Căn cứ chính sách lãi suất xây dựng khung lãi suất huy động phù hợp với mặt bằng mang tính hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện chế dộ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về huy động vốn.
❖ Điều chỉnh chỉ tiêu huy động vốn:
- Căn cứ tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, dự kiến thực hiện đến cuối năm, SGD phân tích, đánh giá nguyên nhân khách quan, chủ quan và có văn bản trình HSC về điều chỉnh chỉ tiêu huy động vốn của SGD trong quý III.
- Sau khi nhận được thông báo của HSC chấp nhận hay không chấp nhận điều chỉnh lại chỉ tiêu huy động vốn của chi nhánh, SGD triển khai thực hiện.
❖ Tong kết đánh giá
SGD đánh giá công tác huy động vốn và điều hành nguồn vốn định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm, so sánh tiến độ thực hiện với các năm trước, phân tích mặt được, tồn tại, kinh nghiệp quý, đề xuất các biện pháp tăng cường huy động vốn; kiến nghị các giải pháp thực hiện, chuẩn bị xây dựng kế hoạch huy động vốn cho năm sau.
2.2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, Phòng ban trong hoạt động huy động vốn.
Trong bộ máy huy động vốn, chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến tổ chức, điều hành hoạt động huy động, các bộ phận tác nghiệp được xác định rõ.
Hội sở chính:
- Xây dựng chiến lược huy động vốn, các chỉ tiêu về huy động vốn trong từng thời kỳ phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội và yêu cầu phát triển của toàn hệ thống.
- Xây dựng kế hoạch huy động, cơ chế điều hành vốn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện việc huy động và điều hành vốn trong toàn hệ thống.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện quy trình huy động vốn.
Chi nhánh:
Có trách nhiệm thực hiện theo đúng quy trình huy động vốn và điều hành vốn; có chức năng huy động theo các chỉ tiêu được giao, thực hiện điều hành vốn trong nội bộ chi nhánh và giữa chi nhánh với Hộ sở chính. Trong đó:
+ Các đơn vị trực tiếp kinh doanh và các đơn vị liên quan: Xây dựng kế hoạch huy động vốn trên cơ sở các chỉ tiêu được giao đầu năm hoặc trên cơ sở
kế hoạch huy động đã được điều chỉnh. Tuân thủ theo các quy định về huy động vốn, hướng dẫn khách hàng hoàn tất các thủ tục liên quan đến gửi, rút tiền.
+ Phòng kế hoạch nguồn vốn có trách nhiệm tổng hợp kế hoạch huy động vốn của các đơn vị kinh doanh trực tiếp trên cơ sở phân tích môi trường kinh doanh và môi trường bên trong của SGD, phân tích điểm mạnh điểm yếu để xây dựng kế hoạch huy động vốn, tính toán cơ cấu kỳ hạn, loại tiền nguồn vốn huy động căn cứ vào kỳ hạn, loại tiền dự kiến của tài sản Có. Đồng thời đây cũng là bộ phận đầu mối xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến công tác huy động vốn và cân đối vốn; thực hiện các báo cáo về tình hình huy động vốn.
+ Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm hướng dẫn hạch toán kế toán nguồn vốn huy động và sử dụng vốn. Hướng dẫn các bộ phận nghiệp vụ liên quan lưu trữ, bảo quản hồ sơ, chứng từ kế toán phục vụ công tá kiểm tra, kiểm toán.
Ngoài ra, trong công tác huy động vốn còn có sự phối kết hợp giữa các bộ phận liên quan như: Các Phòng quan hệ khách hàng, Phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ, phòng điện toán...và các phòng ban HSC như: Phòng huy động vốn Ban Nguồn vốn kinh doanh tiền tệ, Ban tài chính kế toán, Ban kế hoạch phát triển, Ban Kiểm soát, Trung tâm công nghệ thông tin...liên tục có sự hỗ trợ về điều hành và kỹ thuật trong công tác huy động vốn.
2.2.2.3. Tổ chức mạng lưới huy động
Với sự chuyển hướng mạnh mẽ trong phát triển kinh doanh, mở rộng mạng lưới các Phòng giao dịch, các Quỹ tiết kiệm, mở rộng khách hàng, SGD đã đạt được những kết quả quan trọng trong huy động vốn, xác lập được vị thế hình ảnh trong ngành ngân hàng trên địa bàn Hà Nội.
SGD có thể được coi là một trong những địa chỉ tin cậy của dân cư đến gửi tiền tiết kiệm và là nơi thử nghiệm thành công những sản phẩm huy động vốn dài hạn của BIDV thông qua các đợt phát hành trái phiếu, kỳ phiếu. Cho
đến nay sau khi thực hiện tách và nâng cấp 4 đơn vị trực thuộc thành chi nhánh cấp 1 hiện nay SGD có 3 phòng giao dịch trực thuộc và 13 điểm giao dịch vệ tinh hoạt động tương đối ổn định và hiệu quả, góp phần tăng trưởng nền vốn huy động và thu phí dịch vụ của SGD. Công tác điều hành huy động vốn tại từng bộ phận phòng ban không ngừng được củng cố về chất và lượng.