Việc phân công lao động, phân công công việc rành mạch, tổ chức công việc hợp lý sẽ tăng cường hiệu quả của hoạt động truyền thông. Hiện tại, nhóm truyền thông tới cổ đông và ban truyền thông của Vietinbank đang ở hai bộ phận khác nhau. Về bản chất, hoạt động của hai nhóm này là hoàn toàn giống nhau, chỉ khác nhau về đối tượng truyền thông và mục tiêu truyền thông. Các phương thức truyền thông của hai hoạt động này cũng gần như là tương đồng, không khác biệt nhau quá nhiều. Sau khi đã xác định một cách đúng đắn về vai trò của NĐT, mục tiêu và nội dung truyền thông của ban truyền thông cũng cần hướng tới các cổ đông của ngân hàng. Chính vì vậy mà việc hoạt động tách rời sẽ là một cản trở không nhỏ tới hiệu quả truyền thông của cả hai nhóm nhân sự.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bộ phận, nên chăng có một sự sáp nhập tổ quan hệ NĐT vào ban truyền thông, tạo thành một thể thống nhất cùng nhau vận hành công tác truyền thông của Vietinbank. Khi làm việc trong cùng phòng ban như vậy, sự phối hợp giữa hai nhóm nhân sự sẽ dễ dàng hơn, việc xúc
tiến các chương trình truyền thông sẽ nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn. Tổ quan
hệ NĐT sẽ chịu trách nhiệm phần nội dung tài chính truyền tải đến NĐT, các nội
dung về sản phẩm dịch vụ ngân hàng sẽ được thiết kế cùng với sự hỗ trợ đắc lực
của các thành viên trong ban truyền thông. Điều này đảm bảo chất lượng những
thông tin này cao hơn so với những thông tin được xây dựng chỉ bởi tổ quan hệ
NĐT.Ngoài ra, việc triển khai truyền thông tới cổ đông không còn là công việc của phòng ban khác nữa mà chính là trách nhiệm của ban truyền thông, với những công cụ sẵn có họ sẽ thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất.